Bienvenido al portal Legegunea

Constituye el objeto de esta ley regular:

1. La gesti�n integral de los documentos de titularidad p�blica, su tratamiento y su organizaci�n en los archivos.

2. La configuraci�n, protecci�n y preservaci�n del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

3. La estructura, organizaci�n y gesti�n del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

4. Los derechos y las obligaciones de quienes sean titulares de archivos privados integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

5. El acceso de la ciudadan�a a los documentos de titularidad p�blica custodiados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco y al Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

6. El r�gimen sancionador.

La presente ley es de aplicaci�n a:

1. El sector p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, integrado por su Administraci�n General y por el sector p�blico institucional auton�mico.

2. El sector p�blico de los territorios hist�ricos, integrado por su Administraci�n general y por el sector p�blico institucional foral.

3. Las instituciones locales de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco y el sector p�blico institucional local.

4. El Parlamento Vasco, el Ararteko y el Tribunal Vasco de Cuentas P�blicas.

5. Las juntas generales de los territorios hist�ricos.

6. La Universidad del Pa�s Vasco.

7. Las personas f�sicas y jur�dicas privadas que presten servicios p�blicos o ejerzan potestades administrativas en la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

8. Las personas f�sicas y jur�dicas titulares de archivos privados que custodian el Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

A los efectos de la presente ley, se entiende por:

1. Archivo: cualquiera de las siguientes acepciones:

   1. En sentido funcional, el sistema corporativo de gesti�n que define, mediante una metodolog�a propia, el proceso de producci�n y gesti�n documental a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.

   2. En sentido org�nico, el �rgano o la unidad responsable de la coordinaci�n de dicho sistema.

   3. En sentido material, bien la instalaci�n o, en su caso, el repositorio y su sistema inform�tico donde se custodian en dep�sito permanente o transitorio los documentos y los elementos vinculados a ellos, o bien los propios documentos o fondos documentales.

2. Calendario de conservaci�n y acceso: instrumento que identifica las series documentales, precisa los criterios de selecci�n y los plazos de conservaci�n o eliminaci�n de los documentos y establece los criterios de acceso dichos documentos.

3. Ciclo de vida de los documentos: per�odo comprendido entre el dise�o de un documento y su eliminaci�n o conservaci�n permanente.

4. Documento: unidad de informaci�n, de car�cter �nico y en cualquier soporte o formato, cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia de las acciones, decisiones y funciones propias de las personas f�sicas y jur�dicas, incluidas las bases de datos y otros objetos electr�nicos de cualquier naturaleza.

5. Eliminaci�n o expurgo: proceso de destrucci�n o borrado de documentos y datos, aplicado de acuerdo con lo estipulado en el calendario de conservaci�n y acceso.

6. Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de antecedente y fundamento a la resoluci�n administrativa, as� como las diligencias encaminadas a ejecutar dicha resoluci�n.

7. Fondo documental: conjunto org�nico de documentos producidos, recibidos o acumulados por una persona f�sica o jur�dica, p�blica o privada, en la gesti�n de sus actividades o competencias.

8. Gesti�n documental integral: conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistem�tico de creaci�n, recepci�n, uso, valoraci�n y conservaci�n de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener pruebas de actuaciones o actividades en forma de documentos y sistemas de informaci�n.

9. Metadatos: cualquiera de las siguientes acepciones:

   1. Conjunto de atributos de car�cter instrumental que, dentro de un sistema de gesti�n documental, definen a un documento, con independencia del contenido de este.

   2. Cualquier tipo de informaci�n de car�cter instrumental asociada a un documento electr�nico e independiente del contenido de este, destinada al conocimiento inmediato y autom�tico de alguna de sus caracter�sticas, con la finalidad de contextualizar el documento y de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservaci�n, la interoperabilidad, la fiabilidad y la trazabilidad de dicho documento.

10. Nivel de archivo: cada uno de los estadios en los que se encuentra la documentaci�n en funci�n de su ciclo de vida.

11. Patrimonio documental: conjunto de fondos documentales de conservaci�n permanente.

12. Plan de gesti�n de riesgos: conjunto de criterios y procedimientos orientados a prevenir y a minimizar los da�os, intencionados o no, causados en los documentos por situaciones accidentales o por la interrupci�n de las actividades de una organizaci�n.

13. Pol�tica de gesti�n de documentos electr�nicos: conjunto de orientaciones o directrices que establece una organizaci�n para crear y gestionar, a lo largo del tiempo, documentos fiables, aut�nticos, �ntegros y accesibles, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La pol�tica se aprueba al m�s alto nivel dentro de la organizaci�n, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinaci�n, aplicaci�n, supervisi�n y gesti�n del programa de tratamiento de los documentos a trav�s de su ciclo de vida.

14. Producci�n administrativa: planificaci�n, ordenaci�n y desarrollo de las funciones, programas y competencias propios de las organizaciones del sector p�blico, cualesquiera que sean los medios empleados y su materializaci�n en forma de expedientes, documentos, datos u otras manifestaciones similares que puedan surgir en el futuro.

15. Selecci�n: proceso por el que se determina la conservaci�n o eliminaci�n de los documentos como consecuencia de su valoraci�n.

16. Serie documental: conjunto de documentos producidos de manera continuada en el tiempo, como resultado de una misma funci�n o actividad.

17. Sistema de archivo: conjunto estructurado de normas, �rganos, centros, servicios y sistemas inform�ticos vinculados a la gesti�n de los documentos de una o varias organizaciones, a lo largo de todo el ciclo de vida de dicha documentaci�n.

18. Sistema de informaci�n administrativa: aplicaci�n inform�tica encargada de llevar a cabo las funciones necesarias para la tramitaci�n administrativa; puede incluir, en funci�n de su complejidad, funcionalidades como la creaci�n, el registro, la recepci�n, la notificaci�n, el almacenamiento, la firma y el archivado de los documentos, as� como el procesamiento de los datos contenidos en ellos.

19. Valoraci�n: estudio de las series documentales, que define los valores administrativo, legal, jur�dico, fiscal, hist�rico, cient�fico, cultural, testimonial o informativo de cada una de ellas y que, de acuerdo con ellos, determina la conservaci�n de los documentos, ya sea permanente (total o parcial), o ya temporal, o su eliminaci�n.

