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  Lcda. María A.Contreras S. Contabilidad General UCAT Página 1 HOJA DE TRABAJO Y PROCESO DE CIERRE La Hoja de Trabajo se define como un documento que utilizan los contadores para organizar cómoda y ordenadamente, la información contable que se necesitará en la preparación de los asientos de ajustes, los estados financieros y los asientos de cierre. CARACTERÍSTICA DE LA HOJA DE TRABAJO: 1. Un encabezado que indique "NOMBRE DE LA EMPRESA", "NOMBRE DEL INFORME" y "FECHA" (Período) a que se refiere 2. Una doble columna para el Balance de Comprobación 3. Una doble columna para los Ajustes 4. Una doble columna para el Balance de Comprobación Ajustado 5. Una doble columna para el Costo de Ventas 6. Una doble columna para las Ganancias y Pérdidas 7. Una doble columna para el Balance General AJUSTES: Al finalizar el período contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. PROCEDIMIENTO: Los ajustes son muy diversos y ningún cuadro de clasificación abarca todos los ajustes posibles. La lista siguiente contiene los asientos más comunes y sirve de esquema para orientar su estudio y ejercitación. 1. Ajustes para registrar gastos pagados por anticipado. 2. Ajustes para registrar ingresos cobrados por anticipado. 3. Ajustes para reconocer gastos ocasionados y no pagados. 4. Ajustes para registrar ingresos devengados y no cobrados. 5. Ajustes para reconocer la depreciación, amortización y agotamiento de activos. 6. Ajustes para registrar la provisión para cuentas dudosas. Ajustes para registrar gastos pagados por anticipado: Se entiende por gastos pagados por anticipado aquellos desembolsos o gastos pagados por la empresa pero que a la fecha del cierre del ejercicio NO SE HAN CAUSADO, es decir gastos que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo, por espacio máximo de doce meses. Ejemplos: primas de seguros, intereses sobre créditos recibidos, gastos de publicidad, gastos de alquiler. Estas cuentas se ajustan de acuerdo a la forma como se han asentado originalmente en el diario principal. Existen dos métodos para realizar su contabilización: 1. Cuando se ha cargado originalmente a una cuenta de gastos: El ajuste debe realizarse por la porción no consumida cargando a la cuenta de activo pagado por anticipado y abonando a la cuenta de gastos.
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  Lcda. María A.Contreras S. Contabilidad General UCAT Página 2 Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Activo pagado por anticipado Cuenta de Gastos P/r ajuste de la porción no consumida de..... xxx xxx 2. Cuando se ha cargado originalmente a una cuenta de activo (pagado por anticipado): El ajuste se realiza por la parte consumida cargando a la cuenta de gastos y un crédito a la cuenta de activo. Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Cuenta de Gastos Activo pagado por anticipado P/r ajuste de la porción consumida de....... xxx xxx Ajustes para registrar ingresos cobrados por anticipado: Son ingresos cobrados efectivamente pero no causados a la fecha del cierre, es decir aquellos ingresos cobrados por anticipado, son los ingresos recibidos antes de que se entregue el valor total o parcial del servicio o bien, los más comunes son intereses sobre créditos otorgados o concedidos, alquileres, etc Estas cuentas se ajustan dependiendo de la forma como fueron asentadas en los libros en el momento de entrada del efectivo, pues pudo haber sido tomada como un ingreso o como un pasivo; para registrar su procedimiento contable tenemos dos métodos: 1. Cuando se ha cargado originalmente como un ingreso (cuenta nominal): En este método el ajuste se realiza por la parte no devengada cargando a la cuenta de ingresos y abonando a una cuenta de pasivo. Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Cuenta de Ingreso Ingreso cobrado por anticipado P/r ajuste de la porción no devengada de...... xxx xxx 2. Cuando se ha cargado originalmente a una cuenta de pasivo (cobrado por anticipado): El asiento de ajuste se tomará por la porción devengada y se cargará a una cuenta de pasivo y abonará a una cuenta de ingreso. Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Ingreso cobrado por anticipado Cuenta de Ingreso P/r ajuste de la porción devengada de....... xxx xxx
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  Lcda. María A.Contreras S. Contabilidad General UCAT Página 3 Ajustes para registrar la acumulación de gastos ocasionados y no pagados (Gastos acumulados por pagar): Los gastos acumulados, son los gastos incurridos por la empresa, cuyo desembolso financiero no se ha efectuado, pero se realizará en el ejercicio siguiente, es decir la empresa ya recibió el bien o servicio pero no ha cancelado. Las partidas más comunes son: sueldos y salarios, impuestos, intereses sobre créditos recibidos, o sobre bonos emitidos, comisiones, servicios públicos, etc. El ajuste se realiza cargándole a una cuenta de gastos y abonándole a una cuenta por pagar. Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Cuenta de Gastos Pasivo por pagar P/r.............. por pagar xxx xxx Ajustes para registrar ingresos devengados y no cobrados: Los ingresos devengados, son todas aquellas partidas de ingresos devengados por la empresa, pero no se han cobrado dentro del ejercicio económico que se cierra, se le llama también ingresos acumulados por cobrar. Ej. Intereses sobre créditos o sobre inversiones, alquileres sobre bienes inmuebles, comisiones, etc. El ajuste de los ingresos devengados se realiza cargando a una cuenta de activo y abonado a una cuenta de ingreso. Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Activo por cobrar Ingreso.......... P/r................... por cobrar xxx xxx Ajustes para reconocer la depreciación, amortización y agotamiento de activo. 1. Depreciación sobre activos fijos tangibles Es el gasto en que incurre una empresa por concepto de la expiración de la inversión en activos fijos tangibles. Es un cargo periódico y sistemático que se hace a los gastos del periodo de la parte del costo del bien que tal periodo debe absorber Pueden estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil. La depreciación puede determinarse por varios métodos: -Línea recta, -Decreciente (%fijo sobre el valor según libros, #s dígitos) -Horas trabajadas -Unidades producidas -Método del Inventario.
