Digitální podpis (neboli e-podpis, eSignature atd.) se stal nepostradatelným nástrojem pro firmy i soukromé osoby, který jim umožňuje efektivnější a ekologičtější správu dokumentů. V tomto článku nabízíme výchozí bod pro všechny, kteří chtějí starý proces – podepisování dokumentů – uvést na pravou míru.

Co je to digitální podpis?

Digitální podpis je bezpečná a účinná metoda podepisování smluv v digitálním prostředí, která je alternativou k vlastnoručnímu podpisu.

Digitální podpis funguje jako otisk prstu člověka, protože každý dokument má svůj vlastní jedinečný elektronický otisk. Žádný jiný dokument nemůže mít stejný digitální podpis. Pokud je digitální dokument “zapečetěn” podpisem, lze prokázat, že

• soubor nebyl po podepsání změněn (integrita).
  
• dokument podepsala konkrétní osoba (ověření pravosti).
  
• podepsaná osoba dokument skutečně podepsala. Po vytvoření digitálního podpisu nemůže osoba popřít, že dokument podepsala.
  
• dokument není padělek.

Digitální podpisy se již používají v mnoha odvětvích pro nejrůznější aplikace.

Co není (platný) digitální podpis?

Pouze podpis, který lze ověřit také autorizovanou online ověřovací službou (např. Acrobat Reader, RTR nebo přímo v programu sproof sign), lze označit za právně vyhovující.

Naskenovaný obraz vlastnoručního podpisu nevytváří legálně podepsaný dokument a není právně platný!

Nařízení eIDAS upravuje pro Evropu způsob, jakým lze dokumenty podepisovat právně platným a ověřitelným způsobem. Více informací najdete zde.

Jak funguje digitální podepisování dokumentů PDF

Použití platného digitálního podpisu na dokument (PDF) je technicky složitý proces, který při digitálním podepisování dokumentu probíhá nenápadně na pozadí.

Tím se správný digitální podpis velmi liší od pouhého vložení naskenovaného vlastnoručního podpisu.

Platný digitální podpis umožňuje rozpoznat následné změny dokumentu. Při pouhém vkládání obrázků tomu tak není.

Takto funguje digitální potvrzení záměru s podpisovou platformou:

Krok 1: Nahrání a konverze

Nejprve nahrajete dokument online prostřednictvím svého účtu na podpisové platformě. Dokument se převede do formátu PDF.

Krok 2: Použití digitálního podpisu

Pro samotný podpis potřebujete digitální certifikát, který prokáže vaši totožnost jako podepisující osoby. Ten je pro vás vytvořen při registraci na podpisové platformě. Pokud chcete podepisovat nejvyšším standardem, kvalifikovaným elektronickým podpisem, provádí tento krok státem uznávaná certifikační autorita.

V podpisové platformě máte možnost přizpůsobit si podpis (podobně jako u ručně psané verze) a vytvořit si vlastní styl podpisu.

Krok 3: Šifrování dokumentu a podpisů

V posledním kroku je celá smlouva včetně připojených podpisů kryptograficky zašifrována. Je vygenerována tzv. hash hodnota. Smlouva se tak stává odolnou proti padělání a ověřitelnou.

Přiložené podpisy mají nejvyšší důkazní hodnotu a nelze je již padělat.

Podepsané smlouvy lze samozřejmě stáhnout, odeslat nebo uložit kamkoli.

Mohu digitálně podepisovat také ve Wordu nebo jiných programech Office?

V zásadě lze digitálně podepsat i mnoho formátů souborů. Aby však byl použitý digitální podpis nezměnitelný, musí být každý dokument nejprve převeden do formátu PDF. Je známo, že dokumenty PDF jsou neměnné (na rozdíl například od dokumentů docx).
Platformy pro digitální podpis automaticky převádějí mnoho formátů souborů na správný dokument PDF, obvykle při nahrávání dokumentu.

Jak získám digitální podpis?

Digitální podpis lze získat různými způsoby.

1. registrace pomocí platformy pro digitální podpis (FES)

Jak již bylo vysvětleno, vytváření digitálního podpisu je ústředním prvkem platformy digitálního podpisu. Mezi zavedená a dobře známá řešení patří DocuSign, AdobeSign nebo novější evropská řešení, jako je sprooof sign nebo yousign, která se rovněž specializovala speciálně pro použití v evropských společnostech.

Při registraci je pro vás vytvořen zaručený elektronický podpis.

