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Manual de presupuesto para proyectos
- 3. MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZBARRERA DIANA CAROLINA GONZÁLEZ RUBIO JULIO DE 2007 Programa Construcción de Capacidades Institucionales
- 5. CONTENIDO PRESENTACIÓN 7 INTRODUCCIÓN 10 UNIDAD UNO El presupuesto como parte integral del proyecto 13 UNIDAD DOS Modelo de presupuesto 29 UNIDAD TRES Seguimiento y control del presupuesto 79 BIBLIOGRAFÍA 113 GLOSARIA 115 SINÓNIMOS 117 ANEXO 1 119 ANEXO 2 149 ANEXO 3 153 5
- 6.
- 7. PRESENTACIÓN La Red Interamericanade Fundaciones y Acciones Empresariales para el Desarrollo de Base, RedEA- mérica, agrupa cincuenta y cinco (55) entidades de doce (12) países de las Américas que, en medio de la diversidad de opciones metodológicas existentes en su interior para el desarrollo de programas sociales, han decidido construir de forma compartida principios de actuación y marcos de referencia para fortalecer la gestión autónoma y el protagonismo de las organizaciones de base en el continente, en tres niveles: 1. El nivel micro de la organización individualmente considerada. 2. El nivel meso de las organizaciones que participan en redes y alianzas. 3. El nivel macro de las organizaciones, redes o alianzas que participan en espacios de concertación de los asuntos públicos. Para lograrlo, RedEAmérica trabaja en dos aspectos íntimamente entrelazados: por un lado, la consoli- dación de las capacidades colectivas de las organizaciones de base, especialmente en los niveles micro y meso y, por el otro, en la promoción de entornos institucionales favorables para la acción y la participación de dichas organizaciones, principalmente en el nivel macro. En esa perspectiva, las entidades socias de RedEAmérica han adoptado la estrategia de acompañar y cofinanciar iniciativas surgidas de organizaciones de base, de redes que agrupan a varias de esas organizaciones y de alianzas de dichas organizaciones con actores públicos y privados. Esta labor es desarrollada por los miembros de RedEAmérica de forma constante y sistemática, con el fin de contribuir a la estructuración de procesos participativos e incluyentes que reduzcan la pobreza y profundicen la democracia en los países del continente. 7
- 8. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Esta apuesta se apoya en un largo camino recorrido. En efecto, las distintas entidades que conforman RedEAmérica han acumulado en sus respectivos países, a lo largo de varios años de trabajo, una amplia experiencia en el acompañamiento y la cofinanciación de proyectos sociales en los niveles micro, meso y macro anteriormente mencionados, estrategia que ha demostrado tener un enorme potencial para cualificar las capacidades colectivas de las organizaciones, mejorar su interlocución con la empresa privada y el Estado, incrementar sus posibilidades de éxito en las gestiones que llevan a cabo y garantizar la rentabilidad social de los recursos invertidos. Por su parte, las organizaciones de base existentes en los países que configuran las Américas, han mantenido a lo largo de varias décadas una actividad por medio de la cual aglutinan y movilizan grupos poblacionales, gestionan y ejecutan proyectos de desarrollo, participan en distintos escenarios de debate y toma de decisiones públicas, promueven o afianzan sentidos de pertenencia y canalizan demandas ciudadanas. En su interacción con la ciudadanía, la empresa privada y el Estado, estas organizaciones han realizado contribuciones notables al mejoramiento de las condiciones de vida de los habitantes, han generado mayores posibilidades de equidad y justicia y han puesto en marcha procesos sociales democráticos. En ese contexto, RedEAmérica ha asumido la tarea de publicar una colección de manuales que, a partir de la experiencia de sus miembros, presente caminos a seguir para llevar a cabo procesos sostenidos de fortalecimiento de organizaciones, redes y alianzas, de modo que la voz de los exclui- dos tenga presencia protagónica en la sociedad y sea escuchada por ésta con ánimo incluyente. 8
- 9. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE De dicha colección hace parte este Manual de presupuesto para proyectos de desarrollo de base, el cual se complementa con un aplicativo o software para la elaboración de presupuestos. Así mismo, son parte de la colección el Manual de evaluación de impactos del desarrollo de base y el Manual de acompa- ñamiento y cofinanciación a procesos organizativos para el desarrollo de base. El enfoque común que guía estos ma- nuales, se encuentra consignado en la publicación Construir Juntos. Una propuesta para hacer desarrollo de base, juego de cuatro cuadernillos editado por RedEAmérica en 20041. Este es un material de referencia y una herramienta de tra- bajo que espera ser útil para que las entidades miembro de la Red evalúen los impactos de los programas y los proyec- tos de desarrollo de base que adelantan en sus instituciones en el nivel micro, meso y macro. 1 Cuadernillo 1: Niveles de intervención en el desarrollo de base. Cuadernillo 2: Orientaciones estratégicas para la promoción del desarrollo de base. Cuadernillo 3: Modelos y estrategias de inter- vención utilizadas por los miembros de RedEAmérica. Cuadernillo 4: El aprendizaje en RedEAmérica. Guía: Propuesta metodológica para el taller de reflexión sobre el marco de desarrollo de base de RedEAmérica. 9
- 10. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO INTRODUCCIÓN El proceso de elaboración del Manual parte de la revisión y análisis de múltiples y diferentes modelos de presupuesto, informes de ejecución presupuestal y rendiciones de cuentas presentadas por Orga- nizaciones de Base (OB) y Organizaciones No Gubernamentales (ONG) a entidades de coopera- ción que apoyan sus proyectos. Durante la elaboración del Manual, además de la consulta y análisis de documentos, se realizaron reuniones de trabajo, consultas directas y/o Talleres, tanto con OB, como con entidades ONG y empresas que hoy forman parte de RedEAmérica. Así mismo, se dio un constante dialogo con el equipo técnico de la Red. Todo ello, constituyo insumo valioso para el documento consignado en estas páginas. El Manual se presenta en tres unidades. En la primera, se conceptualiza sobre los elementos bási- cos del presupuesto y se le ubica como un instrumento o herramienta clave en la formulación, planeación y ejecución de los proyectos de desarrollo de base. En la segunda unidad, se presenta el modelo de presupuesto que se propone y sus correspondientes formatos, dando explicación de los mismos. En la tercera unidad, se aborda lo relativo al control y seguimiento de la ejecución presupuestal del proyecto. El Manual va acompañada de tres anexos que dan detalle de aspectos puntuales y de vital importan- cia, como son: a) La conceptualización e instrucciones sobre el costeo o valorización de los concep- tos o rubros de ingreso y gasto del proyecto y b) Los soportes básicos que deben acompañar los registros contables. 10
- 11. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Para facilitar el registro acumulado y debidamente sistematizado de la información de presupuesto y ejecución de recursos, por parte de todas aquellas organizaciones que reciben apoyo de RedEAmérica, se ha elaborado un "Aplicativo de presupuesto" que se presenta en documento separado del pre- sente Manual. En la elaboración y perfeccionamiento del Manual y el Aplicativo han participado representantes técnicos de la mayor parte de las organizaciones integrantes de la Red, bien sea con sus comentarios y sugerencias por correo electrónico, como con sus aportes en las diversas reuniones de trabajo y encuentros realizados, incluidos los Talleres en Córdova (Argentina), Sao Paulo (Brasil) y Bogotá (Colombia). El Manual de Presupuesto y su Aplicativo, han sido elaborados para ser trabajados principalmente, o mediante su orientación, por parte del equipo técnico y promotor de las entidades que integran a RedEAmérica, y que, son las que hacen seguimiento a las OB beneficiarias de su apoyo. Los presupuestos se originan en las mismas OB, que son las solicitantes de los proyectos ante las entidades miembros de la Red. El Manual ofrece los formatos o modelos básicos para diligenciar o presentar los presupuestos y para registrar su ejecución. El equipo de trabajo de las organizaciones que forman parte de RedEAmérica, tienen en el Manual un instrumento de apoyo para su trabajo. El paso que sigue, es poner en práctica el Manual y Aplicativo y, progresivamente, en cuanto sea perti- nente, irlos mejorando y adaptando a las circunstancias cambiantes del contexto y los proyectos, sin perder de mira la importancia de ir disponiendo de información básica que sea homologable y com- parable entre los diferentes proyectos que se apoyan a través de las Organizaciones de la Red. 11
- 12. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO El Manual de presupuesto fue elaborado bajo la dirección de Manuel Guillermo González Barrera, economista y magíster en Análisis de Problemas Políticos Económicos e Internacionales: experto en el diseño, formulación y evaluación de proyectos de desarrollo base. Se contó con la asistencia de la Administradora de Empresas, Diana Carolina González Rubio, además del apoyo de un equipo de trabajo conformado por profesionales especializados en el tema, Martha Lucía Gómez Rojas, Patricia Vesga, Miguel Castellanos y Jairo Fernando González Acosta. El diseño del Aplicativo del presupuesto estuvo a cargo de Carlos Giovanni Wiesner y Óscar Gómez. A todas aquellas personas participantes, por parte de las entidades que conforman RedEAmérica, del equipo técnico y coordinador de la Red y de quienes contribuyeron con su trabajo para la elabora- ción del Manual y el Aplicativo, nuestro profundo reconocimiento y agradecimiento. Bogotá D.C., julio de 2007 12
- 13. UNIDAD UNO UNIDAD EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO Programa Construcción de Capacidades Institucionales
- 15. CONTENIDO CUADRO SINTÉTICO 17 1. MARCO CONCEPTUAL 19 2. CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO 22 3. RELACIÓN ENTRE PROYECTO Y PRESUPUESTO 25 4. ALERTAS 27 CUADRO SÍNTESIS 27 15
- 17. Cuadro sintético TEMAS CONCEPTOS CLAVE • Presupuesto, desarrollo de base, proyecto, ingresos, egresos, financia- MARCO ción, gastos, inversión. CONCEPTUAL PROPÓSITO • Reconocer los principales términos que dan marco y se requieren para reflexionar sobre lo que es el presupuesto de un proyecto de desarrollo de base. La definición detallada de lo correspondiente a los diferentes conceptos del plan de cuentas para ingresos y egresos que también es necesaria será tratada en un capítulo posterior. "El hombre necesita a cada paso de la ayuda de sus se- mejantes, y es inútil que la CONCEPTOS CLAVE espere tan sólo de su benevo- RELACIÓN ENTRE • Objetivos, metas, actividades, requerimientos o concepto de gasto, pre- supuesto. lencia: le será más fácil obte- PRESUPUESTO Y nerla si puede interesar en su PROYECTO PROPÓSITO favor el amor propio de aque- • Comprender por qué los recursos por invertir deben tener una relación directa con las actividades llos a quienes recurre y hacer- que se ha previsto adelantar durante el proyecto y los objetivos de este. les ver que es lo que les pide." CONCEPTOS CLAVE CONSIDERACIONES • Plan de cuentas, egresos, gasto, inversión; formatos, tablas o matrices PARA LA ELABORA- para elaborar presupuestos; equilibrio presupuestal, control presupues- CIÓN DEL PRESUPUES- tal, flujo oportuno de recursos, contabilidad transparente. TO Y SUS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS PROPÓSITO • Reconocer conceptos básicos y específicos para la elaboración de un presupuesto, así como las características mínimas que debe reunir. 17
- 19. 1 MARCO CONCEPTUAL Antes de desarrollar los conceptos de esta unidad se presenta un esquema gráfico con los aspectos más importan- tes del proceso de elaboración y seguimiento de un presupuesto, bien sea para que estos conceptos sean aplica- dos a una organización o a un proyecto. ¿QUÉ ES Y PARA FIGURA 1 QUÉ ME SIRVE EL PRESUPUESTO? Infograma del Manual de presupuesto El presupuesto es ante todo una herramienta que permite saber con qué recursos económicos se cuenta, para luego mirar el funcionamiento real del proyecto y saber si se ha cumplido con las metas y objetivos propuestos en el mismo. 19
- 20. EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO Se denomina presupuesto al cálculo aproximado de los ingresos que se re- quieren para cubrir los egresos (gastos, costos e inversiones) previstos en el ¿Para qué sirve el presupuesto desarrollo de las actividades de una institución o de un proyecto en particu- de un proyecto? lar. En la elaboración de un presupuesto deben definirse previa y claramente el período de tiempo y de dónde se espera obtener los recursos. LAS RESPUESTAS SON VARIAS Y COMPLEMENTARIAS, A SABER: Este manual hace referencia directa al presupuesto en relación con el proyec- COMO INSTRUMENTO DEL PROYECTO, UN PRESUPUESTO SE DEBE ELA- to por ser éste la unidad de análisis y como tal su punto de partida. El Modelo BORAR EN FUNCIÓN DE LO QUE SE REQUIERE PARA CUBRIR LOS COSTOS DE para la elaboración de presupuestos de RedEAmérica se propone desde un REALIZACIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROYECTO, CON EL FIN enfoque instrumental donde éste se piensa y elabora con base en un proyec- DE CUMPLIR CON SUS OBJETIVOS. LO MÁS IMPORTANTE SON LOS OBJETI- to determinado. Como primer paso del proceso de elaboración de un pre- VOS DEL PROYECTO, MIENTRAS EL PRESUPUESTO ES SÓLO UNA HERRAMIEN- supuesto, se inicia en el manual con la identificación de las actividades del TA O INSTRUMENTO DE APOYO. proyecto, tema que se desarrollará en la segunda unidad. Las características básicas del enfoque del propuesto se señalan en el siguiente recuadro. PARA DAR SOPORTE Y CREDIBILIDAD ANTE LAS DIFERENTES FUENTES DE FINANCIACIÓN A LAS CUALES SE ACUDE EN BÚSQUEDA DE RECURSOS, Para lograr una mayor claridad sobre algunos conceptos se recomienda re- BIEN SEA PORQUE ÉSTOS SE OBTENGAN COMO CRÉDITO O MEDIANTE SOLICI- visar la conceptualización relacionada con desarrollo de base propia de RedEA- TUDES DE COOPERACIÓN NO REEMBOLSABLE. mérica1 en el “manual de acompañamiento y cofinanciación”, dado que este manual sobre presupuesto está particularmente orientado a proyectos que PARA IDENTIFICAR CON CLARIDAD LOS RECURSOS REQUERIDOS, ME- promueven y se ejecutan dentro de dicho marco. CANISMOS Y FUENTES DE FINANCIACIÓN Y LA FORMA Y MOMENTO EN QUE ÉSTOS DEBEN ENCONTRARSE DISPONIBLES PARA CUMPLIR CON LAS ACTIVIDADES Y ALCANZAR LAS METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO. COMO APOYO EN EL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO A LOS INGRESOS Y EGRESOS DEL PROYECTO, PORQUE SE UTILIZA COMO PARÁMETRO PARA COMPARAR LO PREVISTO INICIALMENTE CON LA EJECUCIÓN REAL DEL MISMO. EL ANÁLISIS COMPARATIVO DE LO PRESUPUESTADO FACILITA A LOS IN- TERESADOS SABER CÓMO SE HAN INVERTIDO LOS RECURSOS Y PERMITE A LA ADMINISTRACIÓN TOMAR DECISIONES OPORTUNAMENTE. AL OBSERVAR EN QUÉ SE INVIERTEN LOS RECURSOS SE PUEDE SABER SI ÉSTOS SE CANALIZAN O NO EN FUNCIÓN DE LAS ACTIVIDADES, METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO. 1 Ibid. 20
