Kaizen 5 evento 2018

EVENTOS KAIZEN
Para aplicar a la mejora de Procesos

Kaizen
Si atendemos a la traducción literal del término,
El uso común de su traducción al castellano es
“mejora continua”.

• Se trata de una metodología o sistema de
gestión orientado a la mejora continua de
procesos.
• Kaizen es una forma poderosa de hacer
mejoras en todos los niveles de la
organización, y hoy en día la practican las
corporaciones líderes de todo el mundo.
Método Kaizen

Definición Evento Kaizen
• Un Evento Kaizen es una cadena de
acciones realizadas por equipos de trabajo
cuyo objetivo es mejorar los resultados de
los procesos existentes.

¿Para qué sirven los Eventos Kaizen?
Los Eventos Kaizen resultan extremadamente
efectivos para mejorar rápidamente un proceso
mediante la implementación de herramientas que
ayudan a:
Reducir los desperdicios (menos Mudas).
Mejorar la calidad y reducir la variabilidad (menos
Muras).
Mejorar las condiciones de trabajo (menos Muris).

Kaizen requiere:
Una mejora continua, gradual y consistente por parte◦
de todos los empleados.

Lean
Definición:
Lean es una filosofía de trabajo, basada en las
personas, que define la forma de mejora y
optimización de un sistema de producción
focalizándose en identificar y eliminar todo tipo de
“desperdicios”, definidos éstos como aquellos
procesos o actividades que usan más recursos de los
estrictamente necesarios.
Su objetivo final es el de generar una nueva CULTURA
de la mejora basada en la comunicación y en el
trabajo en equipo.

Entendiendo Kaizen
Kaizen es:
• Mejora continua
• Trabajar de manera mas
inteligente
• Creatividad antes del capital
• Trabajo seguro
• Enfocado a toda la empresa
• Hecho a través de equipos
• Aprovechamiento
delcapital intelectual
Kaizen no es:
• Solo un programa
• Trabajo Duro
• Algo que presupuestar
• Productividad antes de la
seguridad
• Enfocado solo a la
manufactura
• Un trabajo individual
• Eliminando trabajo y
oportunidades

¿Cuándo se utilizan los eventos
Kaizen?
Por lo general, la aplicación de eventos de mejora se
lleva a
cabo cuando:
• Existe un problema de calidad.
• Queremos mejorar la distribución de las
áreas.
• Necesitamos disminuir el tiempo de
preparación de las máquinas.

¿Cuándo se utilizan los eventos
Kaizen?
• Necesitamos disminuir el tiempo de entrega a
los clientes (internos o externos).
• Deseamos reducir los gastos de operación.
• Necesitamos mejorar el orden y la limpieza.
• Queremos reducir la variabilidad de una
característica de calidad.
• Deseamos hacer más eficiente el uso de los
equipos.

¿Qué se puede lograr con los eventos
Kaizen?
• Mejoras rápidas en el desempeño de procesos
específicos de producción o celdas de
manufactura,
• Tiempos muy cortos de cambio de productos.
• Mejores distribuciones de planta.
• Mejor desempeño de la maquinaria.

¿Qué se puede lograr con los eventos
Kaizen?
• Mejora en el orden y limpieza.
• Mejor calidad de primera intención.
• Mejor comunicación entre los operadores.
• Mayor capacidad de producción.
• Condiciones de trabajo más seguras y
ergonómicas.

En este figura se puede observar que las actividades que no
agregan valor superan por mucho a las que sí lo hacen, y son las
principales causas de los problemas de competitividad.

El objetivo de un evento Kaizen es que al finalizar cada
proyecto de mejora, la empresa vea cambios en los resultados
de los procesos al ir eliminando sus fuentes de pérdida ( muri,
mura, muda).

¿Cuánto tiempo toma realizar un
evento Kaizen?
• El objetivo del evento será finalizar cada proyecto de mejora,
para que la empresa vea cambios de los resultados de los
procesos al ir eliminando sus fuentes de perdida.
TIEMPO QUE
TOMA REALIZAR 1 a 5 días
EL EVENTO
Por tal motivo se deberá programar
su agenda de trabajo.

