Cómo (re) diseñar y liderar una pmo IT Telecos (caso de éxito)
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El documento describe el caso de éxito de rediseñar e implementar una PMO de telecomunicaciones dentro de una entidad bancaria. La PMO original no estaba dando resultados y se encontraba en una encrucijada. Se implementó una nueva estrategia PMO a corto plazo que categorizó y priorizó proyectos, mejoró sistemas y comunicación, logrando cumplir los objetivos clave.
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- 2. Experiencia de +25 en múltiples sectores e industrias tanto sector público como privado, principalmente en la gestión y liderazgo de oficinas de gestión de proyectos y productos bajo marcos tradicionales (predictivos) y ágiles (adaptativos). Fundador de la marca PMOfficers que incluye: PMOXperience: Consultoría especializada en Oficinas de gestión de proyectos y productos PMOAcademy: Academia de Formación Especializada para Liderar Oficinas de Proyecto & Productos Plataforma PMOXSuite (Co-Fundador) Lic. Informática, Master EBM, Postgrado Dirección Empresa, Postgrado en Calidad, Certificado: PMO-CC, PMO-SR, PMO-DT, PMO-BR, PMP, SM-I, Sig Sigma Yellow Belt . . . Juez PMO Global Awards (Desde 2018) Miembro Activo: PMOGA y Capítulo PMI BCN. Primer Certificado en España PMO-CC de la PMOGA Profesor universitario sobre PMO: Certificación PMO-CP en la U. La Salle BCN Certificación PMO-FO en la Barcelona Executive Business School (BEBS) Módulo PMO en la U.Europea Campus Valencia Exponente Capítulos PMI: Madrid, Valencia y LATAM Conferencista en Universidades , Organizaciones y Centros de Negocio : Perú (APROLOG), Colombia (U.Del Bosque) y Ecuador (ESPAE) AACEE (Association for the Advancement of Cost Engineering International) entre otros . www.pmoacademy.org www.pmoxperience.com www.pmofficers.com www.pmoxsuite.com
- 3. @pmofficers AGENDA WEBINAR PMOfficers LA MAGIA DE LA PMO @pmofficers @pmofficers Escenario Identificado (Encrucijada 2018) Nueva Estrategia PMO Corto Plazo (2018) Nueva Estrategia PMO Mediano Plazo (2019) Resultados Obtenidos Mejoras y Áreas de Oportunidad (Propuestas 2020) Preguntas y Respuestas ? www.pmoxperience.com www.pmoacademy.org www.pmofficers.org www.pmoxsuite.com
- 5. Caso de Éxito - Diagnostico Inicial Caso de Estudio En el 2018 uno de los principales bancos de la region de Catalunya (España) ante la explosión de las empresas FINTECH decide impulsar un Proyecto Estrátegico de la Transformación Tecnológica en 2019 El proyecto lo encarga a la Dirección de Telecomunicaciones del Banco, la cual tanto el alcance como el presupuesto viene ya predefinido por el banco y la dirección debe encargarse de su ejecución correcta. La Dirección de Telecomunicaciones está a cargo del Sr. Jordi Petit Camembert quién decide implementar una PMO para llevar toda su cartera global de proyectos y lidere el Proyecto Estrátegico de la Transformación Tecnológica en 2019. Decide contratar a una empresa consultora TIC sin experiencia en temas de Diseño e Implementación de PMOs, la cual para la propuesta decide tomar el marco del PMI bajo el PMBOK El Sr.Petit comprá la idea y entra en funcionamiento la PMO del finales del 2018 El proyecto se debe liderar desde la actual PMO !
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- 8. Caso de Éxito - Encrucijada 2019 Proyecto Estrátegico de la Transformación Primera Fase: Como primera fase deciden que el Proyecto Estrátegico de la Transformación inicie en “plan piloto” con la actualización de un total de 1,000 oficinas con una inversión total aproximada de 2,5 millones de euros a realizar en 10 meses y los cuales han sido distribuidos en: - Equipos tecnológicos de hw de telecomunicaciones (routers, switches, access points, tablets) - Nueva red wifi en cada oficina del banco (fase inicial 1,000 - total 5,000) - Equipos técnicos (contratar especialistas en telecomunicaciones). - Proveedores externos (equipos de hw, instaladores técnicos), - Equipo externo para el desarrollo de una APP para la gestión de todos los equipos de telecomunicaciones
- 9. Escenario de Resultados Reales 2018 Caso de Éxito PMO
- 10. Realidad – Punto de Dolor Objetivo Solución El 99.99% utilizan algún tipo de tecnología o herramientas para la gestión de sus proyectos y productos. Un Beneficio tangible y fundamental es tener una ÚNICA FUENTA DE INFORMACIÓN VIABLE, VERAZ Y DIGITAL (Ejemplo PPM propio, compra o desarrollo externo) IMPRESCINDIBLE PARA LA MEJOR TOMA DE DECISIONES ($) Caso de Éxito - Escenario de Resultados Reales
- 11. Caso de Éxito - Escenario de Resultados Reales RESULTADOS PLANIFICADOS - Primera Fase: - Las mil oficinas se planifican entregar en 10 meses a 100 oficinas al mes. - Durante los primeros 3 meses únicamente se tenían finalizadas 8 Oficinas (0.08% de avance real vs 30% planificado). - La APP no está cumpliendo con los requerimientos y no se sabe cuándo estára 100% operativa - Los proveedores externos no tienen un calendario de implementación por tanto NO saben cuándo ejecutarán. - Las 3 empresas de instalación contratada no tiene equipo suficiente y al no tener el calendario real no se pueden planificar correctamente para la gestión de recursos técnicos. - No hay control del gasto, ni información de avances ni cuadros de mando para el Dir.Telecomunicaciones - No hay un formato ni tampoco un plan de comunicación del avance del programa. - El equipo no tiene formación en gestión de proyectos mucho menos en PMO.