- 21. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Luego de tener claridad sobre cómo concibe RedEAmérica los conceptos de desarrollo de base, proyecto y proyecto de desarrollo de base se abor- FIGURA 2 dan algunos términos propios del tema de presupuesto, tales como: ingre- Definiciones sos, egresos, financiación, gastos e inversión. Otros conceptos se desarro- llan a lo largo del manual, en la medida en que se requieren. No se trata de dar definiciones detalladas o excluyentes, o de entrar en po- lémicas sobre una u otra definición dentro de las varias que se pueden encon- trar en textos de presupuesto, contabilidad y economía. Sin embargo, sí conviene una aproximación conceptual que ayude a la unificación de criterios. Los conceptos considerados pertinentes se encuentran en la figura 2 donde se presenta en forma de esquema qué se entiende en este manual por pre- supuesto y cuáles son los conceptos o componentes que lo conforman. Esta figura presenta la relación de dependencia existente entre el presupuesto y el proyecto, relación que también aparece con nuevos detalles en la figura 4. En la figura 2 se describe lo que se entiende por ingresos y egresos, por ser éstos los componentes del presupuesto. El ingreso lleva a reflexionar, entre otros, sobre el tema de la financiación y a su vez señala un elemento funda- mental: la financiación de recursos. En relación con los egresos de un pro- yecto, se contemplan tanto los considerados gastos como los que se aplican a inversiones. La definición de inversiones aborda el concepto de activos en el sentido de bienes o recursos que permanecen en el tiempo y no se gas- tan o desaparecen en el corto plazo. 21
- 22. 2 CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO Las característicasque deben identificar los presupuestos presentados a con- sideración de los miembros de RedEAmérica corresponden, entre otras, a las siguientes: 1 Formatos de presentación predefinidos 3 Unidades de valor El presupuesto debe elaborarse en los formatos propuestos en este manual Las unidades de valor que se utilicen, como por ejemplo pesos, dólares o por RedEAmérica, lo cual facilita, entre otras cosas, lo siguiente: euros, también deben ser previamente definidas, o de lo contrario será im- • Comparar lo presupuestado con lo ejecutado. posible la acumulación de egresos e ingresos. • Consolidar por rubros de ingresos y egresos los presupuestos y ejecucio- nes de diferentes organizaciones. Todo presupuesto debe elaborarse primero en la moneda del país donde se • Verificar las variaciones de ingresos y egresos entre diferentes períodos. ejecutará, pero también en el caso de los proyectos apoyados por RedEAmé- rica debe procederse a su conversión en dólares de Estados Unidos. Los 2 Plan de cuentas de egresos e ingresos predefinido cálculos en una u otra moneda serán consignados en los formatos predefinidos para el efecto. Al momento de elaborar el presupuesto debe trabajarse sobre un mismo patrón para clasificar los egresos e ingresos del proyecto. De allí la importan- Es habitual que las agencias de apoyo que financian proyectos en otras mo- cia de disponer de un plan de cuentas predefinido, como puede observarse nedas, tales como el euro, soliciten la elaboración del presupuesto también en los formatos que se incluyen en este manual y constituyen guías estandari- en dicha moneda. Para tal efecto se utilizará la tasa de cambio vigente el zadas para presentar presupuestos e informes de ingresos y egresos de cual- último día del mes inmediatamente anterior a la fecha de elaboración del quier proyecto apoyado por las organizaciones que forman parte de Re- presupuesto dEAmérica. 22
- 23. REDEAMÉRICA ACOMPAÑAMIENTO Y COFINANCIACIÓN A PROCESOS ORGANIZATIVOS PARA EL DESARROLLO DE BASE Al momento de reportar informes financieros de la ejecución del proyecto, 7 Relación beneficio/costo positiva estos informes deberán hacerse en las mismas monedas en que fue presen- tado el presupuesto. Los argumentos de sustentación que se presenten sobre el presupuesto deben demostrar y justificar que el beneficio por obtener con los recursos 4 Realismo al presentar la información invertidos es altamente favorable y que los costos (anexo 02) son los míni- mos posibles para alcanzar las metas planteadas. En relación con los ingresos, quiere decir que los valores estimados deben corresponder a rubros de ingresos altamente probables de ser obtenidos. 8 Equilibrio En relación con los egresos, quiere decir que los valores estimados se co- rrespondan con el precio real de mercado al momento que se proyecte Los factores más importantes que determinan un proyecto son: adquirir el producto o servicio pagado. • Que los egresos sean iguales a los ingresos. • Que exista lógica y proporcionalidad entre lo que se considera gastos de Al presupuestar los recursos que se van a solicitar a una entidad financiadora funcionamiento y gastos de operación e inversiones. se deben asignar valores posibles y razonables para dicha entidad. Este pun- to requiere de especial cuidado, por cuanto en el caso particular de las enti- Por ejemplo, si los gastos de funcionamiento representan un porcentaje mayor dades de cooperación no siempre se definen previamente los montos de al 20% del total del presupuesto, debería revisarse si éstos resultan excesi- financiación. Aquí es determinante el conocimiento que la OB tenga de las vos frente al total de gastos. Se advierte que estos porcentajes no son fijos y políticas, criterios y prioridades de su posible fuente de financiamiento. valores diferentes podrían ser plenamente justificados dependiendo del pro- yecto concreto y de lo que se considere gasto de funcionamiento o gasto de 5 Especificidad y concreción operación e inversiones. Los valores estimados para ingresos o egresos deben hacerse sobre rubros 9 Sostenibilidad precisos, incluidos dentro de los rubros de ingresos o egresos contempla- dos en los formatos diseñados para la elaboración del presupuesto, que a su La sostenibilidad financiera del proyecto implica que éste cuente con los vez puedan clasificarse o registrarse claramente en el plan de cuentas de la recursos necesarios para cubrir todos sus gastos durante la vigencia del mis- contabilidad que lleva la organización ejecutora del proyecto. mo y además exige una mirada sobre la diversidad y seguridad de las fuentes de financiación y la disminución de riesgos de dependencia de fuentes inse- 6 Coherencia guras o exclusivas por su bajo número. Cada rubro del presupuesto debe tener sentido dentro de los objetivos, Habrá mayor dependencia si la fuente de ingresos es un solo agente exter- metas y actividades del proyecto. no que apoya o si es una sola fuente, así sea de carácter interno. Habrá 23
- 24. EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO menos dependencia, si las fuentes de ingresos son diversas, y sobre todo si RedEAmérica y las entidades que la integran buscan que las organizaciones a se origina en una actividad productiva o de comercialización que controla y las cuales apoyan puedan ser autosostenibles mediante acciones combina- depende de la propia entidad. das que permitan fortalecer las fuentes de ingresos propios y diversificar las fuentes externas públicas, privadas, nacionales o internacionales. Un proyecto cuyo propósito sea la generación de ingresos y al cual no se le haya previsto su propio sostenimiento a partir de los ingresos que él mismo 10 Información transparente genere en un período de tiempo determinado, se considerará no viable y por lo tanto, difícil de sostenerse, aun con el apoyo de terceros. Los registros e informes contables y financieros con un buen control interno son la fuente de información, tanto para elaborar el presupuesto como para Los proyectos que presentan mayor dificultad para financiarse con recursos su posterior ejecución. La información debe ser oportuna, pertinente, clara propios son los dirigidos a población indigente o extremadamente pobre y confiable. que, por sus condiciones, difícilmente pueden aportar para cubrir los costos del servicio requerido. La dificultad para financiarse con recursos propios en estos casos se complica aún más cuando los proyectos no son de carácter 11 Control de ejecución presupuestal productivo o generadores de ingresos, como es el caso de los relacionados El presupuesto es un instrumento para aplicar y hacerle seguimiento de for- con la educación, la salud, la atención de emergencias y otros similares. ma continua y dinámica y para el efecto debe contarse con formatos predefinidos. Estos formatos deben registrar las diferencias que se presen- El Estado puede y debe surgir aquí como un posible contratante de servicios ten entre lo ejecutado y lo presupuestado y facilitar las explicaciones que se a la ONG o a la organización de base. Éste es un punto que debe recordarse, requieran. aunque no siempre sea fácil concretar el aporte de gobiernos si no se tienen recursos suficientes. 12 Oportunidad del flujo de recursos Vale la pena señalar la dificultad que tienen las OB para conseguir, con las entidades de apoyo, los recursos para financiar gastos de carácter adminis- El cumplimiento cabal de un presupuesto depende de diversos factores en- trativo, tales como los salarios del personal de dirección y administración, tre los cuales se destacan: servicios públicos, papelería y útiles de escritorio, etc. Existe el temor en • Agilidad y claridad en los procesos y decisiones sobre los gastos. muchas entidades de cooperación que al financiar ese tipo de gastos la de- • Disponibilidad de recursos. pendencia aumente y el proyecto y organización ejecutora no demuestren • Cumplimiento de las actividades en función de los objetivos y metas del capacidad para autosostenerse. proyecto. 24
- 25. 3 RELACIÓN ENTRE PROYECTO YPRESUPUESTO FIGURA 3 El presupuesto en el proyecto Antes de pasar a la segunda unidad donde se describe el proceso y se presentan los formatos para la elaboración del presupuesto, se debe observar el siguiente gráfico que sintetiza la relación entre los componentes de un proyecto y el presupuesto. 25
- 26. EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO FIGURA 4 Ejemplo de relaciones entre los componentes de un proyecto 26
- 27. 4 ALERTAS Cuadro síntesis PRESUPUESTO Evitar el riesgo de convertir el Herramienta de planificación, guía, e instrumento de in- 1 presupuesto en el fin o razón ¿QUÉ ES? formación y control que permite visualizar de forma con- creta, ordenada y valorizada los recursos requeridos y de ser de la acción institucio- los conceptos en que se van a invertir para poder llevar a cabo un proyecto. nal. Esta última se define en su misión. • Soporte y credibilidad La legitimidad del presupues- 2 to está dada por la claridad de USO Y UTILIDAD • Instrumento del proyecto • Identifica con claridad los recursos requeridos, meca- los objetivos del proyecto en nismos y fuentes de financiación • Instrumento de seguimiento y monitoreo el que se enmarca. INGRESOS Financiación COMPONENTES Gastos EGRESOS Inversión Todos los componentes de un proyecto tienen una rela- ción directa con el presupuesto en cuanto éste contem- pla los recursos que hacen viable el cumplimiento de RELACIÓN CON metas y objetivos. LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO OBJETIVO META ACTIVIDAD PRESUPUESTO REQUERIMIENTO 27
- 29. UNIDAD DOS UNIDAD MODELO DE PRESUPUESTO Programa Construcción de Capacidades Institucionales
- 31. CONTENIDO CUADRO SINTÉTICO 32 1. ENFOQUE Y ASPECTOS BÁSICOS QUE CONTEMPLA LA ADMINISTRACIÓN DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO 35 2. MOMENTO OPORTUNO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO 37 3. LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDA PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO 38 4. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO SEGÚN RUBROS CONTABLES 46 5. EL PRESUPUESTO EN DÓLARES, DEVALUACIÓN E INFLACIÓN 75 6. ALERTAS 77 CUADRO SÍNTESIS 78 31
- 33. Cuadro sintético TEMAS CONCEPTOS CLAVE ENFOQUE Y ASPECTOS • Administración de recursos, agencias o fuentes financiadoras, metas BÁSICOS QUE CONTEMPLA financieras, cumplimiento de compromisos presupuestales. LA ELABORACION DE UN PRESUPUESTO EN UN PROPÓSITO PROYECTO • Reconocer los criterios básicos para administrar los recursos presupuestales de un proyecto, a partir de la elaboración del presupuesto. CONCEPTOS CLAVE • Presupuesto, período presupuestal, objetivos, metas, actividades, gas- MOMENTO PARA ELABORAR tos e ingresos. EL PRESUPUESTO PROPÓSITO • Desarrollar habilidades para elaborar oportunamente un presupuesto. "Las ideas son capitales que sólo ganan interés sobre las manos del talento" CONCEPTOS CLAVE • Presupuesto consolidado de gastos por actividad, costos o gastos indi- LA ACTIVIDAD DEL PROYECTO rectos, costos directos, costos totales. COMO PUNTO DE PARTIDA PARA ELABORAR EL PROPÓSITO PRESUPUESTO • Disponer de instrumentos y metodologías para desarrollar ejercicios de aproximación a un presu- puesto de gastos para las actividades del proyecto. CONCEPTOS CLAVE • Plan de cuentas, subcuentas, financiación, gastos. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO SEGÚN PROPÓSITO RUBROS CONTABLES • Aprender a clasificar adecuadamente los rubros del presupuesto a partir del plan de cuentas esta- blecido. CONCEPTOS CLAVE EL PRESUPUESTO • Tasa de cambio, devaluación, revaluación, inflación. EN DÓLARES PROPÓSITO • Presentar el presupuesto en la moneda que las entidades de cooperación utilizan. 33
- 35. 1 ENFOQUE Y ASPECTOSBÁSICOS QUE CONTEMPLA LA ADMINISTRACIÓN DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO Luego de hacer un recorrido por la unidad 1, donde se desarrollaron los temas que permiten entender en qué consiste, para qué sirve y cómo se relaciona un presupuesto con los objetivos del proyecto, corresponde abordar en esta unidad 2 los temas sobre cómo hacer el presupuesto y cuáles son los instrumentos disponibles para su elaboración. Estos dos últimos temas, y en particular el segundo, permiten definir el enfoque del modelo de ¿Cuántos y cuáles presupuesto propio de RedEAmérica. recursos son necesarios para ejecutar el proyecto? Los formatos de presentación de la información presupuestal que entrega este manual en las unidades 2 y 3 son los que particularizan el modelo de presupuesto de RedEAmérica. ¿Qué dinero se requiere y de cuánto se dispone? La administración del presupuesto de un proyecto contempla fundamentalmente: ¿Cómo estimo y presento • Elaboración del presupuesto el presupuesto de • Consecución de recursos ingresos y egresos del • Aplicación de gastos proyecto? • Control de presupuesto La sostenibilidad y el éxito financiero de un proyecto dependen de la forma como se administren los recursos, por lo cual es básico planear a partir de las metas financieras de la OB y señalar claramente lo que se quiere, para lo cual se deben aprovechar las oportunidades que se presentan y prever las amenazas que puedan recaer sobre las finanzas de la organización. 35
