Aus dem Kurs: Business-Analyse: Geschäftsprozessmodellierung

Der Zweck eines funktionsübergreifenden Flussdiagramms

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Der Zweck eines funktionsübergreifenden Flussdiagramms

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Früher habe ich mal kleinen Kindern Baseball beigebracht. Am Anfang der Saison gingen wir immer die Regeln noch einmal durch. Stell dich hier auf das Homeplate, schlag den Ball und lauf. Die Anfänger rannten unweigerlich falsch herum zur dritten Base. Manche liefen über den Diamond zur zweiten Base. Aber als sie alle anderen Kinder schreien und lachen hörten, merkten sie schnell, dass Baseball eine Ordnung hat und sie beim Rennen um die Bases eine Reihenfolge einhalten mussten, um einen Homerun zu bekommen. Auch in funktionsübergreifenden Flussdiagrammen muss die Reihenfolge der Ereignisse stimmen. Das funktionsübergreifende Flussdiagramm hat den Zweck, die Aktivitäten der diversen Beteiligten zu erfassen und zu ordnen, vom Auslöser des Prozessstarts bis zum Abschluss des Prozesses. Es erzählt die ganze Geschichte. Es illustriert einen Ablauf von Ereignissen, besonders die Überschneidungen der Funktionsbereiche, daher der Name funktionsübergreifendes Flussdiagramm. Die vergleichende Analyse kann auch auf der übergreifenden Ebene beginnen. Ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm des Ist-Zustands zeigt und entschlüsselt sehr gut die vorhandenen komplexen Geschäftsprozesse und entlarvt überflüssiges Verschieben der Arbeit zwischen den Funktionsbereichen. Die Analyse dieser Prozesse und der Zeit, um von einem Prozess in den nächsten zu gelangen, entlarvt Ineffizienzen und zeigt, wo Prozesse verschlankt und verbessert werden können. Das Schöne an dieser Dokumentationsebene ist, dass Sie die Interaktion der Funktionsbereiche sehen, ohne in langwierige, detaillierte Schritt-für-Schritt-Workflows einsteigen zu müssen. Wenn die Zahl der Schritte auf dem Diagramm anfängt, unübersichtlich zu werden, können Sie diese zu sogenannten vordefinierten Teilprozessen zusammenfassen. Sie sehen in diesem Beispiel eines funktionsübergreifenden Flussdiagramms zwei Teilprozesse: »Auftrag erstellen« wird vom Vertrieb ausgeführt und »Auftrag ausführen« vom Fulfillment-Team. Der Zweck funktionsübergreifender Flussdiagramme ist, dass Sie nicht all die Details dokumentieren müssen, die den Prozess verlangsamen, indem Sie versuchen, jeden Schritt zu erfassen und zu überprüfen. Auf dieser Ebene zeigen Sie einfach nur, dass der Vertrieb den Auftrag erstellt und das Fulfillment den Auftrag bearbeitet. Die Schwimmbahnen zeigen klar, wo eine Aufgabe endet und die nächste anfängt. Sie verstehen also beim ersten Blick auf dieses Diagramm: Wenn der Vertrieb den Auftrag fertig hat, erhält die Fulfillment-Abteilung den Auslöser, den Auftrag auszuführen. Die einzelnen Schritte in den Prozessen der Auftragserstellung und -erfüllung werden in separaten Dokumenten aufgeführt. Funktionsübergreifende Flussdiagramme helfen allen zu verstehen, wer was in welcher Reihenfolge tun muss. Sie machen alles klarer und verständlicher, damit Sie um Ihre Bases kurven und den Homerun bekommen können.

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