Η ψηφιακή υπογραφή (ή ηλεκτρονική υπογραφή, ηλεκτρονική υπογραφή κ.λπ.) έχει καταστεί απαραίτητο εργαλείο για τις εταιρείες και τους ιδιώτες για τη διαχείριση εγγράφων με πιο αποτελεσματικό και φιλικό προς το περιβάλλον τρόπο. Σε αυτό το άρθρο, παρέχουμε ένα σημείο εκκίνησης για όποιον θέλει να φέρει μια παλιά διαδικασία – την υπογραφή εγγράφων – στην επικαιρότητα.

Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή;

Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια ασφαλής και αποτελεσματική μέθοδος υπογραφής συμβάσεων σε ψηφιακό περιβάλλον ως εναλλακτική λύση στις χειρόγραφες υπογραφές.

Η ψηφιακή υπογραφή λειτουργεί όπως το ανθρώπινο δακτυλικό αποτύπωμα, καθώς κάθε έγγραφο έχει το δικό του μοναδικό ηλεκτρονικό αποτύπωμα. Κανένα άλλο έγγραφο δεν μπορεί να έχει την ίδια ψηφιακή υπογραφή. Εάν ένα ψηφιακό έγγραφο “σφραγιστεί” με μια υπογραφή, μπορεί να αποδειχθεί ότι

• το αρχείο δεν έχει αλλάξει μετά την υπογραφή (ακεραιότητα).
  
• ένα συγκεκριμένο πρόσωπο έχει υπογράψει το έγγραφο (επικύρωση).
  
• ο υπογράφων έχει πράγματι υπογράψει το έγγραφο. Το πρόσωπο δεν μπορεί να αρνηθεί ότι έχει υπογράψει το έγγραφο μετά τη δημιουργία της ψηφιακής υπογραφής.
  
• το έγγραφο δεν είναι πλαστό.

Οι ψηφιακές υπογραφές χρησιμοποιούνται ήδη σε πολλές βιομηχανίες για ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών.

Τι δεν είναι μια (έγκυρη) ψηφιακή υπογραφή;

Μόνο μια υπογραφή που μπορεί επίσης να επαληθευτεί από μια εξουσιοδοτημένη διαδικτυακή υπηρεσία επαλήθευσης (π.χ. Acrobat Reader, RTR ή απευθείας στο sproof sign) μπορεί να χαρακτηριστεί ως νομικά συμβατή.

Η σαρωμένη εικόνα μιας χειρόγραφης υπογραφής δεν δημιουργεί ένα νομικά υπογεγραμμένο έγγραφο και δεν είναι νομικά έγκυρο!

Ο κανονισμός eIDAS ρυθμίζει για την Ευρώπη τον τρόπο με τον οποίο τα έγγραφα μπορούν να υπογράφονται με νομικά έγκυρο και επαληθεύσιμο τρόπο. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα εδώ.

Πώς λειτουργεί η ψηφιακή υπογραφή εγγράφων PDF

Η εφαρμογή μιας έγκυρης ψηφιακής υπογραφής σε ένα έγγραφο (PDF) είναι μια τεχνικά πολύπλοκη διαδικασία που εκτελείται διακριτικά στο παρασκήνιο κατά την ψηφιακή υπογραφή ενός εγγράφου.

Αυτό καθιστά μια σωστή ψηφιακή υπογραφή πολύ διαφορετική από την απλή εισαγωγή μιας σαρωμένης χειρόγραφης υπογραφής.

Μια έγκυρη ψηφιακή υπογραφή καθιστά δυνατή την αναγνώριση μεταγενέστερων αλλαγών στο έγγραφο. Αυτό δεν συμβαίνει όταν απλώς εισάγονται εικόνες.

Έτσι λειτουργεί η ψηφιακή απόδειξη πρόθεσης με μια πλατφόρμα υπογραφής:

Βήμα 1: Ανέβασμα και μετατροπή

Πρώτον, ανεβάζετε το έγγραφό σας ηλεκτρονικά μέσω του λογαριασμού σας σε μια πλατφόρμα υπογραφής. Το έγγραφο μετατρέπεται σε έγγραφο PDF.