1. A los efectos de la presente ley, son documentos de titularidad p�blica los producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las entidades p�blicas y las personas f�sicas o jur�dicas enumeradas en el apartado siguiente.

2. Son documentos de titularidad p�blica:

   1. Los del Parlamento Vasco, los del Tribunal Vasco de Cuentas P�blicas y los del Ararteko.

   2. Los del Consejo de Gobierno y los de la Administraci�n General de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   3. Los del sector p�blico institucional de la Administraci�n General de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   4. Los de las corporaciones de derecho p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, en lo relativo a sus funciones p�blicas atribuidas.

   5. Los de las juntas generales de los territorios hist�ricos y los del sector p�blico de los territorios hist�ricos, integrado por su Administraci�n general y su sector p�blico institucional.

   6. Los de las entidades locales de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco y su sector p�blico institucional local.

   7. Los de las universidades p�blicas radicadas en la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, as� como los de los centros y estructuras de ellas dependientes.

   8. Los de la Administraci�n General del Estado y su sector p�blico institucional estatal con sede en la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   9. Los de los �rganos de la Administraci�n de Justicia con sede en la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   10. Los de las notar�as y registros p�blicos con sede en la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   11. Los de los organismos dependientes de las instituciones de la Uni�n Europea y los de cualquier otro organismo p�blico internacional, en ambos casos con sede en la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   12. Los de las entidades dotadas de personalidad jur�dica propia, creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por cualquiera de las entidades y personas jur�dicas mencionadas en este art�culo, en cuanto a los documentos generados en el ejercicio de potestades administrativas o funciones p�blicas.

   13. Los de las personas privadas f�sicas o jur�dicas gestoras de servicios p�blicos en la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, en cuanto a los documentos generados en la prestaci�n de dichos servicios.

   14. Los de las entidades dependientes de los organismos p�blicos y los de cualquier otra entidad p�blica no incluida en los supuestos anteriores, en cuanto a los documentos generados en el ejercicio de potestades administrativas o funciones p�blicas.

3. Los documentos de titularidad p�blica a los que se refieren las letras h), i), j) y k) del apartado anterior se someter�n a la legislaci�n estatal que les sea de aplicaci�n, de conformidad con las competencias del Estado previstas en las reglas 5, 8 y 28 del art�culo 149.1 de la Constituci�n, y, en su caso, a la legislaci�n internacional.

4. La documentaci�n creada o recibida por los cargos p�blicos como resultado de las actividades propias de sus funciones p�blicas, incluidos los correos electr�nicos o cualquier otro medio de comunicaci�n telem�tica, tiene la consideraci�n de documento de titularidad p�blica.

5. Los documentos de titularidad p�blica son inalienables e inembargables, y los derechos de sus titulares no prescriben, excepto cuando se haya determinado su eliminaci�n en los t�rminos previstos en esta ley.

6. La Administraci�n competente adoptar� las medidas oportunas para la recuperaci�n de cualquier documento de titularidad p�blica que se hallare de forma ilegal o indebidamente en posesi�n de terceras personas.

Los documentos de titularidad p�blica, a efectos de su validez, han de cumplir los requisitos de autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, contextualizaci�n y trazabilidad, de acuerdo con la normativa que les sea de aplicaci�n.

1. Para garantizar el cumplimiento de los requisitos se�alados en el art�culo anterior, las entidades a las que es de aplicaci�n esta ley deber�n implantar un sistema de gesti�n documental, en el cual se documenten pol�ticas y procedimientos que permitan controlar la creaci�n, la recepci�n, la transmisi�n, el mantenimiento y el acceso de los documentos, de manera que se asegure que los crean y utilizan personas autorizadas e identificadas y que se registra toda actuaci�n sobre ellos, al objeto de que est�n protegidos frente a cualquier adici�n, supresi�n, modificaci�n u ocultaci�n no autorizadas.

2. Los sistemas de informaci�n administrativa asegurar�n que se evidencie el contexto en el que se producen o reciben y en que se gestionan los documentos, que se vinculen unos documentos con otros en el orden que les corresponda en cada procedimiento y que cada expediente lleve un �ndice para garantizar su integridad.

3. Cuando la tramitaci�n administrativa de los expedientes haya concluido, deber�n ser transferidos desde los sistemas de informaci�n administrativa al nivel de archivo correspondiente.

4. Los documentos electr�nicos deber�n ser conservados en un medio de soporte digital y en su formato original. Sin embargo, uno y otro podr�n no ser aquel en el que la documentaci�n fue generada y gestionada si t�cnicamente es indispensable para mantenerla con todas sus caracter�sticas durante el lapso de conservaci�n que le corresponda. En caso de que para dicha conservaci�n sea necesario un cambio de formato o soporte, la modificaci�n ser� validada por el sistema de archivo y documentada, de modo que quede constancia de todas las actuaciones efectuadas.

5. Una vez transferidos, los documentos ser�n custodiados de modo que se aseguren sus caracter�sticas y propiedades, en funci�n del tiempo durante el que vayan a ser conservados.

6. Los documentos electr�nicos ser�n considerados como aut�nticos una vez transferidos desde los sistemas de informaci�n administrativa al sistema de archivo, aunque hayan caducado los certificados digitales y las firmas electr�nicas con los que fueron producidos.

7. Todos los sistemas de informaci�n que intervienen en la gesti�n documental, tanto administrativa como archiv�stica, contar�n con medios de seguridad que impidan la alteraci�n y sobreescritura no autorizadas de los documentos electr�nicos, as� como con instrumentos de trazabilidad que posibiliten la auditor�a sobre su uso y acceso.

8. Los documentos electr�nicos generados en plataformas tecnol�gicas comunes de tramitaci�n electr�nica a las que recurren distintas administraciones p�blicas podr�n ser gestionados a lo largo de todo su ciclo de vida por el sistema de archivo de la Administraci�n responsable de la plataforma, en caso de que la Administraci�n titular de los documentos no tenga medios tecnol�gicos suficientes para su conservaci�n y disposici�n. Esta gesti�n no incluye las pol�ticas de acceso a los documentos, que corresponden a la Administraci�n titular de dichos documentos.

