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DIAGRAMA DE GANTT.pptx
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- 2. LA HISTORIA DELOS DIAGRAMAS DE GANTT La primera versión de un diagrama de Gantt fue inventada por Karol Adamiecki, quien inventó lo que llamamos armonograma en 1896. Adamiecki publicó sus hallazgos en ruso y polaco, lo que dificultó el acceso en los países de habla inglesa. En 1910, Henry Gantt popularizó, por su parte, un gráfico similar en los Estados Unidos, que elaboró con el objetivo de representar cuánto tiempo dedicaban los obreros de una fábrica a trabajar en una tarea específica. Desde entonces, estos dos sistemas se han combinado para crear lo que hoy conocemos en la era moderna como el diagrama de Gantt. Todo comenzó con el seguimiento de las tareas de los obreros en las fábricas, pero más adelante, los diagramas de Gantt se transformaron en una forma muy difundida de dar seguimiento a los cronogramas de los proyectos. Originalmente, los diagramas de Gantt se hacían en papel, entonces, si las fechas cambiaban había que volver a dibujarlos. Más adelante, los gerentes de proyectos empezaron a usar hojas enteras o cuadernos para representar las barras del diagrama de Gantt y así poder moverlas según lo necesitaran.
- 4. ¿Qué es undiagrama de Gantt? Un diagrama de Gantt es una herramienta útil para planificar proyectos. Al proporcionarte una vista general de las tareas programadas, todas las partes implicadas sabrán qué tareas tienen que completarse y en qué fecha. Un diagrama de Gantt te muestra: •La fecha de inicio y finalización de un proyecto •Qué tareas hay dentro del proyecto •Quién está trabajando en cada tarea •La fecha programada de inicio y finalización de las tareas •Una estimación de cuánto llevará cada tarea •Cómo se superponen las tareas y/o si hay una relación entre ellas
- 5. Componentes de undiagrama de Gantt Normalmente, un diagrama de Gantt contiene los siguientes elementos: 1.Fechas: las fechas de inicio y finalización permiten que los gestores de proyecto tengan una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad del proyecto. 2.Tareas: los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un diagrama de Gantt, podrás hacer un seguimiento de estas subtareas para que ninguna sufra retrasos o se quede olvidada. 3.Plazos de tiempo previstos: el diagrama muestra cuándo debe llevarse a cabo cada tarea. Te ayudará a garantizar que cada subtarea se completará según el programa y que todo el proyecto se terminará a tiempo. 4.Tareas interdependientes: algunas tareas se pueden llevar a cabo en cualquier momento, mientras que otras se deben completar antes o después de que empiece o termine otra tarea. Estas tareas que dependen de otras se pueden indicar en un diagrama de Gantt. 5.Progreso: el diagrama te muestra exactamente cómo se está desarrollando tu proyecto ya que te ofrece una representación de las tareas que ya se han completado. Al indicar la fecha actual, obtendrás una vista general de cuánto queda por hacer y verás si todo procede como estaba planeado para completar el proyecto a tiempo.
- 6. VENTAJAS DE UNDIAGRAMA DE GANTT Usar un diagrama de Gantt en tu proceso de gestión de proyectos te proporciona las siguientes ventajas: 1.Claridad 2.Una vista general simplificada 3.Datos sobre el rendimiento 4.Una mejor gestión del tiempo 5.Flexibilidad Claridad Un diagrama de Gantt desglosa múltiples tareas y líneas temporales en una vista general única. De esta manera, sabes dónde se encuentra tu equipo en cada fase del proyecto. Usa el diagrama para mostrarles a las partes interesadas cómo están organizadas las tareas y qué recursos se destinan a cada una de ellas. Así, podrás presentarles claramente en qué punto del proyecto te encuentras y si se completará con éxito.
- 7. Comunicación Los equipos utilizandiagramas de Gantt para reemplazar las reuniones y las actualizaciones de estado. De esta manera, los miembros del equipo tendrán una vista general clara del progreso de cada tarea. Motivación Al crear una vista general clara, los miembros del equipo son más conscientes de su rendimiento general y podrán adaptar su rutina de trabajo según las necesidades del programa del proyecto. Además, serán más conscientes de las tareas interdependientes, y, por lo tanto, comprenderán mejor el impacto de los retrasos dentro del proyecto. Este tipo de planificación fomenta la colaboración y una mejor organización de las tareas. Gestión del tiempo Los diagramas de Gantt te ayudan a establecer unos plazos de tiempo realistas. Las barras del diagrama indican en qué periodo tiene que completarse una tarea determinada. De esta manera, te asegurarás de no perjudicar a otros proyectos que necesitan más recursos y tiempo. Flexibilidad Los proyectos suelen sufrir modificaciones. Al tener una vista general de los cambios inesperados dentro de los objetivos o los plazos de tiempo de un proyecto, puedes ajustar las tareas y recursos como corresponde.
