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- 1. MS PROJECT 2010 Curso Básico de Microsoft Project 2010 Facilitador: Ricardo Fonseca
- 2. MS PROJECT 2010 INDICE INDICE ........................................................................................................................... 1 1. CONCEPTOS BASICOS ................................................................................................ 4 1.1 DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS................................................................... 4 1.2 QUE ES UN PROYECTO .................................................................................................... 4 1.3 DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO.............................................................. 5 1.4 GESTIÓN DE PROYECTOS ................................................................................................ 6 2. EJECUCION DEL PROGRAMA ..................................................................................... 8 3. CREAR UN NUEVO ARCHIVO ..................................................................................... 9 4. CALENDARIO DEL PROYECTO .................................................................................. 11 4.1 MODIFICAR UN CALENDARIO BASE .............................................................................. 12 4.2 CREAR UN CALENDARIO NUEVO................................................................................... 13 4.3 APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO ............................................................. 16 5. TAREAS .................................................................................................................. 17 5.1 AGREGAR TAREAS AL PROYECTO.................................................................................. 17 5.2 ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA ........................................................ 19 5.2.1 CONVERTIR UNA TAREA EN UNA SUBTAREA: ............................................................................... 19 5.2.2 INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO............................................................................ 20 6. ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO .......................................................... 22 7. ESCALAS TEMPORALES ........................................................................................... 24 8. TABLAS .................................................................................................................. 26 9. ORDENAR LA INFORMACIÓN EL PROYECTO ............................................................ 28 10. DURACIÓN DE LAS TAREAS ................................................................................... 29 11. DEPENDENCIA DE TAREAS .................................................................................... 30 12. HITOS................................................................................................................... 32 12.1 HITOS EN UN ESQUEMA ............................................................................................. 32 13. RECURSOS ............................................................................................................. 34 1
- 3. MS PROJECT 2010 13.1 ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE......................................................................... 34 13.2 DISPONIBILIDAD DE RECURSOS .................................................................................. 41 13.3 ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO ............................................. 42 13.4 VERIFICACIÓN DE LOS RECURSOS ............................................................................... 44 14. RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS.................................................................................... 46 15. VISUALIZACION DE TAREAS CRÍTICAS .................................................................... 49 16. DIVISIÓN DE TAREAS .............................................................................................. 53 17. CAMBIOS EN LA PROGRAMACIÓN .......................................................................... 54 18. DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIÓN .......................................................... 57 19. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO .............................................................................. 58 20. ESTABLECER UNA LÍNEA BASE............................................................................... 59 20.1 INFORMACIÓN DE RESUMEN PREVISTA Y REAL........................................................... 62 20.2 BORRAR UNA LÍNEA DE BASE ..................................................................................... 63 21. ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS .................................................. 64 21.1 ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGÚN LA PROGRAMACIÓN.............................................. 64 21.2 INTRODUCIR EL PORCENTAJE COMPLETADO ............................................................... 66 21.3 INTRODUCIR LA DURACIÓN REAL ............................................................................... 68 21.4 FECHAS DE COMIENZO Y FINALIZACIÓN DE LAS TAREAS .............................................. 69 22. ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS ............... 71 22.1 PORCENTAJE DE TRABAJO COMPLETADO ................................................................... 71 22.2 TRABAJO REAL Y EL TRABAJO RESTANTE COMPLETADO .............................................. 72 22.3 TRABAJO REAL COMPLETADO POR PERÍODO DE TIEMPO ............................................ 74 23. VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO ................................................................. 76 24. PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS ..................................... 77 25. PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS ........................................................... 78 25.1 ESPECIFICAR COSTOS VARIABLES PARA LOS RECURSOS DE TRABAJO ........................... 78 25.2 COSTOS FIJOS PARA LOS RECURSOS DE TRABAJO........................................................ 79 25.3 ESTABLECER LOS COSTOS PARA LOS RECURSOS DEL MATERIAL ................................... 80 25.4 COMO ESTABLECER VARIOS COSTOS PARA UN RECURSO: ........................................... 81 2
- 4. MS PROJECT 2010 26. CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS...................................................... 83 27. ESTABLECER LA ACUMULACIÓN DE COSTOS .......................................................... 85 28. PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS ...................................................... 87 29. REVISIÓN DE LOS COSTOS PLANEADOS ................................................................. 89 30. SUPERVISIÓN DEL PROYECTO ............................................................................... 94 31. INFORMES SOBRE EL PROYECTO ........................................................................... 99 32. EJEMPLOS DE INFORMES .................................................................................... 102 33. INFORMES PERSONALIZADOS ............................................................................. 105 FIN ............................................................................................................................ 108 3
- 5. MS PROJECT 2010 1. CONCEPTOS BASICOS 1.1 DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS Microsoft Project es una aplicación de gestión de proyectos, que ayuda a organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado. 1.2 QUE ES UN PROYECTO Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos aspectos antes, durante y al final del mismo: Antes del proyecto: Definir el proyecto, determinando cuáles son las tareas que hay que realizar para conseguirlo. Identificar quién se encargará de cada tarea. Detallar cuándo se va a comenzar cada una de esas tareas y cuánto se va a tardar en realizarlas. Determinar el coste total del proyecto. Durante el proyecto: Anotar cuándo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea. Indicar qué problemas van surgiendo. Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de los mismos a las personas implicadas en el proyecto. Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto. Al finalizar el proyecto: Evaluarlo para realizar proyectos más efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las sugerencias de las personas participantes. 5
