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La Organización
- 1.
- 2. CONCEPTOTiene tres acepciones:Provienedel griego organon que significa instrumento.
- 3. La organización comouna entidad o grupo social.
- 4. La organización comoun proceso.Sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos disponibles, sean humanos, materiales y financieros. Existe cuando hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.
- 6. ELEMENTOS DEL CONCEPTOEstructura:Marco fundamental en el que operará el grupo social, esto es la disposición y correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos. Sistematización: Las actividades y recursos deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. Jerarquía: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad. Simplificación de funciones: Establecer métodos sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
- 7. La organización esel establecimiento de una estructura donde operará un grupo social, mediante la determinación de jerarquías y la agrupación de actividades, con el fin de aprovechar los recursos y simplificar las funciones del grupo.
- 8. IMPORTANCIADE LA ORGANIZACIÓNEs de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).
- 9. Establece la mejormanera de alcanzar los objetivos.
- 10. Suministra métodos paraque se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.
- 11. Evita lentitud eineficiencia.
- 12. Reduce o eliminala duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓNDel objetivo: Las actividades deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos. Especialización: Mientras más específico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza. Jerarquía: Establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria y clara para lograr los planes. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
- 13. Unidad de mando:Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar a más de un superior. Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito. Amplitud o tramo de control: Debe haber un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que éste pueda realizar sus funciones con eficiencia. De la Coordinación: Deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. Continuidad: La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.
- 14. ETAPAS DE LAORGANIZACIÓN
- 15. TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓNFuncional:consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal. Empresas industriales.Por producto: se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí. Empresas fabricantes de diversas líneas de productos.Geográfica o por Territorios: en sectores alejados físicamente o cuando el tramo de operaciones o de personal es muy grande.Por clientes: consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. Empresas comerciales.Por Proceso o Equipo: el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo. Empresas industriales.Por Secuencia: en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos.
- 16. TIPOS DE ORGANIZACIONESSEGÚNSUS FINES:según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Organizaciones con fines de lucro: su principal fin es generar una determinada ganancia para sus propietarios.
- 17. Organizaciones sin finesde lucro: su fin es cumplir un determinado rol en la sociedad sin pretender una ganancia.SEGÚN SU FORMALIDAD: según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. OrganizacionesFormales: comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido. Pueden tener a su vez, otros tipos de organizaciones:Lineal o militarFuncional o de taylorLineo-funcionalStaffPor comités Matricial
- 18. LINEAL O MILITARCaracterísticas: Autoridadlineal o única
- 19. Líneas formales decomunicación:La comunicación entre los órganos o cargos existentes en la organización es realizada únicamente a través de las líneas que existen en el organigrama.
- 20. Centralización de lasdecisiones:La autoridad que comanda toda la organización centraliza los canales de comunicación y de responsabilidad en la cima del organigrama.
- 21. Aspecto piramidal:A medidaque se asciende en la escala jerárquica disminuye el número de cargos u órganos. Ventajas: Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución.
- 22. No hay conflictosde autoridad ni fugas de responsabilidad.
- 23. La disciplina esfácil de mantener. Desventajas: Es rígida e inflexible.
- 24. La organización dependede hombres clave, provocando trastornos.
- 25. No fomenta laespecialización.
- 26. Los ejecutivos saturadosde trabajo, no realizan funciones de dirección, solamente son operativos. Campos de aplicación: Cuando la organización es pequeña no requiere de ejecutivos especialistas.
- 27. Cuando la organizaciónestá en las etapas iniciales de su historia.
- 28. Cuando las tareasdesarrolladas por la organización son estandarizadas y rutinarias, permitiendo plena concentración en las actividades principales, ya que la estructura es estable y permanente.
- 29. Cuando la organizacióntiene corta vida y la rapidez en la ejecución del trabajo se hace más importante que la calidad del trabajo.
- 30. FUNCIONAL ODE TAYLORCaracterísticas: Autoridad funcional o dividida: Autoridad de conocimiento, parcial y relativa.
- 31. Línea directa decomunicación: Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios.
- 32. Descentralización de lasdecisiones: No es la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones.
- 33. Énfasis en laespecialización: Cada órgano o cargo contribuye con su especialidad a la organización. Ventajas: Mayor especialización.
- 34. Se obtiene lamás alta eficiencia de cada persona.
- 35. La división deltrabajo es planeada.
- 36. El trabajo manualse separa del intelectual.
- 37. Disminuye la presiónsobre un solo jefe. Desventajas: Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad
- 38. Se viola elprincipio de unidad de mando.
