Gestión de Proyectos

MEJORA DE PROCESOS Y GESTIÓN DE PROYECTOS

En Osuna, 23 y 24 de marzo de 2012

Docente: Paca Muñoz Donate

OBJETIVOS del alumnado

• Definir y consensuar conceptos GP, mapa de procesos,
rentabilidad, productividad, eficacia, eficiencia…

• Visibilizar la GP como un proceso (de procesos)
integral y sistémico

• Reflexionar sobre la rentabilidad y productividad
de nuestros procesos para la producción de
bienes y/o prestación de servicios

• Identificar los principales ámbitos y procesos de
la GP de nuestras empresas

• Mejorar nuestros procesos mediante el
intercambio de conocimientos y experiencias

• Compartir y conocer herramientas útiles para la
GP

¿Qué es la GP?

¿Y para qué sirve?

Técnica: el puzzle

La GESTIÓN DE PROYECTOS consiste en …

PROPONER, PLANIFICAR, DIRIGIR
y CONTROLAR los elementos que
conforman un Proyecto, siguiendo una
filosofía determinada

Y sirve para …
Conseguir los resultados previstos COSTE
(Eficacia), con relación a la
producción de un bien o la prestación
de un servicio, con el coste, RESULTADOS FILOSOFÍA DURACIÓN
tiempo, recursos y personas
“disponibles” [Eficiencia]…
RECURSOS

El proceso de GP
1 CONTEXTUALIZACIÓN
DEFINICIÓN

2 DIAGNÓSTICO

3 ALTERNATIVAS
PRONÓSTICO Y
ESTRATEGIA
VALORACIÓN de alternativas
4

ELECCIÓN de la mejor opción
5

PLANIFICACIÓN 6
Elaboración del
PLAN DE
ACTUACIÓN REVISIÓN

EJECUCIÓN del plan
8
EJECUCIÓN Y
CONTROL 7 MAL
CONTROL de la ejecución

EVALUACIÓN final y BIEN
9 JUSTIFICACIÓN
APRENDIZAJE
COMUNICACIÓN y ALMACENAMIENTO
10

Mapa de Procesos
Modelo Organizativo

Plan Plan Anual Oportunidade
Comercial Planificar y Desarrollar el s de Mejora
Fidelizar y Evaluar y
Modelo Organizativo y la
Captar Clientes Mejorar
Estrategia

Plan Anual
Gasto
Plan de
s
Tesorería
Ingresos
Realizar el
Control
Económico
Gastos

Prestar
Pedidos, Servicios de
Servicios de
Solicitudes Pedidos y Consultoría Consultoría
de Oferta y Ofertas Prestados Resultados
Concursos Elaborar aceptados
Ofertas y Clientes
Clientes
Diseñar los Acciones
Servicios Formativas
Impartidas
Impartir
Acciones
Formativas
Pedidos y
Ofertas no
aceptados

Ed. 0 Feb 2010

DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso Prestar Servicios Consultoría

EJECUCIÓN y CONTROL
Pedidos y CONFORMIDAD
Diseño del TÉCNICO
del Plan de
Ofertas PLAN DE
Actuación por
del Plan de Actuación
Aceptados TRABAJO (1) y CONTROL FINANCIERO
cliente (2)
del proyecto

no

sí ¿CONTROL
LIQUIDACIÓN ENTREGA TÉCNICO y
ECONÓMICA del producto FINANCIERO
OK?

CIERRE y
EVALUACIÓN del RED
almacenamiento del fin
proyecto (3) TIMÓN
proyecto

(1) El Plan de Trabajo contendrá: Plan de Actuación (según presupuesto incorporando las posibles modificaciones acordadas con cliente), presupuesto y la asignación de Recursos
(2) El Plan de Actuación contendrá: Enfoque Proyecto , Producto, Plazo, Seguimiento
(3) La Evaluación será de 3 tipos: análisis técnico de resultados y de la ejecución del proyecto; análisis de la encuesta de satisfacción y análisis económico frente al presupuesto.
(4) INDICADORES: Ventas en euros, Nº de servicios vendidos, Nº de clientes, Nº de Clientes nuevos, Satisfacción media de clientes, Productividad media de proyectos (en días,
en euros).

DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso Impartir Acciones Formativas

Pedidos y Programar ¿ha sido
¿Existe ya la sí acción y Impartir la eficaz la sí
Ofertas acción
actualizar Formación Formación?
fin
Aceptados formativa?
contenidos (1)

no no

Diseñar Acción no ¿La acción
y contenidos formativa es
(3) válida? (5)

sí

Proporcionar
refuerzo

¿Validar la sí
Acción Incorporar a
Formativa di- Catálogo
señada? (4)

no

(1) Se considerará eficaz cuando la satisfacción sea alta o muy alta en al menos el 80% de los asistentes
(2) Indicadores: % de satisfacción, Nº de Participantes, número de personas que ha superado la prueba de conocimiento, Nº de acciones diseñadas, Nº de acciones eficaces, Grado
de cumplimiento de objetivo de participantes, ventas en euros por formación, productividad (en euros) de la formación, Nº promedio de asistentes
(3) Las Acciones formativas se dividen en una o más Unidades Didácticas. Las UD contienen los ponentes capacitados para impartirlas, el contenido, la duración, los materiales de
apoyo, las metodologías, y son documentadas en la BD de UD.
(4) Se considerará validada si la media de la Valoración General es superior a 3
(5) No se considerará válida si la media de la Valoración General es inferior a 3

DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso Elaborar Ofertas y Diseñar Servicios

no

Demanda sí Toma de Diseño
¿Requiere
Registrar Análisis de
Oferta reunión con Datos en de la propuesta
solicitud/entrada la Petición
cliente? cliente técnica
Licitación

¿Requiere
Confirmar sí reunión de
alcance con confirmación
cliente del alcance
con cliente?

¿Se no
no incorpora el Presentación Elaboración y
fin diseño al de la aprobación del
Catálogo de Propuesta presupuesto (1)
servicios?

sí

Incorporar a
¡COLGAR EN PLATAFORMA!
Catálogo

(1) El presupuesto debe contener la estimación de la dedicación en días por fases y el desglose de los gastos estimados de alojamiento, manutención y transporte.
(2) INDICADORES: Ventas, Euros Ofertados vivos, % euros vendidos frente a ofertados, Nº de acciones comerciales proactivas, euros promedio vendidos consecuencia de
acciones comerciales proactivas, Nº de nuevos servicios, Margen promedio de las ofertas

La planificación del Proyecto

Acaban de
“aprobarnos” un Carga de
trabajo

nuevo Proyecto …
Presupuesto

¡Reconstruir la
Definir el equipo
de trabajo Definir arquitectura
del proyecto
Definir los recursos

Torre de Pisa!
necesarios Especificaciones
funcionales del
Definir la tecnología proyecto
necesaria

Asignación Asignación

¿Cómo lo hacemos
responsabilidad
de de recursos
es
Costes

para alcanzar nuestra
META?...

¿Cuál es la meta de cualquier
empresa?

La planificación del Proyecto:
5 ámbitos de gestión

• Gestión de las TAREAS: Desglose del TRABAJO

• Gestión del TIEMPO

• Gestión de las PERSONAS

• Gestión de los RECURSOS MATERIALES-
PROVEEDORES
• Gestión de los COSTES y PRESUPUESTOS

