La Gestión de Procesos permite responder a cambios

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La Gestión de Procesos de Negocios Para cubrir esta gran brecha, aparece la
permite responder a los cambios Gestión de Procesos de Negocio,
originada como consecuencia de la
El modelo de gestión integración entre la administración de la
clásico funcional que calidad total, la Ingeniería de Procesos y
lleva operando el los desarrollos de la tecnología de
mundo por casi 300 información, fundamentando la gestión
años no puede de una organización en los procesos, de
responder a la manera natural.
dinámica empresarial
y los retos que enfrenta la gestión actual, La Gestión de Procesos o BPM (por las
y menos aún a la futura, por cuanto ésta siglas en inglés de Business Process
se fundamenta en la especialización del Management), se presenta como una
trabajo, mediante funciones específicas herramienta clave para entregar a las
clasificadas en las empresas en áreas o empresas esa agilidad y flexibilidad
departamentos. necesaria para responder de forma
rápida a los nuevos cambios y
La transición de la era industrial a la del oportunidades de mercado.
conocimiento y la tecnología lleva a que
incluso algunos expertos argumenten Según Gartner Inc, el BPM trata a los
que la era industrial ha culminado. Hoy procesos como activos que contribuyen
en día el mundo de los negocios es directamente al desempeño de la
globalizado y altamente competitivo, con empresa llevándola a la excelencia
nuevas y exigentes regulaciones, con operacional y agilidad del negocio. El
clientes cada vez más demandantes y que BPM ayuda a las compañías a preservar
se hacen escuchar. Por lo tanto, las su capital, identificar amenazas,
compañías necesitan mejorar sus minimizar riesgos, organizar procesos e
procesos de negocios para reducir incluso transformar negocios.
costos, reducir tiempos de ciclo, mejorar
la calidad de sus productos y servicios Los directivos más avanzados entienden
para conservar el circulante, flexibilizar al BPM como una referencia que les
los procesos para agilizar el negocio e permite cubrir la mejora continua de los
innovar más que la competencia. ¡Y todo procesos de su empresa, partiendo de un
ello, utilizando menos recursos! El análisis de la situación actual de los
desafío es muy grande pero lo que está procesos empresariales (Monitorización
claro es que las empresas no pueden de los Procesos Actuales, recogiendo
conseguir esos objetivos sin una algunos indicadores de referencia) que
adecuada gestión de los procesos de indica qué desearían mejorar para
negocios; de tal forma que sus procesos conseguir los resultados empresariales
puedan ajustarse rápidamente al entorno que se han propuesto.
(flexibilidad), con el menor impacto en
los procesos, personas y tecnologías Luego de resolver desarrollar un
(eficiencia), y con el mejor impacto proyecto de mejoramiento u
financiero y de mercado (efectividad). optimización de procesos, se deberá

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Modelizar y Diseñar Procesos de importantes en tiempos de servicios a
Negocio, creando el Mapa de sus clientes, y cada vez más empresarios
Proceso de la empresa e identificando los se dan cuenta que la Gestión de Procesos
nuevos indicadores que deben de Negocio es necesaria y hasta
controlarse en el nuevo proceso para imprescindible para convertir los retos
orientar al negocio hacia los objetivos en una realidad.
deseados. En la integración, se ejecutan
los procesos de negocio utilizando Los procesos y recursos empresariales
herramientas y técnicas de simulación al deben dirigirse hacia la meta estratégica
tiempo que se integran los nuevos de la empresa, pero ser capaces de
procesos a los aplicativos tecnológicos conocer qué está impidiendo llegar a los
que mantenga la empresa. objetivos marcados, qué cuellos de
botella están ocurriendo, cómo solventar
Según se van ejecutando los procesos de las excepciones y cómo orquestar los
negocio, se irá controlando el procesos y recursos para conseguir el
comportamiento mediante la reto buscado es más complicado de lo
monitorización (detectando cargas de que parece. Sin embargo, si se quiere
trabajo, cuellos de botella, ineficiencias, aumentar la calidad de un producto o
buenos resultados, puntos de mejora…). servicio (core process) siempre se incurre
En la monitorización se detectan mejoras en inversión de tecnología y personas
a realizar, por lo que se empieza de (con el consiguiente aumento de costos)
nuevo el ciclo revisando la modelización pero a la vez se pueden reducir los
y haciendo los ajustes necesarios de tiempos (de producción, soporte, time-to-
diseño, entrando la empresa a un market, etc.) y en el peor caso
proceso de mejora continua. aumentarlos lo cual depende de otros
factores tales como: correcta elección de
Una metodología clave para las la tecnología, capacitación de las
empresas personas, estrategias de gestión (gestión
del cambio y gestión del conocimiento).
Las empresas superan
día a día tipos de retos Alternativamente, si se quiere reducir los
muy diferentes, por lo costos asociados al producto o servicio
que es muy difícil muchas veces las empresas disminuyen
conseguir procesos los tiempos pero a la vez baja la calidad.
flexibles y ágiles, que les ayuden a una La reducción debe ser hecha con
rápida adaptación a los continuos profesionalismo, volviendo a la empresa
movimientos del mercado, gestionando flexible para ajustarse a los cambios, los
los riesgos operacionales y financieros, que a su vez provienen de factores
incrementando a su vez la rentabilidad internos y externos.
empresarial y la satisfacción de sus
clientes. Los factores internos son aquellas
medidas e iniciativas de la empresa para
Las empresas que han implantado BPM realizar cambios a un proceso para
reportan grandes beneficios, con buenos mejorar su desempeño tomando en
ahorros en costes y reducciones cuenta las variables de costo, tiempo,