- 8. Los beneficios deusar un diagrama de Gantt Normalmente, los diagramas de Gantt se usan para visualizar el plan de un proyecto. Y a pesar de que no es la única forma de crear una imagen visual de tu trabajo, pueden ser particularmente útiles para ciertos tipos de actividades. Por ejemplo, los diagramas de Gantt son una buena opción para tener en cuenta si necesitas: •Trazar visualmente el plan y el cronograma de un proyecto. Los diagramas de Gantt son una buena opción para mostrar cuál es el trabajo que se hará, cuándo y en qué orden. Además, te pueden ayudar a aportar claridad con respecto al plan y al cronograma de tu proyecto. •Organizar proyectos complejos. Ya sea que se trate de una iniciativa entre distintos equipos o un nuevo proyecto grande y ambicioso, el diagrama de Gantt te servirá de guía. Al igual que en un mapa, puedes ver cada paso con anticipación y a dónde debe ir tu equipo después. •Coordinar a múltiples involucrados. Con frecuencia, varios compañeros de equipo trabajan al mismo tiempo en distintas partes de un proyecto. Los diagramas de Gantt te ofrecen una perspectiva acerca de todas las piezas en movimiento en todo momento y te permiten ver cuándo es necesario pasar la antorcha a la persona siguiente. •Estimar los cronogramas y las cargas de trabajo. Ya sea que trabajes en la oficina o en una agencia, el diagrama de Gantt te permite saber con anticipación cuánto tiempo y cuánta mano de obra necesitas, de modo que puedas asignar los recursos y programar las fechas de entrega de según sea necesario.
- 9. LAS DESVENTAJAS DELOS DIAGRAMAS DE GANTT Complejidad Los proyectos que consisten en un gran número de tareas y recursos pueden resultar en diagramas de Gantt muy complejos, especialmente si estás trabajando en un proyecto grande o tienes un equipo muy grande. Representar docenas o, incluso, cientos de tareas en un diagrama de Gantt puede causar confusión o ser difícil de leer. Por lo tanto, es fundamental valorar las diferentes tareas y subtareas antes de hacer el diagrama y asignar a alguien para que haga un seguimiento de los detalles. Linealidad cronológica Para que un diagrama de Gantt sea eficaz debes planear tu proyecto de forma lineal desde el principio hasta el final. Por lo que debes conocer de antemano el resultado y los pasos que llevan a dicho resultado antes de comenzar. Esto puede sonar bastante evidente a la hora de construir una casa, por ejemplo, pero resulta mucho más complicado cuando se trata de desarrolladores web dedicados a un proyecto donde el cliente no ha especificado el resultado final. Trabajo arduo Como comentábamos antes, los proyectos cambian. Si vas a usar un diagrama de Gantt, tienes que adaptarlo conforme a dichos cambios. El gestor de proyectos responsable tiene que actualizar el diagrama con frecuencia, aunque esta tarea se puede simplificar con la ayuda de un programa de gestión de proyectos.
- 10. ¿Cómo crear undiagrama de Gantt? Para crear tu primer diagrama de Gantt, sigue el proceso que te presentamos a continuación: 1.Haz una lista de todas las tareas 2.Haz una lista de todas las tareas interdependientes 3.Crea una línea temporal del proyecto 4.Asigna tareas a los miembros del equipo Haz una lista de todas las tareas Apunta todas las tareas que tienen que completarse para terminar el proyecto con éxito. También debes incluir los plazos de entrega y los miembros del equipo responsables.
- 11. Haz una listade todas las tareas interdependientes A menudo, tienes que terminar una tarea para poder iniciar la siguiente en la lista. Comparémoslo con una cena entre amigos: primero, tienes que cocinar la cena (Tarea A) y, después, puedes servirles la comida a tus invitados (Tarea B). Hay otras tareas que se pueden realizar al mismo tiempo. Puedes cortar las verduras (Tarea A) sin tener que esperar a que se acaben de cocer las patatas (Tarea B). Planifica cómo se relacionan las distintas tareas en tu proyecto.