- 36. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO El recurso financiero de un proyecto es el instrumento vital sin el cual los propósitos y la razón de ser del proyecto no se desarrollarían y en conse- cuencia la organización dejaría de existir. Las OB suelen obtener los recursos, entre otros, de entidades de coopera- ción, para lo cual se establecen compromisos que deben cumplirse, tanto por seriedad y responsabilidad, como por la necesidad de ganar y mantener la confianza de las fuentes financiadoras. En los convenios o acuerdos entre la organización que ejecuta el proyecto y las agencias financiadoras se señalan compromisos sobre el manejo presu- puestal. Entre los compromisos que se establecen figuran aspectos como: • En qué y cómo se va a invertir el dinero • Período en que pueden ser aplicados los recursos • Destino que puede y debe darse a los recursos sobrantes o a los que se obtienen en forma extraordinaria • Uso que debe hacerse de los rendimientos financieros o ganancias en el ción de los gastos. Dichos responsables no solamente registran cuánto se cambio de moneda extranjera gasta y cuánto ingresa, sino que también están obligados a verificar si los • Exigencias sobre la administración de los recursos aportados por las enti- gastos se han hecho con todos los requisitos institucionales para que puedan dades de cooperación ser efectivamente considerados como parte de los gastos previstos en el presupuesto. La administración del presupuesto equivale a responder por todo lo ante- rior y ello exige necesariamente que los responsables de la administración En la unidad 3 se retoma este tema como parte fundamental del proceso de permanezcan atentos al desarrollo de la obtención de recursos y a la aplica- control y seguimiento del proyecto. 36
- 37. 2 MOMENTO OPORTUNO PARA ELABORAREL PRESUPUESTO El presupuesto es parte integral del proyecto y como tal debe corresponder a los objetivos, metas, actividades y recursos previstos en el mismo. Una elaboración adecuada y oportuna del presupuesto depende entonces de la definición previa de esos elementos del proyecto. ¿Cuál es el mejor El momento más oportuno para elaborar el presupuesto es cuando se tienen definidas las actividades del proyecto momento para elaborar y sus requerimientos para realizarlas. el presupuesto? La fecha de entrega del proyecto a una entidad de cooperación no está estandarizada y depende de las normas establecidas por cada una de ellas. Hay entidades que abren convocatoria para la presentación de proyectos y hay otras que los reciben en cualquier momento del año. El período que transcurre entre la presentación de una propuesta, su aprobación y el primero y subsiguientes desembolsos varía de una entidad a otra. Éstos son aspectos sobre los cuales la OB no tiene control y por lo cual debe acogerse a lo establecido. Lo más importante para la OB es conocer cómo debe responder a cada entidad de apoyo y tomar las previsiones necesarias para saber con qué recursos económicos podrá contar y en qué momentos se producen los flujos de ingreso, para aplicar las medidas pertinentes. 37
- 38. 3 LAS ACTIVIDADES DELPROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDA PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO2 Es importante recordar que el modelo para la elaboración de presupuestos • Detallar o agrupar actividades tanto como sea necesario3 que propone RedEAmérica en este manual centra su enfoque en la relación • Elaborar el presupuesto de un proyecto por actividades y por períodos entre proyecto y presupuesto y se inicia con la identificación de las activida- de ejecución presupuestal. Por ejemplo, por semestres, trimestres o años des del proyecto, por lo cual es importante recordar, tal como se planteó en y no necesariamente por todo el período de vigencia del proyecto. las figuras 3 y 4, que los diferentes componentes del proyecto: diagnósticos, justificación, objetivos, metas, actividades, requerimientos, indicadores y es- A continuación aparece un flujograma donde se evidencia el procedimiento tructura operativa, entre otros, deberán formularse antes de seleccionar y para elaborar el presupuesto por actividades. diligenciar los formatos propuestos en este modelo. 3.1 Definición de actividades Habitualmente, en las OB se comienza por estimar los gastos para una acti- vidad durante un período de tiempo determinado, y a partir de éstos, los Se formula cada una de las actividades por realizar en el marco de los obje- recursos o ingresos necesarios para cubrirlos. tivos y metas del proyecto; por ejemplo, talleres de capacitación, pasantías, asistencia técnica, construcción de estanques, estudios, evaluaciones, elabo- Para lograr una mejor comprensión acerca del concepto de costo se sugiere ración de documentos, etc. ver el anexo 02: Qué son los costos y cuál es su aplicación en el presupues- to. Al elaborar el presupuesto de egresos en función de actividades se reco- mienda: 3.2 Determinación de requerimientos y rubros de egreso por cada actividad • Valorizar el costo de ejecutar cada actividad. • Verificar que las actividades estén relacionadas con las metas y objetivos Se señala, en primer lugar, qué se requiere para cumplir con la actividad propuestos para el proyecto. prevista y se ubica tal requerimiento dentro del concepto contable estable- 2 Elaborar un presupuesto a partir de actividades no excluye que también se pueda hacer a partir de conceptos de gastos de funcionamiento, tales como arrendamientos, pagos de personal de planta y servicios. 3 Por ejemplo, se puede estimar el costo total de un curso de formación o también detallar cada una de las actividades de realización de este curso. La práctica va indicando el nivel de detalle pertinente. En lo posible, debe buscarse un sano equilibrio entre los detalles necesarios para identificar las actividades esenciales y evitar el exceso de detalle que puede llegar a confundir. 38
- 39. cido en el“plan de cuentas de egresos o gastos”. Ejemplo: para realizar un FIGURA 5 curso de formación, se estima que se necesitan, entre otros recursos, 50 Flujograma de elaboración lápices que cuestan $1.000 cada uno. Entonces la actividad es el curso y el del presupuesto por actividades requerimiento son los lápices 3.3 Estimación de egresos por cada actividad Se estima el costo de todos los requerimientos de cada actividad. En el ejemplo anterior, el rubro de egreso o gasto es “útiles y papelería”. Para cada actividad se puede trabajar con base en el formato 1: Presupuesto de egresos por actividad, el cual se diligenciará tantas veces como sea necesario hasta cuando se logre presupuestar cada actividad. 3.4 Definición y valorización de egresos de carácter general, administrativos o indirectos Corresponden a los egresos que afectan las diversas actividades del proyec- to y que no se pueden o deben atribuir a una sola actividad. Ejemplo: servi- cios públicos, arriendo de oficinas, nómina del personal de oficina, etc. 3.5 Consolidación de egresos Es la suma de egresos de cada actividad y los de carácter administrativo o general del proyecto. Se puede tomar como guía el formato 2. A continuación se presentan los formatos modelo sugeridos para elaborar el presupuesto por actividades. El formato 1 se refiere al presupuesto por cada actividad, mientras el formato 2 recoge la información que consolida el pre- supuesto de todas las actividades y los egresos de carácter general, adminis- trativo o de costos indirectos. 39
- 40. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO Formato Uno Presupuesto de egresos por actividad NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: ACTIVIDAD No. DE DESCRIPCIÓN: ACTIVIDAD / RUBRO VALOR UNITARIO CANTIDAD VALOR TOTAL VALOR TOTAL Miles de pesos Miles de dólares TOTAL NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA. ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 40
- 41. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Formato Dos Presupuesto consolidado de egresos del proyecto por actividades NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: ACTIVIDAD / RUBRO VALOR TOTAL VALOR TOTAL PARTICIPACIÓN Miles de pesos Miles de dólares Porcentaje Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Subtotal egresos por actividades Otros gastos del proyecto Salarios director Arrendamiento Servicios públicos Útiles y papelería Correo Etc. Subtotal otros egresos generales Costo total del proyecto NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA. ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 41
- 42. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO 3.6 Estimación y registro de costos de cada actividad Los requerimientos o rubros de gasto para el curso del ejemplo son: Al estimar los costos para cada rubro de egresos general o de actividad debe a) Pago de una secretaria para apoyar la organización, convocatoria y rea- tenerse en cuenta: lización del curso durante un mes por valor de US$500. b) Costo del instructor: 80 horas de clase a razón de US$10 por hora • Costos directos por actividad (valor): cuando el presupuesto se c) Material de apoyo para 20 participantes a razón de US$20 por hace por actividades, se incluyen como costo de las mismas sólo aquellos participante egresos directos y específicos de cada actividad, estimando por aparte d) Costos de alojamiento para 20 participantes durante 15 días a razón de otros indirectos que pueden ser distribuidos entre varias actividades del US$10 diarios por participante proyecto o que corresponden a la operación general de la OB. e) Alimentación para 22 personas durante 15 días a razón de US$10 dia- • Tiempo de ejecución (vigencia del proyecto): el tiempo durante rios por persona el cual se aplica el gasto o inversión. Por ejemplo, si se requiere una f) Transporte para 20 participantes a un promedio de US$5 por participante secretaria por tres meses y el costo por mes es de US$500, el costo total g) Costo por alquiler de salones para la realización del curso por valor de de la secretaria para ese curso será de US$1.500. US$100 • Actividad/Rubros de egresos: los conceptos o rubros de egreso que h) Otros costos directos por US$100 en el caso de los proyectos de DB incluyen gastos e inversiones deben coincidir con los rubros del plan de cuentas de la organización y los que Se suponen otras tres actividades, cuyos costos totales son: se encuentran incluidos en los formatos predefinidos para la elaboración a) Actividad 2: US$3.000 de presupuesto (para mayores detalles ver el formato 3 y su correspon- b) Actividad 3: US$5.000 diente explicación). c) Actividad 4: US$15.000 Ejemplo Los costos indirectos y de administración general del proyecto son los si- guientes: Elaborar un presupuesto de egresos por actividades suponiendo la siguiente a) Salarios del personal del proyecto US$12.000 información: b) Arrendamientos US$6.000 • Se identifican cuatro actividades diferentes en el proyecto cuya duración c) Servicios públicos US$ 2.400 es de un año. d) Papelería US$ 3.000 • Los egresos de carácter general y que no son específicos de una actividad e) Correo $ 1.000 concreta son los siguientes: un coordinador por un año, los servicios pú- blicos, el arriendo de oficina, la papelería y útiles de escritorio y el costo mensual del correo (incluidos beneficios sociales). Desarrollo del ejemplo • Se identifica como actividad 1 del proyecto la realización de un curso de capacitación sobre engorde de ganado y se solicita la discriminación y Para desarrollar este ejemplo se toma como referencia el formato 1 cálculo de costos directos de esta actividad. 1 que se diligencia de acuerdo con la información del ejemplo. 42
- 43. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Formato Uno diligenciado Ejemplo del presupuesto de egresos por actividad NOMBRE DEL PROYECTO: Formación para actividades productivas de los campesinos de la vereda San Juan PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 – dic 31/05 PERÍODO PRESUPUESTAL: enero 1/05 – junio 30/05 FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: dic 1/04 ACTIVIDAD No. 1 DESCRIPCIÓN: curso para engorde de ganado ACTIVIDAD / RUBRO VALOR UNITARIO CANTIDAD VALOR TOTAL VALOR TOTAL $ Miles de pesos Miles de dólares Honorarios conferencistas (horas) 26,5 80 2.120 0,8 Honorarios secretaria (meses) 1.325 1 1.325 0,5 Material de apoyo para conferencistas 530 0,2 Material para los participantes 53 20 1.060 0,4 Alojamiento de 20 participantes durante 15 días (días x participante) 26,5 15 x 20 7.950 3,0 Alimentación de 22 personas durante 15 días (días por asistentes) 26,5 15 x 22 8.745 3,3 Transporte de 20 participantes (número de viajes de ida y regreso) 13,25 20 265 0,1 Alquiler salones durante todo el evento 265 1 265 0,1 Otros costos 265 1 265 0,1 TOTAL 22.525 8,5 NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA. ELABORADO POR: N.N. FECHA: Nov 28/04 REVISADO POR: N.N. FECHA: Nov 29/04 AUTORIZADO POR: N.N. FECHA: Dic 1/04 43
- 44. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO Para cada una de las demás actividades del proyecto se desarrolla un 2 formato de presupuesto o estimación de costos similar al anterior. Se procede a diligenciar los costos que no aplican a una actividad 3 específica, pero que son necesarios para que la OB y el proyecto puedan funcionar (formato 2 diligenciado). Se toma como referencia el formato 2 donde se consolida la infor- mación de cada actividad diligenciada con base en el formato 1. Acá 4 también deben incluirse los costos indirectos que no fueron contem- plados dentro de alguna actividad específica. Como se indicó en el formato 1 diligenciado, desde el punto de vista presupuestal, son egresos del proyecto los recursos contabilizados como gastos, pero también los recursos de inversión (fondos de crédito, edifica- ciones, compra de activos fijos, etc.). En el anexo 1 de este manual se presenta la forma de valorar o establecer los costos de cada pago que se estima dentro del proyecto, según el rubro contable que señale el plan de cuentas que más adelante se sugiere. 44
- 45. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Formato Dos diligenciado Presupuesto consolidado de gastos del proyecto por actividades NOMBRE DEL PROYECTO: Formación para actividades productivas de los campesinos de la vereda San Juan PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 – dic 31/05 PERÍODO PRESUPUESTAL: 1 de enero 05 – 30 de junio /05 FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: 1 de dic/04 ACTIVIDAD / RUBRO VALOR TOTAL VALOR TOTAL PARTICIPACIÓN Miles de pesos Miles de dólares Porcentaje Actividad 1 8,5 Actividad 2 3,0 Actividad 3 5,0 Actividad 4 15,0 Subtotal egresos por actividades 31,5 Otros gastos del proyecto Salarios personal del proyecto 12,0 Arrendamiento 6,0 Servicios públicos 2,4 Útiles y papelería 3,0 Correo 1,0 Etc. Subtotal otros egresos generales 24,4 Costo total del proyecto 39,0 NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA. ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 45