- 6. MS PROJECT 2010 1.3 DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO Una vez que hemos definido nuestro proyecto sólo nos queda decidir cómo y cuándo se alcanzará el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto está formado por las partes siguientes: Tareas: También se les llama pasos y definen el ámbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qué tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los elementos serían: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones serían: visitar agencias de viajes, ver qué lugares están disponibles en una fecha, reservar hotel,... Al identificar las tareas hay que organizarlas jerárquicamente, en la llamada “Estructura de descomposición del trabajo”. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultáneamente. También tenemos que detallar la duración, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite especificar la duración en semanas, días, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duración de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos: 1. Información histórica, recogida de otros proyectos similares. 2. Participación de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias. 3. Intuición de alguien que la ha realizado anteriormente. 4. Indeterminación. Cuando no se tiene otra información. 5
- 7. MS PROJECT 2010 Hitos: Representan la finalización de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duración cero ya que marcan la finalización de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querrá decir que el proyecto se ha concluido. Recursos: En los recursos están incluidos las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Además de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento. 1.4 GESTIÓN DE PROYECTOS Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente mencionados. Gracias a este software de gestión de proyectos podemos: Ver cómo algún cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto. Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cuándo tienen que hacerlo. Cómo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar: Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificación, una vez que se han establecido las tareas a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad del proyecto basándonos en sugerencias y trucos que estos ofrecen. Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el seguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si hay algún retraso en su finalización,... y también se tiene en cuenta los imprevistos que puede haber. Comunicación de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas las personas que participan en un proyecto, éstas tienen que estar informadas para que puedan trabajar efectivamente. Mediante el uso de los informes, se puede presentar la información necesaria en cada caso. 6
- 8. MS PROJECT 2010 Evaluación del proyecto: Project almacena toda la información relacionada con las tareas, los costes,... y esta información ayuda a realizar la evaluación final del proyecto. También permite hacer sugerencias para proyectos futuros. Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en diversos momentos del planteamiento y la ejecución de un proyecto, quizás las dos más útiles son el Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama Pert, que aclara la relación entre las mismas. Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea está representada por una barra horizontal, y se sitúan a lo largo de un período de tiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud de cada barra corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. También a través del diagrama de Gantt podemos ver la relación entre tareas, cuando varias barras horizontales se unen entre sí indicando que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar cuando haya terminado la anterior. Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su duración. En el diagrama Pert las tareas están representadas por recuadros, llamados nodos, que contienen información de las mismas, y cuando varias tareas están relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente después de otra bien porque una dependa de otra, se unen por líneas. 7
- 9. MS PROJECT 2010 2. EJECUCION DEL PROGRAMA Una vez aclarados varios puntos teóricos vamos a ver como se ejecuta el programa MS PROJECT 2010 1. Clic en Inicio 2. Clic en todos los programas 3. Ubicamos Microsoft Office 4. Seleccionamos Microsoft Project 2010 8
- 10. MS PROJECT 2010 3. CREAR UN NUEVO ARCHIVO 1. Inicie el programa 2. En el menú archivo haga clic en nuevo 3. Clic en proyecto en blanco y posteriormente en crear Ahora se debe definir si la programación se hará a partir de la fecha de finalización o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalización, las Tareas que no requieran una fecha específica de programación se programaran lo más tarde posible, en lugar de hacerlo lo antes posible). Cuando ya se tenga esta información clara: haga clic en la ficha proyecto – información del proyecto en el cuadro de dialogo que aparecerá escriba: Fecha de comienzo(fecha de inicio de proyecto, la fecha de fin se programara automáticamente), Programar a partir de(escoja si utilizara programación desde el comienzo o desde el final del proyecto) 9
- 11. MS PROJECT 2010 Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que se pone es en Fecha de fin y dejar constante la fecha de Comienzo Por defecto se tomara la fecha del día que aparece en el recuadro fecha de hoy para iniciar la programación, usted puede modificar la fecha de inicio si lo desea. Al terminar dar clic en aceptar para cerrar el cuadro de dialogo. 10
- 12. MS PROJECT 2010 4. CALENDARIO DEL PROYECTO Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos Calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general estándar lunes a viernes de 9 am a 7 pm con una hora libre a medio día. (Este el calendario predeterminado que utiliza el programa) turno de noche de 11pm a 8 am con una hora de descanso de 3 a 4 am, 5 días a la semana 24 horas 24 hrs. Diarias los 7 dias de la semana Para modificar cualquiera de estos calendarios según la necesidad del proyecto: Haga clic en la ficha Proyecto – cambiar tiempo de trabajo Para hacer el cambio en el calendario es necesario saber cuáles son los días de descanso que afectan la programación y las horas de trabajo que se vayan a implementar. Recordar que el calendario de proyecto es diferente al de recursos y tareas. Aparecerá entonces un cuadro de dialogo donde deberá decidir si modificara un calendario base o creara uno nuevo. 11
- 13. MS PROJECT 2010 4.1 MODIFICAR UN CALENDARIO BASE En el cuadro Para calendario, seleccione el calendario base a modificar Si solo desea modificar un día, en la casilla excepciones escriba el nombre con que identificara el cambio, en las casillas de comienzo y fin escriba las fechas donde realizara el cambio Clic en detalles, en el cuadro que aparecerá escriba la información sobre la excepción. Si usted marca la excepción como día laborable, se activaran la opción Desde y Hasta. 12
- 14. MS PROJECT 2010 Para terminar de clic en aceptar. 4.2 CREAR UN CALENDARIO NUEVO Es recomendable que cada que se cree un proyecto nuevo sea creado un calendario donde se definan los días laborales, días que tiene un mes, horas a la semana, etc. Para esto lleve a cabo los siguientes pasos: Clic en archivo – opciones Clic en programación. En la sección opciones de calendario para este proyecto, realiza los cambios necesarios para el nuevo calendario 13
- 15. MS PROJECT 2010 Al terminar da clic en aceptar Abra de nuevo la ficha proyecto – cambiar tiempo de trabajo Haga clic en crear calendario En el cuadro nombre escriba el nombre con que va a identificar el calendario Seleccione la opción crear nuevo calendario base Clic en aceptar 14
- 16. MS PROJECT 2010 En la pestaña semanas laborales escriba un nombre que identifique el calendario y duración Clic en detalles Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto Se debe de tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un día debe dar clic en aceptar para que Project vaya almacenando la información Cuando toda la información haya sido ingresada el calendario aparecerá con otro color. Se debe tener cuidado de cambiar todo el calendario del proyecto, el error más frecuente es generar los cambios en una sola semana 15
- 17. MS PROJECT 2010 4.3 APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO Clic en proyecto – información del proyecto En el cuadro calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicara al proyecto Clic en aceptar 16
