6. gestión del costo del proyecto

Gestión del costo del proyecto
Procesos involucrados en estimar,
presupuestar y controlar los costos de
modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado.

Estimar los costos
Desarrollar una aproximación a los recursos financieros necesarios
para completar las actividades del proyecto.
Determinar el presupuesto
Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes
de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
Controlar los costos
Monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto
del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

 Esta área se encuentra estrechamente vinculada con el plan de gestión
de costos en el cual se puede establecer lo siguiente:
Nivel de exactitud
Dependiendo del alcance de las actividades y de la magnitud del proyecto,
las estimaciones del costo de las primeras se ajustarán a un redondeo
de datos ($100, $1000).
Unidades de medida
Todas las unidades que se utilizan en las mediciones se definen para cada
uno de los recursos (semana laboral, horas de trabajo).
Enlaces con los procedimientos de la organización
El EDT establece el marco para la gestión de costos.
Umbrales de control
Son umbrales de variación que establecen una cantidad acordada de
variación permitida antes de que sea necesario realizar alguna acción
(como porcentaje).

Reglas para la medición del desempeño
Formatos de los informes
Se definen los formatos y la frecuencia de presentación
de los diferentes informes de costos.
Descripciones de los procesos
Se documentan las descripciones de cada uno de los
tres proceso de gestión de costos del proyecto.

 Debe tener en cuenta los requisitos de los
interesados para la obtención de los costos.
 Los diversos interesados del proyecto medirán los
costos del proyecto de diferentes maneras y en
tiempos diferentes.
 Se debe tener en cuenta el efecto de las decisiones
del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes
de utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o
resultado.

Estimar los costos
 Desarrollar una aproximación de los
recursos monetarios necesarios para
completar las actividades del proyecto.

Estimar los costos
 La estimación de costos es una predicción basada en
la información disponible en un momento dado.
 Costo óptimo = fabricar vs comprar, comprar vs
alquilar, intercambio.
 Se expresa en unidades monetarias, horas de
trabajo, días de trabajo.

Estimar los costos
 Trabajo, materiales, equipo, servicios e
instalaciones.
Tiempo
Exactitud
De la estimación
De costos

Estimar los costos
 Las estimaciones de costos deberían estar listas
antes de solicitar el presupuesto , en realidad se
realizan después de aprobar el presupuesto.
 Cuando el proyecto se realiza bajo contrato, estimar
costos y cotizar, son diferentes:
 Estimar costos: Calcular cuanto va a costar el proyecto a la
organización que lo está realizando.
 Fijar el precio (cotizar): Cuanto va a cobrar la organización
al cliente por desarrollar el producto o servicio. Es una
decisión de negocios que usa la estimación de costos como
una de las bases.

Estimar los costos - Entradas
Factores ambientales
- Condiciones del mercado: Productos y servicios
disponibles en el mercado.
- Bases de datos comerciales.
Activos de los procesos de la organización
- Políticas de estimación de costos.
- Información histórica.
- Archivos de proyectos.
- Conocimiento del equipo del proyecto.
- Lecciones aprendidas.

Estimar los costos - Entradas
 Plan de gestión del proyecto
Plan de cuentas
- Como vamos a codificar los gastos para reportar la
información financiera en los reportes de la empresa.

Estimar los costos - herramientas
Estimación análoga
- Utiliza los valores de parámetros de un proyecto anterior similar,
como base para estimar el mismo parámetro o medida para un
proyecto actual.
- Utiliza la información histórica y el juicio de expertos.
- Se utiliza cuando hay una cantidad limitada de información
Determinación de tarifas de costos de los recursos
- Las tarifas de la unidad (costo de la gente por hora, costo del
material por kg.) para cada recurso.
- Si esta información no esta disponible, las tarifas van a tener que
estimarse.