- 46. 4 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓNDEL PRESUPUESTO SEGÚN RUBROS CONTABLES Después de identificar las actividades y requerimientos del proyecto como se ejemplificó anteriormente, corresponde ahora presentar el presupuesto FIGURA 6 detallado en función de los conceptos o rubros4 que suministra el plan de Flujograma de los pasos para cuentas de la OB. elaborar el presupuesto por rubros de ingresos y egresos 4.1 Plan de cuentas de egresos Para facilitar la comprensión y manejar acuerdos mínimos conceptuales que permitan involucrarse en la elaboración de lo que es un plan de cuentas para elaborar presupuestos y hacer los registros contables, conviene en este momento precisar algunos conceptos sobre presupuesto de funcionamien- to e inversión, gastos5 , egresos, fondos de apoyo a proyectos (anexo 01 y formato 3). Con el “plan de cuentas de egresos” se define cada una de las cuentas y subcuentas que lo conforman, y que son la base para elaborar el presupues- to y posteriormente hacer el registro y análisis de la ejecución presupuestal. 4 Entiéndase por rubro el nombre que se da a la cuenta o subcuenta utilizada para registrar los ingre- sos o egresos de la OB. Se pueden utilizar en forma genérica los dos nombres, pero en adelante y para efectos del presente manual se utilizará la denominación “rubro”. 5 Vale la pena recordar que en este manual todo egreso constituye gasto, independientemente de si se realiza como pago por funcionamiento o por la compra de un equipo duradero que va a formar parte de los activos del proyecto. 46
- 47. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Como ya se ha mencionado, la forma de valorizar cada rubro del plan de Existen fondos cuyos recursos se otorgan en calidad de donación a la orga- cuentas aparece en el anexo 1 del manual. nización que lo solicita. Éstos se van agotando con la entrega de los recursos aprobados y se van “alimentando” con el ingreso de recursos nuevos o Presupuesto de funcionamiento: se refiere a los gastos de administra- “frescos”. Otros, como los de crédito, buscan mantenerse en el tiempo con ción, operación y mantenimiento de la organización. Ejemplo: arrendamiento, el retorno del capital prestado y los intereses que se cobran a quien accede servicios públicos, secretaria, vigilancia, papelería, pago del director, etc. al crédito. Presupuesto de inversión: presenta los recursos que se utilizan para Muchas de las fundaciones de RedEAmérica, por sí mismas o con el apoyo adquirir o elaborar bienes y servicios que sirven para apoyar acciones futu- de la Interamerican Foundation (IAF), han ido constituyendo fondos para el ras de la organización, para la producción de nuevos bienes o servicios, o apoyo de pequeños proyectos que presentan las OB. Tales fondos se han para la generación de nuevos recursos. Ejemplo: compra de un vehículo, reproducido y hoy en día se pueden mostrar como un claro ejemplo de los de una bodega, de insumos para la producción; constitución de un fondo de resultados multiplicadores de las alianzas. crédito, de un fondo de apoyo a proyectos productivos; inversión en la producción de material didáctico que se va a vender, etc. Aunque no es Desarrolladas las reflexiones introductorias sobre el plan de cuentas de egresos, habitual en un proyecto de DB contemplar compras de títulos valores o así como las definiciones conceptuales, consideradas básicas, se explica a acciones, en caso de presentarse, éstas serían una inversión y no un gasto. continuación en qué consiste y qué contiene dicho plan (formato 3). Gastos: “Se entienden como gastos contables aquellas erogaciones que Grupos de cuentas de egresos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminución de activos o incrementos de pasivos o una combinación de ambos, en actividades de En adelante aparecerá el formato 3 con las recomendaciones y explicacio- administración, comercialización, investigación y financiación”6 . nes de cómo se debe diligenciar y el significado de cada cuenta de egresos que aparece en él. Posteriormente se presentan otros comentarios perti- Egresos: salidas de dinero, que en este caso específico, incluyen tanto los nentes para comprender y diligenciar con mayor agilidad dicho formato “ta- gastos como las inversiones; son las compras de activos fijos. bla de cuentas de egresos”. Fondos de apoyo a proyectos: son sumas de dinero a las cuales se fija un propósito definido que, para el particular, es apoyar la financiación de proyectos dentro de políticas y criterios previamente definidos. 6 Jaramillo Juan Carlos. Entidades sin ánimo de lucro. Régimen tributario especial. Bogotá. 47
- 48. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO Formato Tres Plan de cuentas de egresos7 1 PERSONAL 4 CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA 1.1 Salarios y prestaciones sociales (anexar planilla de nómina) 4.1 Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas 1.2 Honorarios 4.2 Transporte 1.3 Otros gastos de personal 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos 2 GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA 2.1 Útiles y papelería 2.2 2.3 Arrendamientos Servicios públicos ( agua, luz, teléfono) 5 INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS 2.4 Correo y comunicaciones 5.1 Comisiones de venta 2.5 Vigilancia 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 2.6 Transporte (aéres, terrestre, fluvial, fletes y acarreos) 5.3 Transporte 2.7 Viáticos 5.4 Fondos de crédito 2.8 Seguros 5.5 Capital semilla 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 5.6 Semovientes 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 2.11 Aseo 5.8 Maquinaria y equipos 2.12 Cafetería 5.9 Terrenos y edificaciones 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación (incluye costos de cambio de monedas) 5.10 Inversiones en tecnología 2.14 Gastos legales/impuestos 5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 2.18 Gastos de auditoría Otros 6 OTROS 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos 3 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos (máquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cómputo y comunicaciones, etc.) 7 FONDOS 3.3 Muebles y enseres 7.1 Fondo para educación 3.4 Vehículos 7.2 Fondo para medicinas 3.5 Biblioteca-libros 7.3 Fondo para recreación 3.6 Otros 7.4 Fondo para programas de nutrición 7 Al momento de diligenciar el formato 3, bien sea sólo para presentar el presupuesto al iniciar un proyecto o para utilizarlo posteriormente como guía de informe para la ejecución del presupuesto de egresos, debe tenerse cuidado de no estimar un mismo gasto a la vez en dos rubros diferentes del presupuesto, “doblando” el presupuesto de gastos. 48
- 49. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE El plan presenta seis grupos de cuentas para egresos. Para su desarrollo debe recordarse que las cuentas 1 (personal) y 2 (gastos operacionales de oficina) aplican para el proyecto en general y corresponden a los gastos denomina- dos indistintamente administrativos, indirectos o generales (anexo 01). La cuenta 3 (propiedad, planta y equipo) hace referencia a los activos fijos que se adquieren para el funcionamiento general del proyecto. Desde el miento o para que permanezcan en el tiempo si es que está previsto el punto de vista contable la compra de tales equipos se cataloga como una retorno del dinero que sale o el ingreso de nuevos recursos. inversión y no como un gasto, pues son bienes que permanecen en el tiem- po, pero desde el punto de vista del proyecto y de las entidades de coope- Otros comentarios importantes referentes al formato 3: ración opera como cualquier gasto o aplicación de los recursos a favor del proyecto. Dentro de cada grupo de gastos o cuentas pueden tenerse subcuentas simi- lares, que repiten nombre o rubro. Por ejemplo, podrían tenerse costos La cuenta 4 (capacitación y asistencia técnica) es para registrar los egresos por “arrendamientos” dentro del grupo 2 de gastos operacionales de oficina por actividades específicas de capacitación y asistencia técnica y la 5 (inver- y al mismo tiempo, “alquiler de salones y equipos” dentro del grupo 4 de siones en actividades productivas), para actividades de producción. En estas eventos de capacitación (formato 3). En este ejemplo lo mejor sería incluir el cuentas se incluyen, tanto los gastos estrictamente como las compras de pago de arriendo o alquiler de un salón para una actividad de capacitación activos fijos, fondos de crédito y/o apoyo a proyectos o inversiones. dentro de la subcuenta “alquiler salón o equipos” en la cuenta del grupo 4 “eventos de capacitación” (numeral 4.6 del plan de cuentas de egresos) y no Estas cuentas sirven para presupuestar y registrar, tanto las actividades espe- en la subcuenta “arrendamientos” que forma parte de la cuenta del grupo 2 cíficas de capacitación y producción en un proyecto de múltiples actividades de “gastos operacionales de oficina” (numeral 2.3. del plan de cuentas de temáticas como lo presupuestado para un proyecto de temática única, bien gastos). Esto es válido en la medida en que el proyecto sea de capacitación y sea de educación, producción u otra. el alquiler sea para la actividad específica de capacitación y no para activida- des varias dentro de la oficina. Se ha incluido una cuenta 6 (otros) con el propósito de señalar que pueden aparecer otras cuentas de actividades específicas, según la realidad de cada La misma situación podría suceder en rubros como pagos de personal, asis- proyecto, como podría suceder con una actividad y proyecto con énfasis tencia técnica y otros. La norma general a seguir en estos casos es la siguien- en salud. te: en la medida en que un rubro de gasto se pueda identificar como el gasto de una acción específica de capacitación o de una actividad productiva y La cuenta 7 (fondos) es para registrar el valor estimado para constituir fon- éstas, a su vez, dispongan de rubros presupuestales propios en el proyecto, dos de destinación específica como los descritos en las subcuentas allí seña- es mejor incluir dicho gasto en la actividad específica y no en el rubro general ladas. Son fondos que pueden ser previstos para ejecutarlos hasta su agota- del proyecto o de los gastos generales de la oficina. 49
- 50. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería: fotocopias, papelería, útiles e implementos de oficina. 2.2 Arrendamientos: uso de instalaciones que estén al servicio del proyecto. A continuación se describe y explican los pagos o egresos que incluye cada cuenta y subcuenta del plan de egresos: 2.3 Servicios públicos: servicios públicos en que la organización incurra durante el período de vigencia del proyecto, incluyen luz, acueducto y 1. Personal alcantarillado, aseo, teléfono, internet, gas. 1.1 Salarios y prestaciones sociales: personal habitual y permanente del 2.4 Correo y comunicaciones: correo aéreo, terrestre, marítimo o fluvial. proyecto: salarios, prestaciones sociales, según lo exijan las normas laborales de cada país, pagos o cuotas para la seguridad social, horas 2.5 Vigilancia: servicios de vigilancia de las instalaciones y equipos del pro- extras, etc. El rubro prestaciones o beneficios sociales hace referencia yecto. a sumas adicionales al salario básico, tales como subsidios de transpor- te, primas anuales, vacaciones, cesantía, cuotas de salud y seguridad 2.6 Transportes: transportes aéreos, terrestres, fluviales o marítimos del social y otros pagos similares. Se recomienda elaborar una planilla o personal del proyecto o de los participantes en actividades del mismo. nómina que soporte los pagos de personal (formato 9). También se puede incluir lo correspondiente a fletes y acarreos de materiales, maquinaria e implementos. 1.2 Honorarios: Remuneraciones al trabajo prestado por una persona na- tural o jurídica sin que exista contrato laboral, donde predomina el 2.7 Viáticos: gastos de alojamiento, alimentación y otros menores para el factor intelectual sobre el puramente material o mecánico. Como el desarrollo de viajes pago a consultores que se contratan para la realización de trabajos específicos y por tiempos determinados durante el desarrollo del pro- 2.8 Seguros: seguros, pólizas y garantías. yecto. Se incluyen aquí los pagos a personas que no tienen una rela- ción laboral permanente con el proyecto ni con la organización. Se 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica: com- recomienda elaborar una planilla de honorarios que soporte los pagos pra de revistas, periódicos, publicaciones diversas e información elec- respectivos (formato 1). trónica. 1.3 Otros gastos de personal: cualquier otro tipo de gasto que represen- 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades: afiliaciones y vincu- te pago al personal de planta. laciones ante otras organizaciones, redes o programas. 50
- 51. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 2.11 Aseo: implementos de aseo. El salario de las personas que realizan labores de aseo y tienen una relación laboral se registra como pago por salarios. Sólo se incluiría en este rubro el pago a personas que realizan labores de aseo pero que son contratadas por servicios. 2.12 Cafetería: alimentos e implementos utilizados para la atención del per- sonal de oficina del proyecto. 3. Propiedad, planta y equipos 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación: pagos a las entidades fi- nancieras por intereses, comisiones de transferencias de dinero, co- 3.1 Terrenos y edificaciones: espacios sin construir o construidos (bienes misiones y gastos por cambio de moneda extranjera a nacional o vice- inmuebles). En este rubro se presupuestan tanto las edificaciones que versa, costos de trámite y de chequeras. Intereses de financiación. se proyecta adquirir ya construidas como las que se piensa construir con recursos del proyecto. 2.14 Gastos legales/impuestos: gastos notariales, licencias de funcionamiento, pagos consulares, aduaneros, registro mercantil. Así mismo, impuestos 3.2 Maquinaria y equipos: máquinas y equipos diversos que se proyecta que deben cancelarse según las normas y legislación de cada país (impues- adquirir para el apoyo y desarrollo de las diferentes actividades, entre to de renta, de timbre o registro, prediales, de industria y comercio, etc.). los cuales se tendrían máquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cómputo y comunicaciones, etc. En caso 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación: servi- que las máquinas y equipos vayan a ser utilizados específicamente en cios de mantenimiento, tanto de equipos como de inmuebles, gastos por actividades educativas de producción u otras para las cuales se tengan reparaciones de oficinas y locales del proyecto y gastos de instalación y cuentas separadas dentro del “plan de cuentas de egresos”, conviene adecuación de muebles e inmuebles. Este rubro contempla costos me- que se registren en tales cuentas específicas y separadas. Debe tener- nores considerados contablemente como gastos, puesto que las inver- se cuidado de no presupuestar doblemente y en cuentas o subcuentas siones mayores que significan incremento del valor de los activos deben similares. registrarse en la cuenta de propiedad, planta y equipos. 3.3 Muebles y enseres: muebles de recepción, escritorios, bibliotecas y 2.16 Publicidad: promoción y propaganda sobre los bienes, servicios y ac- otros similares. tividades del proyecto. 3.4 Vehículos: compra de vehículos. 2.17 Gastos de auditoría: servicios de auditoría externa que se requiera contratar y que pueden exigir las mismas entidades financiadoras del 3.5 Biblioteca/libros: compra de libros, videos y otro material de ense- proyecto. ñanza que se conserva en biblioteca para uso del proyecto. 51