- 18. MS PROJECT 2010 5. TAREAS También se les llama pasos y definen el ámbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qué tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los elementos serían: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones serían: visitar agencias de viajes, ver qué lugares están disponibles en una fecha, reservar hotel,... Al identificar las tareas hay que organizarlas jerárquicamente, en la llamada “Estructura de descomposición del trabajo”. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultáneamente. También tenemos que detallar la duración, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite especificar la duración en semanas, días, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duración de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos: 1. Información histórica, recogida de otros proyectos similares. 2. Participación de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias. 3. Intuición de alguien que la ha realizado anteriormente. 4. Indeterminación. Cuando no se tiene otra información. 5.1 AGREGAR TAREAS AL PROYECTO Por defecto, cuando se abre Microsoft Project 2010 aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Tarea – Ver - Diagrama de Gantt 17
- 19. MS PROJECT 2010 Al identificar las tareas podemos trabajar directamente en Project. Para ello primero abrimos el archivo de trabajo y realizamos el siguiente procedimiento: 1. Decide si Project 2010 programa las tareas automáticamente o manualmente: o Automáticamente: Project 2010 programa las tareas con duración estimada y fechas de acuerdo a la fecha de inicio del proyecto. o Manualmente: Project 2010 programa las tareas sin duración ni fechas. Se las ingresa manualmente. 2. Escribe la tarea y presiona Enter. 3. Si escogiste automáticamente, observa que la fecha de comienzo es la establecida en la definición del proyecto. 4. Escribe la siguiente tarea y presiona Enter. 5. Observa que se asigna automáticamente un número a cada tarea. Repite el proceso hasta ingresar todas las tareas del proyecto. 21
- 20. MS PROJECT 2010 5.2 ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa está preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia a la más detallada. Las tareas se dividen en dos tipos: Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc. Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavación de 0 – 2 m, instalación de mesón de acero inoxidable. 5.2.1 CONVERTIR UNA TAREA EN UNA SUBTAREA: Señala la tarea que vaya a modificar En la ficha Tarea, en el grupo lógico Programación haga clic en Aplica Sangría a la tarea Se aplicará Sangría a la tarea señalada. La tarea superior se convertirá en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el área del gráfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangrías ya deben estar escritas todos los capítulos (tareas resumen de actividades). 21
- 21. Para anular la sangría simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior2010 MS PROJECT procedimiento pero al final haga clic en Anula la Sangría a la tarea. Al generar tareas y subtareas aparecen los signos más y menos que permiten mostrar y ocultar las subtareas. 5.2.2 INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO Haga clic en la ficha Archivo, Opciones, Avanzado En la sección Mostrar opciones para este proyecto Active la opción Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto También se la puede mostrar de la siguiente manera: Clic en la ficha Formato En el grupo lógico Mostrar u Ocultar Activar la casilla Mostrar tarea de resumen del Proyecto 21
- 22. MS PROJECT 2010 6. ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO Existen más de 20 vistas integradas en Microsoft Project 2010, unas asociadas con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones. Para acceder a ellas, Project 2010 ha incrementado una ficha llamada VISTA. Dentro de ella, podemos acceder a los siguientes grupos lógicos según la necesidad. - Vista de tareas - Vista de recursos - Datos - Zoom - Vista en dos Paneles - Ventana - Macros Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla: 1. Clic en Diagrama de Gantt u Organizador de Equipo 2. Escoger más vistas 22
- 23. MS PROJECT 2010 Cambiar de una vista a otra no modificará los datos, simplemente reemplazara la anterior forma de ver los datos. Si desea cambiar la configuración del menú: En Más Vistas Seleccione la Vista que desea mostrar y haga clic en Modificar. Aparecerá el cuadro de dialogo Definición de una vista en el cual debe activar la casilla Mostrar en el Menú. Para eliminarlas de menú Ver se hace el mismo procedimiento y se quita la verificación de Mostrar en el Menú. 23
- 24. MS PROJECT 2010 7. ESCALAS TEMPORALES La escala temporal aparece en el área del gráfico de un proyecto. Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Año – Mes – Semana, Año – Semana - Día. El nivel superior muestra el periodo de tiempo más extenso y el nivel inferior muestra el período de tiempo más detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: días dentro semanas Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos: Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El más conveniente es utilizar el Diagrama de Gantt) Clic en la ficha Vista En el grupo lógico Zoom escoger Escala temporal 24
- 25. MS PROJECT 2010 Aparecerá el cuadro de diálogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable. El nivel intermedio es el que generalmente se modifica según los requerimientos de la programación, lo más común es mostrar la programación en semanas y días. 25
- 26. MS PROJECT 2010 8. TABLAS Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa Project 2010 permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que están relacionados o modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas. Para cambiar la tabla de una vista: Haga Clic en la ficha Vista En el grupo lógico Datos clic en Tablas Si la tabla aparece en el submenú, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic en Más Tablas. En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee. 26
- 27. MS PROJECT 2010 La tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a cabo el mismo procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en Modificar. Usted puede insertar o eliminar toda la información que quiera. Recuerde que esta información no se perderá sino que quedará oculta en la base de datos del archivo. Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columna y pulse la tecla Suprimir. La columna desaparecerá, pero seguirá existiendo en la base de datos y puede recuperarse en cualquier momento. 27
- 28. MS PROJECT 2010 9. ORDENAR LA INFORMACIÓN EL PROYECTO Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabético o numérico basándose en un campo en particular. Por Ejemplo: Se podría organizar las tareas por Fecha de Inicio, por Duración, por Predecesoras, etc. Los pasos para ordenar la información de un proyecto son: Muestre la vista donde aparezca la información que va a ordenar. Haga clic en Proyecto – Ordenar En el submenú que aparece se muestran los campos más utilizados. Si desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submenú haga clic en Ordenar por. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la información. Si no está seguro de querer cambiar la numeración de las actividades del proyecto, asegúrese que la casilla Reenumerar Tareas Permanentemente este desactivada. 28
- 29. MS PROJECT 2010 10. DURACIÓN DE LAS TAREAS Si usted ha escogido una programación automática de las tareas, en el momento en que escriba una tarea, Project le asignará una duración estimada de 1 día, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt. Todos los valores del campo Duración que vayan acompañados de un signo de interrogación se consideran como duraciones estimadas. Las duraciones pueden ser escritas en: Minutos (m o min) Horas (h o hr) Días (d o dí) Semanas (S o sem) Meses (me o ms) Para escribir la duración de las tareas: Muestre el Diagrama de Gantt En el campo duración de cada tarea, escriba el período estimado que se demorará para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogación para indicar que es la duración estimada) Pulse Enter. Con este procedimiento se irán creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se calcularán automáticamente, según las fechas que se definieron en la información del proyecto. Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas será la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo específica, independiente de los días laborales, se puede escribir una duración transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en actividades que después de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24 horas al día, 7 días a la semana, hasta que finalicen. Para especificar una duración transcurrida se debe escribir una t después de la unidad de duración, por ejemplo: 3dt para tres días transcurridos 29