Βήμα 2: Εφαρμογή της ψηφιακής υπογραφής

Για την ίδια την υπογραφή, χρειάζεστε ένα ψηφιακό πιστοποιητικό που αποδεικνύει την ταυτότητά σας ως υπογράφοντος. Αυτό δημιουργείται για εσάς όταν εγγράφεστε σε μια πλατφόρμα υπογραφής. Εάν θέλετε να υπογράψετε με το υψηλότερο πρότυπο, την ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, το βήμα αυτό πραγματοποιείται από μια αναγνωρισμένη από το κράτος αρχή πιστοποίησης.

Με μια πλατφόρμα υπογραφής, έχετε τη δυνατότητα να προσαρμόσετε την υπογραφή σας (παρόμοια με τη χειρόγραφη έκδοση) και να δημιουργήσετε το δικό σας στυλ υπογραφής.

Βήμα 3: Κρυπτογράφηση του εγγράφου και των υπογραφών

Στο τελικό στάδιο, ολόκληρη η σύμβαση, συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων υπογραφών, κρυπτογραφείται. Δημιουργείται η λεγόμενη τιμή κατακερματισμού. Το συμβόλαιο καθίσταται ανθεκτικό στην παραποίηση και επαληθεύσιμο.

Οι επισυναπτόμενες υπογραφές έχουν την υψηλότερη αποδεικτική αξία και δεν μπορούν πλέον να πλαστογραφηθούν.

Φυσικά, οι υπογεγραμμένες συμβάσεις μπορούν να μεταφορτωθούν, να αποσταλούν ή να αποθηκευτούν οπουδήποτε.

Μπορώ επίσης να υπογράψω ψηφιακά στο Word ή σε άλλα προγράμματα του Office;

Κατ’ αρχήν, πολλές μορφές αρχείων μπορούν επίσης να υπογραφούν ψηφιακά. Ωστόσο, προκειμένου η εφαρμοζόμενη ψηφιακή υπογραφή να είναι αμετάβλητη, κάθε έγγραφο πρέπει πρώτα να μετατραπεί σε έγγραφο PDF. Τα έγγραφα PDF είναι γνωστό ότι είναι αμετάβλητα (σε αντίθεση με τα έγγραφα docx, για παράδειγμα).
Οι πλατφόρμες ψηφιακής υπογραφής μετατρέπουν αυτόματα πολλές μορφές αρχείων σε ένα ορθό έγγραφο PDF, συνήθως κατά τη μεταφόρτωση του εγγράφου.

Πώς μπορώ να αποκτήσω ψηφιακή υπογραφή;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για την απόκτηση ψηφιακής υπογραφής.

1. εγγραφή σε πλατφόρμα ψηφιακής υπογραφής (FES)

Όπως έχει ήδη εξηγηθεί, η δημιουργία μιας ψηφιακής υπογραφής είναι το κεντρικό στοιχείο μιας πλατφόρμας ψηφιακών υπογραφών. Στις καθιερωμένες και γνωστές λύσεις περιλαμβάνονται οι DocuSign, AdobeSign ή νεότερες ευρωπαϊκές λύσεις όπως η sproof sign ή η yousign, οι οποίες έχουν επίσης εξειδικευτεί ειδικά για χρήση σε ευρωπαϊκές εταιρείες.

Μια προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή δημιουργείται για εσάς κατά την εγγραφή σας.

2. ταυτοποίηση με πλατφόρμα υπογραφής (QES)

Πολλοί πάροχοι εξοπλίζουν επίσης τους χρήστες με μια ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, η οποία είναι βαθιά ενσωματωμένη στην ίδια την εφαρμογή. Εκτός από την υψηλή αποδεικτική αξία αυτού του προτύπου υπογραφής, επωφελείστε από τις πολλές επιλογές για την προσαρμογή της διαδικασίας υπογραφής σας.

3. ταυτοποίηση με κρατική υπηρεσία (QES- π.χ. υπογραφή κινητού τηλεφώνου)

Στην Αυστρία, πάνω από το 50% των πολιτών διαθέτουν ήδη υπογραφή κινητού τηλεφώνου. Αυτή εκδίδεται από δημόσιες αρχές και συμμορφώνεται με το πρότυπο για τις αναγνωρισμένες ηλεκτρονικές υπογραφές.