Tres Fases del Proceso del Kaizen
• Fase de Planeación
• Fase de Implementación (El evento)
• Fase de Seguimiento
Fallar en completar en alguna de las tres etapas puede resultar
una falla en la implementación del Kaizen

10 pasos del proceso Kaizen
• 1. Identificar y aclarar objetivos
• 2. Determinar metas
• 4. Documentar el estado actual de la empresa
• 5. Desarrollar el proyectados a futuro de la empresa
• 6. Crear una estrategia de implementación
• 7. Hacer un plan – Quién, Qué y Cuándo
• 8. Implementar
• 9. Revisar resultados
• 10. Documentar e implementar el plan de control
• Confirmar y mantener resultados
Planeación
Seguimiento
Evento

Procedimiento para llevar a cabo un
evento Kaizen.
• Se establece la situación actual
• Se realiza una visita al área para detectar
oportunidades
• Se identifican las oportunidades (puede ser
cualquiera de las limitantes de la productividad)
• Formato tarjeta de oportunidad
• Desarrollo de los siguientes días
• Formato para llenar, actividades para realizar el
evento.

En Resumen
• La planeación puede hacer o deshacer el
evento
• Llenar los roles con el personal adecuado
• Usar check lists como guía para prever la
planeación del pre-evento
• No sobreestime la planeación del pre-evento
PREPARESE!

Fase de Planeación –
Definición y Medición
• Definición
Proyecto
¿Cuál es el problema? (Propósito)
¿Por qué hoy? (Importancia)
Límites del evento (Alcance)
¿Cuál será la métrica a usar? (Medición)
¿Cuáles son las metas? (Decisiones)
Participantes (Recursos)
• Medición
Línea base de cambio para la métrica
Cualquier otro dato de apoyo que pueda colectar
Procedimientos /Procedimientos Estándar de OperaciónPEO’S/
Estándares de trabajo

Datos de la línea de base actual
• Identificar los datos que se vas a utilizar.
Por ejemplo: Cambio de tiempo extra, historial de producción,
etc.
• Desarrollar plan para la recolección de datos.
Obtener de la base de datos u otra fuente.
Implementar un sistema para agrupar datos semanas
antes del evento.
Nota: No esperar hasta la semana del evento, o no
tendrá la información necesaria.

Sistemas complejos pueden requerir mayor tiempo
para la recolección de datos antes del evento.
• Las herramientas de 6 sigma son ideales para el
análisis de datos antes del evento.
• Si es necesario consultar con un Mentor, para un
análisis de datos por medio de lluvia de ideas.

Equipo Kaizen
• Requisitos
– El equipo del evento varia según el evento
– Usualmente entre 7 a 10 participantes
• 1/3 son especialistas en los procesos del área
• 1/3 son personas relacionadas con el área
• 1/3 son personas que no pertenecen al área
• Roles
– Participan en todas las actividades Kaisen
– Desarrollan el estado futuro de la empresa
– Implementan los cambios
– Sostienen las ganancias

Roles
• Líder / Facilitador
• Equipo (Miembros / Participantes)
• Timekeeper
• Recorder
• Portavoz

Tips para la selección de equipos
• Personas de todos los turnos
• Conocimientos del proceso que va a ser
mejorado
• Habilidades - Técnicas, Analíticas e
interpersonales
• Diversidad de equipo y balance
• Consideran las entradas del proceso como
propias
• Voluntarios??

Líder Del Evento
Deberá ser liderado por un facilitador y tiene como
características.
• Habilidades como capacitador y manejo de
• personal
• Reconocido y respetado por los miembros del
• equipo
• No es responsables del evento
• Experto en herramientas y metodologías
• Indispensable para mantener el enfoque del
• equipo.

evento Kaizen.
ANTES DE LLEVAR A
CABO EL EVENTO KAIZEN:
– Etapa de planeación:
Se realiza hasta 2 meses antes
1. establecimiento de líderes
2. de equipo,
3. se elige patrocinador del
evento,
4. Los equipos deben ser de 7 a10
personas, se prepara
5. La logística del evento,
6. Se comunica a los participantes
7. Definición del evento kaizen
(formato)
8. se llena la siguiente forma.