Gestión de las TAREAS: descomposición del trabajo

Proyecto.
Diseño de un sistema CRM para la gestión de las relaciones con los/las
clientes
Piensa GLOBAL, actúa LOCAL
PT600
Gestión del Proyecto
PT100 PT200 PT300 PT400 PT500
Análisis de Especificaciones Implantación del Demostración del Evaluación del
necesidades del Sistema Sistema Sistema Sistema
ADECUADA estructura de “paquetes de PT110 PT210 PT310 PT410 PT510

trabajo” y “tareas”: tipo y tamaño Requisitos de
los/las
Especificacione
s funcionales del
Diseño de las
Bases de Datos
Demostración
del Sistema.
Impacto
actividad
usuarios/as Sistema Banco de económica
PT120 PT220 PT320 PT520
Pruebas
PT420
Concepto Arquitectura del Aplicaciones Impacto
genérico de Sistema Internet Demostración necesidades de
CRM del Sistema. formación
PT130 PT230 PT330 PT530
Suficientemente grandes Plan de
Implantación
Organización
Operativa
Aplicaciones
cadenas de
Clientes grupo I
Impacto de
actuaciones de
Estratégico Clientes I+D+i
PT240 PT540

Suficientemente pequeños Plan de
Implantación
Análisis Coste
Beneficio
del Sistema
PT550
Recomendacion
es

PT700
Comunicación del Proyecto

Determinar la importancia (críticas) de cada tarea y la relación entre ellas

Cuestión de CONOCIMIENTO TÉCNICO, SENTIDO COMÚN y EXPERIENCIA

Gestión del TIEMPO

Tareas PUNTUALES y TRANSVERSALES
[control, gestión, comunicación …]

Tiempo MÁX. y MÍN. para cada tarea y para la
FINALIZACIÓN del proyecto

Quién, cómo y qué criterios de las
ESTIMACIONES

SECUENCIA TEMPORAL lógica de los
trabajos y tareas - RELACIONES DE
PRECEDENCIA

Tareas CRÍTICAS y con HOLGURA

INCERTIDUMBRE – el arte de prever -
PROACTIVIDAD

GESTIÓN DE LAS PERSONAS:
• Configuración de equipos diversos:

1. Estimar qué perfiles (no personas) y cuantas
personas son necesarios
2. Buscar personas con recursos [potencial] y
polivalentes [capacidad de carga]
3. Contemplar adaptación, capacitación y gestión
conflicto

• Establecer “jerarquía funcional”: determinar roles y funciones

• Reparto racional de las tareas: huir del “profesional orquesta”, “prisión del
experto” y “cuellos de botella ¡¡Saber DELEGAR!!

• DEMOCRATIZACIÓN del Proyecto:
Crear espacios y mecanismos, formales e informales, para la comunicación,
participación e interacción de los agentes intervinientes

GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES y PROVEEDORES:

- Definir los recursos necesarios y adecuados

- Identificar los disponibles y los posibles

- Buscar el mejor proveedor no siempre “más vale
mejor conocido …”, pero fidelizar a los mejores
- Pedir, al menos, 3 presupuestos
- Nosotros somos “clientes” de nuestros proveedores

GESTIÓN DEL COSTE, GASTO Y PRESUPUESTO

• ¿Cuánto vale pintar una raya en el lugar adecuado?

- Asignación de precio al valor
- Catálogo de precios
- Poderoso caballero es Don Dinero, pero no el único

• Utilizar un Modelo estandarizado (empresa) para elaborar
Presupuesto que contemple, al menos, las siguientes variables:
- Costes variables y fijos (directos e indirectos)
- Imprevistos
- Margen de beneficio
- Todo lo que no se contemple SE PIERDE

• Buscar el equilibrio entre:

 COSTES =  RECURSOS (PERSONAS) =  ó  DURACIÓN

Algunos ERRORES FRECUENTES

•No planificar o hacerlo mal ( 5 ámbitos principales)

•No definir bien las fases y tareas (PdT)

•No crear un equipo de trabajo adecuado (diverso) e
implicado

•No democratizar los procesos: crear departamentos
estancos (distinto de independientes)

•Actuar como “Juan Palomo”. No delegar

•Creer que nuestros proyectos son “pequeños” “de andar
por casa” y que no necesitan de tanta “parafernalia”

•No estimar bien los tiempos necesarios ni contabilizar los
tiempos reales de dedicación (la principal fuente de
pérdidas)

