Planung / Terminierung eines Außendienstes mit XPages - ICS.UG 2016
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Das Dokument beschreibt die Planung und Terminierung eines Außendienstes unter Verwendung von XPages durch die Como Solution GmbH, die sich auf IBM Notes/Domino Infrastrukturen spezialisiert hat. Es werden bestehende Herausforderungen mit veralteter Software und unzureichender Kartendaten hervorgehoben sowie die Entwicklung einer modernen XPages-Anwendung zur Optimierung der Terminvergabe und Ressourcenverwaltung vorgestellt. Die Lösung beinhaltet unter anderem die Integration von Google Maps sowie eine intelligente Rangordnung zur Verbesserung der Planungseffizienz.
Planung / Terminierung eines Außendienstes mit XPages - ICS.UG 2016
- 2. www.ics.ug #icsug Über mich • Michael Penteker • Senior Account Manager D/A/CH • Eins;eg 01.04.15 • IBM Notes / Domino seit 1998 – 1998 – 2003 Administra;on / Betrieb – seit 2003 Projektvertrieb • Enthusiast & passionierter Anwender
- 3. www.ics.ug #icsug Über CoMo Solu;on GmbH • Gründung 2009 • Inhabergeführt, GeschäXsführer Marcus Prell • Hauptsitz Lauf a.d. Pegnitz (Nürnberg) • weiterer Standort München • 20 Mitarbeiter • kon;nuierliches und gesundes Wachstum seit Gründung • alle Mitarbeiter mit Hersteller-Zer;fizierungen IBM, BlackBerry
- 4. www.ics.ug #icsug Strategische PartnerschaXen • IBM Advanced Business Partner • BlackBerry Enterprise Partner – VAD • Vodafone Solu;onPartner Preferred • Telekom Partner
- 6. www.ics.ug #icsug Pordolio „Co“ • Planung, Augau und Betriebsunterstützung von komplexen IBM Notes / Domino Infrastrukturen • Supportunterstützung und Weiterentwicklung • Remote Administra;on Services – Urlaubsvertretung / längerfris;ger Ausfall – Entlastung der eigenen Ressourcen • Anwendungsentwicklung – Notes na;v – Por;erung und Neuentwicklung von Web-Applika;onen (XPages) – Spezialisiert auf Workflows für GeschäXsprozesse • Lizenzberatung und -beschaffung • Schulungen / „Training on the job“
- 7. www.ics.ug #icsug Pordolio „Mo“ • Konzep;on & Entwicklung von mobilen Applika;onen • Konzep;on & Entwicklung von Sicherheitskonzepten • Strategische Beratung im Bereich Mobilfunkprovider • Planung, Augau und Betriebsunterstützung mobiler Infrastrukturen • Supportunterstützung mobiler Infrastrukturen • Lizenzberatung und -beschaffung • Hardwareberatung und -beschaffung • Schulungen / Training on the job
- 9. www.ics.ug #icsug Kundenprojekt • Wer • Mitarbeiteranzahl • Branche • Standorte • Umsatz • KerngeschäX • Marktposi;on Mimelstand ca. 300 Mitarbeiter Möbel Zentrale in Nürnberg, 8 weitere Standorte in D ~ 75 Mio. € in 2015 Beratung - Planung – Montage Nr. 3 in Deutschland
- 10. www.ics.ug #icsug Ausgangssitua;on • Komplemer Workflow auf Basis IBM Domino abgebildet – Vom Erstkontakt bis zur Rechnungsstellung über IBM Domino-Applika;on (1 Anwendung, 80 DB mit Rollenkonzept) – Dezentraler Vertrieb mit 100 Außendienstmitarbeitern (IBM Notes Client) – Online Vertrieb über Websession – Zentrale AuXragsbearbeitung über IBM Notes Clíent – Kommunika;on & Steuerung Hersteller, Montageteams und Zulieferer via XPages-Portal • Terminierung der Berater über na;ven PlanungssoXware (Releasestand 2004, Platorm JBoss) • Schnimstelle (.Net Applika;on) // Interak;on mit Notes (z.B. Kundenadressen)