- 12. Nueva Estrategia PMO Corto Plazo Caso de Éxito PMO
- 13. Objetivo Solución El 99.99% de las Empresas tienen una Cartera de Proyectos y/o Productos. Un Beneficio Tangible, Inmediato y Fundamental es Estandarizar e Implementar Buenas Prácticas A NIVEL DE OFICINA (PMO). Realidad Diagnostico Inicial Caso de Estudio
- 14. Paso.1 Definir: Porqué queremos una PMO? Paso.2 Establecer: Para qué queremos una PMO? Paso.3 Identificar: El mejor equipo que debe liderar la PMO Paso.4 Diseñar la Categorización: de toda la Cartera que gestionará la PMO Paso.5 Diseñar la Priorización: de toda la Cartera que gestionará la PMO Paso.6 Presentar: Formalmente a la PMO ante la Organización “Kick-Off” Paso.7 Implementar y Ejecutar Diagnostico Inicial Caso de Estudio Método PMOfficers Cómo diseñar e implementar tu PMO en 7 pasos
- 15. 1. Categorizar y Priorizar 3. Mejorar los sistemas colaborativos 2. Definición y Ejecución de la Estrategia PMO 4. Mejorar Plan de Comunicación Caso de Éxito - Nueva Estrategia PMO
- 16. 1. Categorizar y Priorizar: - A todos los proveedores - A todos los Equipos Técnicos - La Red Completa de Oficinas por importancia, tamaño, área geográfica (Fase Inicial 1000) 2. Definición y Ejecución de la Estrategia - Se ajusta el alcance en 700 oficinas en lugar de 1,000 pero con la misma fecha final y mismo presupuesto - Se define el tipo de PMO - Nuevo Calendario de Implementación (tres meses de retraso se debe replanificar a 7 meses para cumplir con la fecha fin) - Se comparte el calendario con todos los equipos técnicos para que planifiquen los equipos vs oficinas - Se define un Product Backlog con spints semanales y release quincenal para la actualización de la APP - Se comparte la planificación con la empresa de telecomunicaciones que gestionan las oficinas actualmente (Telefónica) 3. Mejorar los sistemas colaborativos y 4. Plan de Comunicación: - Se genera una carpeta global del proyecto con toda la información de los Interesados Clave por empresa, proveedor, etc - Se genera un archivo en XLS para tener la planificación global diaria del programa de implementación - Se generan los KPIs de avance del programa de implementación (ejemplo: cuantas oficinas instaladas vs planificadas) - Se informa todos los días del avance de la implementación vía whatsapp empresarial Caso de Éxito - Nueva Estrategia PMO
- 17. 1. Se redefine el Alcance pasando de 1,000 a 700 oficinas. 2. Se mantiene el equipo global de la PMO y proveedores externos (no se añaden recursos). 3. Se mantiene el presupuesto. 4. Se mantiene la fecha final. OKRS PMO - PLANTEADOS Caso de Éxito - Nueva Estrategia PMO
- 18. Caso de Éxito - Nueva Estrategia PMO 1. Categorizar y Priorizar El Modelo PMO BIRISI es un Modelo creado por PMOfficers para Categorizar y Priorizar una Cartera Global de Proyectos y Productos
- 19. PROYECTOS PRODUCTOS Oficinas Bancarias (HW) APP (SW) Caso de Éxito - Nueva Estrategia PMO Basado en el Método PMOfficers para indentificar una Cartera Global de Proyectos vs Productos
- 20. PMO Táctica PMO de Control PMO Híbrida PMO Estratégica PMO Operativa PMO de Soporte PMO Directiva ePMO (Enterprise PMO) PMO de Gobierno APMO (Agile PMO) PMOs-PMI PMOs-PMI Equivalencia PMO Centralizada AMO (Agile Management Office) PMOs-PMOfficers Caso de Éxito - Nueva Estrategia PMO Basado en el Método PMOfficers para indentificar todos los tipos de PMOs
- 21. Caso de Éxito PMO Nueva Estrategia PMO Mediano Plazo
- 22. ROADMAP DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN - > EJECUCIÓN Método PMOfficers (Estrategia + Cultura = Personas) Caso de Éxito - Método PMOfficers PMO Híbrida Basado en el Método PMOfficers de Consultoría PMOXperience para Diseñar e Implementar una Oficina Global de Proyectos vs Productos
