Benachrichtigen, wenn sich ein Dokument ändert oder gelöscht wird

Mitglieder der Teamwebsite können auf die Dateien einer Dokumentenbibliothek zugreifen. Sie können Dateien öffnen, Sie können sie bearbeiten, sie können die Dateien aber auch löschen. So kann es vorkommen, dass Dateien ggf. ungewollt gelöscht werden. Die Dateien werden dann in den Papierkorb der Teamwebsite verschoben und über den Löschvorgang erfolgt jedoch keine Benachrichtigung, sodass es vorkommen kann, dass niemand aus dem Team feststellt, dass die wichtige Datei fehlt. In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie sich per E-Mail benachrichtigen lassen können, wenn in Ihrer Bibliothek etwas gelöscht wurde. Grundsätzlich können Sie Benachrichtigungen auf Dateiebene festlegen. Das bedeutet, dass Sie sich über Änderungen an einem ausgewählten Dokument benachrichtigen lassen. Dann müssten Sie das Dokument auswählen, in der Menüleiste auf die drei Punkte klicken und den Befehl "Mich benachrichtigen" auswählen, dann allerdings werden Sie nur über Änderungen oder über den Löschvorgang dieser einen Datei benachrichtigt. Wenn Sie sich jedoch grundsätzlich informieren lassen möchten, wenn Dateien aus der Dokumentenbibliothek gelöscht werden, betrifft es die gesamte Bibliothek, deshalb ist es wichtig, dass Sie entweder ein Dokument auswählen, wenn Sie über Änderungen darin informiert werden möchten, oder dass Sie kein Dokument auswählen, wenn Sie sich über die Änderung innerhalb der gesamten Bibliothek benachrichtigen lassen möchten. Ich habe nichts ausgewählt, deshalb kann ich jetzt beruhigt auf die drei Punkte klicken und auf den Befehl "Mich benachrichtigen". Ein Formular wird geöffnet, in dem ich nun die gewünschten Benachrichtigungseinstellungen vornehmen kann. Der Benachrichtigungstitel im oberen Bereich sagt aus, aus welcher Bibliothek Sie benachrichtigt werden. Wenn Sie in vielen Teamwebsites zusammenarbeiten, macht es Sinn, hier den Teamwebsitenamen davor zu schreiben. Im Bereich "Benachrichtigungen senden an" können nur Besitzer:innen der Website weitere Personen hinzufügen. Falls die Personen, die auf der Teamwebsite Zugriffsrechte besitzen, hinzufügen, werden diese ebenfalls per E-Mail über Löschvorgänge informiert. Jedes Teammitglied kann diese Benachrichtigungen jedoch deaktivieren, sodass also keine Garantie besteht, dass alle Teammitglieder tatsächlich informiert werden. Sie können dann in dieses Feld klicken und den jeweiligen Namen eingeben. Hier wird auch wieder auf das globale Adressbuch zugegriffen. Wenn Sie nur ein Mitglied der Website sind, können Sie an dieser Stelle keine weiteren Personen hinzufügen, dann steht nur Ihr Name hier geschrieben. Im Bereich Zustellart können Sie je nach Konfiguration Ihres Systems festlegen, ob Sie per E-Mail oder per SMS über das Smartphone informiert werden möchten, in meiner Umgebung ist nur die E-Mail-Benachrichtigungen möglich. Im Bereich Änderungstyp legen Sie die Einschränkung fest, worüber Sie benachrichtigt werden möchten. Wenn Sie über alle Änderungen innerhalb der Bibliothek benachrichtigt werden möchten, lassen Sie die Option aktiviert "Alle Änderungen", dann werden Sie über sämtliche Änderungen informiert. Sie werden dann informiert, wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird, wenn an einem vorhandenen Dokument Änderungen vorgenommen werden und wenn Dateien gelöscht werden und je nachdem, wie intensiv in dieser Bibliothek gearbeitet wird, erhalten Sie ggf. eine E-Mail-Flut. In meinem Beispiel möchte ich nur über gelöschte Dateien informiert werden, ich wähle also den unteren Eintrag "Element werden gelöscht". Ich blättere etwas weiter nach unten. Je nachdem welche Auswahl Sie im oberen Bereich getroffen haben, hätten Sie nun hier im Bereich "Für diese Änderungen Benachrichtigungen senden" noch die Möglichkeit, weitere Filterung vorzunehmen. In meinem Fall überspringe ich diesen Bereich. Im unteren Bereich "Zeitpunkt des Versendens von Benachrichtigungen" können Sie festlegen, ob Sie sofort benachrichtigt werden möchten, sobald eine Datei gelöscht wird, oder ob Sie eine tägliche Zusammenfassung haben möchten oder eine wöchentliche. Wenn Sie sich für eine tägliche oder eine wöchentliche Zusammenfassung entscheiden, können Sie im unteren Bereich auch noch einmal die Zeit oder auch den Wochentag festlegen, wann genau Sie informiert werden möchten. Ich möchte sofort benachrichtigt werden, wenn ein Dokument gelöscht wird, und dann navigiere ich weiter nach unten und bestätige mit OK. Sobald man so eine Benachrichtigungen erstellt hat, erhält man per E-Mail eine Information, dass die Benachrichtigung erfolgreich eingerichtet wurde. Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Benachrichtigung nicht mehr erhalten, wechseln Sie in eine beliebige Bibliothek innerhalb der Teamwebsite, wo Sie die Benachrichtigung festgelegt haben, und dann klicken Sie erneut in der Menüleiste auf die drei Punkte. Im unteren Bereich finden Sie "Meine Benachrichtigungen verwalten" und auf dieser Seite sehen Sie alle Benachrichtigungen, die Sie auf der Teamwebsite festgelegt haben. Sie können die Benachrichtigung auswählen und im oberen Bereich auf "Ausgewählte Benachrichtigungen löschen" klicken, um die Benachrichtigungen zukünftig nicht mehr zu erhalten. Der Löschvorgang musste noch einmal bestätigt werden, ich klicke auf OK. Die Benachrichtigung wurde nun gelöscht und ich erhalte keine Benachrichtigung per E-Mail mehr. Benachrichtigungen können Sie auch in jeder Liste einrichten. Überlegen Sie aber immer zuerst, ob Sie sich für ein Dokument-Element oder für die ganze Liste bzw. Bibliothek benachrichtigen lassen möchten.