9. Los documentos electr�nicos generados por las entidades comprendidas en el �mbito de aplicaci�n de esta ley deber�n ser gestionados a lo largo de todo su ciclo de vida, por sus titulares leg�timos, sin perjuicio de que, por falta de medios tecnol�gicos o econ�micos, est�n albergados en archivos electr�nicos de entidades que no est�n integradas en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco. Esta gesti�n incluye las pol�ticas de acceso a los documentos.

1. Las entidades comprendidas en el �mbito de aplicaci�n de la presente ley est�n obligadas a establecer y mantener un programa continuado y activo para la gesti�n documental, de tal manera que garanticen un control efectivo sobre la creaci�n, el mantenimiento y el uso de los documentos en el desempe�o de sus actividades.

2. El programa de gesti�n documental establecer� y garantizar� las pol�ticas y los procedimientos que:

   1. Aseguren que se crean y reciben los documentos necesarios para ejecutar las actividades de la entidad y dar constancia de ellas.

   2. Integren la gesti�n documental en la planificaci�n, el desarrollo y la implementaci�n de los sistemas de producci�n administrativa, desde la fase inicial de dise�o de los documentos.

   3. Determinen los metadatos que deban crearse para cada documento a lo largo de los procesos relacionados con �l, forme parte o no de un expediente, y la manera como se gestionar�n y vincular�n dichos metadatos al documento a lo largo de todo su ciclo de vida.

   4. Determinen los requisitos de recuperaci�n, uso, reutilizaci�n y transmisi�n de los documentos durante los procesos administrativos, as� como sus plazos de conservaci�n.

   5. Determinen la forma de organizar los documentos.

   6. Garanticen la continuidad de las actividades de gesti�n documental, mediante un plan de gesti�n de riesgos integrado en la gesti�n de riesgos corporativa.

   7. Garanticen la conservaci�n de los documentos en entornos seguros durante el tiempo establecido en los calendarios de conservaci�n, y regulen el acceso a la documentaci�n.

   8. Cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y las pol�ticas de cada entidad.

   9. Aseguren la supervisi�n y auditor�a del programa.

3. En los programas de gesti�n documental deber�n colaborar de forma coordinada las �reas de gesti�n documental y archivo, de seguridad de la informaci�n, de protecci�n de datos y de organizaci�n interna de cada entidad, y cualquier otra que pueda tener implicaciones relevantes sobre dichos programas.

1. Los documentos de los cargos p�blicos recibir�n id�ntico tratamiento al de los dem�s documentos de titularidad p�blica, sin perjuicio de las especificidades derivadas de la aplicaci�n de la normativa reguladora de utilizaci�n y control de los cr�ditos destinados a gastos reservados.

2. Tras su cese, los cargos p�blicos de las entidades del �mbito de aplicaci�n de esta ley deber�n entregar en el sistema de archivo de su entidad aquellos documentos de titularidad p�blica definidos en el art�culo 4.4 de esta ley que, por alguna causa, obren en su poder o, en caso de exigirlo la continuidad de las actividades, deber�n transmitirlos a la persona que los suceda en el cargo. Se levantar� acta de la transmisi�n, en la que se incorporar� el inventario de los documentos, y ser� visada por la persona responsable del sistema de archivo correspondiente.

1. Si una entidad del sector p�blico institucional se extingue sin que ninguna de sus competencias tenga continuidad, su documentaci�n ser� depositada en el sistema de archivo correspondiente a la Administraci�n p�blica de la que dependa o a la que est� vinculada.

2. La transferencia total o parcial de competencias entre entidades del sector p�blico institucional ir� acompa�ada del traspaso de la documentaci�n producida o recibida en la gesti�n de dichas competencias, siempre y cuando corresponda a procedimientos en tramitaci�n o que sean imprescindibles para su gesti�n. El resto de la documentaci�n deber� ser transferida al sistema de archivo correspondiente a la Administraci�n p�blica de la que dependa o a la que est� vinculada.

3. En el caso de que alguna actividad de una entidad del sector p�blico institucional pase a ser de naturaleza privada, los documentos generados hasta esa fecha seguir�n siendo de titularidad p�blica y deber�n ser transferidos al sistema de archivo correspondiente a la Administraci�n p�blica de la que dependa o a la que est� vinculada.

4. Todas las transferencias indicadas en este art�culo se efectuar�n mediante acta, que incorporar� el inventario de los documentos, y ser� visada por la persona responsable del sistema de archivo transferente, de forma que permita contextualizar correctamente el origen de la documentaci�n y el motivo de los traspasos.

1. A los efectos de esta ley, son prestadores o prestadoras de servicios p�blicos las personas privadas, tanto f�sicas como jur�dicas, que desempe�en funciones gestoras de servicios p�blicos.

2. Los documentos producidos y acumulados en el ejercicio de las funciones relacionadas con la gesti�n de los servicios p�blicos mediante prestadores o prestadoras tienen la consideraci�n de documentaci�n de titularidad p�blica. La gesti�n de esa documentaci�n se har� bien con los medios del prestador o prestadora, bien remiti�ndola a la entidad p�blica correspondiente junto con la informaci�n necesaria para contextualizar la documentaci�n adecuadamente.

3. En el supuesto de cese de la actividad de prestaci�n de servicios p�blicos por parte de alg�n prestador o prestadora, todos los documentos de titularidad p�blica, as� como la informaci�n contenida en los sistemas de informaci�n utilizados en la prestaci�n del servicio, ser�n entregados, a la entidad p�blica para la que se prestaban dichos servicios. Esta entrega de documentos y de informaci�n se realizar� en salvaguarda del inter�s p�blico, y deber� ser documentada y visada por la persona responsable del sistema de archivo transferente y supervisada por la persona responsable del sistema de archivo de la entidad receptora.

1. Todos los documentos de titularidad p�blica ser�n valorados, de modo que se determinen sus plazos de conservaci�n o eliminaci�n y sus condiciones de acceso. Estas decisiones ser�n recogidas en los calendarios de conservaci�n y acceso de cada entidad.

2. Los documentos electr�nicos deber�n incorporar, en la fase de dise�o, los metadatos de valoraci�n, selecci�n y acceso, de tal modo que se garantice su correcta accesibilidad y que las decisiones de valoraci�n y acceso puedan ser aplicadas en el momento del ciclo de vida que corresponda.

