Guia Unidad Control

Gerencia/Función Gerencial Control
Licda Mariela Alonso

Se señalan diversas maneras de cómo gerenciar una organización, de acuerdo al criterio de
diversos autores, sin embargo muchos coinciden en que la buena gerencia requiere de un control
eficaz. Según George Terry, el control se puede definir como el proceso para determinar lo que se está
llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario aplicando medidas correctivas de manera que la
ejecución se lleve a cabo de acuerdo a lo planeado”. La tarea principal del control es verificar que
todo se haga conforme fue planeado y organizado, de acuerdo con los dadas, para identificar errores
o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición. Dentro del proceso administrativo, se utiliza
como herramienta para:
• Estandarizar el desempeño a través de inspecciones, supervisiones, procedimientos escritos o
programas de producción.
• Preservar los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilización , a través
de la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditorias división de
responsabilidades.
• Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante el
entrenamiento del personal, inspecciones ,control estadístico de calidad y sistemas de
incentivos.
• Delimitar la “autoridad” ejercida por las diversas posiciones o niveles organizacionales,
mediante descripción de cargos, directrices, políticas , normas , reglamentos y sistemas de
auditoria.
• Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación de desempeño
personal, supervisión directa, vigilancia y registros, incluida la información sobre producción
por empleado o sobre perdidas por desperdicio por empleado.
• Lograr los objetivos de la empresa mediante la articulación de estos en la planeación, puesto
que ayudan a definir el propósito y la dirección del comportamiento de los individuos para
conseguir los resultados deseados
Cualquier actividad ,dentro de las organizaciones , puede controlarse con respecto a uno o varios
factores, a saber: cantidad, calidad, uso del tiempo ó costo . Esto se ejemplifica claramente, en cuadro
presentado por George Terry, en donde establece la interrelación entre los mencionados factores y la
departa mentalización dentro de las organizaciones.
Factores Producción Ventas Finanzas Personal
Cantidad ¿Es satisfactoria la ¿El volumen de ventas es el ¿Es el capital de ¿Es adecuada la fuerza de
producción de la fabrica? que se esperaba? trabajo suficiente trabajo?
para las necesidades
de la empresa?
Calidad ¿Se cubren las ¿Los productos que se venden ¿Deben ser utilizados ¿Existen dentro de la empresa
especificaciones tocante a representan un equilibrio los bonos, las especialidades y se están

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materia prima, satisfactorio con la línea total acciones preferentes utilizando?
dimensiones y pruebas de productos de la compañía? o las acciones
efectuadas? comunes?
Uso del ¿Se concluyen los ¿ Están haciendo los ¿Deben utilizarse ¿Se miden de forma adecuada
Tiempo productos terminados vendedores el suficiente préstamos a largo y justa las tareas
dentro de los periodos número de visitas diarias? plazo o a corto individuales?
especificados y se plazo?
despachan a tiempo?
Costo ¿Son satisfactorios los ¿El costo de la publicidad, ¿ Los pagos por ¿La estructura de sueldos de
gastos por concepto de promoción de ventas y de intereses de los la empresa está de acuerdo
materia prima y mano de fuerza de ventas, es prestamos están de con los “niveles corrientes”
obra directa? satisfactorio para las ventas acuerdo con el de la comunidad
es satisfactorio para las mercado corriente?
ventas que se obtienen?

El control como función gerencial tiene carácter universal, en donde el proceso básico de
controlar es el mismo y no importa que sea lo que este siendo controlado. Es un proceso cíclico,
compuesto de cuatro fases:

Establecimiento Creación de un Medición de Corrección de
de Normas de sistema de Resultados Fallas
Rendimiento Información

1-Establecimiento de Normas de Rendimiento: No es más que establecer los puntos de referencia que
permitan comparar el rendimiento actual con las operaciones de un momento dado , es decir
representan el desempeño deseado ,en general representan normas que guían la toma de decisiones.
Resultan directamente o deberían resultar de los objetivos establecidos en el proceso de
planificación. Aunque los objetivos establecidos en la planificación proporcionan criterios
principales ,según los cuales deben ser evaluados los resultados, se requieren sin embargo ,criterios
muy específicos para el trabajo de control diario de los rendimientos en el trabajo .Por ejemplo, los
objetivos en el plan son muy útiles para determinar que es lo que realmente sucedió después que
termino una actividad pero ellos no son suficientes, ni adecuados para evaluar el progreso que se
está alcanzando mientras se desarrollan actividades o sea para evaluar el trabajo diario. Los
criterios específicos de rendimiento, pueden adoptar muchas formas diferentes .Ellos podrían ser
establecidos en algunos casos en unidades por día, o por semanas y por supuesto, también pueden
ser asignados criterios específicos para el desarrollo de una actividad en particular, como por
ejemplo una fecha dada.
Las fallas posibles:

