¿Cómo utiliza la supervisión y el control de procesos para impulsar la mejora continua?

1 ¿Qué son la monitorización y el control de procesos?

El monitoreo y control de procesos son las actividades de medir, analizar y ajustar el rendimiento de los procesos de negocio en función de estándares y objetivos predefinidos. El monitoreo de procesos implica recopilar y mostrar datos sobre indicadores clave del proceso (KPI), como el tiempo de ciclo, la tasa de error, la satisfacción del cliente y el costo. El control de procesos implica comparar el rendimiento real con el rendimiento deseado, identificar las brechas y las causas raíz, e implementar acciones correctivas y preventivas para cerrar las brechas y evitar la recurrencia.

2 ¿Por qué es importante el monitoreo y control de procesos para BPI?

El monitoreo y control de procesos son esenciales para BPI, ya que le permiten evaluar la efectividad de sus iniciativas de mejora de procesos, identificar oportunidades para mejorar aún más y garantizar que los procesos mejorados se mantengan y estén alineados con sus objetivos estratégicos. Al monitorear y controlar sus procesos, puede realizar un seguimiento del progreso y el impacto de sus proyectos de mejora de procesos, medir el retorno de la inversión (ROI) de sus esfuerzos de BPI, detectar y resolver problemas y desviaciones de procesos antes de que escalen, identificar y eliminar el desperdicio, la variación y la ineficiencia en sus procesos, y fomentar una cultura de mejora continua e innovación en su organización. Esto ayudará a mejorar su productividad, calidad y satisfacción del cliente, así como a alentar a sus empleados a participar en las actividades de BPI y proporcionar comentarios y sugerencias.

3 ¿Cómo utiliza la supervisión y el control de procesos para impulsar la mejora continua?

Para impulsar la mejora continua a través de la supervisión y el control de procesos, debe seguir un proceso sistemático e iterativo que implica cuatro pasos. En primer lugar, debe planificar definiendo sus metas y objetivos de mejora de procesos, identificando y priorizando sus oportunidades de mejora de procesos y estableciendo su plan de monitoreo y control de procesos. Este plan debe incluir el alcance, el propósito y la frecuencia de sus actividades de monitoreo y control de procesos, los KPI y objetivos que utilizará para medir y evaluar el desempeño de su proceso, y las funciones y responsabilidades de su equipo de monitoreo y control de procesos. En segundo lugar, debe hacerlo ejecutando sus proyectos de mejora de procesos e implementando su plan de monitoreo y control de procesos. Debe recopilar y registrar datos sobre el rendimiento de su proceso y mostrarlos de una manera visual y accesible, como paneles, gráficos o informes. Además, debe utilizar herramientas y técnicas como mapeo de procesos, diagramas de flujo, listas de comprobación o auditorías para documentar y estandarizar sus procesos y garantizar el cumplimiento de los requisitos de su proceso y las mejores prácticas. En tercer lugar, debe verificar analizando los datos de rendimiento de su proceso y comparándolos con sus metas y objetivos de mejora de procesos. Debe identificar y cuantificar las brechas y desviaciones entre su rendimiento real y deseado, y determinar las causas raíz y las fuentes de variación en sus procesos. Debe usar herramientas y técnicas como gráficos de Pareto, diagramas de espina de pescado o 5 porqués para priorizar y categorizar sus problemas de proceso y encontrar sus causas raíz. Por último, debe actuar tomando medidas para corregir y prevenir los problemas de su proceso y cerrar las brechas y desviaciones en el rendimiento de su proceso. Debe implementar acciones correctivas y preventivas, como el rediseño de procesos, la recapacitación o la automatización, y monitorear su efectividad e impacto. También debe revisar y actualizar su plan de monitoreo y control de procesos y KPI según sea necesario, y comunicar y celebrar los resultados y logros de mejora de su proceso.