- 39. Dificultades entre losjefes por no definir la autoridad claramente. Campos de aplicación: Cuando la organización por ser pequeña, tiene un equipo de especialistas bien compenetrado, que reporta ante un dirigente eficaz y está orientado hacia objetivos comunes muy bien establecidos y definidos. Cuando en determinadas circunstancias la organización delega durante un período determinado autoridad funcional a algún órgano especializado.Director generalProducciónComercializaciónPersonalAdministraciónPlaneamiento y control de producciónLabo-ratorioVen-tasDepósito y expediciónRemune-raciones y legajosRelacio-nesindustri-alesConta-bilidad de costosConta-bilidad generalPrepa-raciónTejedu-ríasTinto-reríaApresto y termina-ciónManteni-mientoCajaConta-bilidad mecani-zadaProvee-doresAlmacén hiladosAlmacén, repuestos y accesoriosStocksCréditos y confianzasComprasNuevos productos y desarrolloAuditoría interna
- 40. LÍNEO-FUNCIONALSe combinan losdos tipos de organización, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una. Conserva de la organización lineal o militar la autoridad que se transmite a través de un solo jefe. Y de la funcional, la especialización de cada actividad en una función. Este tipo de organización es el más utilizada en la actualidad.
- 42. STAFFSurge como consecuenciade las grandes organizaciones y del avance de la tecnología, contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría. Las principales funciones del staff son: Servicios, Consultoría y asesoría, Monitoreo y Planeación y control. Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto.Características: El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las secciones toman la decisión final con base en aquellas recomendaciones.
- 43. Coexistencia de laslíneas formales de comunicación con las líneas directas de comunicación.
- 44. Separación entreórganos operacionales (ejecutivos), y órganos de apoyo (asesoría).Ventajas: Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección.
- 45. Hace posible elprincipio de responsabilidad y autoridad, y la especialización Staff. Desventajas: Hay confusión sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de la asesoría.
- 46. POR COMITÉSConsiste enasignar los diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se reúnen para discutir y resolver los problemas que se les encomienden. Los comités pueden ser formales, informales, temporales o permanentes. Formales: Cuando forman parte de la estructura de la empresa, con deberes y autoridad específicamente delegadas.
- 47. Informales: Cuando seorganiza por una persona que desea un estudio o decisión sobre algún problema especial.
- 48. Temporales: Cuando serealiza el estudio de algún problema en especial por un tiempo relativamente corto.
- 49. Permanentes: Los comitésformales son, por lo general, permanentes. Ventajas: Las soluciones son más efectivas.
- 50. Se comparte laresponsabilidad.
- 51. Permite que lasideas se fundamenten.
- 52. Se aprovecha almáximo la experiencia. Desventajas: Las decisiones son lentas.
- 53.
- 54. Los gerentes sedesligan de la responsabilidad. Campos de aplicación: Una conclusión justa exige una variedad de información; sería el caso de los comités de investigación sobre productos, precios, salarios, etc.
- 55. Si fuese necesario,la obtención de varias personas calificadas para la toma de decisiones importantes.
- 56. Si el éxitodel cumplimiento de estas acciones depende de la perfecta comprensión de todos sus aspectos y detalles.
- 57. Cuando una efectivacoordinación exige que las actividades de algunos departamentos o divisiones estén bien ajustadas.
- 58. MATRICIALConsiste en laagrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan. Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de la función; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos individuales. Condiciones: Capacidad de organización y coordinación y procesamiento de información.
- 59. Se necesita contarcon buen capital.
- 60. Se necesita unequilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos de la organización. Ventajas:Permite reunir varios expertos en un equipo, esto conlleva a que se dé una jerarquía muy reducida y halla mayor flexibilidad y autonomía en la organización.
- 61. Ayuda a mitigarlos conflictos entre los objetivos generados por las distintas áreas funcionales de la organización.
- 62. Los miembros tiendena motivarse más.
- 63. Contribuye a aumentarel compromiso de los integrantes de los equipos.
- 64. Está orientada alos resultados finales; se mantiene la identificación profesional. Identifica con precisión la responsabilidad de cada jefe. Desventajas: El doble flujo de autoridad en ocasiones origina conflictos.
- 65. Puede propiciar estrésen los miembros de los equipos al tener que rendir cuentas a dos jefes.
- 66. Sus costos burocráticosde operación son altos debido a que invierte mucho en capacitación de sus empleados y por lo tanto también debe elevar salarios.
- 67. No está biendefinida la autoridad.
- 68. Organizaciones Informales: estetipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización.SEGÚN SU GRADO DE CENTRALIZACIÓN: según la medida en que la autoridad se delega. Organizaciones Centralizadas: la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.
- 69. Organizaciones Descentralizadas: laautoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.