Gobierno y administración de TI en un contexto global
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El documento analiza la historia, estructura y modelo de gobernanza de Alcan, un importante productor de aluminio a nivel global. Se presenta un análisis FODA que destaca tanto las fortalezas, como oportunidades y debilidades enfrentadas por la empresa en un contexto de negocio en expansión y desafíos ambientales. Asimismo, se proponen estrategias de centralización y mejora en la gestión de TI con base en el marco COBIT 5 para optimizar la alineación con la estrategia empresarial.
Gobierno y administración de TI en un contexto global
- 1. Caso Alcan Gobierno y administración de TI en un contexto global de negocios Diplomado en Innovación, Estrategia y Gobierno Empresarial de TI Módulo 1. Gobierno Empresarial de TI David Solís
- 2. 2 Contexto Historia y datos importantes de Alcan Análisis FODA, estructura de TI y modelo de gobierno actual Referencias Propuesta Basada en COBIT 5 1 2 3 4
- 3. Eventos importantes Historia de Alcan 1902 1925 1966 2001 2007 Northern Aluminium Company Aluminium Company of Canada Alcan Aluminium Limited Unión con Rio Tinto Alcan Inc. 2008 Rio Tinto Alcan 1988 } Expansión vía adquisiones: Alumax, Reynold, Alusuisse, Baltek, France’s Pechiney (China)
- 4. Empresa Alcan Inc ‣ 68,000 empleados ‣ Tercer productor de aluminio más grande del mundo (Detrás de Alcoa y Rusal) ‣ 4 grupos de negocio (Metal primario, Ingeniería de productos, Embalaje y Bauxita y Aluminio) ‣ Más 470 instalaciones y operación en 65 países ‣ Minas, refinerías y metalurgia en 27 países ‣ Ingresos de 23.6 billones USD en 2006
- 5. Productos Alcan Inc ‣ Extensa variedad de productos, desde latas de refresco hasta partes metálicas para distintas industrias ‣ Extrae Bauxita y Alimuna para fabricar y reciclar papel aluminio, alambre, cable, aditamentos para puertas, ventanas y autopartes
- 6. 6 Contexto Historia y datos importantes de Alcan Análisis FODA, estructura de TI y modelo de gobierno actual Referencias Propuesta Basada en COBIT 5 1 2 3 4
- 7. Análisis FODA ‣ Fuerte énfasis por parte del negocio en el mercado global ‣ Base de empleados de 68 mil en 61 países ‣ Ganancia anual de 23.6 mil millones ‣ Gran variedad de productos ‣ Director de TI fue consultor de Alcan Fortalezas Factores Positivos Debilidades Factores Negativos FactoresInternos ‣ 1000+ sistemas de información, 400 para finanzas ‣ Carencia de documentación y admón. de sistemas centralizado ‣ Finanzas y administración de información no automatizada ‣ Modelo de Gobierno de TI definido hace 7 años, sin revisiones ‣ Costos anuales de TI incluyendo ocultos de 300 millones ‣ TI descentralizada ‣ Outsourcing con 80% de presupuesto ‣ Carencia de roles definidos y de estructura de admón. definida - vacante la posición de Director TI ‣ Proyectos e iniciativas no coordinados
- 8. Análisis FODA ‣ Desarrollo de nuevos mercados de uso final ‣ Aparición de nuevas regiones consumidoras - fuerte demanda de las economías en proceso de urbanización ‣ Creciente popularidad de las materias primas como una clase de activos (LME) Oportunidades Factores Positivos Amenazas Factores Negativos FactoresExternos ‣ Incremento en el uso de sustitutos de metal incluyendo metal reciclado ‣ Mayor conciencia sobre el impacto en el medio ambiente ‣ Reubicación geográfica de los centros de producción de bauxita, alúmina y aluminio ‣ Disminución histórica de los precios reales del metal ‣ Incremento en los costos de producción ‣ Crecientes ciber ataques a compañías mineras
- 9. Condiciones de negocio que favorecieron esta situación Causas ‣ Diversificación ‣ Globalización ‣ Rápido Crecimiento ‣ Cultura con énfasis en la producción ‣ Cultura de autonomía
- 10. Estructura actual de TI Executive Vice- President & CFO Vice Corporate IT Financial Applications - Montreal Architecture Information System Solutions Infrastructure Planning Infrastructure Shared Services Financial Application - Paris Financial Applications - Zurich Other Corporate Applications AssistantIT Controller