Estimación paramétrica
- Utiliza una relación estadística entre los datos
históricos y otras variables.
- Calcular los costos usando modelos matemáticos.
- Son confiables cuando:
a. La información histórica es exacta.
b. Los parámetros con cuantificables.
c. El modelo es escalable; funciona para proyectos
grandes o pequeños.

Estimación ascendente
- El costo de cada paquete de trabajo o de cada
actividad se calcula con el mayor nivel de detalle.
- El costo detallado se “acumula” en niveles superiores.
- El costo y exactitud depende del tamaño y
complejidad de las actividades o los paquetes de
trabajo.
- El equipo del proyecto debe evaluar la exactitud de las
estimaciones contra el costo de obtenerlas.

Estimación por tres valores (Ce)
- Más probable (Cm).
- Optimista (Co).
- Pesimista (Cp).
Ce = (Co + 4Cm + Cp) / 6

Determinar el presupuesto
 Proceso que consiste en sumar los
costos estimados de actividades
individuales o paquetes de trabajo para
establecer una línea base de costo

Determinar el presupuesto - Herramientas
Límite de financiamiento
- El gasto de fondos debe conciliarse con los límites de
financiamiento establecido sobre el desembolso de fondos para
el proyecto.
- Requiere ajustar el cronograma para regular los gastos en
función de la disponibilidad de capital.

Determinar el presupuesto - Herramientas
Suma de costos
- Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo.
- Las estimaciones de costos se suman consecutivamente en niveles
superiores.
- Se obtiene el total para el proyecto.
Relaciones históricas
-Dan como resultado estimaciones paramétricas o análogas del proyecto
para desarrollar modelos matemáticos que permitan predecir los costos
totales del proyecto.
- Pueden ser simples: La construcción de una vivienda residencial costará
una cierta cantidad por metro cuadrado de espacio útil.
- Pueden ser complejos: Un modelo de costo de desarrollo de software
utiliza varios factores de ajuste separado, donde cada uno de estos
factores comporta numerosos criterios.

Determinar el presupuesto - Salidas
Línea base del desempeño de costos
- Es un presupuesto hasta la conclusión aprobado y distribuido en
el tiempo.
- Se utiliza para medir, monitorear y controlar el desempeño global
del costo del proyecto.
- Se establece sumando los presupuestos aprobados por periodo
de tiempo.

Determinar el presupuesto- Salidas
Línea base del desempeño de costos
- Otra forma de mostrarla es por medio de tablas de
flujo de caja.
- Son una buena referencia para el área de finanzas o el
área contable de la empresa para reservar o hacer
previsiones de capital y fondear adecuadamente el
proyecto.

 Proceso por el que se monitorea la
situación del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar
cambios a la línea base de costo.

 Asegurarse de que los gastos no excedan el
financiamiento autorizado para el proyecto.
 Detectar y comprender las variaciones con respecto
al desempeño de los costos.
 Monitorear el desempeño del trabajo con relación a
los fondos en los que se ha incurrido.
 Informar a los interesados pertinentes acerca de
todos los cambios aprobados y costos asociados.
 Realizar acciones para mantener los sobrecostos
previstos dentro de límites aceptables.

Controlar los costos -
Herramientas
Gestión del valor ganado (EVM)
Integra el alcance, costo y cronograma
para medir el desempeño.
Monitorea 3 dimensiones:
 Valor planificado: Presupuesto
autorizado asignado al trabajo.
 Valor ganado: Valor del trabajo
completado expresado en términos del
presupuesto aprobado.
 Costo real: Costo total en el que se ha
incurrido realmente.

Herramientas
Gestión del valor ganado (EVM)
También se va a monitorear:
 Variación del cronograma (SV):
Valor ganado – Valor planificado
 Variación del costo (CV):
Valor ganado – Costos reales.
 Índice del desempeño del cronograma (SPI):
Valor ganado / Valor planificado.
 Índice del desempeño del costo (CPI):
Valor ganado / Costo real

Herramientas

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