Google docs

Francisco Canseco Vázquez Curso de tutores on-line

Google Docs. Minitutorial

El 17 de septiembre de 2007 Google presentó su programa Google Docs.

Es un programa gratuito que se utiliza para crear documentos y archivos en
línea e incentiva el desarrollo de trabajos colaborativos. Se pueden editar los
documentos y compartir los trabajos.
Para acceder a esta herramienta de colaboración, primero hay que registrarse
o identificarse en el sitio.
Podemos hacerlo de dos formas:
1.- Creando una cuenta de gmail o usando una ya existente.
2.- Con una cuenta de correo del usuario.
El acceso con uno u otro método es indiferente; sin embargo, usar una cuenta
de correo de gmail permitirá concentrar con una única identificación todos los servicios
que ofrece Google (crear un blog, crear una agenda o calendario, crear listas de
distribución, etc.).

Otra ventaja es que el servicio Gmail de Google es gratuito, eficiente y contiene
múltiples opciones de configuración y una gran cantidad de espacio para
almacenamiento y envío de adjuntos.

¿Cómo empezar?
Hay dos modos de llegar a esta suite de oficina on line:
1. Entrando en http://docs.google.com
Hay que completar los datos de correo electrónico (la dirección completa y
contraseña y hacer clic en Iniciar sesión.


2. Desde nuestra cuenta de gmail en la barra superior del menú, en Docs.

Pero, ¿cómo empezamos a trabajar?

Crear, subir y editar documentos.

Crear documentos desde cero.

Con Google Docs es posible realizar todas las tareas básicas que corresponden al
manejo de documentos de oficina, como crear documentos de texto, hojas de
cálculo, presentaciones de diapositivas, y añadirles a todos ellos imágenes,
comentarios o fórmulas, entre otras muchas cosas. Para comenzar pulsamos en
Crear y seleccionamos qué tipo de archivo queremos crear (en la imagen un
documento).

Una vez que están creados se verán en la parte derecha de la pantalla.


Cuando estamos trabajando con un documento, la forma rápida de crear
otro nuevo es desde: Archivo -> Nuevo -> Documento; Hoja de cálculo;
Presentación.

Para editar de una manera sencilla un documento, basta con seleccionar el
texto cuya apariencia deseamos cambiar, y hacer clic en los botones de la barra de
Herramientas para aplicar negrita, subrayar, cambiar la fuente, el formato de
número, el color del fondo de las celdas, etcétera.

Con la opción Desde la plantilla se pueden iniciar documentos con diseños
prefijados desde una pantalla como la que se muestra en la siguiente imagen.


En la parte superior contamos con un buscador de plantillas (Buscar
plantillas) y, a la izquierda de la pantalla, algunas clasificaciones y formas de
ordenar los resultados.

En el centro podemos seleccionar qué tipo de plantilla necesitamos (si es
para un documento, hoja de cálculo o presentación).

Es posible hacer una vista previa, o directamente aplicarla y comenzar a
utilizarla con el botón Utilizar esta plantilla.

Subir archivos ya creados.

Existe la opción de subir archivos que ya tengamos listos o que estemos
preparando en nuestro ordenador. El sistema acepta la mayoría de los formatos de
archivo comunes, como .DOC, .XLS, .ODT, .ODS, .RTF, .CSV, .PPT, etcétera. Y
en la página principal, se encuentra el botón Subir.

Esa opción da paso a una pantalla (Carga de archivos) donde es posible
examinar y buscar dentro de las carpetas de nuestro ordenador el archivo a subir.

Compartir documentos.

¿Cómo podemos colaborar en la edición de un documento?
Cuando estamos editando un documento, arriba a la derecha aparece un
botón que dice Compartir, y que despliega una serie de opciones, como Invitar a
usuarios, Enviar por correo electrónico el documento, Publicarlo como una página
web, Ver quién tiene acceso, etcétera.
Si en cambio elegimos en el menú Compartir, Publicar como una página
web veremos que se despliega otra ventana donde se abre la posibilidad de


publicar el documento, y también de automatizar la publicación de las
actualizaciones. Seleccionando la casilla correspondiente, el sistema se encarga
de volver a publicar automáticamente cada vez que realizamos algún cambio a
través de la edición de un documento.

