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Diagrama de gantt y auditoria
- 1. UNIVERSIDAD TÉCNICA DEAMBATO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS EL DIAGRAMA DE GANTT EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA PAUL TOSCANO DECIMO “A” O.E. Ing. Luis Quisimalin 2011
- 2. INTRODUCCIÓN El diagrama deGANTT es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917. La ejecución de un proyecto cualquiera, es una actividad compleja, que requiere de un acabado estudio previo para que su desarrollo sea exitoso. Lo impredecible de este recurso hace que sea difícil pronosticar resultados. Sin embargo, un estudio acucioso previo a la ejecución de las actividades, reduce considerablemente esta incertidumbre, y uno de los elementos fundamentales de este estudio, es la Planificación y Programación de actividades. Dentro de las diferentes técnicas de Planificación existentes, el de la Carta Gantt, es el más ampliamente conocido en diferentes niveles de organización y en diferentes tipos de proyectos. Su adaptabilidad y sus diferentes grados de desagregación (según requerimientos específicos), hacen que este método sea ampliamente utilizado. En el presente trabajo, se presentará y analizará el método Gantt, para luego poder determinar sus aplicaciones, sus ventajas y sus desventajas. Así, en el futuro, se podrá determinar que método es el más apropiado para una obra determinada.. En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable." Más adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señala que "La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa."
- 3. OBJETIVO GENERAL Permitir quese transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar una verificación, evaluación y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases del proceso administrativo. Proporcionar un análisis, recomendaciones, e información concerniente a las actividades revisadas. Planificar las actividades del proyecto. Determinar la trayectoria o ruta crítica. Dar una base para programar cuando se deben realizar las distintas tareas
- 4. Los cronogramas debarras o “gráficos de Gantt” fueron concebidos por el ingeniero norteamericano Henry L. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial contemporánea de Taylor. Gantt procuro resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo. El instrumento que desarrolló permite también que se siga el curso de cada actividad, al proporcionar información del porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo previsto. En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc. En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra. La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de bolívares. La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Además, todos los proyectos constan de tres fases principales: 1. Crear el plan 2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto 3. Cerrar el proyecto
- 5. El gráfico deGantt se presta para la programación de actividades de la más grandes especie, desde la decoración de una casa hasta la construcción de una nave. Desde su creación ha sido un instrumento sumamente adaptable y de uso universal, dada su fácil construcción. En el desarrollo de un proyecto es común que se disponga de recursos limitados para la ejecución de actividades. El gráfico de Gantt permite identificar la actividad en que se estará utilizando cada uno de los recursos y la duración de esa utilización, de tal modo que puedan evitarse periodos ociosos innecesarios y se dé también al administrador una visión completa de la utilización de los recursos que se encuentran bajo su supervisión. Gráfico de Gantt para seguir la marcha de las actividades: En este tipo de gráfico se usa el eje vertical para representar actividades, en tanto que los recursos aplicados a cada uno indican, por medio de claves, sobre la línea que representan la duración de la actividad. Consiste, por lo tanto, en una inversión del caso anterior. El eje horizontal permanece como registro de escala de tiempo. La ventaja principal del gráfico de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel mínimo de planificación, es decir, es necesario que haya un plan que ha de representarse en forma de gráfico. La técnica descrita representa y al mismo tiempo ayuda a la elaboración del plan de trabajo. Los gráficos de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la planificación. Sin embargo, después de iniciada la ejecución de la actividad y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el gráfico tiende a volverse confuso. Por eso se utiliza mucho la representación gráfica del plan, en tanto que los ajustes (replanificación) requieren por lo general de la formulación de un nuevo gráfico. Para superar esa deficiencia se crearon dispositivos mecánicos, tales como cuadros magnéticos, fichas, cuerdas, etc., que permite una mayor flexibilidad en las actualizaciones. Aún en términos de planificación, existe todavía una limitación bastante grande en lo que se refiere a la representación de planes de cierta complejidad. El Gráfico de Gantt no ofrece condiciones para el análisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el costo.
- 6. CONCLUSIONES Se puede concluirque el método de planificación y programación de Carta Gantt es útil en la medida que se emplee correctamente y se le pueda sacar el máximo provecho. El nivel de detalle y nivel de control, lo entrega el desglose de actividades y la distribución del tiempo, es decir, si la programación es mensual, el control se hace muy difícil, no así si el programa es diario, de esta forma se mantiene un control mucho mayor. Así mismo, la distribución del tiempo dependerá de la duración del proyecto. RECOMENDACIONES Las modificaciones ayudan a realizar una programación más realista, se puede trabajar en una actividad mientras se está haciendo una que la precede. El método Carta Gantt es flexible, actualmente permite la programación rítmica, lineal, repetitiva, entre otras, del mismo modo en que se pueden combinar todos estos métodos de Planificación y Programación.
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- 9. INFORME DE LOSAUDITORES INDEPENDIENTES Ambato, 31 de diciembre del 2011 A los accionistas DISATO CIA. LTDA. Hemos examinado el estado de situación financiera de la Empresa DISATO CÍA. LTDA., al 31 de diciembre del 2010, y el correspondiente Estado de Resultados, de variación en el capital contable y de cambios en la situación financiera que le son relativos por el año terminado en esa fecha. Dichos estados financieros son de responsabilidad de la Administración de DISATO CÍA LTDA. El examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptados, las cuales requiere que al auditoria sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes y de que están preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. La auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que soporte las cifras y revelaciones de los estados financieros; asimismo, incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la administración y de la presentación de los estados financieros tomados en su conjunto. El examen no cuenta con los estados financieros e información contable necesaria por lo que no pude cerciorarme de su razonabilidad. Debido a la limitación del alcance de mi trabajo, que se menciona en el párrafo anterior, y en vista de la importancia de los efectos que pudiera tener la depuración integral de las cuentas examinadas, me abstengo de expresar una opción sobre los estados financieros de DISATO CÍA. LTDA., al 31 de diciembre del 2010 y por el año terminado en esa fecha, considerados en su conjunto. Atentamente, C. P. A. María Fernanda Moreno CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO Lic. Profesional FNCE No 1577 Reg. de Auditor Externo No CR-SCEL
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