Hojas de trabajo y cedulas

HOJAS DE TRABAJO Y CEDULAS
 ALEXIS GARCIA 0214020
 JOSE LUIS LEAL 121 3206
 NOMBRE CODIGO
Facultad De Ciencias Empresariales
Programa De Administración De Empresa
10 De Octubre Del 2016

En Auditoría se puede afirmar que los papeles
de trabajo son todas aquellas cédulas y
documentos que son elaborados por el
Auditor u obtenidos por él durante el
transcurso de cada una de las fases del
examen.
Los papeles de trabajo son la evidencia de
los análisis, comprobaciones, verificaciones,
interpretaciones, etc., en que se fundamenta
el Contador Público, para dar sus opiniones y
juicios sobre el sistema de información
examinado.
PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo constituyen un
medio de enlace entre los registros de
contabilidad de la empresa que se
examina y los informes que proporciona
el Auditor
Algunos papeles de trabajo son
elaborados por el propio Auditor, y se
denominan Cédulas. Otros son obtenidos
por medio de su cliente o por terceras
personas (cartas, certificaciones, estado
de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al
constituirse en pruebas o elementos de
comprobación y fundamentación de la
opinión, se incorporan al conjunto de
evidencia que constituyen en general, los
papeles de trabajo.

El cumplimiento de la segunda
Norma de Auditoría referente a la
"obtención de evidencia
suficiente y competente" queda
almacenada en los papeles de
trabajo del Auditor.

OBJETIVOS
Los papeles de trabajo le
permiten tanto al Auditor como al
Revisor fiscal dejar constancia de
los procedimientos por él
seguidos, de las comprobaciones
y de la información obtenida.

OBJETIVOS
Los objetivos de los papeles de trabajo para el Contador
Público que efectúe la Auditoría de estados financieros pueden
ser relacionados así:
Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los
resultados obtenidos en dicho trabajo.
Suministrar la base para los informes y opiniones del
Auditor Independiente o del Revisor Fiscal.
Constituir una fuente de información concerniente a
detalles de saldo de cuentas, rubros de los estados
financieros y otros datos obtenidos en relación con el
examen o para efectos posteriores a la realización del
mismo, como futuras Auditorías.

Facilitar los medios para una revisión
de los Supervisores, Jefes, organismos
gubernamentales u otros Contadores
que determinen la suficiencia y
efectividad del trabajo realizado y las
bases que respaldan las conclusiones
expresadas, probar a la vez que el
trabajo se realizó con calidad
profesional.
.

Facilitar los medios para una
revisión de los Supervisores, Jefes,
organismos gubernamentales u
otros Contadores que determinen la
suficiencia y efectividad del trabajo
realizado y las bases que respaldan
las conclusiones expresadas, probar
a la vez que el trabajo se realizó con
calidad profesional.
Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a
la conducción de su trabajo

Los papeles de trabajo deben
contener los productos del sistema
de información financiera sujeto a
examen, desglosados en su mínima
unidad de análisis, las técnicas y
procedimientos que el Auditor
aplicó, la extensión y oportunidad de
las pruebas realizadas, los
resultados de las técnicas y
procedimientos tales como
confirmaciones de tipo interno o
externo y las conclusiones que
obtuvo en cada una de las áreas
examinadas.
CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

POR LO TANTO, LOS PAPELES DE TRABAJO ESTÁN
CONSTITUIDOS POR:
Programas de trabajo
Planillas con análisis y anotaciones
obtenidas de la empresa.
Las cartas de confirmación enviadas
por terceros.
Manifestaciones obtenidas de la
compañía

Extractos de documentos y
registros de la compañía.
Planillas con comentarios
preparados por el Auditor o
Revisor Fiscal.
Memorandos preparados por el
Auditor o Revisor Fiscal, para
exponer algunos hechos, que
complementan la información de
las planillas.

REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deberán
adecuarse a cada trabajo en particular,
pero deben poseer las características
que les permitan servir de suficiente
soporte para demostrar que los estados
financieros u otra información sobre los
que el Auditor Independiente o Revisor
Fiscal está emitiendo su opinión,
concuerden con los registros contables
de la compañía, o han sido conciliados
con los mismos

Los papeles de trabajo deben dejar
expreso que el auditaje ha sido
planeado mediante el uso de planes
y programas y el desempeño de los
ayudantes ha sido revisado y
supervisado en forma
adecuada. También los papeles de
trabajo deben demostrar que la
eficiencia del sistema de control
interno de la compañía ha sido
revisada y evaluada al determinar el
alcance y oportunidad de las
pruebas a los cuales se limitaron los
procedimientos de Auditoría.

El respaldo o soporte de los papeles
de trabajo para cumplir los
anteriores requisitos podrá tomar
variadas formas incluyendo:
anotaciones, cuestionarios,
programas de trabajo, planillas, las
cuales deberán permitir la
identificación razonable del trabajo
efectuado por el Auditor
Independiente o Revisor Fiscal

ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA
Las cédulas que elabora el Auditor
pueden tener variadas formas de
acuerdo a su criterio, pero en la
practica común se utilizan hojas multi-
columnares manuales o electrónicas
las cuales llevan la siguiente estructura
formal:

 Índice de la Cédula o Memorando: Ubicada en la parte superior derecha,
permite la localización rápida del papel de trabajo. Se acostumbra a marcarse
con lápiz de Auditoría de color, rojo, verde o azul, de tal manera que sea
visible y no quede oculto cuando se pliega la cédula. Si se trata de una
cédula cuya información ocupa más de una planilla, se indicará con una
numeración en cada una así: 1 de 3 ; 2 de 3; y 3 de 3, etc. En el caso de las
hojas electrónicas como Excel, el índice se ubicaría en la parte inferior del
libro, en la pestaña que se utiliza para nominar las diferentes hojas de dicho
libro.
 Encabezamiento: Donde va el nombre de la compañía auditada, rubro de los
estados financieros examinados el cual da el nombre a la cédula,
memorando u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditoría que es
la misma de los estados financieros examinados.
Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los
responsables por la elaboración y supervisión de la cédula.

Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditoría y se
consignan los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia
suficiente y competente.
 Conclusión: Cada área de trabajo donde se ha desarrollado de una manera
completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el
trabajo de Auditoría, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de
trabajo, que corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo. Las
conclusiones deben expresar en forma clara la opinión de la persona que
efectuó el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo.
Significado de marcas: Al final de la Cédula a manera de convenciones, se
coloca el significado de las marcas de Auditoría utilizadas en el cuerpo del
trabajo.
Fuente de información: Si se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron
los datos del desarrollo del trabajo.

PLANEACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La planeación de los papeles de trabajo consiste en determinar
con antelación todos y cada una de las cédulas que se
utilizarán en el desarrollo del trabajo.
Con la planeación de los papeles de trabajo, el Auditor inicia el
examen en las oficinas del cliente sin perder tiempo, pues ya
tiene preestablecidos todos los detalles de importancia y
ejecuta los procedimientos sobre la base de las cédulas que
elaboró en sus propias oficinas.

La planeación se inicia con la determinación de los índices y
las marcas de Auditoría a usar, las Hojas de Trabajo en las
cuales se consignan los datos tomados del los balances
generales del período y del año anterior.
De acuerdo a la planeación de las Hojas de Trabajo, se
determinan las cédulas sumarias, las cuales son indexadas y
llenadas en sus datos pertinentes. Las cédulas analíticas se
planean sobre la base de las cédulas sumarias y al igual que
estas últimas se indexan y se llenan de los datos necesarios.
PLANEACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista:
Por su uso y su contenido.
POR SU USO
De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período examinado o en
varios períodos de clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo Continuo o Permanente de
Auditoría
ARCHIVO DE LA AUDITORÍA
Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el transcurso de la misma
y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas, a la fecha o por período a de que se trate.
El contenido del archivo de la auditoría puede ser:

 Estados financieros del período sujeto a examen y
el período anterior
 Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos
a examen
 Cédulas sumarias de los rubros de los estados
financieros
 Cédulas analíticas y sub-analíticas de las cédulas
sumarias
 Resultados de las circularizaciones
 Análisis de las pruebas de auditoría practicadas
 Documentos preparados por el cliente utilizados en
la auditoría

ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA
Como su nombre lo indica, son aquellos que se
usarán continuamente siendo útiles para la
comprobación de las cuentas no sólo en el período en
el que se preparan, sino también en ejercicios
futuros; sus datos se refieren normalmente al pasado,
al presente y al futuro.
Este expediente debe considerarse como parte
integrante del conjunto de papeles de trabajo de
todas y cada una de las auditorías a las cuales se
refieran los datos que contiene. También se conoce
como el archivo permanente. El contenido del
Archivo Permanente puede ser:

Historia de la Compañía
Contratos y Convenios a largo
plazo
Sistema y Políticas Contables
Estados Financieros de los últimos
años
Estado Tributario
Conclusiones y recomendaciones
de las últimas auditorías
Hojas de trabajo de la última
auditoría

POR SU CONTENIDO
De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas
de Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas Analíticas.

HOJA DE TRABAJO
Son hojas multi-columnares en las cuales se listan
agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a
examen. Sirven de resumen y guía o índice de las restantes
cédulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles
representan los estados financieros en conjunto. Aquí se inicia
la técnica del análisis pues se empieza a descomponer el todo
en unidades de estudio más pequeñas. El método usado es el
deductivo. Puede hacerse este listado como simple balance de
comprobación, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero se
encontrará muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento
del Balance General y del Estado de Resultados.

Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará
representado por una Cédula
Sumaria. Es de advertir que no
necesariamente el rubro debe
representar una cuenta de mayor, pues
a criterio del Auditor, este puede
agrupar dos o más si así se le facilita el
examen. El criterio para agrupar las
cuentas en cédulas sumarias es la
homogeneidad de las cuentas
agrupadas, pues se requiere que las
conclusiones del examen del grupo sea
aplicable a todas la cuentas
examinadas

Las hojas de trabajo
contendrán los saldos del
ejercicio anterior con el fin de
hacer comparaciones. También
se anotarán en estas hojas de
trabajo los ajustes y
reclasificaciones que resulten
de la revisión, para obtener en
ellas las cifras finales o de
Auditoría que son las referidas
en el dictamen.

El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado
cuando se describió la estructura de las cédulas de
auditoría. Es importante destacar que la columna
que contiene los saldos a examinar representa el
primer término de la ecuación de auditoría, es decir,
la evidencia primaria.
Estos saldos son la primera evidencia que el auditor
tiene acerca de los estados financieros a
dictaminar, por tanto él debe comprobar la
razonabilidad de estos saldos para emitir su
opinión, en otras palabras debe obtener evidencia
corroborativa de esta evidencia primaria para
encontrar la evidencia suficiente y competente que
le exige la norma relativa a la ejecución del trabajo.

La obtención de evidencia
corroborativa, constituye en sí
el trabajo de campo y es la labor
más dispendiosa de la
auditoría. Esta evidencia
corroborativa se obtiene por
medio de técnicas y
procedimientos de auditoría, las
cuales tienen el propósito de
convencer al auditor y solo al
auditor de la razonabilidad o no
de los saldos sometidos a
examen.
Dado que estas técnicas y
procedimientos de auditoría solo
buscan convencer al auditor, este tiene
la plena autonomía de determinar las
técnicas a aplicar y el alcance de las
mismas, cualquier interferencia en la
aplicación de las técnicas y
procedimientos que el auditor ha
decidido se constituye en una
limitación al alcance del examen y
amerita una salvedad en el informe, en
el párrafo del alcance, la cual puede
tener trascendencia en el párrafo de la
opinión si el auditor por medio de otras
técnicas y procedimientos alternativos
no logra obtener evidencia suficiente y
competente.

ESQUEMA DE UNA
HOJA DE TRABAJO
PARA ACTIVOS:

CÉDULAS SUMARIAS O DE RESUMEN
Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de
los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las
cédulas de análisis o de comprobación.
Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones;
pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el
Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas
a la que se refiere.
Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros
correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera
más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo.

