Taller Portal de Congresos UNLP
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El documento detalla la organización y gestión de congresos a través de un portal que simplifica tareas como el registro de participantes, revisión de trabajos y coordinación de conferencias. Se describen roles específicos para usuarios, políticas de envío y evaluación de trabajos, así como la personalización del sitio web del congreso. El objetivo es facilitar la compleja organización de eventos científicos mediante herramientas adecuadas y una adecuada gestión de tiempos y recursos.
Taller Portal de Congresos UNLP
- 2. Temas del Taller • Acerca del portal. Motivación y descripción del servicio. • Navegación global del portal • Congresos e Instancias de Congresos • ¿por dónde comenzar? • Participantes, roles y tareas principales • Gestión de artículos: envío, revisión, corrección y publicación - roles y responsabilidades. • Publicación de trabajos en el sitio
- 3. Acerca del Portal de Congresos • La UNLP por medio de sus centros de investigación, facultades, cátedras y dependencias organiza constantemente gran cantidad de Congresos, Simposios, Workshops, reuniones científicas y mesas de debate (para simplificar, diremos simplemente Congresos). • Cada tipo de evento presenta distintos desafíos en lo relativo a su organización general, gestión de trabajos y ponencias, y gestión de miembros y participantes, fechas y planificación temporal, etcétera. • Si bien cada congreso es único, existen ciertas actividades y problemáticas que son transversales a todos los congresos.
- 4. • Algunas tareas comunes en la organización de un Congreso: • Registro del comité científico, comité organizador, autores/expositores, revisores, participantes, auspiciantes, Instituciones patrocinadoras... • Calendario: fechas límites para el registro de participantes, call for abstracts/papers, envío de resúmenes y/o trabajos, revisiones, pagos, publicación en línea • Organización de conferencias: centros de conferencias, salas, días, horarios. • Comunicación permanente, entre el comité organizador y autores, revisores, participantes, entre ellos mismos... • Gestión de trabajos, desde el envío inicial (parcial o completo), las distintas etapas de revisión, correcciones de contenido y de estilo, publicación final Acerca del Portal de Congresos
- 5. Acerca del Portalﾺ • Cada congreso tiene sus propias políticas de envío, secciones, idiomas oficiales, políticas de acceso a las publicaciones, etcétera. • Llevar adelante un congreso es una tarea compleja que requiere: organización, tiempo, esfuerzo, paciencia y predisposición. • El objetivo de este portal es aportar una herramienta para simplificar los primeros tres. La paciencia y predisposición corren por su propia cuenta. Acerca del Portal de Congresos
- 6. Este portal permite… • Desde lo estético: configurar el sitio web del congreso, logos, encabezados, colores y fuentes • Comunicación con el equipo de trabajo: comité organizador, directores y directores de secciones, revisores • Comunicación con autores, presentadores y participantes en general • gestión de todo el proceso de envío y corrección de trabajos • carga de patrocinadores y colaboradores • gestion de la línea de tiempo, fechas límites (deadlines), fechas y horas de las conferencias, salas y lugares • registro de pagos, pago en línea mediante PayPal
- 7. Personalización Cada Congreso tendrá su propia configuración, totalmente independiente de otros congresos. Es más, un mismo congreso puede tener distintas configuraciones para las distintas realizaciones (instancias) del mismo. El gestor del congreso podrá definir: • secciones y políticas para cada sección • normas para autores y para revisores • procesos de envío de trabajos • políticas de evaluación • políticas de acceso a los contenidos generados (actas) • idiomas de visualización del sitio, de los correos a usuarios
- 8. Cada cual atiende su juego Dentro del portal existe un conjunto de roles que los usuarios deben cumplir. Un mismo usuario puede cumplir más de un Rol, o incluso todos los roles para un determinado Congreso: • Administrador web: administración global del portal • Gestor del evento: encargado de la gestión de un congreso específico (y de todas las instancias del mismo). Sus tareas van desde la definición del circuito de revisión hasta la configuración gráfica del sitio. • Director: Encargado de la gestión de trabajos de una determinada instancia del congreso. • Revisor: Realizan la revisión de trabajos enviados por el director; mantiene comunicación constante con el Director. • Autor: puede enviar trabajos al congreso; mantiene comunicación constante con el Director. • Lector: accede a los trabajos una vez que han sido publicados (de acuerdo a las políticas de cada congreso)
- 9. Vamos a comenzar nuestro Congreso de Prueba. • Lo primero que debemos hacer es solicitarle al Administrador del sitio web que nos cree este congreso y nos dé un usuario y una clave de Gestor del Evento. • Este usuario posee control total sobre el congreso, y puede haber más de uno por congreso. • El Gestor será el encargado de la configuración del portal de éste congreso y la definición de parámetros propios del congreso (fechas, políticas, información general) ¿por dónde comenzamos?