- 23. Quién ha desarrollado, habilidad, "ha adquirido una metodología, técnicas específicas y práctica en su área de trabajo. Prácticas que han de abreviar formas de procesos intelectuales o mentales Las personas tenemos diferentes tipos de conocimientos y diferentes HABILIDADES; pero solo un grupo de ambos se pone en acción cuando hacemos algo. Habilidad(es) Se desarrollaron las habilidades de comunicación, empatía y colaboración entre el equipo de la PMO y todos los actores involucrados Caso de Éxito - Método PMOfficers Basado en el Taller PMOfficers de Certificación PMO-SK (PMO SOFT SKILLS)
- 24. Ayuda Aconseja Facilita Audita (QA) Mentor/Coach Planificación Estratégica Fomenta la Formación en la Gestión de Proyectos y Productos Gestiona el Conocimiento (Proyectos y Productos) Planifica Seguimiento Inicia Controla Gestiona Ejecuta Estima Organiza Comunica PMO PROJECT & PRODUCT MANAGER PROJECT /PRODUCT MANAGER Caso de Éxito - Método PMOfficers Basado en el Taller PMOfficers de Certificación PMO-SR (PMO STRATEGIC ROADMAP)
- 26. Caso de Éxito – Resultados 1. Se consiguen 703 oficinas (100.03% KPI Éxito). 2. Se finaliza con el 99% del mismo equipo PMO (no hay rotación). 3. Hay cambios de proveedores externos (no se añaden recursos pero no afecta planificación). 4. Se mantiene el presupuesto inicial y finaliza en la fecha acordada. 5. Se implican a todas las áreas (gestión del cambio). 6. Se realizan lecciones aprendidas y transición al servicio (área de operaciones). 7. Se logra un eficaz plan de comunicación diario del avance Global y detallado de todo el proyecto. PMO – OBJETIVOS CLAVES CONSEGUIDOS (OKRs) Basado en el Método PMOfficers de Consultoría PMOXperience para Diseñar e Implementar una Oficina Global de Proyectos vs Productos
- 27. Mejoras y Áreas de Oportunidad (Propuestas 2020) Caso de Éxito PMO
- 28. ROADMAP PMO (Strategy Execution 1 – 2 Years) SHORT TERM (1 - 3 Months) MID TERM (3 - 9 Months) LONG TERM ( 6 - 12 Months) PMO-BIRISI (3) PMO STRTEGIC ROADMAP (2) 1) PMO-FO (8h): • Interesados Clave • IT PMO (equipo) • PMOfficer • Business Unit, HR y/o Comercial • Sponsor (opcional) PMO SETUP (5) PMO-CP (6) FASE IMPLEMENTACIÓN PMO (PASO1: AS IS 2 - 4 Weeks) + (PASO2: TO BE 4 - 8 Weeks) REPOR T (1-2 Weeks 80 hrs) PYME - B.U. - CORPORATE (Tailoring) PMO SOFT SKILLS (4) PMO FOUNDATION (1) Método PMOfficers PRE-ASSESSMENT (Evaluación Inicial + Presentación Ejecutiva) Cuestionario de Evaluación Inicial Análisis de Resultados + Propuesta Hoja de Ruta (2) PMO-SR (16h) • IT PMO (equipo) • PMOfficer • Sponsor • Interesados Clave (opcional) (3) PMO-BIRISI (8hr) • IT PMO (equipo) • PMOfficer • Sponsor • Interesados Clave (4) PMO-SOFT SKILLS (8h) • IT PMO (equipo) • PMOfficer (5) PMO-SETUP (16h) Fases: • IT PMO (equipo) • PMOfficer • Sponsor (opcional) (6) PMO-CP (8h) • IT PMO (equipo) • PMOfficer Change Management TOOLS PMO - PPM (Gestión Proyectos y Productos) Digital Business & Solutions PMO Ingeniería NEXT GENERATION PMO Cyberseguridad STRATEGIC REPORT (R1) TACTICAL REPORT (R2) OPERATIONAL TEMPLATES (R3) (R3) OPERATIONAL TEMPLATES: PACK+- 200 (se incluyen a partir de las necesidades concretas identificadas en el tactical report (2) (R1) HIGH LEVEL REPORT: 10 – 15 PAGS (R2) LOW LEVEL REPORT: 50 – 80 PAGS FASE DISEÑO PMO (FORMACIÓN + DIGITAL ASSESSMENT 1 SEMANA) REPOR T (2 - 3 Weeks) OKRS PMO Business Model Canvas
