Sporządzaj wersje robocze wiadomości e-mail i podsumowuj konwersacje w Outlooku

- [Instruktor] Copilot w programie Outlook może pomóc w tworzeniu wersji roboczych wiadomości e-mail lub uzyskiwaniu podsumowań otrzymanych wiadomości. Copilot działa w programie Outlook dla systemu Windows, Outlook dla komputerów Mac, a nawet Outlook w sieci Web. Jednak dla użytkowników systemu Windows firma Microsoft wprowadza znaczącą nową wersję programu Outlook pod koniec 2023 roku, a Copilot działa tylko w tej nowej wersji. Jeśli więc jesteś użytkownikiem systemu Windows, powinieneś spojrzeć na prawy górny róg okna programu Outlook, aby sprawdzić, czy masz ten przełącznik, aby wcześnie wypróbować nową wersję programu Outlook. W zależności od tego, kiedy oglądasz ten film, możesz już mieć nową wersję lub może być konieczne kliknięcie tego przełącznika, aby wyświetlić podgląd nowej wersji. Jeśli korzystasz z aplikacji Outlook w sieci Web lub na komputerze Mac, możesz korzystać z aplikacji Copilot bez dodatkowej konfiguracji. Więc najpierw wybiorę wiadomość w mojej skrzynce odbiorczej. A nad wiadomością widzimy opcję podsumowania jej za pomocą Copilota. Teraz może to nie działać w przypadku niektórych bardzo krótkich wiadomości. I jest to naprawdę najbardziej przydatne, gdy prowadzisz ciągłą rozmowę z kilkoma wiadomościami i odpowiedziami, takimi jak ta. Więc przejdę na górę i kliknę tę opcję, aby uzyskać podsumowanie. Daj mu chwilę i to wszystko, co musisz zrobić. Zamiast czytać wszystkie wiadomości i odpowiedzi w tej rozmowie, mogę po prostu przeczytać to podsumowanie i prawdopodobnie znajdę potrzebne mi informacje. Następnie zamierzam skomponować nową wiadomość. Więc kliknę przycisk Nowa poczta na wstążce u góry. Wpiszę tylko, do kogo mam zamiar wysłać tę wiadomość. I umieszczę w temacie. Następnie kliknę na treść wiadomości. Z tego miejsca Copilot może zaoszczędzić czas, pisząc wersję roboczą wiadomości e-mail. Gdy kursor znajduje się w treści, powinieneś znaleźć ikonę Copilot na pasku narzędzi powyżej. A jeśli pracujesz w systemie Windows, upewnij się, że wstążka wiadomości jest wybrana. Możesz więc kliknąć ten przycisk Copilot, a następnie napisać w swoim monicie. Pamiętaj, że im więcej szczegółów podasz, tym skuteczniejszy będzie projekt. Wpisz monit, a następnie kliknij przycisk Generuj i daj mu chwilę. Spójrz na szkic, który generuje. Jeśli potrzebujesz czegoś innego, możesz kliknąć przycisk Regeneruj. To jest ten okrągły przycisk strzałki. Spowoduje to wygenerowanie nowej wersji roboczej na podstawie tego samego monitu. A jeśli używasz programu Outlook w systemie Windows, po lewej stronie przycisku Wygeneruj ponownie będzie znajdował się przycisk sterujący. Zapewni to elementy sterujące do zmiany tonu lub długości wersji roboczej, a jeśli używasz komputera Mac, te elementy sterujące będą znajdować się w menu po prawej stronie. Ale od tego momentu zamierzam zmienić to na bardziej swobodne i zmienię długość, a następnie kliknę Regeneruj tutaj. I po chwili widzę ten zmodyfikowany szkic. Kiedy w końcu będziesz mieć wersję roboczą, która Ci się podoba, możesz kliknąć przycisk Zachowaj lub, jeśli pracujesz na komputerze Mac, na tym przycisku pojawi się napis Wstaw. Spowoduje to umieszczenie tego tekstu w treści wiadomości e-mail. Teraz zawsze powinieneś przejrzeć i poprawić te wersje robocze. W tym przypadku jest to lista wymagań dotyczących konkretnego stanowiska. Jest to dobrze znany rodzaj pracy, więc Copilot może znaleźć informacje na jej temat w Internecie. Będzie on oparty na ogólnych informacjach, a nie na konkretnych potrzebach mojej organizacji. Ale mam ładną strukturę szkicu i kilka bardzo przydatnych informacji, które mogę wykorzystać jako punkt wyjścia.