Νομική εγκυρότητα μιας ψηφιακής υπογραφής

Μια έγκυρη σύμβαση συνάπτεται όταν και τα δύο μέρη εκφράζουν τη συγκατάθεσή τους. Ο νομοθέτης αφήνει γενικά στα συμβαλλόμενα μέρη να αποφασίσουν αν θα συνάψουν μια σύμβαση προφορικά, γραπτά ή ηλεκτρονικά. Αυτό αναφέρεται ως ελευθερία του τύπου.

Εάν επιλέξετε μια λύση ψηφιακής υπογραφής, έχετε το πλεονέκτημα ότι όλες οι υπογραφές ενσωματώνονται στο αρχείο PDF με τρόπο αμετάβλητο και μη παραποιήσιμο.

Υπάρχουν πολύ λίγες μόνο εξαιρέσεις όπου οι ηλεκτρονικές υπογραφές εξακολουθούν να αποκλείονται από το νόμο, παρά τις συνεχείς τροποποιήσεις του νόμου. Ένα παράδειγμα: η διαθήκη.

Όπως και να έχει, είναι απαραίτητο να επιλέξετε το σωστό πρότυπο ηλεκτρονικής υπογραφής ανάλογα με τη σύμβαση.

Για το σκοπό αυτό έχουν θεσπιστεί τρία πρότυπα, τα οποία ορίζονται στον κανονισμό eIDAS και χρησιμεύουν ως νομικό πλαίσιο.

• EES: απλή ηλεκτρονική υπογραφή
  
• FES: προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή
  
• QES: ειδική ηλεκτρονική υπογραφή

Η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (QES) πληροί τα υψηλότερα κριτήρια ποιότητας και είναι νομικά 100% ισοδύναμη με τη χειρόγραφη υπογραφή.

Καθώς οι νομικές επιπτώσεις μπορεί να ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό, παράγοντες όπως το κόστος εφαρμογής, η ευκολία χρήσης (εμπειρία του πελάτη), η νομοθεσία, οι πολιτικές της εταιρείας και ο εκτιμώμενος επιχειρηματικός κίνδυνος είναι συνήθως καθοριστικοί για τον καθορισμό της μεθόδου που πρέπει να χρησιμοποιηθεί σε μια συγκεκριμένη κατάσταση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ακόλουθο βοήθημα απόφασης για το σκοπό αυτό.

Επομένως, δύο παράγοντες επηρεάζουν την επιλογή του κατάλληλου προτύπου για την ηλεκτρονική υπογραφή:

• Κίνδυνοι ευθύνης, λειτουργικοί κίνδυνοι
  
• Νομικές απαιτήσεις

Τα πλεονεκτήματα μιας πλατφόρμας ψηφιακής υπογραφής είναι ότι μπορείτε να

• να είναι σε θέση να αλλάζει το πρότυπο της ηλεκτρονικής υπογραφής ανά πάσα στιγμή ανάλογα με το είδος της σύμβασης
  
• να είναι σε θέση να καθορίζουν το επιθυμητό πρότυπο ηλεκτρονικής υπογραφής κατά την προμήθεια εξωτερικών υπογραφών.

Οι ευρωπαίοι πάροχοι υπογραφών έχουν επικεντρωθεί κυρίως στα δύο υψηλότερα πρότυπα ψηφιακής υπογραφής.

Η sproof sign είναι ειδικός στον τομέα των αναγνωρισμένων ηλεκτρονικών υπογραφών (QES).

Είναι έγκυρη μια σαρωμένη υπογραφή ή μια εικόνα υπογραφής;

Ο όρος “σαρωμένη υπογραφή” σημαίνει ότι πρόκειται για ψηφιακή εικόνα χειρόγραφης υπογραφής. Η πρωτότυπη χάρτινη υπογραφή μετατρέπεται σε ψηφιακή μορφή (.jpg, .doc, .pdf κ.λπ.) με τη χρήση σαρωτή ή φωτογραφικής μηχανής.

Κατ’ αρχήν, αυτές οι σαρωμένες υπογραφές είναι έγκυρες εφόσον δεν απαιτείται γραπτός τύπος για την αντίστοιχη δήλωση προθέσεων.

Ένα υπογεγραμμένο αντίγραφο δεν είναι νομικά έγκυρο, καθώς ο υπογράφων δεν μπορεί να ταυτοποιηθεί και η συγκατάθεση δεν μπορεί να αποδειχθεί.