3. La valoraci�n ser� efectuada por comisiones interdisciplinares espec�ficas encargadas de dictaminar en la materia. Estas comisiones de valoraci�n, selecci�n y acceso a los documentos de las entidades p�blicas estar�n reguladas normativamente por sus propias instituciones. En caso de no contar con comisi�n propia, las entidades p�blicas integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco someter�n sus propuestas a la Comisi�n de Valoraci�n, Selecci�n y Acceso a los Documentos del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, regulada en el art�culo 26 de la presente ley. Esta comisi�n deber� emitir su decisi�n en el plazo m�ximo de tres meses desde la recepci�n de la propuesta. En el caso de que, transcurrido ese plazo, no se haya emitido decisi�n alguna, se entender�n desestimadas las propuestas que supongan la eliminaci�n total o parcial de los documentos, y estimadas las propuestas que supongan la conservaci�n total de los documentos.

4. El procedimiento de valoraci�n citado en el apartado anterior deber� incluir un estudio de identificaci�n de la documentaci�n que se somete a valoraci�n. En dicho estudio se incorporar�n, al menos, la informaci�n descriptiva de la documentaci�n, la normativa que la regula, el tipo o los tipos de documentos de que se compone, si contiene o no datos especialmente protegidos y, en su caso, a qu� procedimiento o actuaci�n administrativa corresponde. Asimismo, se indicar�n sus posibles valores, entendi�ndose como tales el valor administrativo original y su potencial valor legal, jur�dico, fiscal, hist�rico, cient�fico, cultural, testimonial o informativo, en funci�n de la informaci�n que contengan los documentos. A cada estudio se deber� acompa�ar copia de uno o varios ejemplos de la documentaci�n a valorar, para facilitar el trabajo de la comisi�n, as� como una propuesta de calendario de conservaci�n y acceso.

5. Los calendarios de conservaci�n y acceso aprobados por las respectivas comisiones deber�n ser publicados en el bolet�n oficial correspondiente a cada Administraci�n.

6. Para una mayor eficacia y econom�a de medios en la valoraci�n, la selecci�n y el acceso a los documentos, las comisiones a las que hace referencia este art�culo podr�n incluir los estudios de identificaci�n, los calendarios de conservaci�n y acceso, las actas y dem�s informaci�n relevante en una base de datos a la que todas ellas podr�n acceder en red. Dicha base de datos ser� gestionada por el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, a fin de compartir el conocimiento y agilizar las decisiones de las organizaciones en la gesti�n de los documentos.

7. La documentaci�n de titularidad p�blica no podr� ser expurgada, sin la aprobaci�n previa de la comisi�n de valoraci�n, selecci�n y acceso competente sobre ella.

8. La decisi�n de eliminar o no la documentaci�n cuyo calendario de conservaci�n y acceso haya sido publicado como se establece en el apartado 5 de este art�culo corresponder� a cada entidad titular.

1. Las entidades relacionadas en el art�culo 4.2 de la presente ley deber�n contar con su propio sistema de archivo, que llevar� a cabo labores de direcci�n y planificaci�n, elaborar� normas, y dispondr� de recursos materiales y humanos suficientes para el ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de lo dispuesto en el cap�tulo III del t�tulo III de la presente ley con respecto a los sistemas de archivo de las entidades locales.

2. De conformidad con lo establecido en la normativa que regula el procedimiento administrativo com�n de las administraciones p�blicas, cada sistema de archivo p�blico contar� con un archivo electr�nico �nico.

3. De acuerdo con lo se�alado en los apartados anteriores, los sistemas de archivo p�blicos actuar�n en las siguientes fases:

   1. Fase de dise�o: en la que se analizan y dise�an los procedimientos y los documentos que los soportan y se les aplican los recursos archiv�sticos necesarios para gestionarlos adecuadamente.

   2. Fase de tramitaci�n: en la que se aplican los recursos archiv�sticos que aseguran la adecuada gesti�n de los documentos creados y recibidos.

   3. Fase de conservaci�n: en la que los documentos son transferidos al nivel de archivo correspondiente y se les incorporan los recursos archiv�sticos necesarios para garantizar su correcta permanencia durante el tiempo que les corresponda, su difusi�n y el acceso a ellos.

1. En el desempe�o de su misi�n, los sistemas de archivo p�blicos tienen encomendadas las siguientes funciones:

   1. Vigilar y exigir que en los archivos de las organizaciones vinculadas a la entidad a la que pertenezcan o dependientes de ella se cumplan la presente ley, sus desarrollos reglamentarios y cualquier otra norma que les sea de aplicaci�n, elaborando las directrices necesarias a tal fin.

   2. Administrar sus propios recursos, personal, edificios e instalaciones, aline�ndolos con sus funciones y evitando usos contrarios al desempe�o de estas.

   3. Participar y asesorar en la gesti�n de procesos y programas de las administraciones p�blicas en los que se decida el dise�o de los documentos, de los procedimientos administrativos y de los planes de gesti�n de riesgos de la entidad, as� como en la gesti�n de los sistemas tecnol�gicos, de inteligencia artificial, robotizados y cualesquiera otros que puedan desarrollarse en el futuro aplicados a la gesti�n de los documentos o a cualquiera de las funciones encomendadas a dichos sistemas de archivo en la presente ley.

   4. Organizar los documentos de su entidad desde el momento de su creaci�n o ingreso en el sistema, mantenerlos de forma adecuada y custodiarlos en entornos seguros a lo largo de todo su ciclo de vida.

   5. Efectuar los procesos de identificaci�n y valoraci�n de la documentaci�n para su an�lisis por la correspondiente comisi�n de valoraci�n, y, una vez aprobados los calendarios de conservaci�n y acceso, proceder a la selecci�n de la documentaci�n establecida en estos.

   6. Prestar y garantizar los servicios de acceso a los documentos y de consulta y reproducci�n de ellos a las entidades que los crean o gestionan, a las partes interesadas en los correspondientes procedimientos y a la ciudadan�a, de conformidad con lo establecido en la normativa en vigor.