- 52. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO 4. Capacitación y asistencia técnica 4.6. Compra de maquinaria y equipos: máquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las actividades de capa- El punto de partida para estimar el presupuesto en las subcuentas de capaci- citación y asistencia técnica, entre los cuales podrían estar equipos tación y asistencia técnica es determinar el número de eventos de capacita- audiovisuales, equipos de laboratorio, etc. Al incluir maquinaria y equi- ción y acciones de asistencia técnica, su duración promedio, profesores, pos dentro de la cuenta “capacitación y asistencia técnica” se debe asesores o consultores, personas que asistirán, material de apoyo requeri- tener cuidado de no haberlos incluido anteriormente en la cuenta “pro- do, disponibilidad de infraestructura y logística requerida. piedad, planta y equipo”. 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consulto- Se podría también incluir más subcuentas dentro de “capacitación y asisten- res, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente para cia técnica”, tales como gastos de funcionamiento identificados directamente actividades específicas de formación, capacitación y asistencia técnica con las acciones de capacitación y asistencia técnica (papelería, arriendos, del proyecto. pago de personal, etc.). Nuevamente debe tenerse cuidado de no presu- puestar dos veces el mismo gasto. Por ejemplo, si se ha incluido el costo de 4.2 Transporte: transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilice alquiler dentro del funcionamiento general del proyecto no se puede incluir para movilizar a las personas que participan en los eventos o activida- el mismo costo dentro de la actividad de capacitación, debe escogerse una des de capacitación. Se puede diferenciar entre transporte de confe- de las dos opciones y dar la explicación correspondiente. rencistas y funcionarios del proyecto y el transporte de los participan- tes en calidad de estudiantes o asistentes al evento de capacitación. 5. Inversiones en actividades productivas 4.3 Alojamiento y alimentación: alojamiento y alimentación de los parti- 5.1 Comisiones de venta: comisiones de ventas que las personas ganan cipantes (profesores, asesores, asistentes, estudiantes) al evento de por su labor de vendedores. capacitación y actividades de asistencia técnica. 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consulto- 4.4 Material didáctico: material didáctico, papelería, fotocopias e imple- res, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente para mentos utilizados en actividades pedagógicas o de enseñanza en el actividades específicas de orientación a las actividades productivas y proyecto. generadoras de ingresos previstas en el proyecto a favor de su pobla- ción beneficiaria o de la misma OB. 4.5 Alquiler de salones y equipos: arriendo o alquiler de salones de con- ferencias, así como de equipos audiovisuales, de computación u otros 5.3 Transporte: transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilice que apoyen la actividad específica de capacitación. para movilizar a las personas que participan en el desarrollo de los eventos o actividades productivas. 52
- 53. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 5.4 Fondos de crédito: recursos de capital que se destinan dentro del 5.10 Inversiones en tecnología: compra de nuevos desarrollos tecnológi- proyecto para otorgar créditos, buscando mantener e incrementar el cos: software, patentes, licencias. capital inicial. 5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo: recursos invertidos en 5.5 Capital semilla: recursos iniciales para financiar e iniciar inversiones en procesos investigativos para el desarrollo de procesos de producción actividades de carácter productivo. Son fondos para que la propia OB y servicios a cargo de la organización. desarrolle la actividad productiva o también para que lo hagan directa- mente sus beneficiarios, pero el propósito es mantener el capital como 6. Otros inversión y no destinar los recursos al gasto. Ejemplo: dinero para la compra de maquinaria y materia prima que se requiere para la pro- 6.1 Gastos médicos: gastos médicos adicionales y de contingencia, es de- ducción de vestidos. El propósito del capital semilla es disponer de cir, que no los cubra el beneficio que tiene por ley el trabajador dentro dinero para el funcionamiento del negocio y no para distribuirlo o ago- de la OB. También se puede incluir en este rubro gastos médicos rela- tarlo en el corto plazo; es un dinero que debe recuperarse con las cionados con proyectos específicos de salud. ventas de los productos o servicios que se ofrecen. 6.2 Medicamentos: medicamentos que no estén contemplados dentro 5.6 Semovientes: animales para apoyo de actividades productivas y de los beneficios de salud que exige el país de origen de la OB. generadoras de ingresos (caballos, vacas, terneros, cerdos, etc.). 7. Fondos 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques para la producción: com- pra de materia prima como semillas, abonos, medicamentos para control 7.1 Educación: recursos con destino a programas educativos. de plagas, empaques y otros que se requieran para la producción y venta de un bien o servicio resultado de las actividades previstas en el proyecto 7.2 Medicinas: recursos para compra de medicinas con destino a perso- o las que se van a financiar mediante la entrega de estos productos. nal que haya determinado la organización. 5.8 Compra de maquinaria y equipos: equipos destinados específica- 7.3 Recreación: recursos para programas de recreación de personal y mente para la actividad productiva. Al incluir maquinaria y equipos beneficiarios de la organización. dentro de la cuenta “inversiones en actividades productivas”, tener cuidado de no haberlos incluido anteriormente en la cuenta “propie- 7.4. Programas de nutrición: recursos para programas de nutrición. dad, planta y equipo”. 5.9 Terrenos y edificaciones: terrenos y edificios destinados directamen- NOTA: Para ver cual sería el manejo de los documentos de soporte y el te a actividades productivas de la organización. mejor procedimiento para llevar el control de egresos revisar el anexo 03. 53
- 54. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO 4.2 Plan de cuentas de ingresos EL INGRESO EN EL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO LO CONSTITUYE TODO RECURSO PUESTO A DISPOSICIÓN DE LA OB PARA CUBRIR LOS DIFERENTES PAGOS QUE EXIGE LA EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO, ASÍ COMO LAS DIFERENTES COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS PREVISTOS. LOS INGRESOS HABITUALMENTE CORRESPONDEN A DINERO EN EFECTIVO Y DEBEN TENER SU CORRESPONDIENTE REGISTRO CONTABLE. También constituyen ingresos para los proyectos de las OB los aportes o colaboraciones que reciben en especie, tales como material de trabajo, abo- nos, papelería, equipos y muebles, vehículos, maquinaria (anexo 01). Tam- En el formato 4 “presupuesto de ingresos” se presentan las cuentas y bién pueden recibir servicios de asistencia técnica, colaboración de personas subcuentas que conforman el plan de cuentas de ingresos para el período que trabajan por designación y financiación de otra organización o simplemente de la vigencia presupuestal o tiempo en el que se ejecutará el proyecto. Son como trabajadores voluntarios. Los propios beneficiarios y miembros de una la base para elaborar el presupuesto de ingresos y posteriormente hacer el comunidad aportan trabajo, etc. Los bienes materiales que se constituyan en registro y análisis de ejecución presupuestal; se presentan diferenciados por activos fijos y que pasen a ser parte de la propiedad de la OB se valorizan y columna los ingresos presupuestados en efectivo y los presupuestados en registran en la contabilidad, igual que todos los ingresos en efectivo. especie, además de una columna que los totaliza. Así mismo, cada una de las columnas antes mencionadas se subdivide para presentar los valores en Aunque los aportes como trabajo voluntario, asistencia técnica y asesorías moneda nacional y en dólares. no se registren en contabilidad, de todas formas hacen parte de los ingresos del proyecto y por ello es pertinente mantener registros estadísticos de los En la segunda parte del anexo 1 de este manual se detallan los pasos y se mismos, de manera que luego se facilite su respectivo reporte. dan instrucciones para valorizar cada rubro de ingresos y proceder a consig- narlo en el formato de presupuesto respectivo. Para poder responder con todos los egresos por gasto o inversión del pro- yecto es necesario prever también el ingreso correspondiente. Los rubros Al diligenciar el formato 4 se obtiene el total de ingresos disponibles para la de ingresos posibles son diversos, aunque no tan variados como los rubros ejecución del proyecto, el cual debe guardar equilibrio con los egresos pre- de egreso. supuestados. 54
- 55. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE A continuación se presentan y describen las cuentas y subcuentas que con- 2.3 Aportes socios y afiliados: recursos que se espera obtener de los forman el plan de ingresos: miembros que integran la OB ejecutora del proyecto. 1. Aporte solicitado: (RedEAmérica) 3. Aportes de la comunidad Corresponde a los recursos que se han previsto para ser solicitados a la Recursos que se espera obtener de las personas que forman parte de la entidad miembro de RedEAmérica. comunidad beneficiaria del proyecto, sean integrantes o no de la organiza- ción que ejecuta el proyecto. 1.1 Miembro local de la Red: es el aporte de una fundación miembro de la Red a una organización de base de su propio país. 4. Crédito Recursos que se proyecta obtener por la vía de créditos ante entidades 1.2 Alianzas de miembros locales de la Red: es el aporte otorgado con- financieras. juntamente por varias fundaciones integrantes de la red a una OB del país de éstas. 5. Otros aportes 1.3 Fondo global de la Red: es el aporte recibido por la OB y proveniente Recursos diversos que se vislumbraron obtener para el proyecto, diferentes de un fondo propiedad de la Red misma y no de una fundación miem- a los anteriores, tales como aportes de otras entidades públicas o privadas. bro en particular. Se incluyen también en el formato 4, los ingresos que se esperan obtener 2. Aportes propios como resultado de las solicitudes de financiación no reembolsable (dona- ción) a las diferentes entidades de apoyo externo a la cooperación y diferen- Son los recursos disponibles y generados por la propia OB. tes a las entidades que forman parte de RedEAmérica. 2.1 Ventas: ingresos que se proyecta obtener por actividad productiva o de servicios que ofrece la OB, así como ingresos obtenidos por recu- peraciones u otras ventas de bienes o servicios que no forman parte de la actividad principal de la organización. 2.2 Rentas de capital: ingresos que se proyecta obtener por la rentabili- dad de las inversiones bien sea por manejo de la liquidez, a través de una entidad financiera o inversiones en otras sociedades; incluye los rendimientos por acciones que se puedan tener en otras entidades. También se conocen como dividendos. 55
- 56. Formato Cuatro Presupuesto de ingresos NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBRO EFECTIVO ESPECIE TOTAL PARTICIPACIÓN $ US$1/ $ US$ $ US$ % 1. Aporte solicitado (RedEAmérica) 1.1 Miembro local de la red 1.2 Alianza de miembros locales de la red 1.3 Fondo global de la red Subtotal 1 2. Aportes propios 2.1 Ventas 2.2 Rentas de capital (intereses, dividendos, etc.) 2.3 Aportes socios, afiliados Subtotal 2 3. Aportes comunidad 4. Crédito 5. Otros 5.1 Gobierno nacional 5.2 Gobierno local 5.3 Entidades de cooperación nacionales 5.4 Entidades de cooperación internacionales Totales 1/ TASA DE CAMBIO: ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 56
- 57. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 6. Fuentes de financiación La combinación de los rubros de egresos del formato 3 con las fuentes de financiación permite elaborar uno nuevo que se constituye en el formato de ¿CUÁLES SON NUESTRAS FUENTES DE FINANCIACIÓN Y CUÁNTO salida informativa para presentar el presupuesto de egresos por rubro, por ASPIRAMOS A OBTENER DE CADA UNA DE ELLAS? fuente de financiación y con valores (formato 5). También se puede presen- tar el presupuesto de egresos en función de la modalidad del gasto que puede ser en dinero o especie (formato 6). Las OB conciben y desarrollan proyectos para solucionar las necesidades La diversidad de fuentes de financiación de un proyecto, además de infor- identificadas como prioritarias. Las OB son las primeras que dentro de sus mar de dónde vienen los recursos, es la oportunidad de saber quiénes se posibilidades deben considerarse aportantes en la financiación de los pro- comprometen con el mismo. El aporte de diferentes actores al desarrollo yectos que ellas mismas plantean. Sólo así podrán presentarse como legíti- del proyecto refleja el nivel de compromiso y de responsabilidad de éstos mos proponentes ante posibles entidades de apoyo. con la causa del proyecto y por ello se puede hacer referencia a la financia- ción corresponsable de los actores. Por esta razón es importante definirla Las OB, como parte de la sociedad civil, reconocen sus limitaciones y por como financiación corresponsable8 . ello buscan socios o aliados para la implementación de proyectos que les permitan mejorar sus condiciones de vida. “Las Alianzas entre los sectores La confluencia de recursos aportados por los diferentes actores comprome- público, privado y civil son un reconocimiento a los límites del absolutismo tidos con la causa del proyecto constituye una acción de financiación del Estado, el mercado y la sociedad civil en la solución de los problemas corresponsable. Promover el DB en general y sus proyectos en particular sociales”9 . requiere la unión de esfuerzos y sinergias mediante alianzas entre personas, organizaciones de base, empresas, gremios, gobiernos y entidades de coope- Las posibles fuentes de financiación se han agrupado inicialmente como apa- ración nacional e internacional que compartan los principios y valores del DB. rece en el formato 5. 8 Ver mayores detalles en el Manual de acompañamiento y cofinanciación a proyectos de desarrollo de base elaborado por Jairo Chaparro. 9 Banco Mundial, Fundación Corona y otros. “Alianzas entre sector privado, gobierno y organizaciones ciudadanas para la superación de la pobreza, 1998”. Bogotá, p 29. 57