•No controlar los gastos reales… TODOS

•No calcular cuánto vale “abrir la persiana” o cuanto
cuesta “pintar una raya en el lugar adecuado”

•No apoyarnos en herramientas adecuadas

Algunas herramientas útiles para la GP

ESTO NO es un curso de
herramientas de gestión,
pero veamos algunas,
además de las vuestras …

Algunas herramientas para PLANIFICAR

Proyecto.
Diseño de un sistema CRM para la gestión de las relaciones con los/las
clientes
PT600
Gestión del Proyecto
PT100 PT200 PT300 PT400 PT500
Análisis de Especificaciones Implantación del Demostración del Evaluación del
necesidades del Sistema Sistema Sistema Sistema
Duración Actividades
PT110 PT210 PT310 PT410 PT510 Actividad / Tarea
Requisitos de Especificaciones Diseño de las Demostración Impacto estimada precedentes
los/las funcionales del Bases de Datos del Sistema. actividad
usuarios/as
PT120
Sistema
PT220 PT320 Banco de económica
PT520 PT110. Requisitos de usuarios 30 días No tiene
Pruebas
PT420
Concepto Arquitectura del Aplicaciones Impacto
genérico de Sistema Internet Demostración necesidades de PT120. Concepto genérico CRM 10 días No tiene
CRM del Sistema. formación
PT130 PT230 PT330 PT530
Clientes grupo I
Plan de Organización Aplicaciones Impacto de PT130. Plan de Implantación 15 días PT110, PT120
Implantación Operativa cadenas de actuaciones de Estratégico
Estratégico Clientes I+D+i
PT240 PT540
Plan de Análisis Coste PT210. Especificaciones 40 días PT130
Implantación Beneficio
del Sistema funcionales del Sistema
PT550
Recomendacion
es
PT220. Arquitectura del Sistema 30 días PT210
PT700 PT230. Organización Operativa 20 días PT130
Comunicación del Proyecto

Algunas herramientas para PLANIFICAR

Diagrama de PERT

Diagrama de RELACIÓN

Visión estratégica o de Conjunto

Algunas herramientas para CONTROLAR

Herramientas INTEGRALES de GP: Microsoft Project

Diagrama de Gantt

Herramientas INTEGRALES de GP

http://www.impulsocamarasevilla.com/ProgramaListas.aspx?T=3

También son herramientas para gestionar nuestros proyectos …

DESDE …
• Las alertas Google

• Las alertas Móvil

• Las tradicionales agendas …

HASTA …
• Los sofisticados CRM de Gestión

Algunas herramientas de vuestros compañeros …

Gestión de Tareas y tiempos
DISCAPARTE S. Coop. And.

CITINTA: Una herramienta para la visión estratégica y el seguimiento del Proyecto

TINTA S. Coop. And.

SQS S. Coop. And. : Un recurso útil para el análisis del entorno

http://www.booking.com/hoteles/hotel/es/sangil.html?label=gog235jc;sid=d91e113ac2ef393019b4a04421fa62b1;checkin=2009
-03-25;checkout=2009-03-29;tab=4

HERRAMIENTAS DE GP

Algunas consideraciones generales:

• Son muy útiles (más de lo que creemos)

•Pocas veces le dedicamos el tiempo suficiente

• No siempre las visibilizamos y compartimos

•En general, somos poco creativos e innovadores

•Cada paso y ámbito precisa su herramienta adecuada

• Mejor pocas y aún mejor UNA integral

• Son una excelente inversión:

- Simplifican
- Sistematizan (ordenan los procesos)
- Crean sinergia
- Emancipan los procesos de las personas
- Nos enseñan y reciclan sobre nuestros procesos
- Ahorran mucho tiempo (DINERO), etc.

¡¡GRACIAS POR
VUESTRA ATENCIÓN
Y PARTICIPACIÓN!!
Docencia: Paca Muñoz Donate
¡Ah! ¡ OS ESPERO
EN LA
PLATAFORMA!

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