Hotel Beds mejora su rendimiento apostando por la tecnología Sage XRT Treasury

Hotelbeds Group implementa una plataforma global de
tesorería para apoyarsu estandarización internacional
Cliente: Hotelbeds Group.
Sector: Turismo.
Perfil: Hotelbeds Group forma parte de TUI Group, la compañía líder
en viajes vacacionales a nivel mundial. Con más de 30 millones de
clientes y una facturación de 18.700 millones de euros, TUI Group
opera en más de 180 países.
Objetivos:
• Visibilidad global de posiciones de tesorería.
• Mejora en el control de procesos de autorización bancaria,
acorde con las políticas internas de la compañía.
• Implantación de una plataforma global e internacional de
tesorería.
• Estandarización de todos los procesos de tesorería.
Solución: Sage XRT Treasury. Módulos de tesorería, contabilización,
conciliación, firma bancaria y comunicación bancaria.
Hotelbeds Group está estructurado
en torno a cinco unidades de
negocio:
1. Bedbank. El banco de camas número 1 a nivel global,
con 72.000 hoteles en 180 países. Opera con las marcas
Hotelbeds, Bedsonline y Hotelopia.
2. Destination Management. Unidad de negocio que
incluye las marcas Destinations Services (DMC), Pacific
World (especialista en reuniones y eventos) e Intercruises
(especialista en handling de cruceros).
3. Transfer & Activity Bank. Proveedor global de traslados,
actividades y experiencias.
4. TLRG. Minorista de acomodación con las marcas Late
Rooms (Reino Unido) y Malapronta (Brasil).
5. New Ventures. Unidad que engloba negocios especialistas
únicos y con un notable potencial de crecimiento en sus
respectivos sectores.
Proceso global de internacionalización
Esta presencia global e internacional es la que ha llevado a
Hotelbeds Group a poner en marcha un proyecto integral de
control de tesorería de conciliación bancaria.
El proyecto que Hotelbeds Group puso en marcha tenía
como objetivo convertir una plataforma local en global, que
permitiera a su vez estandarizar los procesos de tesorería
del grupo. Para ello, era clave encontrar la mejor solución
que cubriera las necesidades internacionales y que al mismo
tiempo pudiese implementarse de manera consistente y
ágil en los 3 Centros de Servicios Financieros Compartidos
Regionales (EU, Américas y MEAPAC) de Hotelbeds Group.
Además era clave establecer una plataforma estable y
escalable, tanto a nivel de usuarios como de accesibilidad a
la información en cualquier punto del mundo. De esta forma
podía accederse diariamente a las posiciones de tesorería
de cada una de las sociedades que se gestionan desde cada
centro (20 sociedades en EU, 5 sociedades en Américas y 1
sociedad en MEAPAC) y mejorar la eficiencia y efectividad de
los equipos de Tesorería de los centros internacionales a
través de la implementación de automatismos (reconciliación
de firma de apoderados y envío de ficheros bancarios)
existentes ya en la plataforma local de Tesorería de EU.
CASO DE ÉXITO

Definición de necesidades
El primer paso, una vez tomada la decisión de poner en
marcha un proyecto de esta magnitud, fue la definición de
los requerimientos de negocio, entre los que cabría destacar
la visibilidad global a las posiciones de tesorería en Cash, la
automatización de los procesos de reconciliación bancaria,
el control de los procesos de autorización bancaria acorde a
las políticas de la compañía, los apoderamientos bancarios
y la aportación de seguridad e integridad en el intercambio
de información bancaria con las entidades financieras a nivel
global (emisión de pagos y recepción de extractos bancarios).
Aunque la compañía contaba ya con una plataforma de
tesorería implantada en Europa desde hacía 4 años, ésta no
se había concebido para ser global y escalable, por lo que no
permitía la implementación internacional de manera directa.
Al principio, la plataforma estaba contenida en servidores
físicos en la propia Sede Central de la compañía a nivel
internacional, localizada en Palma de Mallorca. Se basaba en
una instalación física servidor/cliente cuyas comunicaciones, a
nivel local, se centralizaban en un CPD que Hotelbeds posee
en sus propias oficinas. De esta forma la compañía tenía la
restricción de no poder conseguir un control centralizado de
todas las posiciones de tesorería de las entidades del Grupo, ya
que tenía una gestión descentralizada por región del cash flow.
Elección del proveedor
El primer paso fue la selección de la herramienta y el
proveedor a implementar, para lo que se inició un proceso
de análisis de necesidades de negocio y benchmarking de
soluciones de mercado, que tuvo una duración aproximada de
seis meses.