- 30. MS PROJECT 2010 11. DEPENDENCIA DE TAREAS Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones: Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora. Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora. Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vínculo no se utiliza normalmente, aunque esté disponible. Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos: Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vínculos) En la tabla de este gráfico por defecto aparece la opción de tareas predecesoras. Para definir estas relaciones existen dos métodos: Escribir directamente la identificación numérica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego entrar en el la ficha Tarea y dar clic en el botón Vincular Tareas. Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se señalan todas y se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numéricas de las actividades predecesoras separadas por comas. 30
- 31. MS PROJECT 2010 Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un período de tiempo específico (-4d). Para escribir esta programación directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vínculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC – 2 Haciendo doble clic sobre el vínculo de las tareas y aparecerá la información de dependencias. En este cuadro se puede cambiar automáticamente las relaciones entre actividades. 31
- 32. MS PROJECT 2010 12. HITOS Representan la finalización de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duración cero ya que marcan la finalización de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querrá decir que el proyecto se ha concluido. 12.1 HITOS EN UN ESQUEMA Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto. Para crear hitos hay dos formas. La más fácil es escribir el hito como una tarea (Por ejemplo: construcción primer piso completo) y ponerle una duración de cero (0), por ejemplo: Entrega de Planos. Sin embargo el hito no tiene duración cero, por lo tanto la otra forma es convertir una tarea un hito, de la siguiente forma: Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el recuadro con la información de la tarea En la pestaña Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito Los hitos aparecerán en la fecha límite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin permanecerán en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones. Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le haya aplicado sangría), aunque se señale como hito no aparecerá en la pantalla con la convención de hito. 33
- 33. MS PROJECT 2010 13. RECURSOS En los recursos están incluidos las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Además de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento. Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto están sobre asignados desde el momento de su concepción. Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan según el esfuerzo que deben llevar a cabo. Una programación que se extienda más allá del límite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al número de horas de trabajo o cantidad de recursos. 13.1 ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger la que más se le facilite. 1. Primera Forma En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea. Clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignación. 34
- 34. MS PROJECT 2010 Las unidades de asignación se escriben en porcentaje o en números enteros según la configuración establecida por el programador y significan la proporción del recurso que se aplica a la actividad (Por ejemplo: Se tiene una concretera para realizar columnas y vigas, si la concretera estará ocupada por la mañana en las columnas y por la tarde en vigas, entonces se utilizará 50% o 0.5 en cada una de las actividades). Si los recursos que se están asignando son materiales la unidad de asignación ya no es en porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para hierro la unidad es el quintal. Segunda Forma: Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en la ficha Vista, grupo lógico Vistas de recursos, clic en Hoja de Recursos En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizará en la ejecución del proyecto. 35
- 35. MS PROJECT 2010 Al terminar de llenar esta tabla vuelva al Diagrama de Gantt Señale la actividad a la que le vaya asignar los recursos Haga clic en la ficha Recursos, grupo lógico asignaciones, clic en Asignar Recursos Aparece un cuadro donde están todos los recursos que usted ha escrito. 36
- 36. MS PROJECT 2010 Para asignar los recursos, señale los que se apliquen a la actividad y haga clic en Asignar Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen señalados por medio de un visto en la parte izquierda y en la parte superior de la lista. Para continuar asignando recursos solo señale la siguiente actividad, sin cerrar el cuadro de diálogo y repita el procedimiento. Tercera Forma: 37
- 37. MS PROJECT 2010 En el diagrama de Gantt desplácese hasta la columna Nombre de los Recursos Allí puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de recursos, es decir, la capacidad máxima se escriben los números dentro de un corchete y un recurso se separa de otro por medio de punto y coma. Si escribe una lista con varios recursos, es recomendable ordenarla alfabéticamente para evitar que un recurso se encuentre varias veces en la lista. Para esto: Vaya a la vista hoja de recursos y seleccione la ficha Vista - Ordenar Haga clic en Ordenar Por En el cuadro de diálogo que aparece, escriba como primer criterio NOMBRE y luego de clic en Ordenar 38
- 38. MS PROJECT 2010 Teniendo la lista organizada por nombres podrá identificar cuales están repetidos y borrarlos. Después de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones. Una sobreasignación significa que el recurso está trabajando en un solo día, mas horas de las que puede. Para esto hay dos métodos. Primer Método: Señale todas las actividades Clic en el botón Asignar Recursos de la ficha Recurso En el cuadro de diálogo que aparece haga clic en Gráficos 39
- 39. MS PROJECT 2010 Aparecerán tres tipos de gráficos: o Trabajo o Disponibilidad Restante o Trabajo de Asignación Segundo método En la vista Uso de Recursos todos los recursos que estén sobre asignados aparecerán de color rojo. 40
- 40. MS PROJECT 2010 Las celdas grises muestran cuantas horas trabaja el recurso en una actividad específica. Las celdas blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente. 13.2 DISPONIBILIDAD DE RECURSOS Para los proyectos siempre hay recursos que están disponibles en determinadas fechas y en otras no. Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la programación puede hacer lo siguiente: Estando en el Diagrama de Gantt Haga clic en Recurso– Asignar Recursos Aparecerá el cuadro de diálogo con todos los recursos. Ubíquese sobre un recurso y de doble clic para que aparezca la información del recurso. En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los períodos de tiempo que el recurso estará disponible, también podrá agregar diferente información como el costo de los recursos, las horas que trabaja diariamente el recurso, etc. Cuando termine de ingresar clic haga clic en Enter 41
- 41. MS PROJECT 2010 13.3 ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Recurso – Asignar Recursos En el cuadro de diálogo Asignar recursos, active la casilla de verificación que hay junto al cuadro Filtrar por:. Si no aparece esta opción, asegúrese que el cuadro que hay en la parte superior al lado de Opciones de lista de Recursos tenga un signo menos, si no lo tiene haga clic sobre el cuadro. Luego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. Si el filtro que está buscando no aparece en la lista, haga clic en Más Filtros Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrará los recursos que cumplen los criterios seleccionados. 42
- 42. MS PROJECT 2010 Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se explicó anteriormente Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en Todos los Recursos o simplemente desactive la casilla Filtrar por Para ver aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de la programación del proyecto, siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt, señale todas las tareas y haga clic en Recurso – Asignar Recursos Active la casilla de verificación Disponible para trabajar y escriba las horas que necesite estar disponible. Inmediatamente desaparecerán de la lista los recursos que no cumplan con esta condición 43