- 10. El Gestor del Evento Opciones generales al congreso Opciones particulares de cada instancia del congreso Veamos algunas de estas tareas ...
- 11. • Además del idioma oficial, nuestro congreso puede tener otros idiomas disponibles. • Cada usuario podrá seleccionar el idioma de preferencia para navegar el sitio Idiomas
- 12. No solo la información general del congreso se puede configurar, sino que también el proceso de envío de trabajos, las política de evaluación, los recordatorios automáticos para autores y revisores, y mucho más Puesta en marcha
- 13. • El gestor puede personalizar el calendario, desde las fechas del llamado a presentación de trabajos y fechas límites de envío hasta las fechas de publicación contenidos en línea Todo a su tiempo
- 14. Todo a su tiempo
- 15. Se pueden personalizar cabeceras, logos, pies de página, formatos de listas y hasta la barra de navegación Las apariencias importan
- 16. • Si contamos con un diseñador con conocimiento de CSS, podemos definir nuestra propia hoja de estilos. Sino, podemos elegir una plantilla ya existente. • Además, podemos elegir cuantas columnas tendrá el sitio, y que se mostrará (o no se mostrará) en cada columna. Columnas y Estilos
- 17. Pongamos manos a la obra Para trabajar en este taller, no utilizaremos el verdadero sitio de Congresos, sino que utilizaremos uno de pruebas para romper tranquilos. Abrimos un navegador web y vamos a la siguiente dirección: http://testing.prebi.unlp.edu.ar/congresos
- 18. Ingresamos con nuestro usuario y nuestra clave
- 19. Al ingresar, veremos cuáles son los roles que tenemos asignados en este congreso
- 20. Autores: proceso de envio de trabajos Vamos a suponer que somos autores, y queremos enviar nuestro trabajo a este congreso. Para eso, vamos a comenzar el proceso de envio:
- 21. Autores: proceso de envio de trabajos En nuestro congreso de prueba, los autores deben cargar el abstract junto al trabajo completo, y no tienen permitido enviar archivos adjuntos. Esta es una decisión del Gestor del Congreso, quien podría elegir otra opción (solo abstract, solo trabajo completo, con/sin archivos adjuntos)
- 23. Autores: proceso de envio de trabajos El autor ha finalizado el envio del trabajo. A continuación, será uno de los Directores del Congreso quien decidirá que hacer con este nuevo trabajo: - enviarlo a revisión - aprobarlo directamente - rechazarlo directamente - consultar al autor o a los autores Vamos a suponer que el Director decide aprobar directamente el abstract.
- 24. Directores: recibiendo trabajos Vamos nuevamente al sitio de Usuarios, e ingresamos con el Rol de Director. Allí veremos la cantidad de trabajos pendientes
- 25. Directores: revisión de trabajos El Director debe tomar una serie de decisiones respecto a cada trabajo: –Asignar un Director encargado, en nuestro caso será él mismo. –Revisar los metadatos del trabajo, tipo de envío, sección y archivos adjuntos. –Asignar uno o más revisores al trabajo, y solicitarles que realicen la revisión.