- 29. PMOfficers se suma al ecosistema tecnológico blockchain de la mano de las soluciones de negocio de la empresa BlockTac. A partir de febrero PMOfficers incorporará a los certificados PMO de su Digital PMOAcademy un valor añadido de seguridad, veracidad de identificación y antifraude gracias a los Certificados Digitales en blockchain de BlockTac. PMOfficers seguimos impulsando la Transparencia y Veracidad en la Educación Profesional. Áreas Oportunidad - Formación 100% PMO Basado en el Modelo PMOfficers de Formación PMOAcademy para Diseñar, Implementar y Liderar una Oficina Global de Proyectos vs Productos
- 30. ROADMAP DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN - > EJECUCIÓN Método PMOfficers (Estrategia + Cultura = Personas) Objetivo Solución: Definir la Madurez , Estado de Salud y Grado de Entrega de la Cartera Global Áreas Oportunidad - Consultoría100% PMO Basado en el Método PMOfficers de Consultoría PMOXperience para Diseñar e Implementar una Oficina Global de Proyectos vs Productos
- 31. PMOfficers se suma al ecosistema tecnológico blockchain de la mano de las soluciones de negocio de la empresa BlockTac. A partir de febrero PMOfficers incorporará a los certificados PMO de su Digital PMOXperience un valor añadido de seguridad, veracidad de identificación y antifraude gracias a los Certificados Digitales en blockchain de BlockTac. PMOfficers seguimos impulsando la Transparencia y Veracidad en la Educación Profesional. Áreas Oportunidad - Consultoría100% PMO Basado en el Método PMOfficers de Consultoría PMOXperience para Diseñar e Implementar una Oficina Global de Proyectos vs Productos
- 32. BUSINESS CASE: • Nuestra PMO tiene un Coste Total de 800.000: OPEX (sueldos, dietas, licencias de SW tipo PPM, Jira, PMOValueRing) y CAPEX (compras de hw, móbiles, coches) • Nuestra Cartera Global de Proyectos (40) tiene un Costo Total 15.000.000 (Entre 25 proyectos y 15 productos) • Proyecto CRM Global: Presupuesto Inicial 400.000 + Extra Costo 100.000 (25%) = Costo Final 500.000 Cambios alcance 25 25.000 Falta Liderazgo 25 25.000 Estimación mal elaborada 50 50.000 TOTAL (Extra Costo) 100 100.000 Foto Actual Proyecto CRM Global % $ CRM Global PPTO Inicial: 400.000 Extra Costo: 100.000 3.33% $500.000 (costo total final Costo PMO (CRM Global) 2.5% $20.000 Cambios alcance 20 5.000 Falta Liderazgo 10 2.500 Estimación mal elaborada 50 25.000 TOTAL POSIBLE RECUPERACIÓN 32.500 Foto FUTURA Proyecto CRM Global % $ Costo PMO (Cartera 40) 100% $800.000 Costo Total Cartera 100% $15.000.0000 CRM Global 25% $100.000 Extra Costo % $ ROI = 32,500 – 20,000 20,000 ROI = 62.5% Ejemplo de cómo se obtiene el ROI de un Proyecto/Producto P R O B L E M A S M E J O R A S Áreas Oportunidad – ROI PMO Basado en el Método PMOfficers de Consultoría PMOXperience para Diseñar e Implementar una Oficina Global de Proyectos vs Productos
- 34. Formación https://digital.pmoacademy.org [email protected] PMOfficers Consultoría y Formación PMO PRE-ASSESSMENT (Evaluación Inicial + Presentación Ejecutiva) OKRS PMO Análisis de Resultados + Propuesta Hoja de Ruta (Strategic Roadmap) Business Model Canvas Cuestionario Evaluación Inicial Consultoría https://pmoxperience.com [email protected]
- 35. E:PMOFFICERS5.Colaboradores Asociados3.Marketing_Social Media (Adrian)0.Publicaciones Social Media (por tema)Invitación Redes Sociales Webinars Series La Magia de la PMO https://www.linkedin.com/in/leonardoreyestorres @pmofficers /PMOfficersConsulting @pmofficers @leoreyes71 [email protected] www.pmoacademy.org (Formación) www.pmoxperience.com (Consultoría) www.pmofficers.com (Comunidad) DATOS DE CONTACTO Webinars Series La Magia de la PMO Speaker: Leonardo Reyes Founder PMOfficers, PMOAcademy & PMOXperience Strategy & PMO Consultant. Trainer-Speaker-Author