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El problema de cómo establecer normas de control es siempre algo muy difícil, espacialmente
en relación a los trabajos de naturaleza más cualitativa, por ejemplo :servicio a cliente,
eficiencia de empleados etc. A menudo , desarrollar esta parte de la medición requiere de
mucha creatividad por parte de la gerencia. Por ejemplo, si el rendimiento de un vendedor
fuese medido solamente en términos de sus volúmenes y cantidad de ventas, sin ninguna
referencia a otros aspectos importantes como la calidad del servio a clientes o la venta de
nuevos productos, entonces podria suceder que este vendedor se ocupase solo de incrementar el
volumen de ventas a expensas de la calidad del servicios ofrecido, dando como resultado un
resultado muy negativo para la organización.
2- Creación de un sistema de Información: Una vez creado el sistema de normas de control, se
requiere de la creación de un sistema de información que determine que datos son necesarios
registrar y compararlos con los estándares establecidos, incluyendo el desarrollo de un
método de recolección permanente para estos datos. El sistema de información que se escoja
debe ofrecer información referente a que persona esta recibiendo información , de quien, en
que forma y con que frecuencia. Si no se establece un sistema formal de información, será casi
imposible, tener toda la información relevante , en su lugar, para medición de los resultados .
Para controlar el desempeño , es necesario conocer los factores que están involucrados.
3-Medición de Resultados: Esta fase significa comparar el rendimiento real con el lo esperado
de lo que se pretende controla .para determinar el grado en que ellos se alcanzaron. Si los
sistemas de medición están bien desarrollados ,la comparación entre ellos resultará sencilla y
generalmente se puede hacer directamente al mirar a los dos conjuntos de datos.
4-Corrección de fallas: Las decisiones respecto a las correcciones que deben hacerse
representan la etapa final del proceso de control. Proviene de la obtención de diferencias
significativas al comparar el actual y el planeado. Este mecanismo es en realidad un proceso
de toma de decisiones y de ajustes , que conducen a muchas decisiones correctivas, por lo que
llevar a cabo estas acciones es a menudo una de las partes mas importantes del proceso de
control. Usualmente, significa lograr que alguien cambie su conducta en el trabajo y entonces
tomar acciones correctivas ,llega a constituirse en un asunto de influenciar y ayudar a las
demás personas a realizar el trabajo necesario, de acuerdo con las expectativas planeadas.
Tipos de Control
Preventivo o anterior a la acción Intenta prevenir los problemas previstos, está dirigido haca el futuro, la
claves es emprender una acción administrativa antes que se presente el
problema
Concurrente Se realiza durante la acción y su mejor herramienta es la supervisión
directa
Correctivo o posterior a la acción Se basa en la retroalimentación resultante de la actividad terminada

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Herramientas y Técnicas de Control: Para realizar un buen control existen unas herramientas
que permiten realizar esta función con mayor facilidad. hay que hacer hincapié, que el Gerente
mas allá de controlar actividades propias del proceso de producción de su organización , lo
que debe controlar es la información, pues ella es la clave para la toma de decisiones
oportunas. Como el talento humano es el recurso mías importante en las organizaciones y el
más difícil de controlar , vamos ampliar un poco en métodos con que cuenta el Gerente , para
controlar el comportamiento de las personas dentro de las organizaciones:
Supervisión Directa Revisar día tras día el trabajo de los subordinados
Evaluaciones de Son evaluaciones formales y sistemáticas del desempeño de los subordinados y
Rendimiento dependen de la políticas establecida por la organización para tal fin. Existen
muchas maneras de hacerlas , entre ellas:
Ensayos escritos: Hacer un escrito estableciendo debilidades , fortalezas y
sugerencias para los subordinados.
Escalas de clasificación basadas en el comportamiento: El evaluador califica a
los empleados de acuerdo comportamientos pasados o futuros de los evaluados.
Comparaciones Interpersonales: El evaluador califica a los empleados
comparándolos entre si.
Disciplina Es tomar acciones disciplinarias cuando un empleado pase por alto los
estándares y normas ya establecidas. Es recomendable hacer una advertencia
antes de tomar la acción disciplinaria

Característica de un Control Adecuado
Debe ser Económico No tiene ningún sentido usar recursos para controlar una
actividad , que sean mayores a los recursos que genera la
actividad misma
Deben Informar oportunamente las fallas Deben poder prevenir las fallas antes que estas ocurran
Deben ser claros Los supervisados deben entender los controles, pues en la
mayoría de los casos ellos son quienes los aplican
Deben ser aceptados por los subordinados Los Gerentes deben dirigir sus energías a motivar a sus
subordinados en el uso de controles, que comprendan el
sistema de control y la necesidad de su implantación

Bibliografía:
Angel Malpica: Gerencia/Objetivo 4
Freddy Rodríguez: El Proceso Gerencial
George Terry: Principios de Administración

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