Editar y acceder desde cualquier parte.
No es necesario descargar nada: es posible acceder a los documentos,
hojas de cálculo y presentaciones desde cualquier equipo que tenga conexión a
internet y un navegador estándar.

Almacenar trabajos de forma segura.
Con el almacenamiento en línea y la función de guardado automático ya no
habrá que temer que falle el disco duro local o que haya un apagón. Eso es ya una
ventaja cualitativa respecto de cualquier otro sistema local (es decir, que se
ejecuta en una sola máquina o en una red de máquinas).

Guardar y exportar copias fácilmente.
También es posible guardar documentos y hojas de cálculo en un equipo
cualquiera (en nuestro trabajo, en nuestro hogar), en formato .DOC, .XLS, .CSV,
.ODS, .ODT, .PDF, .RTF o .HTML. Así, cualquier trabajo realizado en línea puede
ser bajado a nuestra máquina para trabajar con él, o imprimirlo sin necesidad de
conexión a internet.

Organizar documentos.
En Google Docs es posible organizar todo en carpetas, de forma simple:
consiste en arrastrar y soltar en tantas carpetas como sea necesario. De esta
manera, un mismo documento puede pertenecer a varios proyectos, sin necesidad
de duplicarse en cada carpeta en la que se copie.

Publicar un trabajo en forma de página web.
Es posible publicar documentos en internet, con un solo clic, como páginas
web de aspecto normal y sin tener que aprender nada nuevo.

Controlar quiénes pueden ver una página.
De la misma manera que es simple publicar, también podemos dejar
disponible un documento solamente para algunas personas, y no para todo el
mundo. Y, si en algún momento lo deseamos, también podemos editar o
directamente eliminar esa publicación.

Publicar documentos en un blog.
Una vez creado o subido un documento, es posible publicarlo en un blog,
directamente desde el entorno de trabajo de Google Docs, sin necesidad de crear
otras cuentas ni adherirse a otros servicios.


¿Pero qué puede hacerse exactamente con Google Docs?
A continuación se enumeran las distintas posibilidades de trabajo con
documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Con los documentos:
 subir documentos de Word, OpenOffice, RTF, HTML o texto (o crear
documentos desde el principio);
 utilizar nuestro sencillo editor WYSIWYG (What You See Is What You Get,
lo que ves es lo que obtienes) para dar formato a los documentos, revisar la
ortografía, etcétera;
 invitar a otros usuarios (por su dirección de correo electrónico) para que
puedan editar o ver los documentos y hojas de cálculo;
 editar documentos on line en forma colaborativa con otras personas;
 ver el historial de revisiones de nuestros documentos y hojas de cálculo y
volver a cualquier versión;
 publicar documentos on line para que estén disponibles para todo el mundo,
como páginas web o como documentos publicados en un blog;
 descargar documentos en el escritorio como documentos de Word, de
OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP;
 enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos.

Con las hojas de cálculo:
 importar y exportar datos con los formatos .xls, .csv y .ods (y exportar
funciones para .pdf y .html);
 disfrutar de la navegación y la edición intuitivas, como en cualquier
documento u hoja de cálculo tradicional;
 usar la edición de formatos y fórmulas en las hojas de cálculo, con lo que
podremos calcular resultados y dar a los datos el aspecto que deseemos;
 chatear en tiempo real con otros usuarios que estén editando nuestra hoja
de cálculo;
 incrustar una hoja de cálculo, o una sección de una hoja de cálculo, en
nuestro blog o página web.

Con las presentaciones:
 importar presentaciones existentes en los formatos de archivo .ppt y .pps;
 exportar nuestras presentaciones mediante la función Guardar como zip del
menú Archivo;
 editar nuestras presentaciones mediante nuestro sencillo editor WYSIWYG;
 insertar imágenes, dar forma a nuestras diapositivas para que se ajusten a
nuestras preferencias;
 compartir y editar presentaciones con amigos y compañeros de trabajo;


 permitir la visualización de presentaciones, en línea, desde ubicaciones
remotas distintas en tiempo real;
 publicar nuestras presentaciones en la Web, lo que permite que un gran
público tenga acceso a ellas.

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