- 43. MS PROJECT 2010 13.4 VERIFICACIÓN DE LOS RECURSOS Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron la programación, es decir si la duración inicial del proyecto varío. Si esto ocurre, se deberá evaluar que solución se le puede dar asignar más recursos o cambiar la duración de las tareas. Esta decisión siempre debe ir acompañada de un análisis económico y de espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos. Cuando ya tenga la solución puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguiente procedimiento: En la ficha Recurso, grupo lógico Redistribuir, usted puede escoger: Redistribuir selección, redistribuir recurso, redistribuir todo. Usted puede definir las opciones que desee que se apliquen en la redistribución en: Opciones de redistribución 44
- 44. MS PROJECT 2010 Recuerde por defecto, los recursos están asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro de verificación Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner horas. 45
- 45. MS PROJECT 2010 14. RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS En la fase de planeación del proyecto se identifica una ruta crítica particular. Después de comenzar la fase de ejecución y de comunicar el progreso real, la ruta crítica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas a otro. Microsoft Project calcula automáticamente la ruta crítica por medio de las demoras permisibles de las tareas. Una tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero será crítica. Si quiere cambiar la definición de las tareas críticas: En la ficha Archivo – Opciones – Avanzado Escriba su preferencia para una tarea crítica en el cuadro Las Tareas son críticas si la demora es menor o igual a: 46
- 46. MS PROJECT 2010 Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla Programación. Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista – Tablas – Programación En esta tabla aparecerá la demora permisible que Project ha calculado para cada tarea. El cálculo se hace según las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si usted quiere cambiar está demora permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla. Recuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la programación en un proyecto, por eso se debe revisar muy bien los cálculos que hace sobre las tareas críticas. Al terminar de asignar las tareas es necesario revisar la ruta crítica del proyecto y analizar si la que está calculando el programa es la que se debería aplicar realmente. 47
- 47. MS PROJECT 2010 Si esto no está ocurriendo, haga las correcciones manualmente para acomodar el proyecto a la realidad 48
- 48. MS PROJECT 2010 15. VISUALIZACION DE TAREAS CRÍTICAS Para ver la ruta crítica del proyecto existen varias formas. En Tarea, Ver seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento Aparecerá un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o rojo y la otra de color negro. La de color rojo o azul me muestra la programación inicial del proyecto, el color rojo son las tareas de las rutas críticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro mostrarán el porcentaje de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento Otra forma para ver la ruta crítica del proyecto es aplicando un informe. Haga clic en Proyecto – Informes 49
- 49. MS PROJECT 2010 Haga doble clic en Generales Haga doble clic en Tareas Críticas Se puede agrupar el proyecto por Tareas Críticas y No Críticas, para esto: Ficha Vista– Agrupar Por –Crítica. 50
- 50. MS PROJECT 2010 Cada línea Amarilla significa un grupo diferente de actividad y dentro de esta línea amarilla aparecerá el nombre del grupo por el que está agrupada la hoja Las tareas críticas aparecerán agrupadas según el orden de ejecución. Para volver a la configuración inicial de la tabla. Ficha Vista– Agrupar Por – Sin grupo. 51
- 51. MS PROJECT 2010 Igualmente se pueden filtrar las tareas críticas: Haga Clic en Vista – Filtro Para: - Tareas Críticas. Con esta opción solo aparecerán en la tabla las tareas críticas. Para quitar el Filtro, se hace el mismo procedimiento pero se selecciona Sin filtro 52
- 52. MS PROJECT 2010 16. DIVISIÓN DE TAREAS Una de las ventajas de la división de tareas es que los recursos trabajan cuando tienen tiempo de hacerlo. Igualmente, cuando se está creando un proyecto con repetición de tareas en diferentes periodos, no se tiene que programar varias veces la actividad, sino dividir la tarea en los tiempos que se realizará cada una de sus fases. Para dividir una tarea: Abra el diagrama de Gantt. En Tarea haga clic en Dividir Tareas En la barra de la tarea a dividir y en la fecha que desea que ocurra la división, haga clic, sin soltar arrastre hasta la nueva fecha de reinicio de la tarea. Para quitar la división de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta que toque otra parte 53
- 53. MS PROJECT 2010 17. CAMBIOS EN LA PROGRAMACIÓN Si por algún motivo se tiene que realizar redistribuciones en la programación de tareas, recursos o costos se tienen dos opciones. La primera es que Project calcule automáticamente las cargas de trabajo cuando se presente sobreasignaciones, la otra forma es que la calcule cuando usted quiera. Para que Project calcule automáticamente estas redistribuciones: Clic en Recurso – Opciones de redistribución Seleccione Automático Si quiere que la redistribución de recursos se haga cuando usted quiera, siga el procedimiento anterior pero seleccione la casilla Manual. Cuando termine de Enter. Igualmente se puede hundir la tecla Mayúscula + F9. 54
- 54. MS PROJECT 2010 En cualquiera de los dos casos usted podrá verificar que cambios por medio del Diagrama de Gantt de Redistribución. En la ficha tarea, clic en Ver – Más Vistas En el cuadro de diálogo que aparece a continuación, busque Diagrama de Gantt de Redistribución. Selecciónelo y de clic en Aplicar. Aparecerá un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos muestra la programación anterior a la redistribución y la segunda nos muestra como quedo la tarea después de la redistribución. 55
- 55. MS PROJECT 2010 56
- 56. MS PROJECT 2010 18. DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIÓN Los niveles de prioridad comprenden de 0 – prioridad más baja a 1.000 – prioridad más alta. Todas las tareas comienzan con una prioridad predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad. Project utiliza la configuración de prioridad de tareas como un criterio de redistribución. Las tareas que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una prioridad de 1.000. Para cambiar la prioridad de las tareas: En el Diagrama de Gantt – haga doble clic en la tarea con la prioridad para la que desea cambiar el valor predeterminado de 500. En el cuadro de diálogo Información de la Tarea, haga clic en la ficha General En el cuadro de Prioridad escriba el número que represente la prioridad deseada de esa tarea 57
- 57. MS PROJECT 2010 19. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO En la fase de ejecución del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacén la información del progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el ámbito, la programación, los costos y los recursos están equilibrados de forma necesaria. Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la información prevista del proyecto y escribir la información de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas. 58
- 58. MS PROJECT 2010 20. ESTABLECER UNA LÍNEA BASE Una línea base nos permite comparar la información con que se planeó el proyecto y la forma como se está ejecutando. Al guardar una línea base se estará almacenando información inicial del proyecto en un momento concreto. La información que se almacena es: Costo Duración Fin Comienzo Trabajo Para guardar una línea base para el plan del proyecto siga estos pasos: Haga Clic en Proyecto – Grupo lógico Programación – Establecer línea de Base En este mismo cuadro de diálogo en Para seleccione Proyecto Completo Haga clic en Aceptar Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la línea de base puede continuar agregándole tareas. Siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la línea de base. 59
