時間を節約し、集中力を持続させるAIノートテイカーの活用法

ミーティングでメモ取り係に任じられたことがある人なら、それがどれほど大変なことかをご存知でしょう。全員の発言を正確に書き留めようと努めたところで、ほんの一瞬でも意識が逸れると、重要な詳細を聞き逃してしまいかねません。聞くことと書くことで頭がいっぱいの状態では、しっかりと議論に参加することは困難です。そしてミーティングの後は、メモを整理し、重要な次のステップを把握し、要約をチームの他のメンバーに送る必要があるのです。こうした諸々のタスクは、生産性を低下させ、コラボレーションの中断を招く恐れがあります。そんなときにおすすめしたいのが、AIノート作成機能です。必須ツールとなるでしょう。

多くの人が、メモ取りを自動化したりミーティング情報を要約したりするために、AIミーティングアプリやAIツールを利用しています。まるで、ミーティング中にAIアシスタントがそばにいて、メモを取り、議論の項目を記録してくれるので、会話に集中できるようなものです。言うまでもなく、要点がまとまったミーティング要約があれば、フォローアップのメールを書くのがずっと楽になります。

AIメモツールでどのようなメリットが得られるのか、そしてなぜAIが会議での新しい親友になるかもしれないのかをご覧ください。

生成AIモデルは、おそらくプロンプトに基づいてメッセージを生成することで最もよく知られていますが、情報を要約することも得意です。自然言語処理(NLP)を使用して、長いメッセージを、テキストの重要なポイントを含む短い要約に合成します。

AIノートテイカーはミーティングの会話を文字起こしして、それをテキスト入力に使用し、議論内容の要約を作成します。多くのノートアプリは、ミーティングの文脈を理解した上で重要なポイントやアクションアイテムを特定する機能も備えています。

多くのAIノート作成アプリは、ミーティング要約を生成するために、ミーティング全体の録音を必要とします。ミーティングを録音したくない場合は、録音を必要としないツールを探しましょう。たとえば、Zoom AI Companionなら、ミーティングを録音せずに要約を生成できます。

ミーティング中にメモを取り、その後同僚とメモやアクションアイテムを共有する作業は、職場でかなりの時間を取られることがあります。Morning Consultが実施した調査*によると、チームリーダーの約75%が少なくとも週に数回これらのタスクを行っていると回答しており、調査対象のリーダーの48%はメモ取りに望んでいる以上の時間を費やしていると述べています。

AI のメモ機能を使用すると時間を節約できますが、恩恵はそれだけではありません。ここからは、AI のメモアプリを使うメリットをいくつかご紹介します。

メモを取っているときは、いかに議論に貢献できるかではなく、どうしても手元のタスクに集中してしまいます。AI のメモ機能を使えば、その分ミーティングに全神経を傾けることができます。

ミーティングで一瞬席を外した間に重要な内容を聞き逃したことはありませんか？AIノートテイカーは休憩を取る必要がないため、ミーティング要約が包括的になるのでご安心ください。さらに、一部のツールでは、ノートアプリに対してリアルタイムでミーティングに関する質問ができるため、「今のもう一度いいですか？」と議論を中断する必要がありません。

打ち合わせのたびに、取ったメモを整理して体裁を整え、他の人と共有できる状態にする…これは時間のかかる作業です。AIを活用したミーティング要約は、生成され次第すぐに確認・共有できるため、インサイトをより早くチームに届けることができます。一部のツールでは、ミーティング終了後すぐに、フォローアップのメールやチャットで出席者に要約を自動送信することが可能です。

スケジュールが詰まっていたり、ダブルブッキングしてしまったりしても、心配はいりません。同僚に最新情報を聞く代わりに（そして、抜けがあるかもしれない同僚のメモに頼る代わりに）、AI が作成したミーティング要約を使えば、聞き逃した内容を把握できます。

ミーティングへの参加とメモ取りは、1週間あたり何時間もの生産性の損失につながることがあります。AIノートテイカーを使えば、時間を節約でき、より重要でインパクトのある業務に集中するための余裕をスケジュールに生み出せます。ROI計算ツールを使えば、AIノートテイカーを導入した場合に、従業員数や週あたりの時間節約量に基づいて、どれほどのコスト削減が見込めるかを数値化できます。

AI Companionは、対象の有料Zoomプランのユーザーに信頼性が高く正確なAIミーティング要約を提供してきましたが、今後は「マイノート」（2025年10月提供予定）や、サードパーティのミーティングでAI Companionを利用できる機能（2025年9月提供開始）などにより、ノート作成機能がさらに強化されます。マイノートを使えば、ミーティング中に自分のノートを取ることができ、AI Companionがミーティング要約を加えることで、より充実したコンテキストを得られるようになります。

対象の有料Zoomプランをご利用中であれば、すでにAI Companionをお使いいただけます（対象プランをお持ちでない場合は、今すぐアップグレードできます）。一部の機能については、Zoom管理者に有効化を依頼する必要があります。

ミーティングの前、ミーティング中、ミーティング後の各段階で、AI Companionによるメモ作成をどのように実装できるか考えてみましょう。

ミーティングの前

ミーティング中

ミーティング後