- 12. Crea una líneatemporal del proyecto ¿Cuántos días o, incluso, cuántas horas necesita este proyecto? Ten en cuenta que todos los proyectos suelen sufrir retrasos: echa un vistazo a los registros históricos de anteriores proyectos y haz un seguimiento del tiempo de manera consistente para hacerte una idea sobre lo flexible que tendrás que ser a la hora de crear tu línea temporal. Asigna tareas a los miembros del equipo En este caso, también será de gran utilidad contar con los registros históricos de los resultados individuales. Por ejemplo, si tus datos te muestran que un miembro en particular suele entregar las tareas tarde, podrás evitar asignarle las tareas de mayor prioridad o prestarle más atención para que las entregue a tiempo.
- 13. ¿QUÉ APORTA ELDIAGRAMA DE GANTT A LA GESTIÓN DE PROYECTOS? Para la gestión de proyectos, el Diagrama de Gantt se ha desvelado como un método muy eficaz. Permite visualizar las actividades a realizar, la interdependencia entre ellas y su planificación en el tiempo del proyecto. Quienes saben qué es un Diagrama de Gantt tienen claro que sus usos más frecuentes se vinculan a proyectos y planes de acción, procesos de mejora e, incluso, resolución de problemas. En realidad, se puede utilizar para planificar cualquier tipo de proceso simple, a ser posible de menos de veinticinco tareas, y que esté definido temporalmente. En otras ocasiones se emplea para fragmentar proyectos complejos en diferentes partes. Intentar explicar lo mismo con palabras resultaría demasiado confuso. Por eso, está especialmente recomendado cuando el propósito es comunicar las diferentes etapas de un proyecto a las personas involucradas. Demasiada complejidad produciría sobrecarga de información y la gente se sentiría abrumada.
- 14. Cómo crear diagramasde Gantt en Excel 1º paso: Haz una lista de todas las tareas con sus fechas de inicio y finalización Si has completado todos los pasos anteriores, ahora tendrás una vista general de: •Los nombres de las tareas •Las fechas de inicio de las tareas •La duración para completar las tareas Empieza a crear una nueva hoja de cálculo con Excel y escribe todas las tareas junto a sus fechas de inicio y finalización.
- 15. 2º paso: Calculael día de inicio de cada tarea Añade una columna que se titule «Día de inicio». Convierte la fecha de inicio en un número entero con la función int (). Calcula el día de inicio restando la fecha de inicio de la tarea a la fecha de inicio del proyecto. En este caso, la fórmula para la primera tarea sería la siguiente: =int(B2)-int($B$2) Nota: Tienes que añadir $B$2, en lugar de B2, para determinar la posición absoluta de la celda B2 en la fórmula. Como resultado, la columna debería de tener este aspecto:
- 17. 3º paso: Calculael día de finalización de cada tarea Resta el día de inicio de la primera tarea a la fecha de finalización de la tarea actual usando la siguiente fórmula: =int(C2)-int($B$2).
- 18. 4º paso: Calculacuánto llevará cada tarea Resta el día de finalización al día de inicio con esta sencilla fórmula: =E2-D2
- 19. 5º paso: Añadirun diagrama Selecciona las siguientes columnas de datos en tu hoja de cálculo: •Nombre de la tarea •Día de inicio •Duración de la tarea Una vez seleccionadas, haz clic en Insertar > Diagrama y selecciona «Gráfico de barra apilada».
- 21. Selecciona las primerasseries de («Día de inicio») en el diagrama. Cambia el color a «Ninguno» en el menú emergente.
- 22. Una vez quehayas cambiado el color, tu diagrama debería de ser así:
- 23. Ten en cuentaque este diagrama tiene algunas limitaciones. 1.No hay una manera fácil de asignar las tareas 2.No puedes hacer cambios de forma rápida y fácil 3.No tienes una vista general clara de las tareas interdependientes Para proyectos más grandes, puede ser una buena idea utilizar un software de gestión de proyectos con diagramas de Gantt incluidos.
- 24. Empresas de construcción Unsector donde los diagramas de Gantt son especialmente útiles es el SECTOR EDIFICIOS. Gestionar un proyecto de construcción es muy diferente a los anteriores ya que las tareas individuales son altamente interdependientes. No puedes empezar a construir el techo si todavía no tienes los pilares. Y no puedes empezar a colocar el suelo del baño hasta que esté listo el techo. Por otro lado, en los proyectos de construcción las horas trabajadas son fáciles de computar. Un albañil es capaz, en la medida de lo posible, de poner el mismo número de ladrillos al día. Al poder computar fácilmente estas horas, el diagrama de Gantt te ayudará a estimar las fechas del proyecto.
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