- 59. MS PROJECT 2010 Haga clic en Proyecto - Establecer Línea de Base para mostrar el cuadro de diálogo Línea de Base. Asegúrese de que la opción Guardar Línea de Base está activada En el cuadro Línea de Base aparee la fecha en que guardó por última vez la línea de base. Si desea agregar tareas a otras líneas de base, por ejemplo Línea de Base 1, haga clic en la Línea de Base correspondiente en la lista. En Para, active las tareas seleccionadas. De manera predeterminada después de que se guarda una línea de base, una tarea de resumen no se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto seleccione la casilla De Subtareas a Tareas de Resumen. Para ver la línea de base puede utilizar dos formas: En Tarea, Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el gráfico que aparece usted podrá comparar la información inicial (barras azules y rojas) y la ingresada durante la ejecución del proyecto (negra). 60
- 60. MS PROJECT 2010 Igualmente puede utilizar las tablas: Clic en Vista – Tablas– Mas Tablas En el cuadro de diálogo que aparece seleccione Línea de Base y haga clic Aplicar 61
- 61. MS PROJECT 2010 Lo más común es que las líneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga que asignar nuevas tareas al proyecto cree una línea de base completamente nueva. Para esto se sigue el procedimiento anterior pero siempre se selecciona la opción Para: Proyecto Completo 20.1 INFORMACIÓN DE RESUMEN PREVISTA Y REAL En la ficha Proyecto haga clic en Información del Proyecto. En el cuadro de diálogo que aparece seleccione la opción Estadísticas. Aparecerá la información del proyecto en forma comparativa 62
- 62. MS PROJECT 2010 20.2 BORRAR UNA LÍNEA DE BASE Haga clic en Proyecto – Establecer línea de base – Borrar Línea de Base Aparecerá el cuadro de diálogo Borrar Línea de Base. Active Plan Previsto o Plan Provisional según el caso y seleccione el nombre de la línea de base que desea borrar. Active la opción Proyecto Completo o Tareas Seleccionadas Clic en Aceptar 63
- 63. MS PROJECT 2010 21. ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS Al introducir una parte de información de estado, normalmente, Microsoft Project calcula otras partes. La programación y los costos se calculan automáticamente. Existen varios métodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar el que le parezca más conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto le permite obtener resultados más coherentes. 21.1 ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGÚN LA PROGRAMACIÓN El método más sencillo de introducir información de seguimiento es proporcionar información a Project que muestre que el proyecto funciona exactamente de acuerdo con el plan. Puede usar la fecha de hoy u otra distinta como fecha de referencia de Trabajo Completado. Con este método, las tareas se actualizan de la siguiente manera: Todas las tareas con una fecha de finalización programada antes de la fecha de trabajo completado aparecen completadas en la fecha programada. En otras palabras, las fechas programadas de finalización se convierten en las fechas de finalización reales hasta la fecha. Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de trabajo completado (y una fecha de finalización después de su fecha) están en curso durante esa fecha. Todas las tareas con una fecha de comienzo programada después de la fecha de trabajo completado quedan intactas. Para actualizar el proyecto según la programación: Haga clic en Proyecto – Actualizar Proyecto. Aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar el proyecto 64
- 64. MS PROJECT 2010 Asegúrese de que está activada la opción Actualizar trabajo completado al Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. De manera predeterminada aparecerá la fecha de hoy Active la opción Solo al 0% o al 100% si desea que Project calcule si la tarea no ha comenzado o si se ha completado al 100%, o si está en curso, también puede activar la opción Por Porcentaje Activado Si la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo completado, la tarea seguirá con 0%. Si la fecha programada de finalización de una tarea es anterior a la fecha de trabajo completado, la tarea se configurará con el 100% completado. 65
- 65. MS PROJECT 2010 Si la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fecha programada de finalización de una tarea es posterior a la fecha de trabajo completado, el programa calculará un porcentaje de valor completo. Active la casilla Solo de 0% al 100% si desea que las tareas en curso continúen al 0%. Es decir, todas las tareas con fechas de finalizaciones programadas posterior a la fecha de trabajo completado para las que no se haya introducido un valor aparecerán en cero Puede usar este método para actualizar todo el proyecto o sólo las tareas seleccionadas. Para esto active la opción Todo el Proyecto o Tareas Seleccionadas 21.2 INTRODUCIR EL PORCENTAJE COMPLETADO Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duración restante y real. Para escribir el porcentaje completado a una o más tareas: En el Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desea actualizar. En la ficha Tarea – Grupo lógico Programación – Actualizar Tareas En el cuadro de diálogo Actualizar Tareas introduzca el porcentaje completado de las tareas. En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una línea negra dentro de las barras. 66
- 66. MS PROJECT 2010 Esta actualización también puede hacerse por la Información de la Tarea Seleccione la Tarea que desea actualizar Haga doble clic sobre ella. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea En la pestaña General escriba el porcentaje completado. 67
- 67. MS PROJECT 2010 21.3 INTRODUCIR LA DURACIÓN REAL Si escribe la duración real de una tarea, Project calculará el porcentaje completado. Puede cambiar la duración restante si es necesario. Para introducir la duración real de las tareas: En el Diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar. En la ficha Tarea – Grupo lógico Programación – Actualizar Tareas En el cuadro Duración real escriba el valor. Si espera que la tarea dure más o menos tiempo del programado, actualice la duración restante el respectivo cuadro. NOTA: De manera predeterminada Microsoft Project calculará automáticamente el trabajo y el costo real y restante para los recursos asignados al actualizar el porcentaje completado, la duración real o la duración restante de tareas o asignaciones. Si quiere que el programa no lo haga automáticamente sin que usted pueda controlarlos haga clic en Archivo – Opciones – Programación y quita la verificación de las casillas Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del recurso 68
- 68. MS PROJECT 2010 21.4 FECHAS DE COMIENZO Y FINALIZACIÓN DE LAS TAREAS Al escribir fechas de comienzo y finalización para tareas, puede supervisar mejor la fecha de finalización de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas críticas. Si escribe una fecha de comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiará para adaptarse a la fecha real. Igualmente, al escribir una fecha de finalización real, la fecha de finalización programada hará lo mismo. Para introducir una fecha de comienzo o finalización real para una o más tareas, haga lo siguiente: En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalización que desea actualizar. Haga clic en Tarea – Programación – Actualizar tareas 69
- 69. MS PROJECT 2010 En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final según sea el caso. Al escribir fechas reales de comienzo y finalización, las fechas programadas cambian para adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programación establecida inicialmente. 70
- 70. MS PROJECT 2010 22. ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS 22.1 PORCENTAJE DE TRABAJO COMPLETADO Si ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje que han completado hasta el momento. Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea, siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt y aplique la tabla de Trabajo. Haga clic en Vista – Tablas – Trabajo En el campo % trabajo compl. de la tarea que desea actualizar, escriba el valor del porcentaje de trabajo completado 71
- 71. MS PROJECT 2010 Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una asignación: Abra la vista Uso de Tareas Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama Asignación) con el porcentaje de trabajo que desea actualizar. En el cuadro de diálogo Información de la Asignación, haga clic en la ficha Seguimiento. En el cuadro % trabajo completado, escriba el valor. 22.2 TRABAJO REAL Y EL TRABAJO RESTANTE COMPLETADO Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado para la tarea, la cantidad de trabajo se distribuirá uniformemente entre los recursos asignados. Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo siguiente: Desde el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver – Tabla – Trabajo Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna Real. En el campo Real de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real. 72