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  Lcda. María A.Contreras S. Contabilidad General UCAT Página 4 Después de calculada la depreciación, el ajuste contable se realizaría cargando a la cuenta de gastos “Depreciación......... (Activo respectivo)” y abonando a la “Depreciación acumulada del activo respectivo”: Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Depreciación...... Depreciación Acumulada (Activo Fijo) Para registrar la depreciación del ejercicio. xxx xxx Si los activos fijos prestaron servicio desde el inicio del ejercicio hasta el final la depreciación del ejercicio será el resultado de aplicar la formula. Para los activos que se adquieren en una fecha intermedia del ejercicio y prestaron servicio hasta el final del ejercicio, la depreciación será la porción correspondiente a los meses que se uso el activo. En el caso de los bienes que se desincorporen activos fijos por cualquier causa (venta, permuta, retiro) la depreciación del activo será la porción desde el inicio de ejercicio hasta la fecha del retiro. 2. Amortización de los activos fijos intangibles: Los activos fijos intangibles son aquellos derechos que tiene la empresa que tendrán vigencia por un largo tiempo, pudiendo ser comprados, como un derecho de autor o desarrollados, como una patente y con vida limitada o determinada: las patentes, derecho de autor o vida ilimitada como las plusvalías, fórmulas secreta. Su amortización se hace por el método de la línea recta, dividiendo el costo entre la vida legal o vida estimada, El asiento de registro se hace: cargando a la cuenta “Amortización respectivo activo”, con abono a la cuenta “Amortización acumulada “ respectivo activo. Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Amortización patentes Amortización Acumulada patentes Para registrar la amortización del período. xxx xxx 3. Agotamiento: 4. Es la disminución en el valor de un activo fijo debido al vaciamiento gradual de las unidades extraídas o explotadas. El ajuste contable sería cargarle a una cuenta de gastos y abonarle a la cuenta de activo sujeta a agotamiento. Ej. Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Agotamiento minas Agotamiento Acumulado Minas Para registrar agotamiento del período. xxx xxx Amortización de Cargos diferidos: En los casos de los créditos diferidos, que son los desembolsos o pagos efectuados por servicios ya recibidos que beneficiarán a una empresa durante varios ejercicios económicos, se amortizan por el método de línea recta y el ajuste se realizará cargando a una cuenta de gasto y abonando directamente a la cuenta del activo que se esté amortizando, tomando en
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  Lcda. María A.Contreras S. Contabilidad General UCAT Página 5 consideración bases razonables como: periodo del contrato de arrendamiento, periodo de beneficio del gasto y otros. Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Amortización Gastos de Constitución Gastos de Constitución Para registrar el gasto del presente ejercicio. xxx xxx Amortización de Créditos diferidos: Los créditos diferidos son ingresos causados o utilidades realizadas, pero, que por determinadas razones no fueron abonados a ingresos del ejercicio en el cual ingresaron o se recibieron, sino que fueron diferidos para periodos subsiguientes. Ej. Prima en emisión de bonos, utilidad bruta diferida en ventas a plazo, y otros. El asiento se hace cargando al crédito diferido que se esta amortizando contra una cuenta de ingresos. Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Prima en emisión de bonos Ingresos por intereses Para registrar la amortización de la prima en emisión de bonos por el periodo xx.xx.xx xxx xxx Ajustes para registrar la provisión para cuentas incobrables: La provisión es una cuenta donde se registran las posibles pérdidas estimadas de las cuentas por cobrar, atendiendo al principio de la Prudencia, que establece que las posibles pérdidas deben contabilizarse o crearse una provisión en el ejercicio económico en el cual se tenga la incertidumbre. La provisión puede determinarse por varios métodos: 1- Un porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar: en este método se aplica un % sobre el saldo al final de ejercicio de las cuentas por cobrar clientes y si el saldo de la provisión es acreedor, el ajuste se hará por la diferencia entre el monto calculado de provisión y el saldo de la cuenta provisión. Cuando el saldo de la cuenta es deudor, el ajuste se hace por la suma del resultado del cálculo y el saldo deudor existente en la provisión. 2- Una determinada cantidad con base a un estudio del análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar. En este caso a cada estrato de análisis de vencimiento se le aplica un porcentaje y la suma total de aplicar este método será el total de la provisión. 3- Un porcentaje sobre el saldo de las ventas a crédito del periodo. El monto del ajuste será el resultado de aplicar un % al monto de las ventas netas.
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  Lcda. María A.Contreras S. Contabilidad General UCAT Página 6 Después de calculado el monto el ajuste por cualquiera de los métodos el asiento contable será Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber xxx Pérdida por cuentas incobrables Provisión para cuentas dudosas Para registrar provisión para cuentas dudosas del período. xxx xxx ASIENTOS DE CIERRE Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas nominales o temporales al finalizar el ejercicio contable.