En este proceso, Sage contaba con la ventaja añadida de ser
proveedor de Hotelbeds Group a través de la plataforma local
de Tesorería Sage XRT Treasury, por lo que la compañía ya
conocía la solución. De cualquier modo, también se analizaron
otros proveedores, como por ejemplo SAP, ERP financiero de
referencia de la organización. De junio a diciembre de 2012
Hotelbeds Group hizo un análisis de todas las soluciones
y, para completar este estudio se consultó con diferentes
empresas de referencia del sector situadas en Palma de
Mallorca. Finalmente, las elegidas fueron las plataformas de
Sage y SAP, a las que se pidió una propuesta basada en una
serie de requerimientos de negocio y técnicos definidos por
Hotelbeds Group.
“Necesitábamos saber qué soluciones de mercado podían dar
la mejor respuesta a nuestras necesidades ya identificadas;
así como podían encajar en el proceso de estandarización
internacional que se iba a llevar a cabo en nuestro modelo
global de Centro de Servicios Financieros Compartidos. Con
este propósito, analizamos detalladamente las propuestas
recibidas de los proveedores finalistas y llevamos a cabo la
elección basados en unos criterios de decisión claramente
definidos y ponderados. Entre ellos, no sólo se encontraban
los costes y tiempo de implementación; sino también las
propias funcionalidades de la solución, complejidad y
facilidad de uso, valoración de los riesgos de migración de
solución local, la experiencia del proveedor y su posición en el
mercado, etc.”, señala Alicia Fuentespina, Head of Finance
Processes en Global Finance Services de Hotelbeds Group.
Finalmente, la solución elegida fue Sage XRT Treasury, y
los elementos que inclinaron la balanza por esta plataforma
fueron, por un lado, la propuesta ofrecida tanto a nivel
funcional como técnico; y, por otro, la posibilidad de no tener
que empezar desde cero, ya que gran parte de configuración
de herramienta ya implantada en EU podía adaptarse de
manera controlada y relativamente sencilla a la nueva
arquitectura global necesaria.
“En ese momento teníamos 21 entidades configuradas, por lo
que cambiar de plataforma suponía empezar de cero, lo que
prolongaría mucho la implantación. El ahorro de tiempo y la
rapidez fueron también elementos fundamentales a la hora de
tomar la decisión final”, comenta Tomás Lozano, Treasury
Project Manager de Hotelbeds Group.
Fases de la migración
Un aspecto importante en todo este proceso fueron las fases
definidas en la implantación de la solución Sage XRT Treasury.
CASO DE ÉXITO
Alicia Fuentespina
Head of Finance Processes en Global Finance Services
de Hotelbeds Group
“
“Con la estandarización y la implantación de
la plataforma, conseguimos liberar tiempo a
los usuarios a través de procesos automáticos,
reinvirtiendo esa capacidad en tareas de
mayor valor añadido de control y planificación.
El aumento de eficiencia y efectividad de los
equipos de Tesorería a nivel global ha sido
nuestro principal logro
Alicia Fuentespina, Head of Finance Processes en Global Finance Services de
Hotelbeds Group

La gestión se realizó por región y país, con una duración total
del programa de dos años.
El primer paso fue la migración del entorno técnico, tanto de
servidores como de puestos de usuario, a aplicaciones de
ejecución remota. Se instalaron nuevos servidores virtuales en
sistemas geolocalizados con un plan de contingencia de alta
disponibilidad en caso de error.
La segunda de las fases contempló la configuración de los
tres centros regionales a nivel funcional. En primer lugar, el
Centro Regional de Europa, con 21 sociedades incluidas
las de España y Reino Unido y, más tarde, las sociedades de
Portugal. Una vez establecida la gestión en EU, llegó la hora
de establecer nuestro Centro de América, con 5 entidades
y sedes en Estados Unidos, República Dominicana y México.
Por último se instauró el Centro de Asia, con una sociedad
con sede en Singapur.
“Como responsables de la estandarización de los procesos
financieros de los Centros de Servicios Financieros
Compartidos, era fundamental la consistencia en la
implementación de los procesos y herramientas a utilizar para
todos los equipos de Tesorería a modo global. De modo que, al
mismo tiempo que estandarizabamos las prácticas de tesorería
en los Centros, garantizamos que se implementasen las
mismas herramientas y funcionalidades de cash management,
conciliación bancaria, contabilización, comunicaciones y
firma”, explica Alicia Fuentespina.
Después de dos años de trabajo, en diciembre 2014 se dio
por cerrado el programa en los tres Centros Financieros de
Servicios Compartidos en todo el mundo con la puesta en
marcha del Centro de Singapur. Así, se cubría el objetivo de
estandarización internacional, así como el de contar con
una plataforma estable y escalable para las necesidades
futuras de la Compañía, como la incorporación de nuevas
sociedades bajo la gestión de los centros compartidos.