   7. Colaborar en la formaci�n del personal de su respectiva Administraci�n p�blica en materia de gesti�n documental integral y patrimonio documental.

   8. Asegurar la conservaci�n permanente de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco y desarrollar pol�ticas de difusi�n de dicho patrimonio.

   9. Promover y colaborar, si procede, con iniciativas ciudadanas de recogida de documentaci�n susceptible de constituir patrimonio documental, y asesorar a la ciudadan�a en cuestiones relacionadas con el objeto de la presente ley.

2. Para el ejercicio efectivo de estas funciones, las entidades p�blicas que participen en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco adoptar�n las medidas organizativas y t�cnicas necesarias para integrar adecuadamente los sistemas de informaci�n administrativa con los sistemas de archivo, en aras de garantizar la interoperabilidad en los procesos que materialicen dichas funciones.

1. Los sistemas de archivo p�blicos deben disponer de personal t�cnico cualificado y en n�mero suficiente para desempe�ar las funciones que les encomienda la presente ley.

2. El Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, regulado en el art�culo 23 de esta ley, propondr� un cat�logo de referencia de perfiles profesionales, en el que se indiquen la titulaci�n y las competencias requeridas para cada nivel y funci�n.

3. El personal al servicio del sistema de archivo p�blico est� obligado a mantener la confidencialidad de los datos e informaciones de que tenga conocimiento en raz�n de su puesto de trabajo. Esta obligaci�n de confidencialidad y secreto profesional se mantendr� aun cuando haya finalizado la relaci�n contractual con el sistema de archivo p�blico correspondiente. En todo caso, deber� respetar la normativa vigente en materia de protecci�n de datos.

1. La contrataci�n de servicios archiv�sticos por parte de las entidades p�blicas requerir� el informe previo de la persona responsable de su respectivo sistema de archivo. En cualquier caso, quedar�n excluidos del objeto de dichos contratos la gesti�n integral de los documentos, la direcci�n del sistema de archivo y el servicio de consulta de documentaci�n.

2. Cuando, por falta de medios propios, las entidades p�blicas deban contratar el servicio de guarda y custodia de los documentos, habr� de garantizarse en todo caso que la empresa adjudicataria del servicio no identifique total o parcialmente ni la documentaci�n ni su contenido, para lo cual se establecer�n sistemas de acceso mediante signatura disociada de cualquier otra informaci�n.

3. La contrataci�n de los servicios de computaci�n en la nube u otros equivalentes que se puedan desarrollar en el futuro se entender� comprendida en los t�rminos de lo dispuesto en los apartados anteriores. Se except�an los servicios de nube p�blica u otros equivalentes propietarios, mancomunados o consorciados con otras entidades p�blicas, que a todos los efectos tendr�n la consideraci�n de instalaciones p�blicas.

4. El personal de las empresas adjudicatarias de contratos en el �mbito de los servicios archiv�sticos est� obligado a mantener la confidencialidad de los datos y las informaciones de que tenga conocimiento en raz�n de su puesto de trabajo. Esta obligaci�n de confidencialidad y secreto profesional se mantendr� aun cuando haya finalizado la relaci�n contractual. En todo caso, deber� respetar la normativa vigente en materia de protecci�n de datos.

1. El Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco est� integrado por los sistemas de archivo de las entidades comprendidas en el �mbito de aplicaci�n de la presente ley, salvo las recogidas en los art�culos 2.b) y 2.e), que podr�n incorporarse voluntariamente al sistema.

2. El Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco es el espacio com�n de cooperaci�n y coordinaci�n archiv�stica de los sistemas de archivo de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, y tiene la misi�n de impulsar su funcionamiento armonizado.

3. El Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco est� adscrito a la direcci�n del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. La persona titular de esta direcci�n ser�, asimismo, la responsable de la direcci�n del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

4. Para desarrollar la cooperaci�n, coordinaci�n y asesoramiento en la gesti�n documental en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco se crean dos �rganos colegiados multidisciplinares: el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco y la Comisi�n de Valoraci�n, Selecci�n y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

5. Los sistemas de archivo de cada una de las instituciones que conforman el sector p�blico foral y de las juntas generales de los territorios hist�ricos podr�n integrarse en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, previa solicitud por parte del �rgano competente de cada una de aquellas instituciones. Esta integraci�n se realizar� mediante convenio, tras el que deber� dictarse una orden de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, que se publicar� en el Bolet�n Oficial del Pa�s Vasco. La integraci�n en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco conllevar� la aplicaci�n de las normas establecidas en la presente ley a los sistemas de archivo y fondos documentales que se integren.

1. La direcci�n del Gobierno Vasco competente en la gesti�n del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco desempe�ar� las siguientes funciones:

   1. Impulsar la elaboraci�n de pol�ticas p�blicas, directrices y estrategias armonizadas para los sistemas de archivo y el Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   2. Impulsar las pol�ticas p�blicas de cooperaci�n en investigaci�n, desarrollo e innovaci�n en materias de su competencia con instituciones, entidades y sistemas afines, p�blicos y privados.

   3. Colaborar con el Instituto Vasco de Administraci�n P�blica, las instituciones docentes y otras entidades que impartan o promuevan formaci�n en materia de gesti�n documental integral y patrimonio documental.

   4. Promover la elaboraci�n de normas t�cnicas para la gesti�n integral de los documentos, de los fondos documentales y de los sistemas de archivo integrados.

   5. Impulsar la homologaci�n en el �mbito de la valoraci�n, selecci�n y acceso a los documentos, y promover la identificaci�n de series documentales comunes para todas las administraciones.

   6. Gestionar la base de datos de informaci�n sobre la valoraci�n y selecci�n de documentos a la que se refiere el apartado 6 del art�culo 11 de la presente ley.

   7. Desarrollar y mantener cuantas soluciones tecnol�gicas sean necesarias para facilitar el acceso, el conocimiento y la difusi�n de los documentos y de la informaci�n contenida en ellos.

   8. Elaborar y mantener el Inventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, regulado en el art�culo 17 de la presente ley.

   9. Cualesquiera otras que le sean atribuidas normativamente.

2. La direcci�n del Gobierno Vasco que gestione el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco contar� con una unidad administrativa que llevar� a cabo las funciones se�aladas en las letras d), e), f), g) y h).