- 26. El director puede seleccionar tantos revisores como considere necesario A cada revisor asignado debe pedirle que haga la revisión del trabajo El director puede decidir Aceptar, rechazar o continuar revisando el trabajoEn caso de existir una versión con cambios propios de la revisión, la misma puede ser subida Cuando el director considere que la etapa de revisión ha finalizado, puede marcarla como Completada.
- 27. Revisores, a revisar Cada revisor ha recibido una solicitud de revisión de cada trabajo por parte del Director. Lo primero que debe hacer es informar al Director si acepta hacer la revisión, o si la rechaza por algún motivo. Nosotros aceptaremos la solicitud de revisión Una vez aceptada la revisión debemos: 1. Descargar el documento 2. Cargar tantas revisiones como consideremos necesarias; al menos una es obligatoria. 3. Opcionalmente, podemos enviarle al Director una versión corregida por nosotros mismos, o cualquier archivo que consideremos relevante 4. Seleccionar una recomendación y finalizar la revisión.
- 29. Director: revisando revisiones Una vez que los revisores han hecho sus comentarios y enviado sus recomendaciones, la posta la tiene nuevamente el Director asignado al trabajo. Con un simple vistazo podemos ver que revisiones ya han sido finalizadas. Esto nos permitirá tomar una decisión y comunicarsela al autor.
- 30. Director: revisando revisiones Luego de ver cada recomendación, podremos tomar una decisión. Al informarle al autor la decisión tomada, podemos adjuntarle los comentarios que han realizado los revisores. Si tenemos una versión revisada (nuestra o enviada por los revisores), aqui podremos subirla también. Para poder continuar, aceptaremos el envio.
- 31. Director: completando el envio Si contamos con un equipo de diseño que se encargue de ajustar estéticamente los trabajos, podemos enviarles el trabajo que acabamos de aceptar. Caso contrario, o si los trabajos ya son enviados listos para publicar, no necesitaremos este paso. Nosotros supondremos esta situación. Una vez que el trabajo ha sido completado y estamos seguros que queremos incluirlo entre la lista de comuncaciones aceptadas, hacemos clic en el botón Completar y finalizamos de este modo la etapa de revisión.
- 32. • De acuerdo a la política que sigue nuestro congreso de prueba, los resúmenes de los trabajos aceptados se mostrarán directamente en el índice de presentaciones. • Podríamos haber elegido otra política, como por ejemplo no publicar la lista de trabajos hasta cierta fecha, publicarla solo para usuarios que se han registrado, que han pagado o directamente no publicarla pues nos guiaremos solo por la versión impresa en papel. Presentación lista
- 33. Presentación lista Si vamos a la página principal del congreso, veremos un enlace Presentaciones y Autores. Al ingresar, podemos ver cuáles son los trabajos que ya han sido aceptados. Esta información es visible porque así lo hemos decidido desde la configuración del Congreso, con el perfil de Gestor de la Conferencia.
- 34. • Finalizada la etapa de recepción, evaluación y aceptación/rechazo de trabajos, debemos comenzar a organizar las conferencias. • Debemos especificar edificios y salas, para luego poder asignarlos a los distintos eventos • Esta tarea es una de las tantas que realiza el Gestor del Congreso. • Vamos a ver como se programan las conferencias en nuestro congreso Planificando las conferencias
- 35. El gestor del evento puede realizar muchas tareas Entre ellas, encontramos la organización de las conferencias
- 37. • Como último paso, solo nos queda generar las actas del congreso. • El portal ofrece herramientas de lectura, para simplificar el acceso en línea • Las restricciones de acceso (abierto, solo para usuarios registrados, solo para participantes que han pagado) y las fechas en las cuales se publicarán los trabajos las define el Gestor del Congreso. Difusión de trabajos
- 38. Visítenos http://congresos.unlp.edu.ar Consultas técnicas y de gestión. [email protected] Consultas generales. Secretaría de Ciencia y Técnica de la UNLP: [email protected] ¡MUCHAS GRACIAS!