Fases de la Administracion de Proyectos

FASES DE LA
ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS

“Nosotros comenzaremos a cavar desde
este lado de la montaña. Usted y su
grupo comenzarán a cavar desde el otro
lado. Cuando nos encontremos en el
centro, habremos hecho un túnel.

Y si no nos encontramos,
!Habremos hechos dos túneles!”

“La administración de proyectos
es el proceso de combinar
sistemas, técnicas y personas
para completar un proyecto
dentro de las metas
establecidas de tiempo,
presupuesto y calidad.”
(Baker, 1999).

Fases de la
Administración de Proyectos

Inicio

Conclusión Planeación

Control Ejecución

Fase 1:
Inicio

•Mecanismos de selección de proyecto
•Carta del proyecto
•Determinar la meta global del proyecto
•Precisar el alcance general del proyecto
•Seleccionar los miembros iniciales del equipo
•Definir las expectativas generales de los
clientes, de la administración o de los
interesados

*El alcance es el tamaño del
proyecto y determina cuántos
recursos y tiempo se requieren.

Necesidades del
sector o de la
industria

Avances Requerimientos
Proyecto
tecnológicos del cliente

Requerimientos Necesidades de
legales la institución

Carta de Proyecto
• Formaliza el inicio del proyecto
• Permite identificar el proyecto por parte de los
involucrados
• Proporciona información general
CARTA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:

Fase 2:
Planeación

•Identificación de actividades o tareas
•Secuenciación de actividades
•Estimación de la duración/esfuerzo de las
actividades
•Estimación de las necesidades de recursos
•Estimación de los costes de las actividades
•Representación gráfica del flujo de actividades
•Optimización de la planificación
•Estructura de Descomposición del Trabajo

En un EDT(Estructura de Descomposición del
Trabajo) las tareas se definen con claridad y
pueden emplearse con fines de selección de
personal, calendarización, presupuestación, etc.
La idea fundamental es descomponer las tareas
más grandes en sus componentes individuales.

Tabla de precedencias
Contiene todas las actividades del proyecto en el orden en
que se ejecutarán. Eduardo Dávila Turcios Elaboró:
PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Fecha: Octubre 2002

Clave de la Actividades
actividad Actividad Duración precedentes Responsable

0 Inicio ---- -- ------
1 Diagnóstico y pronóstico realizado 4 meses -- Director de Planificación
2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurídico
3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario
4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificación
5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificación
6 Edición realizada 2 meses 4 Director Administrativo
7 Público consultado 2.5 meses 4 Director de Control
8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificación
9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario
10 Publicación y difusión efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo
11 Fin ---- ? ------

Diagrama de Gantt
1. Programar las actividades del Proyecto
considerando tiempo y responsables.
2. Permite registrar avances de acuerdo con lo
planeado.

PERT
(Técnica de Revisión y Evaluación de Programas)
Es una técnica para el Planeamiento y Control; Su
fundamento lo constituye el gráfico de redes, que representa
el trabajo necesario para alcanzar un objetivo.
Es la representación gráfica de las relaciones entre todos
los acontecimientos y tareas necesarias para realizar un
proyecto.

Fase 3:
Ejecución

•Dirigir el equipo
•Reunirse con los miembros del equipo
•Comunicarse con los terceros
involucrados
•Resolver los conflictos o problemas que
puedan surgir
•Asegurar los recursos necesarios
(dinero, personal, equipo, tiempo)

Reportes de avances
Las metas intermedias son resultados parciales que se
van logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
• Describen un resultado técnico o un evento
• Se programan en fechas determinadas
• Su duración es cero (hito)

*Hito (milestones)
Es una tarea de duración cero que simboliza el haber
conseguido un logro importante en el proyecto

Fase 4:
Control

•Vigilar las desviaciones del plan
•Emprender acciones correctivas
•Recibir y evaluar cambios en los
proyectos solicitados

•Cambiar los calendarios del proyecto

•Adaptar los niveles de recursos
•Cambiar el alcance del proyecto
•Regresar a la etapa de planeación para
hacer ajustes

Para asegurar la eficacia de la ejecución es
necesario que el director de proyecto realice un
buen seguimiento:

Técnico.- Controlando el avance de las tareas.

Económico.- De las horas invertidas, compras o
pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y
otros gastos de forma que la suma de todo ello no
supere el crédito asignado para completar el
proyecto.

Para realizar un adecuado Proceso de Control y
Seguimiento de un Proyecto:

•Recoger datos

•Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y
avances intermedios.

•Sacar conclusiones comparando los datos reales con los
planificados.

•Informar

•Tomar medidas asegurándose de que la decisión se
puede justificar con datos

•Replanificación

Fase 5:
Conclusión

•Reconocimiento de logros y
resultados

•Cierre de las operaciones y dispersión
del equipo

•Aprendizaje de la experiencia del
proyecto
•Revisión del proceso y resultados
•Redacción del informe final

–Reporte final: Presupuesto, Programa,
Evidencias, Lecciones aprendidas, Reporte
Cierre de control de cambios.
Administrativo

-Archivos de contrato,
Manuales, planos, Bitácoras,
Cierre Comunicados, Lecciones
del aprendidas
Contrato

Producto,
Servicio ó
Resultado final

Todos los proyectos son trabajo pero
no todo trabajo es un proyecto…

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