1. El Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco es el �rgano colegiado multidisciplinar para el asesoramiento a la direcci�n del Gobierno Vasco competente en la gesti�n del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco en las materias propias de su competencia.

2. El Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco desempe�ar� las siguientes funciones:

   1. Informar a las entidades comprendidas en el �mbito de actuaci�n de la presente ley que lo soliciten sobre cualquier norma que afecte a las funciones relativas a la gesti�n documental y de los archivos.

   2. Informar en los procedimientos de declaraci�n y de exclusi�n relativos al Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco correspondientes a documentos de titularidad de entidades del sector p�blico no integradas en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, tal y como se recoge en los art�culos 16.7, 18.3 y 19.4 de la presente ley.

   3. Proponer un cat�logo de referencia de perfiles profesionales, con la titulaci�n y las competencias requeridas para cada nivel y funci�n.

   4. Asimismo, llevar� a cabo todas aquellas funciones que se determine normativamente.

   5. Cualesquiera otras que le delegue la direcci�n competente en la gesti�n del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

1. El Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco tendr� la siguiente composici�n:

   1. Presidente o presidenta: la persona titular de la direcci�n del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

   2. Vicepresidente o vicepresidenta: la persona representante del Servicio de Gesti�n del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, designada por la persona titular de la direcci�n del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

   3. Vocales:

      1. Una persona designada por el departamento del Gobierno Vasco competente en la direcci�n del Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

      2. La persona responsable del Archivo Hist�rico de Euskadi.

      3. Una persona con dedicaci�n profesional espec�fica en archivos, representante por cada una de las tres diputaciones forales, designadas por sus respectivas instituciones.

      4. Dos personas designadas por Eudel (Asociaci�n de Municipios Vascos) entre las personas profesionales del sector que desempe�en sus funciones en entidades municipales.

      5. Una persona con dedicaci�n profesional espec�fica en archivos en representaci�n del Parlamento Vasco, designada por su instituci�n.

      6. Una persona con dedicaci�n profesional espec�fica en archivos, representante de cada una de las tres juntas generales, designadas por sus respectivas instituciones.

      7. Dos personas en representaci�n de las asociaciones profesionales de la gesti�n documental integral de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

      8. Una persona con dedicaci�n profesional espec�fica en archivos, en representaci�n de la Universidad del Pa�s Vasco, designada por su instituci�n.

      9. Una persona, especialista en Historia Contempor�nea o Historia del Derecho y de las Instituciones, designada por la persona titular de la direcci�n del Gobierno Vasco con competencia en materia de archivos y patrimonio documental entre el profesorado de la Universidad del Pa�s Vasco.

   4. Secretario o secretaria: una persona designada por la direcci�n del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental de entre el personal t�cnico de la asesor�a jur�dica de dicha direcci�n, con voz, pero sin voto.

2. El nombramiento de los miembros del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, salvo el de quienes lo sean por raz�n de su cargo, se efectuar� por orden de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

3. El mandato de los miembros del consejo, salvo el de quienes lo sean por raz�n del cargo, ser� de cuatro a�os, renovable por per�odos de igual duraci�n. Una vez que expire su mandato, continuar�n desempe�ando sus funciones hasta que surta efecto su renovaci�n o el nombramiento de sus sucesores o sucesoras.

4. Las vacantes que se produzcan por cualquier causa ser�n cubiertas en el plazo de un mes, desde que se comunique tal circunstancia al secretario o secretaria del consejo, y por el tiempo que reste de mandato a la persona a quien se sustituya.

5. Para la v�lida constituci�n del consejo, ser� necesaria la presencia de la mayor�a de sus componentes, y sus acuerdos ser�n adoptados por la mayor�a de asistentes. En caso de empate, el presidente o presidenta tendr� voto de calidad.

1. El consejo se reunir� una vez al a�o con car�cter ordinario y, con car�cter extraordinario, cuantas veces lo convoque la presidencia o lo solicite un tercio de sus componentes.

2. En funci�n de la urgencia u otro motivo apreciable, podr� efectuarse la asistencia por medios tecnol�gicos que permitan identificar la personalidad de las personas asistentes y garanticen la integridad y autenticidad de sus intervenciones.

3. Para el adecuado desempe�o de las funciones que le confiere esta ley, el consejo podr� crear grupos de personas expertas, a las que asigne cometidos espec�ficos, y designar sus componentes de entre el personal al servicio del sistema.

1. La Comisi�n de Valoraci�n, Selecci�n y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco (Covasade) es el �rgano colegiado multidisciplinar encargado de valorar todas las tipolog�as y series documentales generadas por las entidades comprendidas en el �mbito de aplicaci�n de esta ley, adheridas al Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, que no cuenten con comisi�n propia.

2. La Comisi�n de Valoraci�n, Selecci�n y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco desempe�ar� las siguientes funciones:

   1. Analizar y validar las propuestas de los calendarios de conservaci�n y acceso de las series y los documentos presentados por las entidades mencionadas en el apartado 1 y, por ende, determinar los documentos que se conservar�n o eliminar�n, total o parcialmente, siempre y cuando se trate de documentaci�n no integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   2. Analizar y validar las propuestas de sustituci�n de documentos en papel por copia electr�nica aut�ntica y la consiguiente destrucci�n del original en papel, siempre y cuando se trate de documentaci�n no integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   3. Determinar los documentos esenciales resultantes de las funciones y actividades cr�ticas de la entidad, los cuales formar�n parte de su plan de gesti�n de riesgos corporativo.

   4. Informar en los procedimientos de declaraci�n y exclusi�n del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, de conformidad con lo establecido en esta ley.

   5. Asesorar en las materias de su competencia a las entidades comprendidas en el �mbito de esta ley.

   6. Cualesquiera otras que le delegue la direcci�n del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

1. La Comisi�n de Valoraci�n, Selecci�n y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco tendr� la siguiente composici�n:

   1. Presidente o presidenta: la persona titular de la direcci�n del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

   2. Vicepresidente o vicepresidenta: la persona representante del Servicio de Gesti�n del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, designada por la persona titular de la direcci�n del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

   3. Vocales:

      1. Una persona designada por la direcci�n del Gobierno Vasco competente en la gesti�n del Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

      2. La persona responsable del Archivo Hist�rico de Euskadi.

      3. Una persona con dedicaci�n profesional espec�fica en archivos, en representaci�n de la Universidad del Pa�s Vasco, designada por su instituci�n.