Kick Off
• El Kick off podría traducirse como una reunión de
arranque o inicio de proyecto, y es una de las
prácticas más innovadoras en la gestión de proyectos
y en el ámbito empresarial en general.

Kick Off
Meta:
Visión de la meta
Por ejemplo: “Reducción del inventario”
Empowerment (delegar)
El equipo debe tener facilidad para tomar decisiones
Recursos:
El equipo puede necesitar ayuda fuera del salón
Motivar:
El gerente de mostrar confianza en la habilidad de los
equipos para crear el cambio
Ayuda:
El patrocinador debe de estar disponible si se necesita
ayuda durante la semana.

evento Kaizen.
AGENDA 1 er dia
1.- Dirige unas palabras (5 minutos) el patrocinador.
2.- El líder presenta a su equipo (15 minutos)
3.- Introducción sobre el tema del evento:
Antecedentes
Definición de la herramienta
Mediciones importantes
Beneficios de la implementación
El procedimiento
Actividades que realizara el equipo

evento Kaizen.
4-Metas:
Revisar las metas que estén en el proyecto del equipo
5-Agenda:
Asegurarse que todos estén preparados para el trabajo
y que entiendas las reglas básicas de asistencia

Entrenamiento y alcance del equipo
6- El entrenamiento debe cubrir los conceptos básicos
de Lean y no necesariamente ser expertos en Lean
7- Y adicionalmente concentrarse en el entrenamiento
que pertenece al evento
8- Revisar el alcance del proyecto

Reglas de Kaizen
• 1. Mantener una mente abierta al cambio
• 2. Tener una actitud positiva
• 3. Opinar
• 4. Crear un ambiente de cordialidad
• 5. Practicar el respeto mutuo cada día
• 6. Tratar a los demás como quiera ser tratado
• 7. Una persona, un voto – no posición/rango
• 8. Ninguna pregunta es tonta
• 9. No es magia bajo la manga es trabajar de manera mas
• inteligente
• 10. Entender los procesos difíciles

Estado actual
• Empezar a documentar el estado actual en el que se
encuentra la empresa o el área de estudio usando las
herramientas de mapeo
Mapeo de procesos, Ishikawa (Causa – Efecto),etc…
• El objetivo es crear una línea de base visual de la cual
empezar a crear el estado a futuro.

Estado Actual
• Recolección de Datos
Algunos datos serán recopilados con anterioridad
Los tipos de datos a usar se identificaran en el
proyecto
Los datos son necesarios, desarrollando rápidamente
un plan para recopilarlos (Al menos un día)
El equipo podrá ir y colectar la información de algunos
ejemplos y regresar si alguna información nueva es
necesaria

evento Kaizen.
DURANTE EL EVENTO
KAIZEN:
– El primer día se realiza
una agenda de las
diferentes actividades a
llevar a cabo durante el
evento y se identifican
las oportunidades y se
documentan en la
siguiente tarjeta.

evento Kaizen
DESARROLLO DE LOS SIGUIENTES DÍAS:
Cada actividad a realizar tiene un objetivo en particular, pero el
fin es siempre aportar ideas para mejorar y por supuesto
aplicarlas, por lo que se debe llenar la siguiente forma para
especificar cada actividad con sus respectivos objetivos.

Estado a Futuro
• Hay que tener cuidado en no regresar al estado
actual
• Desarrollar el estado futuro
Mantener al equipo enfocado en las metas del
proyecto
Diagramar el estado a futuro en el pizarrón – apoyo
visual
Usar la tormenta de ideas si el equipo se sale de la idea
original

Análisis de fallas
• ¿Qué deberá hacer el equipo para lograr el
estado a futuro?
• Desarrollar la lista de acción
• Otro punto para utilizar la lluvia de ideas si el
equipo esta teniendo problemas para
identificar las fallas

Plan de Implementación
• No tiene que ser perfecto es perfectible
• Listar los puntos y quien es el responsable
• Prioridad a puntos
• Crear sub - equipos si es necesario

