Bases de datos

Bases de datos

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  “El desafío deorganizar la información”
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  Por qué unaBase de Datos? Uno de los principales desafíos que se presentan para tener una organización efectiva y eficiente es lograr el orden de su información, procesos y datos. Una base de datos puede ayudarte a: • Administrar mejor la información. • Ahorrar tiempo y costos. • Mejorar tu productividad.
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  ¿Qué son lasBases de Datos? Una base de datos: es un conjunto de información que pertenece al mismo contexto almacenada sistemáticamente para su posterior uso. Es más que una lista.
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  Tipos de Basesde Datos • Según la variabilidad de los datos almacenados: estadísticas o dinámicas. • Según el contenido: bibliográficas, de texto completo o directorios. • Además pueden ser públicas o privadas, y estar online.
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  Ejemplos Base de datosen Excel
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  ¿Cómo están formadas? LasBases de Datos están formadas por: • Tablas relacionadas entre sí • Consultas • Formularios de carga • Informes
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  Estructura de unabase de datos de donantes, compromisos de donaciones y donaciones mensuales.
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  Ejemplos Ejemplo de formulariopara carga de donantes.
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  Crear una Basede Datos para tu empresa? • Determinar la finalidad de la base de datos • Buscar y organizar la información necesaria • Dividir la información en tablas • Convertir los elementos de información en columnas • Especificar claves principales • Crear relaciones entre las tablas
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  Consejos y buenas prácticas •Documentar: no todos saben que significa una tabla o un campo. • Usar nombres claros y sencillos en las columnas. • Si puedes, utiliza reglas de validación. • Ten en cuenta la seguridad y acciones que pueden hacer los usuarios. • Analiza la posibilidad de que esté online para poder acceder desde cualquier lugar y dispositivo.
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  Beneficios de usarBases de Datos • Permiten el control centralizado de los datos • Pueden combinar datos de varios archivos, por lo que nunca habrá que introducir dos veces la misma información. • Permiten introducir fácilmente los datos. • Permite recuperar datos, ordenarlos, resumirlos y hacer informes para luego tomar decisiones. • Tener la información ordenada para poder compartirla y visualizarla.
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  Información del contacto Conexiones, relaciones, actividades del contacto Informaciónde Ventas relacionada
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  Herramientas sugeridas Puedes probarcon el paquete Office que tiene dos herramientas fundamentales: •Access, para crear bases de datos de todo tipo, relacionarlos y tener una visión completa. • Excel, para crear hojas y plantillas de cálculo que te permitan administrar información de dinero o datos numéricos.
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  ¿Excel o Access? Access •Para bases de datos relacionales (hay relación de uno a varios). • Cuando se necesita hacer consultas complejas Excel • Si se puede almacenar todo en una tabla • Si se quieren hacer principalmente cálculos • Menos de 15.000 filas
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  Herramientas sugeridas II Otraalternativa es CRM de Microsoft: Dynamics, un sistema integrado para que tu organización administre toda la información y bases de datos desde un mismo lugar.
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  Lo más importante LasBases de Datos • Son herramientas útiles y fáciles para almacenar y organizar información y datos de todo tipo y en diversas cantidades. • Tu empresa puede verse beneficiada al tener su información más organizada, más disponible y mejorar el trabajo en equipo.
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  ¿Y ahora qué? •Antes de empezar, analiza cuál es la información que quieres organizar mejor. • Establece tus prioridades. • ¿Vas a crear tu base de datos en tu computadora u online? ¡Decídelo! • Selecciona las herramientas que vas utilizar. • Crea equipos de trabajo para organizar en las bases de datos.