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calidad y flexibilidad. Los externos son Para mejorar la agilidad de una
todos aquellos factores que provienen organización, primero debe flexibilizar
del entorno de la empresa y que son los procesos para que éstos cambien de
identificados por las áreas de marketing, acuerdo a los nuevos requerimientos del
de finanzas (principalmente factores de mercado. Luego, la empresa podrá
desempeño económico) la asesoría legal responder eficiente y efectivamente a
o el propio directorio de la empresa, esos cambios. Investigaciones de Gartner
entre otros. Es sabido que los factores Inc muestran que las compañías que
externos influyen directamente en lo utilizan la metodología de BPM lo hacen
internos, por lo que hay considerar los porque esperan que sus procesos de
dos ámbitos al emprender un proyecto negocio cambien mensualmente,
de Ingeniería de Procesos. semanalmente o diariamente; sin
embargo la mayor parte de los
Para tener éxito en la implantación del colaboradores o de sus procesos no
BPM, las organizaciones no deben pueden lidiar con esta velocidad de
cometer el gran error de centrarse solo cambio.
en las tecnologías, sino considerar
también el conocimiento, dominio y El BPM es la mejor herramienta para
mejora continua de sus procesos, datos y gestionar y conseguir la respuesta de una
recursos empresariales. empresa al cambio. La siguiente no es
una receta, pero sirve como una primera
¿Cómo usar el BPM para construir una aproximación para ejecutar un proyecto
empresa ágil? de BPM dentro de una empresa:

En los rápidos mercados de hoy las 1. Es necesario tener claro las
organizaciones requieren mejorar su limitaciones de encontrar el mejor
agilidad: “la habilidad de una proceso y que en la práctica lo que se
organización de percibir el cambio del busca es el que mejor se ajuste a la
entorno y responder en forma eficiente y realidad de cada empresa, que se ve
efectiva a ese cambio” es decisiva, como afectada por factores internos y
lo expresa Gartner Inc. externos.

Los directivos de las empresas están 2. Identifique el core process que quiere
experimentando cambios más allá de lo mejorar o crear. El core process es
que regularmente pueden incorporar aquel identificado a partir de la
para generar una respuesta en espacios estrategia de negocios de la empresa.
de tiempo cada vez menores. Los
directivos han desarrollado 3. Identifique los factores internos y
competencias en gestionar lo conocido, externos que afectan la decisión de
pero ahora necesitan anticipar lo mejorar u optimizar un proceso, con
desconocido, evaluar la eficacia de las el dueño del proceso y dueños de
alternativas de respuesta y ejecutarlas en tareas y áreas específicas dentro de la
ajustados espacios de tiempo. empresa. No olvide que muchos
procesos son transversales a la
organización.

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5. Disminuir drásticamente el tiempo
4. Identifique la variable que quiere que los participantes, supervisores y
"mejorar" dentro de un proceso: administradores necesitan para
tiempo, costo o calidad. conocer la situación de un ítem de
trabajo (por ejemplo, orden de
5. Aplique reingeniería, buenas compra, participación de siniestro,
prácticas o rediseño del proceso. pedido de cliente).

6. Simule su nuevo proceso 6. Disponibilidad de mecanismos para
iterativamente hasta encontrar el que una mejor gestión y optimización de
mejor se ajuste a sus requerimientos. procesos.

7. Defina medidas de rendimiento de su Ingeniería de procesos es prioritario
nuevo proceso (KPI) y monitoréelos.
8. Gestione el cambio del proceso con el La Gestión de Procesos es cada vez una
dueño del proceso y áreas prioridad en el 65% de las empresas. Las
transversales afectadas. organizaciones buscan una agilidad
empresarial, que optimice los procesos
9. Gestione el conocimiento generado y de negocio, que controle los riesgos
actualizado en la organización a operativos, que gestione los recursos y se
partir de los cambios realizados al encamine hacia el cumplimiento de
proceso optimizado (o mejorado). objetivos empresariales.

Los beneficios que una empresa puede Actualmente existe una baja presencia de
conseguir al implementar un proyecto de áreas de Procesos en las grandes y
BPM pueden ser: medianas empresas; y en mucho de los
casos, quienes las manejan no están
1. Mejorar la atención y servicio al calificados para liderar proyectos de
cliente. Ingeniería de Procesos, ya sea por la falta
de actualización o por conocer poco del
2. Minimizar el tiempo requerido por tema. La implantación de proyectos
los participantes para acceder a la relacionados con la Ingeniería o Gestión
documentación, aplicaciones y bases de Procesos de Negocio, debe ser
de datos. considerada como un factor clave y
estratégico en todas las empresas; por lo
3. Disminuir drásticamente el tiempo tanto se debe contar con personal
de transferencia de trabajo, calificado ya sea formando parte de la
información y documentos entre empresa o como un ente externo a la
actividades. misma. De igual forma, estos proyectos
deben constituir uno de los principales
4. Asegurar la continua participación y ejes de inversión en las empresas, puesto
colaboración de todo el personal en que en ello se juega su futuro en un
el proceso. ambiente de competitividad y cambios
constantes que no pueden controlar.

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