- 58. Formato Cinco Presupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiación NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBROS FUENTE DE FINANCIACIÓN ($) Aporte solicitado Recursos Aporte de la Otras Total Participación Donación Crédito propios comunidad fuentes * valor % 1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viáticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e inf. electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página 58
- 59. Formato Cinco (continuación) Presupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiación RUBROS FUENTE DE FINANCIACIÓN ($) Aporte solicitado Recursos Aporte de la Otras Total Participación Donación Crédito propios comunidad fuentes * valor % 3. Propiedad, planta y equipo 3.1. Terrenos y edificaciones 3.2. Maquinaria y equipos 3.3. Muebles y enseres 3.4. Vehículos 3.5. Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1. Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas 4.2. Transporte 4.3. Alojamiento y alimentación 4.4. Material didáctico 4.5. Alquiler salones y equipos 4.6. Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1. Comisiones de venta 5.2. Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3. Transporte 5.4. Fondos de crédito 5.5. Capital semilla 5.6. Semovientes 5.7. Compra de insumos, materiales y empaques 5.8. Maquinaria y equipos 5.9. Terrenos y edificaciones 5.10. Inversión en tecnología 5.11. Investigaciones en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página 59
- 60. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO Formato Cinco (continuación) Presupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiación RUBROS FUENTE DE FINANCIACIÓN ($) Aporte solicitado Recursos Aporte de la Otras Total Participación Donación Crédito propios comunidad fuentes * valor % 6. Otros 6.1. Gastos médicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1. Fondo para educación 7.2. Fondo para medicinas 7.3. Fondo para recreación 7.4. Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (suma de subtotales) Participación (%) * OTRAS AGENCIAS DE APOYO, ENTIDADES GUBERNAMENTALES, APORTES DE EMPRESAS O PERSONAS, ETC.FUENTE: AUTORES ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 60
- 61. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Hacer la matriz de gastos de la forma señalada, incluyendo las columnas de todo el período presupuestal previsto descrito, antes en la parte superior fuentes de aportes, permite a la vez prever la fuente de ingresos desde la izquierda del formato. entidad o grupo de donde se presume vendrá el ingreso. Esto es fundamen- tal al elaborar un solo formato que incluya tanto el presupuesto de ingresos • Recursos propios: esta columna y frente a cada rubro de gasto, se regis- como el presupuesto de egresos o gastos. tra el valor estimado que ha previsto aportar el ejecutor del proyecto. Se estima el valor del aporte para todo el período presupuestal previsto y se El formato 5 registra detalladamente las siete cuentas de egresos con sus presenta la información en moneda nacional. correspondientes subcuentas. En caso necesario, este formato se puede elaborar en forma resumida incluyendo sólo los valores totalizados de las • Aporte de la comunidad: en esta columna frente a cada rubro de gasto seis cuentas. También se puede elaborar por partes con cada una de las seis se registra el valor estimado que puede aportar la comunidad beneficiaria cuentas y detallando las subcuentas para cada caso (anexo 1). del proyecto. Se estima el valor del aporte para todo el período presu- puestal previsto y se presenta la información en moneda nacional y en A continuación se describe cada una de las partes que conforman el formato 5: dólares. Al igual que en lo señalado para la columna de aporte propio, es pertinente hacer los cálculos sobre bases realistas y de alta factibilidad. • Nombre de la organización: es el nombre de la organización responsa- Hay quienes presentan el aporte propio de la organización y el aporte de ble de la ejecución del programa o proyecto y del presupuesto que es la comunidad consolidado en una sola cifra; se recomienda presentarlos parte integral del mismo, por ejemplo, Asociación de Pequeños Produc- separadamente. tores de Jalapa. • Recursos de crédito: son los recursos que se aplican al proyecto durante • Período presupuestal: es el período de tiempo sobre el cual esta previs- su vigencia y provienen de créditos con entidades financieras, con agen- ta la ejecución del presupuesto. Ejemplo: 1 de enero de 2005 – 31 de cias de cooperación al desarrollo, con proveedores y otros créditos. diciembre de 2005. • Otras fuentes de aportes: en esta columna frente a cada rubro de gasto • Fecha de elaboración: es la fecha en que se elabora el presupuesto. va el valor estimado que se presupuesta como factible de otras fuentes distintas a las anteriores, tales como diferentes agencias de cooperación • Rubro: en esta columna se describe cada uno de los rubros de gasto que al desarrollo, entidades públicas, empresas privadas patrocinadoras, per- forman parte del plan de gastos. Ejemplo: personal, servicios públicos, sonas naturales amigas o simpatizantes de la labor que realiza la organiza- construcciones, semillas, etc. ción ejecutora del proyecto, etc. Se estima el valor del aporte para todo el período presupuestal previsto y se presenta la información en moneda • Aporte solicitado: en esta columna y frente a cada rubro de gasto se nacional y en dólares. En caso necesario, se podría elaborar un formato pone el valor estimado que se solicita por cada rubro a la fundación o adicional donde se registre información discriminada para cada fuente de entidad a quien se dirige la solicitud de apoyo. Dicho valor se estima para financiación prevista dentro de la columna de otras fuentes. 61
- 62. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO • Total (horizontal): en esta columna se suman horizontalmente los valo- 7. Modalidad de los aportes res por fila correspondientes a cada rubro de gastos y reportados tanto El aporte es el recurso que ingresa al proyecto. La modalidad de aporte en moneda nacional como en dólares. también debe ser especificada, según sea en efectivo o en especie. El aporte en especie puede darse también de diferentes formas: como aporte en tra- • Totales (vertical): corresponde a la última fila del formato y en ella se van bajo10 o equipos, maquinaria, bienes inmuebles, muebles que se reciben en sumando verticalmente los valores consignados en cada columna. Se propiedad o para ser utilizados en determinado tiempo, papelería, alimen- obtienen así los totales de aportes, según fuente (solicitado, propio, co- tos, transporte, etc. munidad, otros aportes y total consolidado de aportes). Para efectos del proyecto, el valor de los aportes en especie se registra a la Es importante que el valor del aporte propio indicado en el presupuesto vez como ingreso y como egreso. El aporte en especie, en muchas ocasio- corresponda con cálculos realistas y que efectivamente tengan alta probabi- nes, es la única forma práctica como la comunidad u otros aportantes pue- lidad de cumplimiento, pues son los puntos de referencia que tienen para den contribuir con el proyecto. evaluar posteriormente la entidad ejecutora, la comunidad y las entidades de cooperación. El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio en el mercado del lugar donde se hace el aporte del respectivo bien o servicio. No es conveniente sobreestimar la capacidad de aporte propio por el sólo Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, el valor propósito de creer que ello demuestra mayor compromiso y sirve de argu- que se le asigna es el de su costo. Cuando el aporte es, por ejemplo, el mento para conseguir aprobaciones de apoyo por parte de las entidades de préstamo temporal de un inmueble o maquinaria, el valor asignado es el de apoyo a las que se acude. El incumplimiento del aporte propio o de cual- su alquiler por el tiempo que dicho bien se pone al servicio del proyecto. quier otra fuente de financiación durante la ejecución del proyecto generaría el retiro de la financiación del mismo. Incluso, hay agencias de cooperación La valorización de tales aportes puede consignarse en una matriz, como se que condicionan sus aportes al cumplimiento efectivo de la parte porcentual muestra en el formato 6 “Presupuesto de egresos según modalidad de apor- comprometida por otras fuentes. tes”. La primera columna corresponde a los rubros presupuestales, en la segunda columna se registra el valor de los aportes en efectivo según el gasto También debe tenerse cuidado de no caer en el otro extremo de subesti- al cual se va a aplicar; la tercera columna es para registrar los aportes en es- mar la capacidad real de aporte propio. pecie y la cuarta columna, para la suma de aportes en especie y en efectivo. La suma total del formato 5 debe coincidir con la columna similar del forma- to 6. La primera es según la fuente de financiación y la segunda según la modalidad de aportes. 10 El aporte en trabajo puede ser de diversas modalidades o formas: mano de obra en labores agríco- las, construcción u otras actividades; por asistencia técnica; asesorías; etc. 62
- 63. Formato Seis Presupuesto de egresos por modalidad de aporte NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBROS MODALIDAD APORTE EFECTIVO $ ESPECIE $ TOTAL $ US$1/ PARTICIP. % 1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales (anexar planilla de nómina) 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transporte (aéreo, terrestre, fluvial, fletes y acarreos) 2.7 Viáticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación (incluye costos de cambio de monedas) 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página 63
- 64. Formato Seis (continuación) Presupuesto de egresos por modalidad de aporte RUBROS MODALIDAD APORTE EFECTIVO $ ESPECIE $ TOTAL $ US$1/ PARTICIP. % 3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehículos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1. Comisiones de venta 5.2. Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3. Transporte 5.4. Fondos de crédito 5.5. Capital semilla 5.6. Semovientes 5.7. Compra de insumos, materiales y empaques 5.8. Maquinaria y equipos 5.9. Terrenos y edificaciones 5.10. Inversión en tecnología 5.11. Investigaciones en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página 64
- 65. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Formato Seis (continuación) Presupuesto de egresos por modalidad de aporte RUBROS MODALIDAD APORTE EFECTIVO $ ESPECIE $ TOTAL $ US$1/ PARTICIP. % 6. Otros 6.1. Gastos médicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1. Fondo para educación 7.2. Fondo para medicinas 7.3. Fondo para recreación 7.4. Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total $ (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) Total US$1/ Participación (%) 1/ TASA DE CAMBIO: ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 65
- 66. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO El formato 6 se elabora en forma similar al de egresos y fuentes de financia- 4.3 Planillas de soporte de egresos ción. La columna de rubros es la misma, mientras que para las modalidades de aporte se considera lo siguiente: Al estimar los gastos para algunas de las cuentas conviene tener planillas de soporte más detalladas: la decisión sobre cuáles rubros de gastos requieren • Efectivo: son los aportes que solamente se hacen en moneda líquida o discriminarse y detallarse al momento de elaborar el presupuesto depende dinero en efectivo. de las exigencias internas de cada organización y de las solicitudes particula- res de las fuentes de financiación. Para el caso de los proyectos que se pre- • Especie: son bienes materiales o servicios puestos a disposición del pro- senten a consideración de las entidades que forman parte de RedEAmérica yecto. Ejemplos típicos de aportes en especie que pueden ofrecer las se sugiere, al menos, elaborar una planilla para presupuestar el pago de entidades ejecutoras de proyectos son el trabajo voluntario de su miem- personal bien sea que forme parte de la nómina habitual de los proyectos o bros, material de trabajo, papelería, disposición de un espacio para oficina se trate de personal contratado para el cumplimiento de labores temporales o salones para cursos o reuniones, dotación de oficina; aportes en servi- o esporádicas. cios de la comunidad como, mano de obra en construcción de infraes- tructura comunitaria, semillas para un proyecto productivo; aportes de • Planillas para pago de salarios, beneficios sociales y horas extras. Es un entidades cooperantes en servicios de asistencia técnica, profesores, ase- formato donde se registra el nombre del trabajador, el salario base, el soría, préstamos de salones para reuniones, préstamo de maquinaria, valor de las prestaciones y beneficios sociales, el valor de los aportes etc. El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio del parafiscales, las horas extras y cualquier otro pago relacionado con el mercado en el lugar en que se hace el aporte del respectivo bien o servi- trabajo que se ha presupuestado dentro del proyecto. De los totales de cio. Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, el este formato resultan los valores por presupuestar en los rubros de egresos valor que se le asigna es el de su costo. Cuando el aporte es, por ejem- 1.1 ( (formato 3 plan de cuentas de egresos). plo, el préstamo temporal de un inmueble o maquinaria, el valor asigna- do es el de su alquiler por el tiempo que dicho bien se pone al servicio del En el formato 9 se presenta un ejemplo de la planilla para estimar los gastos proyecto. Para la valorización de los aportes en especie debe llevarse un de personal del proyecto. registro estadístico de los mismos, soportado con actas o planillas donde se detallen por el tipo de aporte, la cantidad y el valor. • Planilla para registro de honorarios: es un formato que registra el nom- bre del consultor, la función que desempeña y el valor que ha sido presu- Para conocer el detalle del presupuesto de aportes en especie debe elabo- puestado (formato 10). rarse un formato complementario o de soporte, (formato 7), discriminación de aportes en especie, donde se indique el tipo de bien o servicio aportado, su cantidad y el valor asignado. El procedimiento para diligenciar este forma- to es el mismo que ya se indicó para el formato 6, sólo que en la columna de detalle del aporte se describen brevemente las características del aporte. 66
