档案名词解释

在描述系统应用的的时候，会用到档案行业和计算机专业的行业术语或专有 名词，常见的术语及名词解释如下：

• 档案 archives 国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的历史文献；
• 档案管理 archive management 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
• 档案室 records office 国家机构、社会组织内部设置的集中管理本单位档案的组织形式的统称；
• 收集 acquisition and collection 档案馆、档案室接收及征集档案和有关文献的活动；
• 归档 filing 办理完毕的文件经系统整理交档案室保存的过程；
• 移交 transfer 按照国家规定把档案交给档案馆、档案室保存的过程；
• 鉴定 appraisal 对档案真伪和价值的判定；
• 保管期限 retention duration(period) 对档案划定的存留年限；
• 销毁 destruction 经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程；
• 案卷 file 在一个全宗内，由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹、卷皮内的基本保管单位，简称卷；
• 卷内备考表 memorandum 卷内文件状况的记录，排列在卷内文件之后；
• 档号 archival number 档案实体编号的总称，包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件 号、页号；
• 编目 cataloguing 按照一定的规则将著录的条目组织成目录的过程；
• 目录 catalogue 按照一定次序编排的、揭示档案或其他文献特征的条目，是档案的一种 检索、报道工具；
• 卷内目录 file list 登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷内 文件之前。
• 案卷目录 inventory 按照特定要求登录案卷题名和其他特征编排成的一种档案检索、报道工 具；
• 著录 description 在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过 程；
• 标引 indexing 对档案内容进行主题分析，把结果以规范化的检索语言赋予检索标识的 过程。
• 检索 retrieval 有选择地查找已存储的档案或档案信息的过程。 
• 检索工具 finding aid 查找档案使用的目录、指南、索引等的统称。
• 登记 registration 登录档案和档案管理有关数据的过程。
• 统计报表 statistical form 由档案行政管理部门下达的具有统一制式的表册。

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