2. identifikace pomocí podpisové platformy (QES)

Mnoho poskytovatelů také vybavuje uživatele kvalifikovaným elektronickým podpisem, který je hluboce integrován do samotné aplikace. Kromě vysoké důkazní hodnoty tohoto podpisového standardu můžete těžit z mnoha možností přizpůsobení procesu podepisování.

3. identifikace pomocí státní služby (QES; např. podpis mobilního telefonu).

V Rakousku má již více než 50 % občanů mobilní telefon s podpisem. Ten je vydáván orgány veřejné moci a splňuje normu pro kvalifikované elektronické podpisy.

Právní platnost digitálního podpisu

Platná smlouva je uzavřena, když obě strany vyjádří svůj souhlas. Zákonodárce obecně ponechává na smluvních stranách, zda smlouvu uzavřou ústně, písemně nebo elektronicky. To se označuje jako svoboda formy.

Pokud se rozhodnete pro řešení digitálního podpisu, získáte výhodu, že všechny podpisy jsou integrovány do souboru PDF nezměnitelným a proti padělání odolným způsobem.

Existuje jen velmi málo výjimek, kdy je elektronický podpis i přes neustálé novelizace zákona stále vyloučen. Příkladem může být závěť.

V každém případě je nutné zvolit správný standard elektronického podpisu v závislosti na smlouvě.

Za tímto účelem byly stanoveny tři normy, které jsou definovány v nařízení eIDAS a slouží jako právní rámec.

• EES: jednoduchý elektronický podpis
  
• FES: zaručený elektronický podpis
  
• QES: kvalifikovaný elektronický podpis

Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) splňuje nejvyšší kritéria kvality a je z právního hlediska 100% rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.

Vzhledem k tomu, že právní důsledky se mohou značně lišit, rozhodují o tom, která metoda by měla být v konkrétní situaci použita, obvykle faktory, jako jsou náklady na implementaci, snadnost použití (zkušenosti zákazníků), právní předpisy, firemní politiky a vyhodnocené obchodní riziko.

K tomuto účelu můžete použít následující pomůcku pro rozhodování.

Výběr správné normy pro elektronický podpis proto ovlivňují dva faktory:

• Rizika odpovědnosti, provozní rizika
  
• Právní požadavky

Výhody platformy pro digitální podpis spočívají v tom, že můžete

• mít možnost kdykoli změnit standard elektronického podpisu v závislosti na typu smlouvy.
  
• mít možnost zadat požadovaný standard elektronického podpisu při pořizování externích podpisů.

Evropští poskytovatelé podpisů se většinou zaměřují na dva nejvyšší standardy digitálního podpisu.

sproof sign je odborníkem v oblasti kvalifikovaných elektronických podpisů (QES).

Je platný naskenovaný podpis nebo obraz podpisu?

Pojem “naskenovaný podpis” znamená, že se jedná o digitální obraz vlastnoručního podpisu. Původní papírový podpis je převeden do digitálního formátu (.jpg, .doc, .pdf atd.) pomocí skeneru nebo fotoaparátu.

Takto naskenované podpisy jsou v zásadě platné, pokud se pro příslušné prohlášení o záměru nevyžaduje písemná forma.

Podepsaná kopie není právně platná, protože nelze identifikovat podepisující osobu a nelze prokázat souhlas.

Naskenovaný podpis lze snadno zfalšovat, takže si jej příjemce podepsané smlouvy může snadno zkopírovat (#SnippingTool #Screenshot). Je zřejmé, že to není legální.

Naskenovaný podpis nemá u soudu žádnou důkazní hodnotu, protože se jedná pouze o kopii vašeho originálního podpisu. Bez důkazu o tom, jak byl podpis vytvořen, je považován za pouhou kopii, nikoli za pravý podpis. Z tohoto důvodu je neplatný, zejména v obchodních transakcích.

Rozdíl mezi digitálním a elektronickým podpisem?

Pojmy “elektronický podpis” a “digitální podpis” lze snadno zaměnit. Tyto pojmy se často používají zaměnitelně, ale přísně vzato se nejedná o totéž.

Elektronický podpis (neboli e-podpis) je způsob uzavření právní dohody v digitálním prostředí. Je to takříkajíc digitální ekvivalent podpisu papírového dokumentu.