- 11. Arquetipos de gobierno Modelo de Gobierno de TI Monarquía de negocios - el enfoque más centralizado - un ejecutivo de negocios de alto nivel o de un grupo de altos ejecutivos, a veces incluyendo el CIO, toman todas las decisiones relacionadas con TI. En una monarquía de TI, esas decisiones son tomadas por un ejecutivo de TI o un grupo de ejecutivos de TI. En un sistema federal o federado, los ejecutivos de nivel C y los representantes de las empresas de todos los grupos que operan colaboran con el departamento de TI. C TI N C TI N C TI N
- 12. Arquetipos de gobierno Modelo de Gobierno de TI Dupolio de TI, el proceso de toma de decisiones lo realizan ejecutivos de TI y un grupo de líderes de negocio que representan a las unidades operativas. En un sistema feudal, la unidad de negocios o los líderes de proceso toman decisiones independientes en base a la unidad o las necesidades del proceso. El sistema más descentralizado es la anarquía, en donde cada usuario o grupos pequeños de usuarios buscan sus propios objetivos de TI. C TI N C TI N C TI N
- 13. Matriz de Weill & Ross Modelo de Gobierno de TI Decisión TI Monarquía de Negocio Monarquía de TI Feudal Federal Dupolio Anarquía Principios X Arquitectura X Infraestructura X Aplicaciones de Negocio X Inversiones X
- 14. 14 Contexto Historia y datos importantes de Alcan Análisis FODA, estructura de TI y modelo de gobierno actual Referencias Propuesta Basada en COBIT 5 1 2 3 4
- 15. Objetivos ‣ Mejor alineación con la estrategia global ‣ Visión centralizada de TI • Estrategia de centralización • Disminución de outsourcing • Creación de una PMO empresarial ‣ Mejor ejecución de proyectos ‣ Mejor balance entre necesidades contra recursos ‣ Autoridad (responsabilidad) financiera
- 16. Estrategia de centralización de TI Centralizar Descentralizar ‣ Visión compartida en el rol de TI ‣ Alineación con la estrategia global ‣ Toma de decisiones y administración de proyectos estratégicos ‣ Infraestructura ‣ Competencias ‣ Rol particular del negocio ‣ Alineación a las necesidades del negocio ‣ Toma de decisiones en proyectos menores
- 17. Motivadores -> Necesidades -> Metas Corporativas, relacionadas con TI y Catalizadores Cascada de Metas Motivadores Necesidades Principales objetivos empresariales! (Determinados con base al mapeo del Apéndice D) Principales objetivos de TI! (Determinados con base al mapeo del Apéndice B Principales procesos de TI relacionados (Determinados con base al mapeo del Apéndice C) Mayor prioridad a TI! ‣ Mejorar el liderazgo corporativo en Gestión de TI! ‣ Reducción de Costos! ‣ De Director Corporativo de TI a Vice-Presidente Corporativo de TI! ❖ Estrategia global! ❖ Visión centralizada de TI! ❖ Disminuir el Outsourcing! ❖ Creación de una PMO! ❖ Administrar una TI como una área coordinada a través de toda la compañía! ❖ Balance entre recursos y necesidades! ❖ Responsabilidad Financiera ❖ Stakeholder value of business investments ! ❖ Managed business risk (safeguarding of assets) ! ❖ Financial transparency ! ❖ Information-based strategic decision making ! ❖ Optimisation of business process costs ! ❖ Managed business change programmes ! ❖ Compliance with internal policies ! ❖ Skilled and motivated people ! ❖ Product and business innovation culture ❖ Alignment of IT and business strategy ! ❖ Managed IT-related business risk ! ❖ Transparency of IT costs, benefits and risk! ❖ IT agility ! ❖ Optimisation of IT assets, resources and capabilities ! ❖ Enablement and support of business processes by integrating applications and technology into business processes ! ❖ IT compliance with internal policies ! ❖ Knowledge, expertise and initiatives for business innovation ❖ EDM01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance! ❖ EDM02 Ensure Benefits Delivery! ! ! ❖ EDM03 Ensure Risk Optimisation! ❖ APO02 Manage Strategy! ! ❖ APO03 Manage Enterprise Architecture! ❖ APO06 Manage Budget and Costs! ❖ APO10 Manage Suppliers! ❖ APO12 Manage Risk! ❖ BAI01 Manage Programmes and Projects! ❖ BAI02 Manage Requirements Definition! MEA02 Monitor, Evaluate and Assess the System of Internal Control! ! ! ! !
