Gestión Documental - Evento de Gobierno 2013

Breve Historia

• Somos una compañía internacional de servicios de consultoría, líder en Management
Consulting, Information Management, Business Application & Technology y Managed
Services.

• Nuestra casa matriz está en México, con subsidiarias en Brasil, Colombia, Perú, Chile y
Estados Unidos. Contamos con cerca de 1.200 profesionales - 400 de ellos en Chile - con
proyectos en los principales países de América y prestamos servicios a 150 de las 500
mayores empresas de Latinoamérica del ranking Fortune (ver www.grupointellego.com).

• Mantenemos alianzas estratégicas formales con los principales proveedores de soluciones y
tecnologías TI, entre los que destacan Oracle, SAP e IBM, con consultores certificados en
estas plataformas tecnológicas, lo que nos permite capitalizar nuestro conocimiento y
experiencia de industria.

• Ayudamos a agregar valor en la gestión de empresas en distintas industrias, como la
financiera, de servicios, de consumo, de manufactura, minería y salud, entre otras. Desde
hace más de 15 años entregamos un servicio de excelencia a nuestros clientes, que apunta
a buscar las mejores estrategias y herramientas para acelerar su desarrollo, ayudándolos a
incrementar su contribución a sus distintos grupos de interés.
• Como consultores, contamos con un amplio conocimiento del mercado y un sólido equipo
de expertos en todas las áreas, que nos permite responder con prontitud y eficiencia a los
requerimientos y necesidades de nuestros clientes.

www.grupointellego.com
www.intellego.com.mx

Visión

Nuestro Sueño al 2015:
Ser una de las principales consultoras del país.


Misión

Ayudar a nuestros clientes a cumplir su visión, aportando valor diferenciador a su negocio.
Apoyándolos en la mejora de sus empresas, a través de diseño e implementación de
estrategias, optimizando sus procesos de negocio, la gestión efectiva del talento y el uso
eficiente de tecnologías y soluciones de información de clase mundial.


Valor agregado a nuestros clientes

+300 +1200 #1
Clientes de diferentes Colaboradores a nivel en servicios de
industrias se han regional con experiencia Information
beneficiado de en tecnologías y Management y
nuestras soluciones metodologías Business Intelligence
líderes en el
en México en el
mercado
2010*

Neutralidad Equipo
tecnológica Ejecutivo Reconocimientos
Recomendamos las con amplia experiencia Intellego es una de las
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ajusten a las de la industria de importantes de México y
necesidades de Tecnologías de la pertenece a la
nuestros clientes Información comunidad de empresas
Endeavor

*IDC IT Services Tracker 2010 – Intellego Markets


La Gestión Documental
¿Qué es un gestor documental?

La gestión documental es el conjunto de procesos y herramientas para administrar los
documentos de una organización.

La gestión documental está relacionada con los siguientes aspectos de los documentos:
• El contenido
• La tipificación
• La catalogación
• La seguridad
• Las relaciones entre documentos.
• Los ciclos de vida y la lógica de negocio

Los gestores documentales, como herramientas de administración de documentos van a
permitir:
• El almacenamiento de la documentación.
• El acceso y presentación de la información y el contenido de los documentos.
• La automatización de los procesos y eventos relacionados con un documento.
• La trazabilidad.


¿Por qué un gestor documental?

• Porque permite aflorar el conocimiento y la información contenida en los documentos
sacándola de los cajones dejándola disponible para la organización.

• Porque permite pasar de buscar a encontrar documentos, ahorrando tiempos de
proceso y mejorando la oportunidad de la información.

• Porque permite disminuir costos operacionales, derivado de la mejora en los tiempos
de proceso y del propio ahorro en papel.

• Porque participa en la preservación del medio ambiente.


¿Qué soluciones aporta un gestor documental?

• Como complemento a un sistema de gestión de registros de información, que adicionalmente
administre documentos relacionados a las acciones o hechos relacionados con la lógica de
negocio. Por ejemplo la administración de los documentos manejados por un sistema de
recursos humanos.

• Para departamentos donde se reciben y derivan grandes cantidades de documentos, como un
sistema centralizado de ingreso y disponibilización de los documentos. Por ejemplo una oficina
de partes.

• Como base de conocimientos. Por ejemplo un departamento de atención al cliente para la
administración de los procedimientos.

• Como entorno colaborativo para la comunicación interna y con terceros. Por ejemplo la
gestión de proyectos.