- 67. Formato Siete Discriminación de aportes en especie NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBROS MODALIDAD APORTE DETALLE DEL APORTE VALOR PARTICIPACIÓN $ US$ % 1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios públicos ( agua, luz, teléfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viáticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página 67
- 68. Formato Siete (continuación) Discriminación de aportes en especie RUBROS MODALIDAD APORTE DETALLE DEL APORTE VALOR PARTICIPACIÓN $ US$ % 3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehículos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fondos de crédito 5.5 Capital semilla 5.6 Semovientes 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 5.8 Maquinaria y equipos 5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversión en tecnología 5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página 68
- 69. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Formato Siete (continuación) Discriminación de aportes en especie RUBROS MODALIDAD APORTE DETALLE DEL APORTE VALOR PARTICIPACIÓN $ US$ % 6. Otros 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educación 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreación 7.4 Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) 1/ TASA DE CAMBIO: ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 69
- 70. Formato Ocho Presupuesto de gastos y fuentes de financiación NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBROS PRESUPUESTALES FUENTE DE FINANCIACIÓN ($) Aporte solicitado Recursos Aporte de la Otras fuentes Total Donación Crédito propios comunidad de aportes* valor $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ 1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales y de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viáticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e inf. electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página 70
- 71. Formato Ocho (continuación) Presupuesto de gastos y fuentes de financiación RUBROS PRESUPUESTALES FUENTE DE FINANCIACIÓN ($) Aporte solicitado Recursos Aporte de la Otras fuentes Total Donación Crédito propios comunidad de aportes* valor $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ 3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehículos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fondos de crédito 5.5 Capital semilla 5.6 Semovientes 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 5.8 Maquinaria y equipos 5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversión en tecnología 5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página 71
- 72. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO Formato Ocho (continuación) Presupuesto de gastos y fuentes de financiación RUBROS PRESUPUESTALES FUENTE DE FINANCIACIÓN ($) Aporte solicitado Recursos Aporte de la Otras fuentes Total Donación Crédito propios comunidad de aportes* valor $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ 6. Otros 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educación 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreación 7.4 Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) 1/ TASA DE CAMBIO: ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 72
- 73. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Formato Nueve Planilla para gastos de personal NOMBRE ORGANIZACIÓN DE BASE: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: NOMBRES Y APELLIDOS IDENTIFICACIÓN CARGO SALARIO PRESTACIONES APORTES HORAS TOTAL Y BENEFICIOS PARAFISCALES EXTRAS $ $ $ $ $ ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 73
- 74. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO Formato Diez Planilla para honorarios NOMBRE ORGANIZACIÓN DE BASE: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: ÁREA DE CONSULTORÍA RAZÓN SOCIAL / NOMBRE TIEMPO HONORARIOS ESTIMADOS $ TOTAL ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 74
- 75. 5 EL PRESUPUESTO ENDÓLARES, DEVALUACIÓN E INFLACIÓN Normalmente, las entidades de cooperación solicitan que el presupuesto El formato 8 se constituye en uno de los sugeridos para presentar el presu- del proyecto también sea presentado en la moneda que ellas utilizan. Las puesto de egresos valorizado en dólares. Se trata básicamente del mismo entidades de cooperación que tienen su sede en países de la Unión Euro- formato 5 que se presenta con valores en moneda local, pero se le adicio- pea, regularmente, pedirán que el presupuesto les sea presentado en euros, nan las columnas correspondientes para el registro en dólares. además de la moneda del país sede de la organización solicitante del apoyo financiero. Las entidades que forman parte de RedEAmérica pedirán la ela- Al momento de elaborar un presupuesto conviene tener en cuenta los con- boración del presupuesto en la moneda de su país sede y en dólares ameri- ceptos de devaluación, revaluación, tasa de cambio11 e inflación: canos. RedEAmérica requiere los presupuestos e informes de ejecución en dólares para efectos de estudios y análisis comparativos, así como para faci- • Devaluación y revaluación: así como las cosas tienen un valor, las mone- litar la consolidación de informes que se reciben de diferentes países, lleván- das de los países (pesos, dólares, reales, libras esterlinas, etc.) también dolos a una moneda única. tienen un valor determinado. El cambio de valor de una moneda, depen- diendo de si aumenta o disminuye en comparación con otras monedas En varios de los formatos se incluye una columna para presentar el presupuesto extranjeras, se denomina revaluación o devaluación, respectivamente. La en dólares, además de la columna correspondiente al valor en moneda local. revaluación ocurre cuando una moneda de un país aumenta su valor en Las columnas y valores en dólares no requieren ser diligenciadas por la OB, comparación con otras monedas extranjeras, mientras que la devalua- ya que esta labor corresponderá a las fundaciones miembros de la Red. ción ocurre cuando la moneda de un país reduce su valor en compara- ción con otras monedas extranjeras, razón por la cual el concepto de A partir de los cálculos de presupuesto hechos en las monedas nacionales se devaluación es completamente opuesto al de revaluación. procede a efectuar la respectiva conversión a dólares. Para ello, debe utili- zarse la tasa de cambio oficial que exista el último día del mes inmediata- mente anterior a la elaboración del presupuesto. Es necesario siempre to- mar el valor bruto de la tasa de cambio y no su valor neto después de gastos 11 En todos los países existe un organismo oficial que publica diariamente el valor equivalente entre la moneda nacional y la moneda extranjera. Para convertir de moneda nacional a dólar tanto los presu- y comisiones. En caso que existan comisiones o gastos por cambio deben puestos de ingresos como los de egresos se puede tomar la tasa de cambio de la fecha en que se formar parte de los gastos que también deben presupuestarse. elabora el presupuesto. 75
- 76. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO Para entender lo anterior, analicemos el caso específico de cómo funcio- Año 1 (2005): $2.000.000 X 1.10 X 12 = $ 26.400.000 na la devaluación del peso colombiano con relación al dólar estadouni- dense: en el año 1995 para comprar un dólar estadounidense se necesi- Año 2 (2006): $ 26.400.000 X 1.10 = $ 29.040.000 taban $1.000 colombianos, mientras que en el 2002 se necesitan Año 3 (2007): $ 29.040.000 X 1.10 = $ 31.944.000 aproximadamente $2.300. ¿Qué sucedió? Es muy simple: el peso co- lombiano perdió valor en relación con el dólar estadounidense, es decir, Total presupuesto salario director 2005 – 2007 = $ 87.384.000 se devaluó, por lo que se requiere una mayor cantidad de la moneda local para comprar una unidad de la moneda extranjera. De la misma manera se estima el efecto inflacionario para todos los demás rubros de gastos. • Inflación: la inflación se define como el incremento porcentual de los precios al consumidor final, de un período a otro. Por ejemplo, decir que • Tasa de cambio: Es el valor equivalente entre una moneda local y una la inflación fue de 10% en el año 2003 significa que el porcentaje prome- moneda extranjera, por ejemplo, 1 dólar americano es igual a 2.650 pe- dio de los precios de los productos comprados por el consumidor final sos colombianos. Por principios contables e incluso por las legislaciones subieron entre el 1 de enero y el 31 de diciembre 2003 en 10%. La respectivas en cada país la contabilidad debe registrarse en las respectivas inflación es un concepto que aplica para los precios internos en cada país monedas nacionales. La información contable es la fuente de conocimiento y se relaciona con las variaciones de precios medidos en la moneda de del movimiento de dinero de la organización y base para estimar los res- uso regular del país. Al elaborar el presupuesto se debe tener en cuenta pectivos presupuestos. el crecimiento proyectado en el índice de precios al consumidor desde el momento de elaboración del presupuesto hasta el momento de ejecu- Si el presupuesto es presentado en moneda extranjera se debe proceder ción del gasto correspondiente. a calcular el efecto del cambio del valor de la moneda nacional en relación con la moneda extranjera. Ello permitirá elaborar un presupuesto más Ejemplo: se elabora el presupuesto de pago del salario del director del cercano a la realidad de los costos que efectivamente se vayan a presen- proyecto en enero de 2004 y el proyecto está previsto para iniciarse en tar en el momento de su ejecución. Esto es especialmente válido para las enero de 2005; el salario normal del director en enero de 2004 es OB que acceden a recursos de financiación internacional, donde ingresa $2.000.000 mensuales; el proyecto se tiene previsto para una vigencia moneda extranjera. de tres años, del 1 de enero de 2005 a 31 de diciembre de 2007; se proyecta una inflación promedio de 10% anual. Teniendo en cuenta lo anterior, se procede a la elaboración de los formatos requeridos: primero se registran los valores en moneda nacional y luego se Con los datos anteriores el presupuesto de salario del director del proyecto efectúa la conversión y se procede al registro en la moneda extranjera (for- durante la vigencia del mismo sería así: mato 8). 76
- 77. 6 ALERTAS Al elaborar el presupuesto a partir de las actividades por realizar en Al elaborar el presupuesto de un proyecto financiado por una enti- 1 el proyecto, es importante recordar posteriormente la inclusión de 5 dad externa, incluidas las de RedEAmérica, es importante tener en gastos de carácter general que afectan a toda la organización, aun- cuenta que éstas habitualmente solicitan el presupuesto de todos que estos no sean totalmente atribuibles a las actividades particula- los egresos, aunque correspondan al pago por gastos corrientes, res del proyecto. compra de activos o inversiones. La elaboración de un presupuesto a partir de las actividades y los Al estimar el presupuesto de ingresos por aportes propios, de la 2 posteriores reportes de la ejecución presupuestal, de ninguna ma- 6 organización o de la comunidad, conviene señalarlos en forma se- nera, implica desconocer la importancia de hacer y presentar pre- parada y no en una sola cifra. supuesto y ejecución en función de rubros presupuestales, como se organiza habitualmente el plan de cuentas de egresos e ingresos Al valorizar los aportes en especie en el momento de presupuestar- de la organización. Esto último se observa con claridad y detalle en 7 los o de registrar su ejecución, debe tenerse cuidado de fijarles un la unidad 3 de este manual. valor real de mercado, evitando tanto la sobrevaloración como la subvaloración. Antes de elaborar un presupuesto es importante tener claridad con- 3 ceptual sobre el mismo y, especialmente, comprender que se con- Por principios contables e incluso por las legislaciones respectivas forma con los ingresos y egresos y no sólo por estos últimos, como 8 en cada país, la contabilidad debe registrarse en las respectivas mo- en muchas ocasiones se observan los prosupuestos presentados nedas nacionales. La información contable es la fuente de conoci- por las organizaciones de base. miento del movimiento de dinero de la organización y la base para estimar sus presupuestos. Sin desconocer la importancia de las particularidades de cada pro- 4 yecto y organización que elabora el presupuesto es importante se- guir al máximo posible los formatos prediseñados para tal fin. 77
- 78. Cuadro síntesis UNIDAD 2 ENFOQUE PARA CONSIDERACIONES PARA MÉTODO PARA ELABORAR CATEGORÍAS DE INGRESOS PRESUPUESTO ADMINISTRAR PRESUPUESTO ELABORAR PRESUPUESTO PRESUPUESTO Y EGRESOS EN DÓLARES La administración del presupuesto El presupuesto se constituye en la ¿CUÁNDO SE ELABORA? PLAN DE CUENTAS DE EGRESOS parte de su elaboración e incluye: expresión concreta de la actividad Su adecuada elaboración depen- 1. Personal financiera, da a conocer las fuen- de de la definición previa de obje- 2. Gastos operacionales • Consecución de recursos tes de financiación y la forma de tivos, metas actividades y recur- 3. Propiedad, planta y equipo • Aplicación de gastos emplear los recursos (gastos o in- sos del proyecto. 4. Eventos de capacitación • Control de presupuesto versiones). 5. Inversión en actividades pro- • Debe elaborarse antes de em- ductivas Se debe planear a partir de las pezar su ejecución. 6. Otros metas financieras de la OB anali- PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS zando oportunidades y amenazas • Predefiniciones ¿CÓMO SE ELABORA? PLAN DE CUENTAS DE INGRESOS • Realismo • Especificidad y concreción 1. Identificación del proyecto y 1. Aporte solicitado • Coherencia período presupuestal. 2. Aporte propio • Relación B/C positiva 2. Elaborar matrices de presu- 3. Aportes comunidad • Equilibrio puesto por actividades. 4. Créditos • Sostenibilidad 3. Elaborar matrices de presu- 5. Otros • Información transparente puesto de ingresos y egresos. • Control de ejecución presu- 4. Diligenciamiento del cuadro puestal de presupuesto de egresos. • Oportunidad de flujo de recursos 5 Diligenciar cuadro de presu- puesto de ingresos 78
- 79. UNIDAD TRES UNIDAD SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Programa Construcción de Capacidades Institucionales
- 81. CONTENIDO CUADRO SINTÉTICO 83 1. SENTIDO Y ENFOQUE DEL CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 85 2. CONTROL DE PRESUPUESTO POR ACTIVIDADES 88 3. CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL POR RUBROS DE EGRESOS E INGRESOS 96 4. AUDITORÍAS 110 5. ALERTAS 112 CUADRO SÍNTESIS 112 81