- 72. MS PROJECT 2010 Los valores de los campos Restante y % trabajo compl. se calcularán de nuevo. Para escribir la cantidad total de trabajo real completado en una asignación, haga lo siguiente: Abra la Vista Uso de Tareas Haga clic en Vista – Tablas - Trabajo En el campo Real de la asignación que desea actualizar, escriba el valor del trabajo real. 73
- 73. MS PROJECT 2010 Los valores de los campos Restante y % trabajo 22.3 TRABAJO REAL COMPLETADO POR PERÍODO DE TIEMPO El método más común de actualizar la información real de progreso es introducir el trabajo real de las asignaciones por períodos de tiempo. Ejemplo: por horas Con este método, se utiliza el parte de horas de la vista Uso de tareas para introducir datos reales. Para hacerlo siga los siguientes pasos: Abra la Vista Uso de Tareas Haga clic en Formato – Detalles – Active Trabajo Real. El parte de horas de la vista incluirá la fila Trab. Real como una fila debajo de Trab. 74
- 74. MS PROJECT 2010 Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique la Tabla trabajo al parte de horas de la vista. Haga Clic en Ver – Tabla – Trabajo 75
- 75. MS PROJECT 2010 23. VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO Después de actualizar la información del proyecto, se debe volver a programar las tareas incompletas a la fecha actual. Microsoft Project calculará automáticamente estas actividades hasta la fecha que usted desee. En este momento es recomendable guardar una nueva línea de base. Para volver a programar tareas incompletas, siga estos pasos: Haga clic en Proyecto – Estado – Actualizar proyecto Active la opción Reprogramar trabajo restante para que empiece después de y asigne la fecha desde la que quiera que se vuelva a programar Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo las Tareas seleccionadas. Para esto active la opción que más se acomode a su necesidad. IMPORTANTE: Las tareas que tengan restricciones no se reprograman de nuevo 76
- 76. MS PROJECT 2010 24. PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS Normalmente serán los recursos asignados a las tareas los que generen la mayor parte de los costos. Pero también existen costos asociados directamente con las tareas. El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos para las tareas, Microsoft Project utiliza calcula los costos del proyecto en general con base en estos. Si está en la fase de evaluación de proyectos, puede utilizar esta información para calcular el presupuesto y si está en la parte de planeación del proyecto puede comprobar si el plan de trabajo está de acuerdo con el presupuesto asignado. 77
- 77. MS PROJECT 2010 25. PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de las asignaciones. El resultado es el costo de la asignación. Microsoft Project le permite escribir distintos costos para un recurso. 25.1 ESPECIFICAR COSTOS VARIABLES PARA LOS RECURSOS DE TRABAJO Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos: Asegúrese que esté en la tabla Entrada Clic en Vista – Hoja de Recursos Aparecerá la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se permitirá asignar recursos a quienes sean del Tipo Trabajo. En el campo Tasa Estándar del primer recurso de trabajo, escriba el costo del recurso. Este costo debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $ 200/día Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de Horas Extras el valor de las mismas. Por ejemplo: $ 8/hora Microsoft Project no asigna automáticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede las 10 horas diarias o las 48 horas semanales. Si lo hiciera, podría acabar con costos superiores a los reales. Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo normal para el recurso Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna 78
- 78. MS PROJECT 2010 Llamada Trabajo de Horas Extra 25.2 COSTOS FIJOS PARA LOS RECURSOS DE TRABAJO Cuando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de trabajo que realicen, Por ejemplo: Alquiler de campamento, trabajan con este tipo de costos. Para especificarlos: Haga clic en Vista – Hoja de Recursos Asegúrese que esté en la tabla Entrada En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo, escriba el costo por uso del recurso. Ejemplo: $ 1000 79
- 79. MS PROJECT 2010 25.3 ESTABLECER LOS COSTOS PARA LOS RECURSOS DEL MATERIAL Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos: Estando en la Tabla de Entrada. Haga clic en Vista – Hoja de Recursos Asegúrese que los recursos materiales deben designarse en el campo Etiqueta del Material con las unidades de medida. Ejemplo: quintal, m2, unidades, etc En el campo Tasa Estándar, escriba el costo por unidad. Por ejemplo: Un ladrillo vale $ 0.35, Un quintal de cemento vale $ 7 80
- 80. MS PROJECT 2010 Si hay un costo por uso del material, escríbalo en campo Costo/Uso. Ejemplo: Para los materiales de cantera, el derecho de explotación de las canteras podría ser por ejemplo: $ 1000/m3 25.4 COMO ESTABLECER VARIOS COSTOS PARA UN RECURSO Si usted cuenta con información sobre aumento de precios de materiales en determinada fecha que afectará los costos del proyecto, o tiene descuentos a partir de una cantidad de consumo puede especificar diferentes costos en diferentes momentos utilizando las Tablas de Tasa de Costos. Para especificar diferentes costos, siga estos pasos: En la Hoja de Recursos, haga doble clic en el recurso para el que desea especificar varios costos. En el cuadro de diálogo Información del Recurso, haga clic en la ficha de Costos 81
- 81. MS PROJECT 2010 En la ficha A (predet.), puede ver la tasa estándar, la tasa de horas extras y el costo por uso escritos en la Hoja de Recursos Para especificar un cambio en las tasas después de un cierto periodo de tiempo, haga clic en Fecha Efectiva y escriba la fecha modificada. Tenga en cuenta que la primera celda no se dejará modificar pues Project calculará los cambios con respecto a esta. Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos que se deben modificar. Para especificar diferentes costos basados en diferentes tipos de actividades, escriba los costos en otro ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene salarios diferentes dependiendo de la actividad que realiza, entonces después de asignar el costo de la primera actividad en A se escribe el costo de la otra actividad en B. 82
- 82. MS PROJECT 2010 26. CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS Cuando se asignen varios precios, se puede escribir los porcentajes que varían con respecto al primer precio. Para esto se escribe la fecha y luego en la tasa estándar el porcentaje. La tasa real que representa el cambio se calculará inmediatamente y aparecerá en el cuadro. La tabla A se asigna de manera predeterminada a las actividades según el valor del recurso. Si por algún motivo ha definida otra tabla de costos, como la B o C, se debe especificar que tabla desea utilizar para la asignación. Para hacerlo, siga estos pasos: Cuando ya tenga asignado los recursos a las tareas, haga clic en Vista – Uso de Tareas (También puede utilizar Ver – Uso de Recursos). Aparecerá una tabla donde se muestra los recursos asignados a las actividades Luego, haga doble clic en el recurso al cual se le asignará una tabla diferente a la A. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Asignación Señale la pestaña General En la Tabla de Tasas de Costos, situada en la parte inferior, selección la tabla que desee aplicar a esta asignación 83
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- 84. MS PROJECT 2010 27. ESTABLECER LA ACUMULACIÓN DE COSTOS El método que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo. Pero usted puede especificar el método que más se ajuste a sus gustos. Es importante especificar el método de acumulación de costos para el planeamiento del flujo de costos. Para esto siga los siguientes pasos: Haga Clic en Vista – Hoja de Recursos (Asegúrese que esté ubicado en la Tabla de Entrada) En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los métodos: Comienzo, Prorrateo, Fin Los métodos consisten en: Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al inicio del proyecto Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final del proyecto Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las actividades o recursos. También puede especificar el método de acumulación de costos en la ficha Costos del cuadro de diálogo Información del Recurso. 85
