El proceso administrativo

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Concepto de Proceso Administrativo
Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que
componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado
que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias
de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es
decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean
alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una
función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla
como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos
individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de
cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización,
la
dirección
y
el
control.
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Las Funciones de la Administración
Muchos gerentes han descubierto que el análisis de la administración se facilita
mediante una organización útil y clara del conocimiento como primer orden de
clasificación del conocimiento se han usado las cinco funciones:
·Planeación.
·Organización.
·Dirección.
·Control.
Esta estructura se ha utilizado y ha sido sometida a prueba desde la primera
edición de esta obra en 1955. Aunque existen diferentes formas de organizar,

el conocimiento administrativo, la mayoría de los autores han adoptado esta
estructura u otra similar, incluso después de experimentar a veces con otras
formas
de
estructurar
el
conocimiento.
Algunos académicos han organizado el conocimiento administrativo en torno a
los papeles de los administradores. En realidad, se han hecho alguna
contribución valiosa ya que este enfoque también se concentra en los que
hacen los administradores y son evidencia de planeación, organización,
integración de personal, dirección y control. Sin embargo este enfoque basado
en los papeles tiene ciertas limitaciones.
DIRECCIÓN

Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del
administrador en la realización de los planes, obteniendo una respuesta
positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la
motivación.
Los elementos del concepto son:
·Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
·Motivación.
·Guía
o
conducción
de
los esfuerzos de
los
subordinados.
·Comunicación.
·Supervisión.
·Alcanzar las metas de la organización.
PLANIFICACIÓN

La planificación se refiere a las acciones llevadas a cabo para realizar planes y
proyectos
de
diferente
índole.
El proceso de planeación sigue un conjunto de pasos que se establecen
inicialmente, y quienes realizan la planificación hacen uso de las diferentes
expresiones y herramientas con que cuenta la planeación, la planificación haría

realidad los planes, desde su concepción y si es el caso la operación en los
diferentes
niveles
y
amplitudes
de
la
planeación.
La planificación realiza acciones con base en la planeación de cada uno de los
proyectos. De manera inicial concibe el plan y posteriormente dicho plan se
llevará
a
cabo.
Podemos ver en el caso de la información que describe los datos, en meta
datos, los datos de los datos, por ejemplo: el área informática realiza un
diccionario de datos, en el cual describe el tipo de contenido de un campo o
dato
almacenado
en
alguna
base
de
datos.
De igual manera podemos ver a la planificación, como la planeación de la
planificación.
La planificación es la parte que opera la ejecución directa de los planes, que
serán realizados y vigilados de acuerdo al planteamiento señalado durante el
proceso de planeación.
Actividades Importantes de la Planeación
·Aclarar,
amplificar
y
determinar
los
objetivos.
·Pronosticar.
·Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
·Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
Establecer un plan general de logros· enfatizando la creatividad para encontrar
medios
nuevos
y
mejores
de
desempeñar
el
trabajo.
·Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
·Anticipar
los
posibles
problemas
futuros.
·Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
ORGANIZACIÓN

·Es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles
y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social,
con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados.
·Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los
fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso
funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones
que
entre
dichas
unidades
debe
existir.
·Estructura
de
relaciones
entre
personas,
trabajo
y recursos.
·Es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una
empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de
elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la

propia
empresa
persigue.
·Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos
objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para
supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la
estructura
de
la
empresa.
·Es la estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres
humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e
integra sus actividades hacia objetivos comunes.
Actividades importantes de la Organización
·Subdividir
el
trabajo
en
unidades
operativas
·Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)
·Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
·Aclarar
los
requisitos
del
puesto.
·Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
·Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.
·Proporcionar
facilidades
personales
y
otros
recursos.
·Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
COORDINACIÓN

El sustantivo `coordinación' y el infinitivo `coordinar' se derivan de los términos
latinos `cum' (con, conjuntamente) y `ordinare' (= regular, poner en una línea,
ordenar), y tienen el significado de una actividad reguladora, o de ordenación
sobre varios elementos, indica que se busca que distintas actividades sigan un
mismo ordenamiento, se orienten a los mismos objetivos, o se eviten conflictos
entre ellas
CONTROL

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e

informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que
sé está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en
forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan,
distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución
exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden
presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y
habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una
acción
correctiva.
Actividades
Importantes
del
Control
·Comparar
los
resultados
con
los
planes
generales.
·Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
·Idear
los
medios
efectivos
para
medir
las
operaciones.
·Comunicar
cuales
son
los
medios
de
medición.
Transferir datos detallados de· manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
·Sugerir
las
acciones
correctivas
cuando
sean
necesarias.
·Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
·Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
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