Plan de Implementación
La solución Kaizen puede ser muy grande para los
pocos días que tiene para implementar:
Hacer una prueba antes de implementar
Instalar un área prototipo
Correr el proceso en un equipo existente por un día
para probar las mejoras y después ejecutar la
solución de largo plazo
USAR AL MAXIMO LOS RECURSOS Y EL TIEMPO

Implementación
• El tiempo debe ocuparse solo para hacer cambios en
el proceso
• Regresar al proceso inicial y correrlo de nuevo para
observar siempre y cuando sea posible
• Las tareas dependen del tipo de evento
• Observar los cambios
• El equipo deberá estar trabajando afuera
MANOS A LA OBRA

Implementación
• Completar la implementación
• Evaluar cambios hechos durante el evento
Medir los cambios
• Refinar los cambios hechos
Ajustar si es necesario
• Desarrollar planes de control

Crear una lista de acción de 30 días
• Indicar todas las acciones que no estén completas al
100%
• Asignar una persona para cada punto
• Asignar una fecha por cada punto para que sea
completado
• Establecer una lista de acción semanal para revisar el
proceso con el equipo

Preparar el Reporte Final
• Proyecto: Encabezado de pagina, Lista de los
miembros del equipo, Alcance y Objetivos.
• Condiciones cuantificables del estado actual
Distancia, espacio, tiempo, costo, defecto,
Mapeo de Proceso, Etc..
• Recolección de Datos
Observaciones, Análisis y Hallazgos
• Implementación

Preparar el Reporte Final
• Resultados Medibles
Tabla
Mejoras consistentes medibles
• Resumen de beneficios financieros , Distancia,
espacio, tiempo, defectos

evento Kaizen
EL ÚLTIMO DÍA DEL EVENTO KAIZEN:
Los miembros de los equipos presentan lo siguiente:
La situación que encontraron.
Las acciones que llevaron a cabo.
Los resultados que obtuvieron.
Después se presentan los resultados tanto cualitativos
como cuantitativos y se comparan con los objetivos
establecidos en la forma de definición del evento.

evento Kaizen
RESULTADOS OBTENIDOS
VS

evento Kaizen
EL ÚLTIMO DÍA DEL EVENTO KAIZEN:
• Terminar el Reporte Final
• Presentación de reporte, todos los miembros del
equipo deberán hablar
• Presentación con una duración de 30 minutos
• Y . . .
CELEBRAR

evento Kaizen.
DESPUÉS DEL EVENTO
KAIZEN:
– Finalmente, durante las
4 semanas siguientes se
da seguimiento a las
mejoras para que los
dueños del proceso las
lleven a cabo de
manera cotidiana.
– Con la siguiente figura se
puede organizar las
actividades a realizar para
poder dar seguimiento y
mantener los resultados
obtenidos.

evento Kaizen.

Seguimiento
• Los líderes de equipo:
Establecer semanal o quincenal revisiones hasta que
todas las acciones estén completadas
se da seguimiento a las mejoras para que los dueños
del proceso las lleven a cabo de manera cotidiana.
• Planes de 30, 60 y 90 días
• Seguir los datos por varios meses
• Revisar los puntos de control

Conceptos aplicables para los eventos
Kaizen.
Sistema de sugerencias:
Éste facilita la aportación de ideas del personal en
general para mejorar continuamente.
Guía para el sistema de sugerencias:
El sistema de sugerencias permite llevar a cabo eventos
Kaizen futuros, por lo que se debe integrar
completamente el sistema de sugerencias al sistema
gerencial. Se deben implementar las ideas, no
solamente tenerlas.
Mantenga formatos simples para que los empleados las
puedan llenar.

Consideraciones importantes.
Los eventos son sólo la estructura para
aplicación de cualquier herramienta Lean.
Es recomendable tener una base de datos de
proyectos que contenga todos los detalles de
los eventos. Esta base de datos será un gran
apoyo para una persona que tenga las mismas
necesidades de alguien que haya desarrollado
un evento Kaizen exitoso.

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