• Como solución para la disponibilización del histórico de documentos en papel.

• Como repositorio para el almacenamiento de archivos multimedia, voz, video, imágenes.


¿Cómo opera un gestor documental?

Los gestores documentales mantienen un esquema de operación similar al siguiente:

Presentación
WEB FS API WS API REST

Servicios
Contenido Búsqueda Flujos de trabajo

Transformación Versionamiento

Repositorio

Motor de
Repositorio
indexación
BBDD


Herramientas de gestión documental en el mercado


Alfresco y el cuadrante Gartner


Alfresco / Breve reseña histórica

• Alfresco fue fundado en 2005 por John Newton, cofundador de Documentumy
John Powell, ex COO de Bussiness Object. Entre sus inversionistas se incluyeron
SAP, Accel Partners y Mayfield Fund. El staff técnico original estaba compuesto
por ingenieros provenientes de Documentum y Oracle. Mientras que el producto
inicial de Alfresco Inc. estaba enfocado inicialmente en la gestión de
documentos, en mayo de 2006 se anunció la intención de expandirlo hasta
abarcar la gestión de contenido web tras contratar personal técnico y directivo
de Interwoven. En 2007, Alfresco contrató al principal ingeniero de ventas de
Vignete.

• Desde el principio los objetivos de Alfresco fueron desarrollar una herramienta
de gestión documental basada en Open Source que compitiera en costos con los
gigantes del mercado. Para ello Alfresco crea su versión Community, que va a
permitir a las organizaciones y personal relacionado con las tecnologías de la
información, descargar y probar un producto sin limitaciones funcionales.


Alfresco. Características generales

Las características generales de la plataforma Alfresco son:

• Gestión documental.
• Gestión de contenidos WEB.
• Gestión de registros.
• Control de versiones.
• Gestión de imágenes.
• Flujos de trabajo basados en jBPM y Activity.
• Acceso al repositorio vía CIFS/WEBDAV/FTP.
• Implementación de un ambiente colaborativo.
• Búsquedas basadas en el motor Lucene.
• Soporte multiidioma.
• Soporte multiplataforma.
• Arquitectura descentralizada.
• APIs.
• Basada en WEB.
• Soporte clustering y replicación.


Alfresco: Características generales

Las principales fortalezas de la plataforma frente a sus competidores son:

• Bajo costo. Gracias a una versión Community totalmente funcional.
• Open Source.
• Flexible y escalable.
• APIs ampliamente documentadas.
• Alto Rendimiento y bajo consumo de recursos.
• Gran capacidad de integración con otros sistemas.


Alfresco. Requerimientos e implementación

• Alfresco puede ser implementado en los siguientes SO:
• Linux.
• Unix.
• Windows.
• MacOS.

• El instalador de Alfresco puede ser autosuficiente e instala todos los módulos y componentes
requeridos por el sistema.

• Los requerimientos de recursos hardware, dependerán del uso previsto para la plataforma y
sus servicios, sirviendo como referencia las siguientes configuraciones para Linux:

• Los requerimientos en un host Windows serían:


Alfresco: Arquitectura de la plataforma

Según Servicios Según tecnología


Alfresco: Community vs Enterprise

Las funcionalidades de Alfresco están presentes en sus dos versiones por igual, sin limitaciones
ni restricciones. Las diferencias entre ambas son:


Offering de servicios

• Consultoría sobre gestión documental.

• Desarrollo de soluciones de gestión documental.

• Instalación de plataformas de gestión documental.

• Soporte y mantenimiento de plataformas instaladas.

• Capacitación e inducción en gestión documental, administración de plataformas de gestión
documental, desarrollo y personalización de herramientas de gestión documental.


Casos reales de soluciones de gestión documental

• Servicio Civil. Intranet y biblioteca de documentos basada en Alfresco.

• Servicio de evaluación ambiental. E-Kardex

• Fundación Imagen de Chile. Gestión documental para documentos administrativos y repositorio de
objetos audiovisuales.

• Isapre Colmena. Digitalización y disponibilización de licencia médicas.

• DGAC. Digitalización y migración del histórico físico y digital.

• Plataforma de talleres. Gestión de los documentos de siniestros.

• DAEM Vallenar. Digitalización del histórico en papel.

• SAFP. Inducción para la habilitación de un repositorio documental + migración del histórico.

• Principal. Sistema de publicación de información financiera y Sistema de pago de liquidaciones.

• UTA. Sistema de oficina de partes.


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