- 18. Salidas y resultados Salidas Resultados ‣ Mejores decisiones al momento de invertir en nuevas soluciones. ‣ Mejor integración de las soluciones implementadas. ‣ Veracidad en la entrega de información. ‣ Mejor control sobre las inversiones de TI. ‣ Mayor eficiencia en la gestión de proveedores. ‣ Métricas establecidas para el Control Interno. ‣ Proyectos implementados dentro del tiempo establecido y con el presupuesto destinado originalmente. ‣ Transparencia en los costos de TI. ‣ Reducción en la dependencia de proveedores. ‣ Mantener los niveles de riesgo bajo en un nivel aceptable. ‣ Alineación en las actividades de las áreas de negocio con las de TI.
- 19. Factores que, individual y colectivamente, influyen sobre si algo funcionará Habilitadores de COBIT 5 19 1. Principios, Políticas y Marcos 2. Procesos 3. Estructuras Organizacionales 4. Cultura, Ética y Comportamiento 5. Información 6. Servicios, Infraestructura y Aplicaciones 7. Personas, Habilidades y Competencias Recursos
- 20. Código global de conducta - La forma en que trabajamos Principios ‣ Cuatro valores definen nuestra empresa : responsabilidad , respeto, trabajo en equipo e integridad. Estos valores guían todo lo que hacemos y se expresan a través de los principios y normas de conducta establecidas en un código de conducta global llamado “La forma en que trabajamos” ‣ Define la manera de gestionar los retos económicos , sociales, políticos , ambientales y de gobierno de nuestras operaciones. También enmarca un enfoque unificado para el cumplimiento de las obligaciones reglamentarias de listado en las bolsas de UK , Australia y USA. Todo los empleados en el Grupo están obligado a tomar la capacitación de “La forma en que trabajamos”. ‣ Nuestros valores ayudan al grupo a cumplir con nuestro compromiso con los accionistas de maximizar la rentabilidad total , cumpliendo nuestro compromiso de contribuir al desarrollo sustentable. ‣ Regularmente revisamos nuestras prácticas para asegurar que están alineadas con el cambio de normativa y que sigan apoyando los principios y valores contenidos en “La forma en que trabajamos”.
- 21. Gobierno Principios ‣ La Mesa Directiva es responsable del desempeño del Grupo ante los accionistas • Formada por ejecutivos y consejeros independientes para mantener equilibrio • Establece de otros comités - Ejecutivo - Auditoria - Sucesión y nombramiento - Compensación - Asuntos sociales y ambientales ‣ El riesgo es un componente integral del negocio, y se caracteriza tanto por la amenaza y oportunidad. El Grupo fomenta una cultura empresarial consciente del riesgo en toda la toma de decisiones.
- 22. Desarrollo sustentable Principios ‣ Satisfacer las necesidades de los clientes, sin comprometer la capacidad de generaciones futuras para satisfacer sus necesidades. ‣ Administración ambiental rigurosa con el desarrollo de altos estándares. ‣ Proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable en el que las personas puedan desarrollar todo su potencial. ‣ Asegurar el cumplimiento con gobierno y rendición de cuentas.
- 23. Valores Principios ‣ Nuestra reputación se basa en cuatro valores fundamentales que definen la esencia de lo que somos. • Responsabilidad - se trata de asumir el control y consecuencias de nuestro desempeño y decisiones, así como el impacto que tienen en el negocio. • Demostramos respeto a través de nuestro enfoque de desarrollo sustentable. Nos preocupamos por los demás de la salud, la seguridad y el bienestar. • Al trabajar como un equipo, podemos centrar nuestros esfuerzos colectivos en entregar el mejor resultado para el Grupo, confiando en el compromiso y la capacidad de los demás. • Trabajamos con integridad, tratando a todos nuestros stakeholders, con justicia, honestidad y apertura.