“Nuestro objetivo es que todos nuestros usuarios, estén
donde estén, dispongan de los mismos procesos y los mismos
sistemas. Todas las entidades que están conectadas utilizan el
mismo sistema contable, por lo que promovemos las prácticas
estándares entre usuarios y de este modo garantizamos que la
información sea consistente y se utilice de manera correcta”,
comenta Tomás Lozano.
Como resultado del proyecto, se ha conseguido una evolución
técnica del modelo de plataforma de tesorería, tanto a nivel
de arquitectura, como de accesos web, permisos, reportes y
conectividad:
• La migración del servidor físico anterior a una arquitectura
virtual de servidores permite actualmente una alta
disponibilidad de la solución en caso de fallo/error. El
plan de contingencia ha establecido la recuperación del
servicio de forma casi inmediata mediante la definición de
re-enrutamiento a otro servidor. De esta forma, se garantiza
que en los procesos críticos de Tesorería, la Plataforma de
Tesorería se encuentre siempre disponible.
• En cuanto a la conectividad, está cubierta a nivel global
puesto que la solución se encuentra ubicada en el propio
proveedor de comunicaciones, garantizando, con ello un
ancho de banda suficiente para el correcto funcionamiento
del aplicativo desde los centros regionales.
• Con respecto a los accesos de los usuarios a la solución,
la plataforma actual está basada en entorno web y no
requiere instalación de puestos clientes como en la antigua
solución. La monitorización y mantenimiento de usuarios y
licencias es más fácil, ya que ésta solo es dependiente de
los roles y aplicaciones asignadas al usuario en el dominio
de la empresa y de la asignación de permisos en la
Plataforma de Tesorería.
Al tener integradas las 3 regiones en un mismo sistema de
tesorería, los controles e informes tienen capacidad global
y, por consiguiente, se puede extraer información por región
y/o entidad legal tanto de forma consolidada como individual.
De especial relevancia es el informe de liquidez aplicable a
todas las cuentas que gestionan y que el Departamento de
Tesorería del Grupo controla diariamente.
Beneficios: Incremento de la eficacia
Una vez finalizado el proceso de implementación de la
herramienta, se empezaron a materializar los primeros
beneficios esperados del proyecto. En palabras de Alicia
Fuentespina, “las practicas de Tesorería que tenían las
entidades locales eran muy débiles a nivel de control de
procesos financieros. Así mismo, el nivel de eficiencia era
muy bajo, dado que gran parte de las tareas eran manuales,
con un alto consumo de tiempo por parte del usuario.
Con la estandarización y la implantación de la plataforma,
conseguimos liberar tiempo a los usuarios a través de
procesos automáticos, reinvirtiendo esa capacidad en tareas
de mayor valor añadido de control y planificación. El aumento
de eficiencia y efectividad de los equipos de Tesorería a nivel
global ha sido nuestro principal logro”.
Según Tomás Lozano, “cuando realizamos el análisis de la
inversión, valoramos el aumento de la eficiencia en conciliación
bancaria de los equipos de Tesorería, donde veíamos una gran
capacidad de mejora. Sin embargo, posteriormente nos dimos
cuenta de la importante mejora de eficiencia también en estos
equipos en: la emisión de pagos a proveedores (autorización y
comunicación), la gestión de cash management y las tarjetas
corporativas de empleados. Asimismo, pudimos comprobar la
mejora de otras como los equipos de cobros a clientes (donde
la identificación de movimientos se realiza de manera mucho
más ágil a través de funcionalidades de contabilización y
CASO DE ÉXITO

aplicación masiva en SAP). Algo que no se contemplaba en los
cálculos iniciales”.
Para Hotelbeds Group era importante comprobar que el retorno
de la inversión estimado al inicio del proyecto se materializaría en
hechos reales. Para ello, se realizaron medidas reales de eficiencia
en base a la metodología Lean Six Sigma durante toda la vida del
programa. La compañía comprobó, para su satisfacción, que no
sólo había alcanzado el retorno de la inversión original (8 meses),
sino que lo había mejorado en un 25% adicional, recuperando
la inversión en 6 meses con una rentabilidad de la inversión
del 118%. Según Alicia Fuentespina, “gracias a esta iniciativa,
Hotelbeds ha conseguido la escalabilidad buscada. A pesar de
que los volúmenes de transacciones se han incrementado, no ha
sido así en el número de personas necesarias para gestionar los
procesos de Tesorería, a la vez que se conseguido mejorar la calidad
del servicio en control y reporting”.