Μια σαρωμένη υπογραφή είναι εύκολο να πλαστογραφηθεί, έτσι ώστε ο παραλήπτης της υπογεγραμμένης σύμβασης να μπορεί εύκολα να την αντιγράψει (#SnippingTool #Screenshot). Είναι προφανές ότι αυτό δεν είναι νόμιμο.

Μια σαρωμένη υπογραφή δεν έχει καμία αποδεικτική αξία στο δικαστήριο, καθώς είναι μόνο ένα αντίγραφο της πρωτότυπης υπογραφής σας. Χωρίς απόδειξη του τρόπου κατασκευής της υπογραφής, θεωρείται απλό αντίγραφο και όχι αυθεντική υπογραφή. Για το λόγο αυτό, είναι άκυρη, ιδίως σε επιχειρηματικές συναλλαγές.

Η διαφορά μεταξύ ψηφιακής και ηλεκτρονικής υπογραφής;

Οι όροι “ηλεκτρονική υπογραφή” και “ψηφιακή υπογραφή” μπορούν εύκολα να συγχέονται. Οι όροι χρησιμοποιούνται συχνά εναλλακτικά, αλλά αυστηρά μιλώντας δεν είναι το ίδιο πράγμα.

Η ηλεκτρονική υπογραφή (ή ηλεκτρονική υπογραφή) είναι μια μέθοδος σύναψης νομικής συμφωνίας σε ψηφιακό περιβάλλον. Είναι, τρόπον τινά, το ψηφιακό ισοδύναμο της υπογραφής ενός εγγράφου σε χαρτί.

Ενώ η ηλεκτρονική υπογραφή αποδεικνύει τη συγκατάθεση του υπογράφοντος το έγγραφο, η ψηφιακή υπογραφή αποδεικνύει τη γνησιότητα του ίδιου του εγγράφου. Αυτό σημαίνει ότι ο συνδυασμός εγγράφου και υπογραφής έχει σχεδιαστεί τεχνικά και κρυπτογραφηθεί με τέτοιο τρόπο ώστε η σύμβαση να είναι ανθεκτική στην πλαστογράφηση. Έτσι, οι όροι συγχωνεύονται ή συνεργάζονται με τέτοιο τρόπο ώστε μια ψηφιακή συμφωνία να καθίσταται επαληθεύσιμη και νομικά εκτελεστή.

Τα πλεονεκτήματα μιας πλατφόρμας ψηφιακών (ευρωπαϊκών) υπογραφών

Εξαιρετικά ασφαλές cloud, έτοιμο για χρήση

Η sproof sign είναι μια διαδικτυακή λύση για την ψηφιακή υπογραφή συμβάσεων και λειτουργεί σε όλες τις φορητές συσκευές (επιτραπέζιο υπολογιστή, smartphone, tablet). Η sproof sign εδρεύει στην Αυστρία και όλα τα δεδομένα υποστηρίζονται αποκλειστικά σε κέντρα δεδομένων εντός της ΕΕ. Εγγυόμαστε τη συμμόρφωση με τον GDPR σε όλα τα επίπεδα, τόσο σε εμάς όσο και στους υπεργολάβους μας. Προσφέρουμε στους πελάτες μας αυτές τις εγγυήσεις σε μια ανατεθείσα συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων (DPA), η οποία βασίζεται στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της ΕΕ και, ως εκ τούτου, προσφέρει επίσης το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας δικαίου.

Διεπαφές & υφιστάμενα συστήματα

• Το sproof sign μπορεί να ενσωματωθεί απρόσκοπτα στα υπάρχοντα συστήματά σας
  
• Υπογράψτε απευθείας σε κοινά εργαλεία όπως MS Teams, Word, Google Drive κ.λπ. (λίστα όλων τωνενοποιήσεων)
  
• Ενιαία σύνδεση
  
• Απλό API για προσαρμοσμένες περιπτώσεις χρήσης (τεκμηρίωση API)

Αποθήκευση εγγράφων & έλεγχος προόδου

Οι σημαντικές συμβάσεις αποθηκεύονται σε κεντρική τοποθεσία με σαφή, ιδιαίτερα ασφαλή και κρυπτογραφημένο τρόπο. Παρ’ όλα αυτά, η πρόσβαση στα έγγραφα είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή και από οποιαδήποτε τοποθεσία. Επιπλέον, η πρόοδος των διαδικασιών υπογραφής μπορεί να προβληθεί ανά πάσα στιγμή και να σταλούν υπενθυμίσεις, εάν απαιτείται.