ESQUEMA DE UNA CÉDULA SUMARIA DE EFECTIVO:

CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN
En términos generales la cédula
analítica es la mínima unidad de
estudio, aunque como se afirma
en el párrafo precedente existen
casos en los cuales se hace
necesario dividir la analítica
para un mejor examen de la
cuenta. La analíticas deben
obligatoriamente describir todos
y cada uno de las técnicas y
procedimientos de auditoría que
se efectuaron en el estudio de la
cuenta, pues en estas cédulas y
en las sub-analíticas se plasma
el trabajo del auditor y son las
que sirven de prueba del trabajo
realizado.
En estas cédulas se
detallan los rubros
contenidos en las cédulas
sumarias, y contienen el
análisis y la comprobación
de los datos de estas
últimas, desglosando los
renglones o datos
específicos con las
pruebas o procedimientos
aplicados para la obtención
de la evidencia suficiente y
competente. Si el estudio
de la cédula analítica lo
amerita, se deben elaborar
sub-cédulas.

En este nivel se ha desarrollado el método deductivo,
pues se ha partido de lo general (los estados financieros)
y se ha llegado a lo particular (la cédula analítica o sub-
analítica) . Ahora se debe iniciar el método deductivo, es
decir, partir de lo particular (la cédula analítica o sub-
analítica) para llegar a lo general (los estados financieros)
y de esta manera emitir una opinión sobre estos estados
tomados en conjunto. Para iniciar el método deductivo es
necesario ir registrando los valores obtenidos en las sub-
analíticas con las analíticas, los de las analíticas con las
sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras
palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar
completamente las hojas de trabajo.

Cuando se termina de llenar la última hoja de trabajo se ha
terminado el trabajo de campo de la auditoría y se procede
entonces a la labor de evaluación para emitir el dictamen. Es
necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que
obtiene el auditor a raíz de su examen, estas consisten el anotar
frente al valor y dentro de un círculo el índice de la cédula a la
cual se traslada el saldo obtenido y en la cédula que lo recibe
igualmente anotar el índice de la cédula de donde procede.
Ambos valores deben coincidir exactamente para que se
considere referencia cruzada.

ESQUEMA DE UNA CÉDULA ANALÍTICA DE BANCOS:

CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS
En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para
examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas.
Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en
ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y
procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas aplicadas
originan documentos que deben indexarse utilizando el índice de la sub-analítica
adicionándole números consecutivos separados por una barra inclinada.
Ejemplo: la reconciliación bancaria del Banco Andino de la cuenta 0008-987-765-09-
1 debe llevar en su parte superior como índice 11100502-01/ 1, la reconciliación de la
cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco llevará el índice 111005-02/1, de igual
manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendrá como índice 111005-03/1. De idéntica
manera se procederá con los restantes documentos que se desprendan del análisis
de cada cuenta de este banco, el índice variará en el número consecutivo que le
corresponda

ESQUEMA DE UNA CÉDULA SUBANALÍTICA DEL BANCO ANDINO:

ORDENAMIENTO Y ARCHIVO
El ordenamiento de los papeles de
trabajo deberá ser lógico y ágil,
con el objeto de que su
localización resulte fácil para
cualquier persona. Los papeles
del expediente continuo de
Auditoría se ordenarán y
archivarán por grupos o
conceptos, atendiendo los datos o
información que contenga. En
este expediente se mantendrán los
grupos que sean necesarios.

Los papeles de trabajo "de la Auditoría"
tendrán un ordenamiento lógico siguiendo el
del listado de los rubros en las hojas de
trabajo. Si éstos lo están en el orden de
presentación de los estados financieros,
éste será también el orden en que se
coloquen los papeles de trabajo en el
expediente, es decir, primero los que se
refieran a cuentas del Activo, luego los del
Pasivo y del Capital y por último, los
referentes a resultados; pero si no es ese el
orden en que están listadas las cuentas en
las hojas de trabajo, se prescindirá del orden
del balance para seguir o acatar
precisamente el prefijado en las hojas de
trabajo, pues de otro modo se dificultaría la
localización de las cédulas.

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