El futuro más próximo
Aunque el Programa de la Plataforma Global de Tesorería ya
se ha cerrado, desde Hotelbeds Group son conscientes de
que van a tener una demanda constante de nuevos países y
entidades a conectar, para lo que se ha establecido un proceso
de petición y coordinación de esas nuevas necesidades de
manera global, ágil y coordinada en la organización. Este
es el caso de la solicitud de implementación de una de sus
sociedades brasileñas, realizada por el centro en Américas a
finales de Febrero 2015, que se ha implementado en marzo
de 2015. Así mismo, queda sentada la base para posibles
nuevos proyectos y funcionalidades que la compañía pueda
necesitar implementar en un medio/largo plazo, como pueden
ser la implementación global de un módulo de previsión y
planificación de tesorería a futuro.
“La plataforma es escalable y está preparada para conectar
cualquier nuevo país que la compañía requiera (siempre que
cumplan las practicas estándares de tesorería previamente
definidas) e incorporar nuevas funcionalidades” indica Tomás
Lozano.
CASO DE ÉXITO
Módulos implantados
• Módulo de tesorería: Gestión de la posición de tesorería. Control bancario e identificación de cobros
de nuestros clientes.
• Módulo de contabilización: Contabilizaciones masivas de comisiones bancarias, intercompañías y cobros
de clientes.
• Módulo de conciliación: Conciliación automática de todas las cuentas bancarias.
• Módulo de firma bancaria: Autorización por apoderado bancario de pagos masivos electrónicos generados por
fichero bancario desde el ERP (SAP).
• Módulo de comunicación bancaria: Envío telemático de ficheros de pago/cobro masivo. Recepción de
movimientos bancarios según tipología (cuenta bancaria, TPV´s, tarjetas de crédito, devoluciones, etc.).
Alicia Fuentespina
Head of Finance Processes en Global Finance Services
de Hotelbeds Group
“
“Gracias a esta iniciativa, Hotelbeds ha
conseguido la escalabilidad buscada. A pesar
de que los volúmenes de transacciones se
han incrementado, no ha sido así en el número
de personas necesarias para gestionar los
procesos de Tesorería, a la vez que se ha
conseguido mejorar la calidad del servicio en
control y reporting

CASO DE ÉXITO
Si deseas más información:
Sagexrt.sage.es
Sage XRT Treasury guía a las empresas o grupos de carácter
nacional o internacional en su gestión de la cadena de valor
ﬁnanciero. La solución proporciona una visibilidad en tiempo real
de las posiciones y la liquidez del grupo que permite gestionar su
tesorería a corto y medio plazo así como definir un presupuesto.
Sage XRT Treasury mejora la productividad al automatizar las
tareas tediosas como la conciliación de tesorería y contabilidad.
La solución permite asimismo optimizar el riesgo de cambios
ﬁnancieros y reduce los costes de las transacciones bancarias.
El despliegue internacional viene facilitado por un entorno de
trabajo de varios idiomas, países e instrumentos y por el módulo
de comunicación de varios formatos, protocolos y bancos.
Sage ofrece a las pequeñas y medianas empresas una gama de
servicios y software de gestión empresarial fácil de usar, seguro
y eficiente —desde la contabilidad y la nómina, a la planificación
de recursos empresariales, gestión de relaciones con los clientes
y los pagos—. Nuestros clientes reciben asesoramiento y apoyo
continuo a través de nuestra red global de expertos locales,
para ayudarles a resolver sus problemas de negocio y darles la
confianza necesaria para alcanzar sus ambiciones empresariales.
Fundada en 1981, Sage empezó a cotizar en la Bolsa de
Valores de Londres en 1989 y entró en el FTSE 100 en 1999.
Cuenta con millones de clientes en todo el mundo y más de
12.975 empleados en 23 países (Reino Unido e Irlanda, Europa
continental, América del Norte, África del Sur, Australia, Asia y
Brasil). Para más información, por favor visite www.sage.com
Sage XRT Treasury
Hitos conseguidos
Implementación de herramienta global según siguientes premisas:
1. Escalabilidad de aplicativo.
2. Estandarización de procesos de tesorería aplicables por igual a todas las regiones.
3. Fácil accesibilidad y usabilidad para los usuarios de la solución.
4. Automatización de procesos manuales.
5. Unificación de gestión de tesorería en misma solución.
Principales cifras del proyecto
1. Payback: 6 meses.
2. ROI: 118%
Principales cifras de gestión dentro de la actual configuración de la Plataforma de Tesorería de Hotelbeds Group:
1. 27 entidades gestionadas en dentro de la plataforma de Tesorería.
2. 32 bancos y 230 cuentas bancarias. Recepción diaria de movimientos de cuenta y establecimiento de canales
de comunicación securizados contra las entidades bancarias.
3. Más de 150.000 movimientos bancarios gestionados y procesados mensualmente, tanto para el cash
management como para la conciliación bancaria, de manera automática y manual.

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