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- 86. MS PROJECT 2010 28. PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si tienen recursos o no, puede escribir un costo fijo para una tarea. Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos: Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista – Tabla – Costo Aparecerá la tabla Costo con los campos Costo Fijo y Acumulación de Costos Fijos En el campo Costo Fijo de la tarea, escriba el Costo En el campo Acumulación de Costos Fijos especifique cuando debería acumularse el costo de la tarea. El costo fijo planeado para la tarea se agregará a otros costos calculados para asignaciones y tareas durante el proyecto. El total aparecerá en el campo Costo Total de la tarea de resumen del proyecto. 87
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- 88. MS PROJECT 2010 29. REVISIÓN DE LOS COSTOS PLANEADOS 1. Revisión de los costos de asignación Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla Costo a la vista Uso de Tareas o Uso de Recursos. Para hacerlo siga estos pasos: Haga clic en Vista – Uso de Tareas o Vista – Uso de Recursos, para mostrar una de las vistas de asignaciones. Haga clic en Vista – Tabla – Costo En la vista Uso de Tareas, puede ver los costos de cada asignación y el costo total de cada tarea. En la vista Uso de Recursos, puede ver los costos de cada asignación y el costo total de cada recurso. 89
- 89. MS PROJECT 2010 2. Revisión de los costos de recursos: Puede revisar los costos de recursos para ver cuánto cuesta a cada recurso llevar a cabo las tareas asignadas. Para obtener los costos totales de las asignaciones de un recurso, agregue el Costo a la Hoja de recursos de la siguiente manera: Haga clic en Vista – Hoja de Recursos Haga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar en el que desea insertar el campo Costo Haga clic en Formato – Insertar Columna En la lista, haga clic en Costo y. Se agregará el campo Costo a la tabla, mostrando los costos totales planeados para todas las asignaciones de cada recurso 90
- 90. MS PROJECT 2010 3. Revisión de costo de tareas: Puede revisar los costos de tareas para ver cuánto cuesta realizar cada tarea. Este costo es la suma de todos los costos de los recursos asignados a esta tarea, además de los costos fijos adicionales. Para ver los costos totales de las tareas, haga lo siguiente: Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista – Tabla – Costo Revise el campo Costo Total para ver el costo de cada tarea 4. Revisión del costo total planeado del proyecto Puede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma de todos los costos de tareas, y de los costos fijos adicionales del proyecto. Para ver el costo total del proyecto, siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen al proyecto. En Archivo – Opciones – Avanzado – Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto 91
- 91. MS PROJECT 2010 Haga clic en Tabla – Costo. Frente a la barra de resumen del proyecto, aparecerá el costo total del proyecto. Ejemplo: $ 309.980.800 92
- 92. MS PROJECT 2010 Otra forma de ver el costo total del proyecto es: Haga clic en Proyecto – Información del proyecto. En el botón Estadísticas, aparecerá el costo total del proyecto 93
- 93. MS PROJECT 2010 30. SUPERVISIÓN DEL PROYECTO Usted puede observar cómo se está realizando la ejecución de su proyecto y compararlo con la programación inicial. Para esto existen varias formas: 1. Primera Forma Haga clic en proyecto – Información del Proyecto – Estadísticas 2. Segunda Forma En Archivo – Opciones – Avanzado – Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto 94
- 94. MS PROJECT 2010 3. Tercera forma: En el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista – Tabla – Variación 4. Cuarta forma: En el diagrama de Gantt, seleccione Ver – Gantt de Seguimiento. 95
- 95. MS PROJECT 2010 5. Líneas de Progreso Las líneas de progreso crean un gráfico en el Diagrama de Gantt que proporciona valiosa información de progreso, de la siguiente manera: Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la programación Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la programación Las líneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programación. Para agregar líneas de progreso, siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt, haga clic secundario en las barras del diagrama– Líneas de Progreso 96
- 96. MS PROJECT 2010 En la ficha Fechas e intervalos, active la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual. A continuación seleccione si desea mostrar la línea de progreso con la fecha de estado del proyecto o con la fecha actual. En Mostrar líneas de progreso en relación con el, seleccione si desea que las líneas de progreso reflejen el Plan Real o el Plan Previsto. Puede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de fechas con las líneas de progreso. Puede introducir fechas de líneas de progreso específicas, mostrar líneas de progreso en relación con intervalos de fechas seleccionados, etc. 97
- 97. MS PROJECT 2010 Haga clic en la ficha Estilos de Línea y defina sus preferencias para mostrar líneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Puede especificar el tipo y el color de la línea, y la forma y el color del progreso para la línea de progreso actual y para otros diferentes. Para quitar las líneas de progreso, siga estos pasos: Clic secundario en las barras del diagrama – Línea de Progreso En la ficha Fechas e Intervalos, desactive la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual 98
- 98. MS PROJECT 2010 31. INFORMES SOBRE EL PROYECTO Para que esta opción esté activada es necesario que el computador tenga configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares. Existen seis categorías de informes disponibles: Generales Actividades Actuales Costos Asignaciones Carga de Trabajo Personalizados Para ver los informes integrados disponibles: Haga clic en Ver – Informes. Aparecerá el cuadro de diálogo Informes, mostrando las categorías disponibles. En el cuadro de diálogo Informes, haga doble clic en la categoría que desea mostrar 99
- 99. MS PROJECT 2010 Haga doble clic en el informe que desee ver Si al seleccionar el informe, aparece otro cuadro pidiéndole información, introdúzcala y haga clic en Enter El informe aparecerá en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del informe para ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior. 100
- 100. MS PROJECT 2010 Puede configurar la página del informe como le parezca más conveniente. Para esto de clic en Configurar Página. Cuando ya esté listo para imprimir de clic en Imprimir 101
- 101. MS PROJECT 2010 32. EJEMPLOS DE INFORMES 1. INFORMES DE COSTOS El informe presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por costo total. El informe refleja los costos reales, el costo previsto (programado), la variación, el costo fijo, el método de acumulación y el costo restante. Las tareas se enumeran de mayor a menor costo. Para crear el informe Presupuesto, haga lo siguiente: El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales programados y reales de cada tarea, divididos en periodos semanales. Para generar un informe de Flujo de Caja Facilitador: Ricardo Fonseca 102
- 102. MS PROJECT 2010 Existe un Informe que resume toda la información del proyecto. Este informe se centra en la información más importante y es particularmente útil para las directivas por la concisa presentación de los datos generales del proyecto. Para generar el Informe Resumen del proyecto El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos asignados a cada actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado. Para generarlo 103
- 103. Page 105 MS PROJECT 2010 104
- 104. Page 106 MS PROJECT 2010 33. INFORMES PERSONALIZADOS Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos pasos: Haga clic en Proyecto – Informes y doble clic en Personalizados En el cuadro de diálogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de Informes. Haga clic en Nuevo, Modificar o Copiar dependiendo como desee el informe. Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto. Al cambiar un informe debe especificar el contenido en las categorías de Definición, Detalles y Ordenar 105
- 105. Page 107 MS PROJECT 2010 IMPORTANTE: la versión Microsoft Project 2010 cuenta con otro tipo de Informes llamados Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un gráfico en Excel como resultado de una Tabla dinámica. Para crear un Informe Visual siga estos pasos: En la ficha Proyecto haga clic sobre Informes Visuales. Aparecerá un cuadro de diálogo donde usted podrá escoger el tipo de Informe 106
- 106. Page 107 MS PROJECT 2010 Por ejemplo, al seleccionar Informe de Resumen de Costos 108