- 11. www.ics.ug #icsug Infrastruktur • Mail- und Applika;onsserver IBM Domino Version 8.5.3 (aufgrund Abhängigkeit Archivierungssystem), jeweils im Cluster • vorgangsbezogene Archivierung Mails und Notesdokumente • Notes basiertes CRM – 30.000 Adresssätze – ca. 3 Mio. Notesdokumente • Webserver IBM Domino Version 9.0.1 (Platorm für XPages) • IBM Notes Client Version 9.0.1 • Insgesamt 20 Domino-Server, 200 Clients und 300 Web/Mobile User
- 12. www.ics.ug #icsug Problem PlanungssoXware • Veraltete SoXware • Keine Unterstützung / Weiterentwicklung seitens des Herstellers – Kein Nachfolgeprodukt • Seit 2012 kein aktuelles Kartenmaterial für Tourenplanung • Nicht abschätzbare Kosten für den weiteren Betrieb • Entscheidung September 2014: Ablösung der PlanungssoXware
- 13. www.ics.ug #icsug Auswirkungen • Keine Möglichkeit der defini;ven Terminzusage für den Endkunden • altes Kartenmaterial – Unvollständig / fehlende Adressen (z.B. Neubaugebiete) – Keine Möglichkeit Geocodierung • Terminverzögerungen • Unsinnige, lange Fahrtwege • Zwei Berater fahren jeweils in das Gebiet des anderen… • Wartezeit auf nächstmöglichen Termin
- 14. www.ics.ug #icsug Anforderungen • Modernes UI • Nutzung aktueller IBM Technologie • Möglichst aktuelles Kartenmaterial (inkl. Wemer und Live Traffic) • Integra;on in bestehende Infrastruktur • Op;male Terminein- und verteilung • Op;mierung der Fahrtwege und Fahrzeiten – Reduzierung von Streckenüberschneidungen • Kunde bekommt am Telefon den „besten“ Termin genannt • Steigerung der Termine pro Berater – Jeder Berater pro Tag 1 Termin
- 15. www.ics.ug #icsug Unsere Lösung • Kompleme Xpages Anwendung (from 0 to hero) • Integra;on CoMo Workflow Engine • Integra;on von Google Maps (Maps & Distance Matrix API) • Vermeidung von redundanten Datensätzen (durch „Sound Abgleich“) • Verbesserung der Auslastung der Aussendienstmitarbeiter durch intelligentes Ra;ng bei Terminvorschlägen • Integra;on in die bestehende Workflow-Umgebung – Easy to use – KIS Prinzip – Seamless Integra;on – Minimierung Schulungsaufwand
- 16. www.ics.ug #icsug Unsere Lösung - Herzstück • Ra;ng – Fahrzeit – Wartezeit – Abschluss Quote Berater – Auslastung Berater – Aktualität • Op;mierungslauf jede Nacht (bis 2 Tage vor eigentlichem Beratertermin) • Endkundenabsagen kurzfris;g neu planbar • Kunde sagt Termin ab: System hält einen Terminpool vor um trotzdem Auslastung der AD Mitarbeiter zu ermöglichen (Termine werden nur im Zeidenster von 3 Monaten vergeben)
- 17. www.ics.ug #icsug Unsere Lösung – ZDF • ca. 10.000 Abfragen über Google APIs pro Tag • Op;mierung von 1.000 Terminen in der ZukunX pro Nacht • Antwortzeiten Google Abfrage unter 1 Sek. • Ini;alprojekt – Go Live Dez. 2015 – ca. 300 Personentage • Aktuelle Projektstatus: ongoing
- 23. www.ics.ug #icsug Planbare Zeit Für Termine nicht verfügbar Arbeitsfreie Zeit Screenshots Termin Fahrzeit
- 25. www.ics.ug #icsug ZukunX • Mobile App für iOS / Android: Rückmeldung Termin erfolgt ja/nein? • Integra;on DominoToGo à Offline Kundendaten • Self-service für Endkunden (Web + App) • PoC Einsatz IBM Watson (Analyse / Bewertung von Kau~raX) • Erweiterung und Ausbau Repor;ng (Big Data)