经验之谈之如何开一场有效的会议

本文分享了如何开一场有效会议的经验,包括会前准备(明确背景、主题、目标,确定与会人员,设定时间地点并发送邀请),会议中注意事项(控制时间与主题,记录会议纪要),以及会后跟进(整理会议纪要,跟进待办事项)以确保会议高效且有成果。

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大家有没有遇到这样的情况,会议好多,而且有的会议开了一遍又一遍,总也得不出个结论?一个会议开几个小时,大部分时间都是某两三个人在那儿争执不下,谁也说服不了谁,其他人就坐在那“旁听”,越扯越远,时间越拖越长,心里面不爽,想走又不太好意思,觉得这些个会开得实在没意思,以前的我也经历过好多这样的会议,不忙的时候还行,反正在哪坐着都是坐着。忙的时候,听他们扯完,我还得回去加班,心里着实不爽。

那么如何摆脱这种困境,如何开一个高效的会议呢?下面分三步曲谈谈我的经验。

一、会前应做哪些准备

会前准备要解决的问题有:

  • 发起会议的背景、会议主题、会议想要达成的目标是什么?

    回答好这几个问题,那么我们就大致知道这次开会的内容了,明确好主题及要解决的问题,这样可以让会议更有针对性,不至于大家来参加会议了,还不知道是为什么?是否与我有关?是否会牵扯到我的利益?会前与会人员对会议有个大致了解还有个好处是,大家会在脑子里提前准备好问题或者想表达的观点,这样会议会更高效。

  • 与会人员有哪些

    即跟这次会议主题有关的人有哪些,这些人参加即可,无关的人就不要邀请了,浪费大家的时间,而且这些人也不会有参与讨论的积极性。

  • 会议时间、地点确定好

    时间这个要和相关人员约定好,避免与他人其他的工作安排冲突了,如果这次会议的重要人员未能到场,那可能这次会白开了。

以上内容都确定好后,发会议邀请给相关与会人员,邮件中简略介绍下背景、主题及要讨论的事项,1、2、3这样列出来,如果有其他相关资料,可以作为附件发出来,让大家提前了解。会议时间、地点也在会议邀请中写明。

  • 讨论事项1
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