      4. Una persona, designada por Eudel (Asociaci�n de Municipios Vascos) entre las personas profesionales del sector que desempe�en sus funciones en entidades municipales.

      5. Una persona designada por la persona titular de la direcci�n de Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental de entre el personal t�cnico de la asesor�a jur�dica de dicha direcci�n.

      6. Una persona, de nivel t�cnico superior, en representaci�n de la direcci�n del Gobierno Vasco competente en organizaci�n y administraci�n electr�nica, designada por la persona titular de dicha direcci�n.

      7. Una persona, de nivel t�cnico superior, en representaci�n de la Agencia Vasca de Protecci�n de Datos, designada por la persona titular de dicha agencia.

      8. Una persona especialista en Historia Contempor�nea o Historia del Derecho y de las Instituciones, designada por la persona titular de la direcci�n del Gobierno Vasco con competencia en materia de archivos y patrimonio documental de entre el profesorado de la Universidad del Pa�s Vasco.

      9. Una persona, de nivel t�cnico superior, en representaci�n de las asociaciones profesionales de la gesti�n documental integral, designada por la persona titular de la direcci�n del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

   4. Secretario o secretaria: una persona designada por la direcci�n del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental de entre el personal t�cnico de la asesor�a jur�dica de dicha direcci�n, con voz, pero sin voto.

2. El nombramiento de los miembros de la Comisi�n de Valoraci�n, Selecci�n y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, salvo el de quienes lo sean por raz�n de su cargo, se efectuar� por orden de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

3. El mandato de los miembros de la comisi�n, salvo el de quienes lo sean por raz�n del cargo, ser� de cuatro a�os, renovable por per�odos de igual duraci�n. Una vez que expire su mandato, continuar�n desempe�ando sus funciones hasta que surta efecto su renovaci�n o el nombramiento de sus sucesores o sucesoras.

4. Para la v�lida constituci�n de la comisi�n ser� necesaria la presencia de la mayor�a de sus componentes, y sus acuerdos ser�n adoptados por la mayor�a de las personas asistentes. En caso de empate, el presidente o presidenta tendr� voto de calidad.

5. La Presidencia de la comisi�n podr� autorizar la presencia en sus sesiones, o en parte de ellas, de personas especializadas en los temas que fueren objeto de tratamiento en ellas, que, en todo caso, actuar�n con voz y sin voto en el tema o los temas que fundamenten su presencia.

6. La comisi�n podr� crear grupos de trabajo y adoptar las f�rmulas necesarias para optimizar sus funciones.

La Comisi�n de Valoraci�n, Selecci�n y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco se regir� por los siguientes principios de funcionamiento:

1. Se reunir� en sesi�n ordinaria al menos dos veces al a�o, y en sesi�n extraordinaria, cuantas veces la convoque su presidencia por la urgencia de la materia o porque lo haya solicitado un tercio de sus componentes.

2. Los acuerdos sobre calendarios de conservaci�n y acceso ser�n adoptados por mayor�a de los miembros asistentes y sometidos a la aprobaci�n del titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. Dichos acuerdos se publicar�n en el Bolet�n Oficial del Pa�s Vasco.

1. Los archivos de todas las entidades comprendidas en el sector p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco configuran un sistema �nico y coordinado, denominado Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

2. Este sistema depender� org�nicamente del departamento del Gobierno Vasco competente en administraci�n p�blica, excepto el Archivo Hist�rico de Euskadi, ya que su �mbito de actuaci�n es el Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco y, por ello, estar� adscrito al departamento del Gobierno Vasco con competencia en materia de archivos y patrimonio documental.

3. El Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco estar� adscrito a la direcci�n del Gobierno Vasco competente en materia de recursos generales. La persona titular de esta direcci�n ser� la responsable de la direcci�n del Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

4. Constituyen el Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco:

   1. El Gobierno Vasco y sus departamentos y los organismos aut�nomos, los entes p�blicos de derecho privado, las sociedades p�blicas, las fundaciones y los consorcios que conforman el sector p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   2. La direcci�n del Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   3. Los archivos de gesti�n de las entidades del sector p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   4. El Archivo General del sector p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   5. El Archivo Hist�rico de Euskadi.

1. La direcci�n competente en la gesti�n del Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco desempe�ar� las siguientes funciones:

   1. Planificar la pol�tica de gesti�n documental integral y el control de su ejecuci�n.

   2. Programar los presupuestos para el funcionamiento de los archivos, tanto en soporte electr�nico como anal�gico, y controlar su ejecuci�n.

   3. Impulsar las pol�ticas p�blicas de cooperaci�n con instituciones y sistemas afines, al objeto de actualizar el modelo de gesti�n documental que les sea de aplicaci�n.

   4. Establecer las normas, los procesos y las buenas pr�cticas para la gesti�n de los documentos.

   5. Desarrollar, actualizar y mantener las aplicaciones que soportan los sistemas de gesti�n de documentos y archivos.

   6. Establecer el cuadro de clasificaci�n de la documentaci�n y definir las series documentales que lo componen, as� como definir la tipolog�a documental y los esquemas de metadatos que se deben aplicar a los documentos.

   7. Colaborar con la direcci�n del Gobierno Vasco competente en materia de administraci�n electr�nica, en el an�lisis de los procedimientos y servicios objeto de digitalizaci�n.

   8. Realizar los an�lisis de identificaci�n de series y tipos documentales de su �mbito y elaborar las correspondientes propuestas de valoraci�n con destino a la Comisi�n de Valoraci�n, Selecci�n y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   9. Participar en la Comisi�n de Valoraci�n, Selecci�n y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco y en el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   10. Dise�ar, aplicar y supervisar los mecanismos de conservaci�n a largo plazo de la documentaci�n en todo soporte, con especial atenci�n a los documentos electr�nicos, por sus requerimientos espec�ficos.

   11. Gestionar el archivo electr�nico �nico como repositorio corporativo seguro de documentos electr�nicos, en coordinaci�n con la direcci�n del Gobierno Vasco competente en administraci�n electr�nica y con la direcci�n del Gobierno Vasco competente en la gesti�n del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   12. Planificar y realizar auditor�as peri�dicas en materia de gesti�n documental, con especial atenci�n a los documentos electr�nicos por sus requerimientos espec�ficos.

