Etapas de la administración- control

Etapas de la
administración:
control
Marcelo Giovvan
Gutiérrez Bravo

Etapa de Control
 El

control se refiere a los mecanismos
utilizados para garantizar que conductas
y desempeño se cumplan con las reglas y
procedimientos de una empresa. El
término control tiene una connotación
negativa para la mayoría de las
personas, pues se le asocia con
restricción, imposición, delimitación,
vigilancia o manipulación;

Etapa de Control
 Stephen

Robbins define el control como
"un proceso de vigilar las actividades
para cerciorarse de que se desarrollan
conforme se planearon y para corregir
cualquier desviación evidente". En tanto
que James Stoner manifiesta que es el
proceso que permite garantizar que las
actividades reales se ajusten a las
actividades proyectadas.

Establecer estándares




Un estándar puede ser definido como una unidad
de medida que sirve como modelo, guía o patrón
con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de
ejecución deseado, de hecho, no son más que
los objetivos definidos de la organización. Ralph C.
Davis dice que los estándares no deben limitarse
a establecer niveles operativos de los
trabajadores, sino que, preferentemente, deben
abarcar las funciones básicas y áreas clave de
resultados:

Utilidades de los estándares






1. Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los
beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la
comparación o relación entre las utilidades y el capital
empleado en cada una de las funciones. Las tasas de
rendimiento sirven, también, para seleccionar alternativas
de operación financiera futuras.
2. Posición en el mercado. Estándares utilizados para
determinar la aceptación de algún producto en el
mercado, y la efectividad de las técnicas mercadológicas.
3. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse
no sólo para el área de producción, sino para todas las
áreas de la empresa. Se determina con base en medidas,
tales como horas-máquina, horas-hombre, etc.

Utilidades de los estándares






4. Calidad del producto. Este estándar se
establece para determina la primacía en cuanto
a calidad del producto, en relación con la
competencia.
5. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los
programas de desarrollo de la gerencia, y su
efectividad.
6. Evaluación de la actuación. Establece las
condiciones que deber existir para que el trabajo
se desempeñe satisfactoriamente; sirve para
determinar, objetivamente, los límites de
productividad del persona de la empresa.

Tipos de Estándares




Existen tres métodos para establecer estándares,
cuya aplicación varía de acuerdo con las
necesidades específicas del área donde se
implementen:
1. Estándares estadísticos. Llamados también
históricos, se elaboran con base en el análisis de
datos de experiencias pasadas, ya sea de la
misma empresa o de empresas competidoras. No
son del todo confiables, pues en ocasiones la
situación presente ha variado demasiado en
relación con el pasado, por tanto al establecerse,
la información estadística debe ser
complementada con el criterio.

Tipos de Estándares




2. Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente
juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del
administrador, en áreas en donde la ejecución personal es
de gran importancia. Se refieren a ciertas actividades cuyo
carácter es intangible o cualitativo, tales como la moral de
la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya
importancia es vital; su fijación, como ya se dijo, es
subjetiva o ajuicio de los ejecutivos.
3. Estándares técnicamente elaborados. Son aquéllos que
se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de
una situación de trabajo específica. Se desarrollan en
relación con la productividad de la maquinaria, del
equipo, y de los trabajadores; son llamados también
estándares de producción y de tiempos y movimientos.

Medición




Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la
aplicación de unidades de medida, que deben ser
definidas de acuerdo con los estándares. El establecer
dichas unidades es uno de los problemas más difíciles,
sobre todo en áreas con aspectos eminentemente
cualitativos.
Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale
primordialmente de los sistemas de información; por tanto,
la efectividad del proceso de control dependerá
directamente de la información recibida, misma que debe
ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), válida (que
mida realmente el fenómeno que intenta medir), con
unidades de medida apropiadas, y fluida (que se canalice
por los adecuados canales de comunicación).

Medición




Una vez efectuada la medición y obtenida
esta información, será necesario comparar
los resultados medidos en relación con los
estándares preestablecidos, determinándose
así las desviaciones, mismas que deberán
reportarse inmediatamente.
Es virtualmente imposible mencionar todas las
unidades de medida susceptibles de
aplicarse; a manera de ejemplo pueden
mencionarse algunas: tiempo por pieza
producida, porcentaje de material
rechazado, horas-máquina utilizadas, etc.

Corrección




La utilidad concreta y tangible del control está en la
acción correctiva para integrar las desviaciones en
relación con los estándares. El tomar acción correctiva es
función de carácter netamente ejecutivo; no obstante,
antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la
desviación es un síntoma o una causa. Un ejemplo
frecuente de esta situación sucede cuando existe una
baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha
ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de
incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente
analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en
el producto o de una publicidad muy pobre.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la
relación más estrecha entre la planeación y el control.

Retroalimentación
 Es

básica en el proceso de control, ya
que a través de la retroalimentación, la
información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo.
 De la calidad de la información,
dependerá el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.

IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA
DE CONTROL





Por último, es necesario mencionar que antes de
establecer un sistema de control se requiere:
1. Contar con objetivos y estándares que sean
estables.
2. Que el personal clave comprenda y esté de
acuerdo con los controles.
3. Que los resultados finales de cada actividad se
establezcan en relación con los objetivos.
4. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí
solo no contribuye a la eficiencia.
5. Evaluar la efectividad de los controles:
- Eliminando aquellos que no sirven.
- Simplificándolos.
- Combinándolos para perfeccionarlos.

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