Zatímco elektronický podpis prokazuje souhlas osoby, která dokument podepsala, digitální podpis je důkazem pravosti samotného dokumentu. To znamená, že kombinace dokumentu a podpisu byla technicky navržena a zašifrována tak, aby smlouva byla odolná proti padělání. Podmínky se tedy spojují nebo fungují dohromady takovým způsobem, že se digitální smlouva stává ověřitelnou a právně vymahatelnou.

Výhody platformy digitálního (evropského) podpisu

Vysoce zabezpečený cloud připravený k provozu

sproof sign je webové řešení pro digitální podepisování smluv, které funguje na všech mobilních zařízeních (stolní počítač, chytrý telefon, tablet). Společnost sproof sign sídlí v Rakousku a všechna data jsou zálohována výhradně v datových centrech v EU. Zaručujeme dodržování GDPR na všech úrovních, a to jak u nás, tak u našich subdodavatelů. Tyto záruky nabízíme našim zákazníkům v komisionářské smlouvě o zpracování dat (DPA), která vychází ze standardních smluvních doložek EU, a proto také nabízí nejvyšší úroveň právní jistoty.

Rozhraní a stávající systémy

• sproof sign lze bez problémů integrovat do stávajících systémů.
  
• Přímé přihlášení do běžných nástrojů, jako je MS Teams, Word, Disk Google atd. (seznam všechintegrací).
  
• Jednotné přihlášení
  
• Jednoduché rozhraní API pro přizpůsobené případy použití (dokumentace API)

Ukládání dokumentů a kontrola postupu

Důležité smlouvy jsou uloženy na centrálním místě přehledným, vysoce zabezpečeným a šifrovaným způsobem. K dokumentům je však možné přistupovat kdykoli a odkudkoli. Kromě toho lze kdykoli sledovat průběh podpisových procesů a v případě potřeby zasílat upomínky.

Kvalifikované (QES) a pokročilé (FES) elektronické podepisování včetně identifikace

sproof sign podporuje všechny typy elektronických podpisů (jednoduché, pokročilé a kvalifikované) v souladu s nařízením eIDAS a mnoha dalšími standardy pro podpisy používanými po celém světě (např. shoda s FDA). Podepisovat můžete jak v rámci své organizace, tak s externími partnery, dodavateli nebo zákazníky.

Dávkový podpis: Podepisování smluv najednou

Pomocí dávkového podpisu lze digitálně a právně podepsat nespočet dokumentů během jediné operace. To je obrovská úspora času.

Složka dokumentů: Odeslání smluv najednou

Sešijte několik dokumentů digitálně a pošlete je společně k podpisu. Ušetříte tak spoustu času sobě i příjemci.

Značka společnosti, firemní razítka a styly podpisu

Nezáleží na tom, zda jste velký tým nebo jeden uživatel. V programu sproof sign si můžete uložit vlastní firemní logo jako firemní razítko. Můžete také vytvářet různé styly podpisu pro různé účely.

eID Hub: Získání podpisů v celé Evropě

Kvalifikovaný podpis je právně rovnocenný vlastnoručnímu podpisu v celé Evropě.
sproof sign umožňuje díky svému jedinečnému rozhraní podepisovat smlouvy s různými poskytovateli kvalifikovaného podpisu. To je obrovská výhoda při pořizování a vydávání právně platných podpisů.
Přehled všech integrovaných poskytovatelů důvěryhodných služeb naleznete zde →

Ověření podpisů a stažení zkušebních protokolů

Platnost použitých elektronických podpisů můžete zkontrolovat přímo v aplikaci sproof sign pouhým kliknutím myši. Můžete si také stáhnout protokol o testování každého spuštěného podpisu a zjistit, kdo a kdy se podepsal jakým certifikátem.

Řízení týmu a pravidla pro střídání

sproof sign umožňuje jednoduchou správu uživatelů a práv pro uživatele v rámci plánu. Kromě toho lze centrálně spravovat kvótu podpisů a provádět různá důležitá nastavení pro celý plán.

Podpora a akademie

Společnost sproof sign je známá svou rychlou a flexibilní podporou. Akademie sproof sign je bezplatný školicí portál, který vám a vašim zaměstnancům pomůže rychle začít.

Transparentní ceny bez skrytých nákladů

Naším cílem je být bezkonkurenčně nejlepší při hledání vhodného poskytovatele podpisu. Přitom klademe důraz na férovost a transparentnost. Dvě hodnoty, které charakterizují naši firemní kulturu. Od těchto hodnot se odvíjí i cenotvorba našeho řešení v podnikovém segmentu.