   13. Asesorar a las entidades del sector p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco en materia de gesti�n documental integral y de los sistemas que la sustentan.

2. La direcci�n del Gobierno Vasco competente en la gesti�n del Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco contar� con una unidad administrativa que llevar� a cabo las funciones se�aladas en las letras d), e), f), g), h), i), j), k), l) y m), y prestar� servicios comunes a los sistemas integrados en �l.

1. En cada unidad administrativa u oficina del sector p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, existir� un archivo de gesti�n. El personal asignado al �l se responsabilizar� de organizar, custodiar y conservar su documentaci�n.

2. Los archivos de gesti�n tienen las siguientes funciones:

   1. Cumplir con las directrices e instrucciones emanadas de la direcci�n del Gobierno Vasco competente en la gesti�n del Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco para la gesti�n documental.

   2. Organizar los expedientes y documentos generados por sus unidades administrativas u oficinas, una vez concluida la tramitaci�n de los mismos.

   3. Conservar los expedientes y documentos en instalaciones adaptadas a la normativa t�cnica en la materia.

   4. Ingresar en el sistema de informaci�n administrativa que establezca la direcci�n del Gobierno Vasco competente en la gesti�n del Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco los expedientes y sus documentos, en el plazo m�ximo de un a�o desde la finalizaci�n de su tramitaci�n.

   5. Transferir los expedientes y documentos al Archivo General del sector p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco en un plazo m�ximo de cinco a�os desde la finalizaci�n de su tramitaci�n.

   6. Realizar, en su nivel, los expurgos de expedientes y documentos que se establezcan en los calendarios de conservaci�n y acceso.

   7. Permitir el acceso a los documentos, en los t�rminos establecidos por los calendarios de conservaci�n y acceso y por la legislaci�n vigente.

1. El Archivo General del sector p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco tiene por finalidad la ejecuci�n de las pol�ticas de gesti�n y la custodia de los documentos generados por el Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

2. El Archivo General del sector p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco desempe�ar� las siguientes funciones:

   1. Supervisar y controlar la transferencia de expedientes concluidos y cualquier otra documentaci�n procedente de los archivos de gesti�n, garantizando que se mantenga correctamente la cadena de custodia documental durante tal proceso.

   2. Custodiar y organizar los expedientes y documentos durante los plazos definidos en los calendarios de conservaci�n y acceso para su permanencia en este archivo.

   3. Conservar los expedientes y documentos en instalaciones adaptadas a la normativa t�cnica en la materia.

   4. Permitir el acceso a los documentos custodiados en ellos, en los t�rminos establecidos por los calendarios de conservaci�n y acceso y por la legislaci�n vigente.

   5. Realizar, en su nivel, los expurgos de expedientes y documentos que se establezcan en los calendarios de conservaci�n y acceso.

   6. Recibir las transferencias de fondos procedentes de la Administraci�n General del Estado o de las administraciones p�blicas de los territorios hist�ricos, que se efect�en en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   7. Transferir los expedientes y documentos valorados como de conservaci�n permanente al Archivo Hist�rico de Euskadi, en un plazo m�ximo de 50 a�os desde la fecha de finalizaci�n de su tramitaci�n.

   8. Participar activamente en la valoraci�n y selecci�n de la documentaci�n.

   9. Cualesquiera otras que le delegue la direcci�n del Gobierno Vasco competente en la gesti�n del Sistema de Archivo del Sector P�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

1. Se crea el Archivo Hist�rico de Euskadi, servicio adscrito a la direcci�n del Gobierno Vasco competente en archivos y patrimonio documental, y dependiente org�nicamente direcci�n del Gobierno Vasco competente en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco regulada en el art�culo 22 de la presente ley.

2. El Archivo Hist�rico de Euskadi tiene por finalidad gestionar, conservar y difundir los documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco, o susceptibles de serlo, que est�n bajo su custodia.

3. El Archivo Hist�rico de Euskadi desempe�ar� las siguientes funciones:

   1. Gestionar y conservar los expedientes y documentos y los fondos documentales transferidos desde el Archivo General del sector p�blico de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco.

   2. Gestionar y conservar los fondos documentales integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco que le sean encomendados y transferidos por cualquier persona f�sica o jur�dica, tanto p�blica como privada.

   3. Garantizar el acceso a los documentos que custodia, en los t�rminos establecidos por la legislaci�n vigente.

   4. Desarrollar programas de reproducci�n documental en soportes alternativos, para garantizar la conservaci�n de los documentos originales y fomentar su difusi�n.

   5. Promover programas de difusi�n cultural y puesta en valor del patrimonio documental.

   6. Promover las medidas para facilitar el acceso a los documentos relativos a la historia de la Comunidad Aut�noma del Pa�s Vasco obrantes en otros archivos o fondos documentales, p�blicos o privados, por los medios m�s adecuados.

   7. Asesorar en materias de su competencia.

   8. Cualesquiera otras que se le atribuyan normativamente.

1. Los municipios y dem�s entidades locales est�n obligados a tener un sistema de archivo propio, con capacidad para desempe�ar las funciones y cumplir con las obligaciones establecidas en la presente ley.

2. El sistema de archivo citado en el apartado 1 comprender� el sistema completo de la entidad local, incluido su sector p�blico institucional.

3. Los municipios y dem�s entidades locales est�n obligados a disponer del personal cualificado y de los medios necesarios para prestar los servicios de archivo en los t�rminos expresados en esta ley.

1. Los municipios y dem�s entidades locales podr�n mancomunar con otras entidades municipales o supramunicipales los medios necesarios para el cumplimiento de los preceptos de la presente ley, siempre bajo la condici�n de que sus fondos documentales queden correctamente diferenciados, identificados y contextualizados.

2. Todas las entidades concernidas por el presente cap�tulo podr�n mancomunar con otras entidades municipales o supramunicipales los medios tecnol�gicos necesarios para la operativa de su correspondiente archivo electr�nico �nico, asimismo bajo la condici�n expresada en el apartado 1 de este art�culo.