- 24. Principios de TI ‣ El propósito de TI es habilitar, entregar y mantener el valor del negocio. ‣ El área de TI está conformada por profesionales quienes continuamente están desarrollando sus habilidades y competencias. ‣ Estamos comprometidos en apegarnos a los estándares definidos para reducir la diversidad de tecnologías. ‣ La información es un activo confiable, reutilizable, seguro y que cumple con las normas requeridas. ‣ Nuestra infraestructura es de alta disponibilidad, segura y sin sobre ingeniería.
- 25. Estructura de TI propuesta Para asistir al CIO en: • Estándares • Arquitectura • Infraestructura • Servicios Vicepresidenta Ejecutivo y CFO Vicepresidente Corporativo de TI Director Arquitectura Empresarial Director Infraestructura Director Oficina de Proyectos Director TI Metal Primario Director TI Ingeniería de Productos Director TI Embalaje Director TI Bauxita y Aluminio Director Seguridad Director Riesgos Comité de Tecnología
- 26. Primera propuesta de estructura de Gobierno Consejos de Administración Comité de Auditoria Comité de Desarrollo Sustentable Comité del Presidente Director Comité de Inversiones Comité Ejecutivo Comité de Riesgos Comités de Admón.Commités Directivos
- 27. Estructura extendida de Gobierno Consejos de Administración Comité de Auditoria Comité de Desarrollo Sustentable Comité de Remuneraciones Director Comité de Inversiones Comité Ejecutivo Comité de Riesgos Comités de Admón.Commités Directivos Comité de Nominaciones Comité del Presidente Comité de Comunicación Comité de Cierre Comité de Reserva de Minerales
- 28. Metas corporativas y metas relacionadas con las de TI Mapeo de metas
- 29. Determinar los principales procesos de TI relacionados Procesos
- 30. Redefinición de roles y actividades para centralizar TI Matriz RACI De acuerdo con la habilitación de procesos indicada en la guía! “Cobit 5 Enabling Process”
- 31. Cultura, ética y conducta ‣ Adopción de un programa de denuncia abierta donde los empleados puedan informar sobre sus preocupaciones, incluyendo la sospecha de violaciones de la información financiera del Grupo o de procedimientos ambientales. ‣ Definición de reglas que restrinjan la negociación de acciones del Grupo por parte de empleados con acceso a información privilegiada. ‣ Adopción de normas de divulgación continua supervisadas por el Comité de Comunicación. 3
- 32. Otros habilitadores ‣ Definidos por la arquitectura empresarial • Información • Servicios, infraestructura y aplicaciones ‣ Personas, habilidades y competencias • Desarrollo de un catalogo de competencias y descripciones de puesto asociadas • Definición de métricas de desempeño • Elaboración de plan de desarrollo 3
- 33. Implementación 3 • Gestión del Programa (anillo exterior) • Habilitación del Cambio (anillo medio) • Ciclo de Vida de Mejora Continua (anillo interior)
- 34. Modelo general de Gartner de Arquitectura Empresarial Implementación 3
- 35. Alcance e interacción de frameworks de TI Implementación 3 COBIT PMBOK ITIL TOGAF Estructura de gobierno Administración de proyectos Descripción de proyectos Estrategia de TI, elementos de configuración Principios de arquitectura y modelos Dirige Cambia Opera COBIT TOGAF ITIL PMBOK
- 36. Mayor detalle en procesos involucrados Implementación 3
- 37. 37 Contexto Historia y datos importantes de Alcan Análisis FODA, estructura de TI y modelo de gobierno actual Referencias Propuesta Basada en COBIT 5 1 2 3 4
- 38. Referencias ‣ Dube L., Bernier C, & Roy V. (2009). Taking on the Challenge of IT Management in a Global Business Context: The Alcan Case - Part A & B. HEC Montreal Centre for Case Studies. ‣ Flanagan, R. (2013). Class notes MIS 5202 – IT Governance. Fox School of Business, Temple University. ‣ Gartner Enterprise Architecture Process: Evolution 2005. ‣ Greefhorst, D. (2013). TOGAF & Major IT Frameworks, Architecting the Family. ITpreneurs. ‣ Nappi, C. (2013). The Global Aluminium Industry: 40 years from 1972. London: International Aluminium Institute. ‣ Rio Tinto Anual Report 2007, 2008 & 2013. ‣ Weill, P., & Ross, J. (2005). A matrixed approach to designing IT governance. MIT Sloan Management Review, 46(2), 26-+.