Ειδικευμένη (QES) και προηγμένη (FES) ηλεκτρονική υπογραφή, συμπεριλαμβανομένης της ταυτοποίησης

Το sproof sign υποστηρίζει όλους τους τύπους ηλεκτρονικών υπογραφών (απλές, προηγμένες και αναγνωρισμένες) σύμφωνα με τον κανονισμό eIDAS καθώς και πολλά άλλα πρότυπα υπογραφών που χρησιμοποιούνται παγκοσμίως (π.χ. συμμόρφωση με τον FDA). Μπορείτε να υπογράψετε εντός του οργανισμού σας καθώς και με εξωτερικούς συνεργάτες, προμηθευτές ή πελάτες.

Υπογραφή παρτίδας: Υπογράψτε συμβάσεις ταυτόχρονα

Με την υπογραφή παρτίδας, αμέτρητα έγγραφα μπορούν να υπογραφούν ψηφιακά και νομικά σε μία μόνο λειτουργία. Μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου.

Φάκελος εγγράφων: Αποστολή συμβάσεων ταυτόχρονα

Συρράψτε διάφορα έγγραφα ψηφιακά και στείλτε τα μαζί για υπογραφή. Αυτό εξοικονομεί πολύ χρόνο σε εσάς και στον παραλήπτη.

Εταιρικό branding, εταιρικές σφραγίδες & στυλ υπογραφής

Δεν έχει σημασία αν είστε μια μεγάλη ομάδα ή ένας μεμονωμένος χρήστης. Στο sproof sign, μπορείτε να αποθηκεύσετε το λογότυπο της εταιρείας σας ως εταιρική σφραγίδα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε διαφορετικά στυλ υπογραφής για διαφορετικούς σκοπούς.

eID Hub: Λήψη υπογραφών σε όλη την Ευρώπη

Η ειδική υπογραφή είναι νομικά ισοδύναμη με τη χειρόγραφη υπογραφή σε όλη την Ευρώπη.
Η sproof sign επιτρέπει την υπογραφή συμβάσεων με διάφορους παρόχους ειδικής υπογραφής χάρη στη μοναδική διεπαφή της. Αυτό αποτελεί τεράστιο πλεονέκτημα κατά την προμήθεια και την έκδοση νομικά έγκυρων υπογραφών.
Κάντε κλικ εδώ για μια επισκόπηση όλων των ολοκληρωμένων παρόχων υπηρεσιών εμπιστοσύνης →

Επαλήθευση υπογραφών & λήψη αναφορών δοκιμών

Μπορείτε να ελέγξετε την εγκυρότητα των εφαρμοζόμενων ηλεκτρονικών υπογραφών απευθείας στο sproof sign με ένα κλικ του ποντικιού. Μπορείτε επίσης να κατεβάσετε μια έκθεση ελέγχου για κάθε εκτέλεση υπογραφής και να δείτε ποιος υπέγραψε με ποιο πιστοποιητικό και πότε.

Διαχείριση ομάδας & κανόνες αντικατάστασης

Το sproof sign επιτρέπει την απλή διαχείριση χρηστών και δικαιωμάτων για χρήστες εντός ενός προγράμματος. Επιπλέον, μπορεί να γίνει κεντρική διαχείριση της ποσόστωσης υπογραφών και να γίνουν διάφορες σημαντικές ρυθμίσεις για ολόκληρο το σχέδιο.

Υποστήριξη & Ακαδημία

Η sproof sign είναι γνωστή για τη γρήγορη και ευέλικτη υποστήριξή της. Η Ακαδημία της sproof sign είναι μια δωρεάν εκπαιδευτική πύλη που βοηθά εσάς και τους υπαλλήλους σας να ξεκινήσετε γρήγορα.

Διαφανής τιμολόγηση χωρίς κρυφό κόστος

Στόχος μας είναι να είμαστε ο ασυναγώνιστα καλύτερος πλειοδότης στην αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου υπογραφών. Με τον τρόπο αυτό, δίνουμε έμφαση στη δικαιοσύνη και τη διαφάνεια. Δύο αξίες που χαρακτηρίζουν την εταιρική μας κουλτούρα. Αυτές οι αξίες καθορίζουν επίσης την τιμολόγηση της λύσης μας στο τμήμα των επιχειρήσεων.