- 83. Cuadro sintético TEMAS CONCEPTOS CLAVE •Presupuesto y ejecución de ingresos y egresos, control presupuestal, formatos de control presupuestal. SENTIDO Y ENFOQUE DEL CONTROL DE LA EJECUCIÓN PROPÓSITO PRESUPUESTAL •Aprender a utilizar las herramientas de seguimiento o control al presupuesto, como medio para conocer su evolución en tiempo real y disponer de bases para la toma de decisiones que sean pertinentes. CONCEPTOS CLAVE •Monitoreo, seguimiento, control, actividades, ingreso, egreso, ejecu- ción presupuestal. CONTROL DE PRESUPUESTO POR ACTIVIDADES PROPÓSITO "El verdadero precio de todas las cosas, lo que todas las •Aprender a hacer el seguimiento y control al presupuesto en función de las actividades. cosas cuestan realmente al hombre que quiere adquirir- CONCEPTOS CLAVE las, es el esfuerzo y la moles- •Monitoreo, seguimiento, control, rubros de ingreso y egreso, ejecución tia que supone adquirirlas". presupuestal. CONTROL DE PRESUPUESTO POR RUBROS DE EGRESOS E INGRESOS PROPÓSITO •Aprender a hacer el seguimiento y control al presupuesto en función de los rubros de cuentas de ingreso y egreso. CONCEPTOS CLAVE •Control Interno, monitoreo, seguimiento. AUDITORÍAS PROPÓSITO •Comprender la tarea básica e importancia de la auditoría que certifique el uso adecuado de los recursos del proyecto. 83
- 85. 1 SENTIDO Y ENFOQUEDEL CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Luego de hacer un recorrido por la unidad 2, donde se desarrollaron los temas sobre cómo hacer el presupuesto y cuáles son los instrumentos disponibles para su elaboración, corresponde ahora abordar en esta unidad 3, los pasos e instrumentos que deben utilizarse para su debido control y seguimiento. ¿Existe una diferencia real Mientras el presupuesto es un “supuesto o estimado” de los ingresos y egresos durante un período de tiempo entre el presupuesto y la establecido, la ejecución presupuestal contempla los “ingresos y egresos efectivamente cumplidos” durante ese ejecución presupuestal? mismo período. En el primer caso se hace referencia a valores que se esperan y en el segundo a valores efectiva- mente realizados. 1.1 El control presupuestal Para llevar a cabo el control presupuestal de un proyecto es necesario establecer una comparación entre lo presupuestado y lo ejecutado en tiempo real, tanto en las acciones como en los recursos utilizados en ellas. Este control se hace mediante el uso de indicadores (rubros presupuestales, como aparecen detallados en la unidad 2) y la explicación de las variaciones presentadas en los valores respectivos12 . Debe verificarse qué se va cumpliendo, qué ha dejado de cumplirse y luego indagar por las causas de las diferencias que se puedan presentar. Los resultados del análisis de la ejecución presupuestal le facilita a la dirección del proyecto la toma de decisiones, tales como agilizar la consecución de recursos, controlar gastos desbordados, acelerar la ejecución de algunas partidas presupuestales, suspender algunos gastos inicialmente previstos, introducir nuevos rubros de gasto, etc. 85
- 86. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 1.2 Periodicidad del control presupuestal estuvieran por presentarse, deben aparecer en dichos informes las eviden- cias de que se tomaron las decisiones pertinentes oportunamente. El control presupuestal se hace a través de revisiones permanentes, o como mínimo mensuales, con el fin de hacer oportunamente los ajustes pertinen- Un superávit podría originarse en: tes. A las entidades de cooperación se deben remitir los informes de control • Un ahorro por racionalización de gastos durante la ejecución. o comparación de la ejecución presupuestal con la periodicidad que éstas lo • Porque no se realizaron algunas actividades que en la práctica no fueron requieran: trimestral, semestral o anual. necesarias, pero sin embargo se cumplieron los objetivos y metas previstos. • Como resultado de no haber cumplido con las actividades y metas pre- vistas y para las cuales se habían hecho las correspondientes previsiones 1.3 Los ajustes al presupuesto presupuestales, lo que a su vez se reflejaría en una falta de cumplimiento de los objetivos del proyecto. La decisión sobre el ajuste del presupuesto depende, tanto del análisis que se efectúe sobre la ejecución de los recursos financieros disponibles y pre- vistos en cada rubro de ingresos y egresos, como de la verificación del cum- 1.4 Formatos de control presupuestal plimiento de las actividades, metas y objetivos del proyecto y de la necesi- dad de continuar o no con parte o totalidad de las mismas. Los formatos para el control de la ejecución presupuestal son básicamente los mismos utilizados para la elaboración del presupuesto Debe tenerse en cuenta que en algunas ocasiones la aprobación formal de (unidad 2), a los cuales se les adicionan las columnas un ajuste del presupuesto exige involucrar para la toma de decisiones tanto, para registrar la ejecución y observar las diferencias a las instancias de dirección pertinentes en la OB como a las fuentes entre presupuesto y ejecución. financiadoras. La consulta y acuerdo con estas últimas se da particularmente cuando los ajustes involucran los recursos que ellas aportan. Para facilitar dicho control se dispone de los formatos donde deben consignarse, Es importante recordar que las agencias de cooperación que deciden apo- tanto las cifras de egresos e in- yar el desarrollo de un proyecto, habitualmente transfieren sus recursos con gresos presupuestados como destinación específica, y éstos no pueden ser aplicados en forma diferente, las de su ejecución real para salvo que se obtenga el permiso previo correspondiente. el período que se reporta y para el período acumulado Al finalizar el proyecto, los informes de ejecución presupuestal permiten de ejecución presupuestal conocer si hubo déficit o superávit. Un control de presupuesto a tiempo y respectivamente. bien hecho debe arrojar en sus resultados que al finalizar la ejecución del proyecto no se presentó un déficit o superávit significativo y en el caso que 86
- 87. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Así como el presupuesto de egresos se puede organizar desde los costos por actividades o desde los costos, según cada uno de los rubros definidos en el plan de cuentas de egresos, el control de la ejecución de egresos se puede hacer desde esos mismos criterios. Planteado lo anterior y antes de seguir con el desarrollo de los temas de esta unidad y la presentación de los formatos de control de ejecución presupuestal, conviene abordar el tema del reporte de ingresos y egresos en moneda El problema también se presenta, aunque en menor medida, con la tasa extranjera. de cambio utilizada para el cálculo de los ingresos recibidos en moneda extranjera. 1.5 La conversión de los ingresos y egresos ejecutados de moneda nacional a moneda extranjera Recomendación especial Como se observó al final de la unidad 2 de este manual, la conversión de Para la conversión de moneda local a moneda extranjera, en el momento moneda nacional a dólares u otra moneda extranjera en el momento de de rendir informes sobre la ejecución de ingresos y egresos del proyecto, elaborar el presupuesto resulta una operación relativamente fácil y que no existen procedimientos diferentes. En este manual se recomienda tener un presenta mayores complicaciones porque se supone una misma tasa de criterio homogéneo para todos los proyectos financiados por RedEAmérica: cambio para todo el período de ejecución del proyecto. 1. Los ingresos en contabilidad se registran por el valor bruto que se recibe Las complicaciones surgen en el momento de convertir el valor de la ejecu- en moneda nacional sin descontar tasas, impuestos o comisiones de cam- ción registrada en moneda nacional a moneda extranjera, ya que durante el bio porque ellos constituyen gastos que a su vez deben registrarse como tiempo de dicha ejecución se han presentado variaciones en la tasa de cam- tales. Al momento de elaborar el formato de control presupuestal de bio frente a los cálculos hechos cuando se elaboró el presupuesto. ingresos, se registrará el valor enviado en dólares por parte de la entidad financiadora. Si los ingresos en efectivo y los aportes en especie se valori- Las confusiones se presentan fundamentalmente por la diferencia de crite- zaron y registraron en moneda nacional, en el informe de ejecución se rios que se utilizan en la aplicación de la tasa de cambio a los egresos en convertirán a dólares con base en la tasa de cambio vigente al período de moneda local que se van ejecutando a lo largo de la vigencia del proyecto. ejecución presupuestal reportado. Hay quienes utilizan como tasa de cambio la misma con la cual recibieron los recursos del exterior, otros utilizan la tasa promedio presentada entre la 2. Los gastos que se reportan en moneda nacional se convertirán a dólares fecha de inicio del proyecto y la fecha de corte del informe de cuentas. con la tasa de cambio vigente del período de ejecución reportado. 87
- 88. 2 CONTROL DE PRESUPUESTO PORACTIVIDADES El control presupuestal por actividades consiste en comparar los costos o En las columnas de presupuesto en moneda local (2) y en dólares egresos de las actividades efectivamente realizadas con los costos o egresos 1 (3), según la actividad o rubro de egreso indicado en cada fila, se de las actividades inicialmente previstas. registran los valores aprobados para toda la vigencia del proyecto. Para reportar la ejecución presupuestal por actividades se utilizan los formatos En caso de haberse presentado ajustes al presupuesto a lo largo de 11, 12 y 13. El diseño de éstos se hace a partir de los formatos presentados 2 la ejecución del mismo, se procede a registrar en la columna de para la elaboración del presupuesto por actividades (formatos 1 y 2). presupuesto los valores que se han ido modificando y aprobando. Tener en cuenta que cualquier modificación al presupuesto, parti- El control presupuestal por actividades puede comparar presupuesto y eje- cularmente el de egresos, debe ser previamente aprobada por las cución de períodos similares, o también comparar el presupuesto previsto para instancias pertinentes en la OB e incluso en los casos requeridos la vigencia total del proyecto (por ejemplo, 3 años) con lo que hasta el mo- por las mismas fuentes de financiación. mento se lleva en un período corto de ejecución (por ejemplo, un semestre). Para el registro de la ejecución se toman como fuente de informa- 2.1 Consideraciones e instrucciones básicas para diligenciar 3 ción los informes contables, teniendo en cuenta que el presupuesto los formatos de control presupuestal por actividades se maneja bajo el concepto de caja (los egresos por inversiones en activos se toman como si fueran gastos). Al diligenciar cualquiera de los formatos sugeridos para el control presu- Se realizan los ajustes necesarios a la información contable, para puestal por actividades se recomienda: 4 poder registrar, como parte del presupuesto ejecutado tanto los valores efectivamente pagados como aquellos que contablemente hayan sido causados y reservados o provisionados para pago, o también para descontar gastos causados, pero que no serán efecti- vos como es el caso de las depreciaciones. 88
- 89. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Se eliminan causaciones; los ingresos se consideran ejecutados cuan- do efectivamente se recibe el dinero. Se eliminan las amortizaciones llevadas a gastos diferidos. Los gastos que han sido activados para llevar al gasto dentro de un período determinado se llevan el 100% al valor ejecutado, por ejem- A partir de lo propuesto en los numerales 3, 4, 5 y 6 se procede plo: la prima anual de los seguros cuyo costo fue de $6.000.000 en 7 con el registro de egresos en las columnas de ejecución en moneda los registros contables aparecerán mes a mes $500.000.000 en el local (4) y en dólares (5). gasto. Para efectos presupuestales el mes en el cual se canceló se registra como ejecución por valor de $6.000.000. Se calculan las diferencias entre lo presupuestado y los valores ejecuta- 8 dos y se llevan a las columnas 6 y 7. En la primera se comparan las Tener en cuenta que los períodos contables y de reporte de ejecu- diferencias en moneda local y en la segunda en dólares. Estas diferen- ción del presupuesto pueden no coincidir (por ejemplo, estado de cias deben ser analizadas para determinar cuáles son sus causas. resultados enero - marzo, reporte de ejecución presupuestal del proyecto noviembre – marzo); el primer mes de reporte de ejecu- ción se toma el movimiento en el estado de resultados (no el acu- 2.2 Control de ejecución presupuestal de actividades mulado en el transcurso del período, posteriormente se continúa por período acumulando en los reportes subsiguientes a partir del movimiento mensual). El formato 11 permite comparar el presupuesto total de egresos del pro- yecto con la ejecución de un período parcial del mismo. La utilidad de esta Se agrupan los egresos dentro de la actividad que corresponda, comparación se basa en conocer el saldo que aún queda por ejecutar para 5 siguiendo las mismas pautas utilizadas para la elaboración del presu- toda la vigencia del proyecto o en cuánto se ha sobreejecutado. puesto. El mismo formato sirve también para registrar el presupuesto de períodos Los egresos del período por reportar que no han quedado inclui- parciales con la ejecución presupuestal del mismo lapso de tiempo. La dife- 6 dos dentro de las actividades específicas se registran en las filas co- rencia sería la base temporal de comparación. Para comparar los mismos rrespondientes a otros egresos (gastos generales, administrativos, períodos entre presupuesto y ejecución es necesario disponer de los presu- indirectos, compra de activos, etc.). puestos por período parcial y no sólo por períodos totales. 89
- 90. Formato Once Control de ejecución presupuestal consolidado de egresos del proyecto por actividad NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE EJECUCIÓN: ACTIVIDAD/ RUBRO PRESUPUESTO EJECUCIÓN DIFERENCIA $ US$ $ US$ $ US$ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Subtotal egresos por actividades Otros egresos del proyecto Salarios director Arrendamiento Servicios públicos Útiles y papelería Correo Compra maquinaria y equipo Etc. Subtotal otros egresos Total ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 90
- 91. • Nombre dela organización: nombre de la organización responsable de la ejecución del programa o proyecto y del presupuesto que es parte integral del mismo. Ejemplo: Asociación de Pequeños Productores de Jalapa. • Período de vigencia del proyecto: período de tiempo sobre el cual está prevista la ejecución del proyecto. Ejemplo: 1 de enero de 2005 – 31 de diciembre de 2005. • Período de ejecución presupuestal: período sobre el cual se está repor- tando la ejecución de egresos y comparándolos con los presupuestados para el mismo período. Ejemplo: 1 de enero de 2005 – 30 de junio de 2005 . • Fecha de elaboración: fecha en que se elabora el informe de ejecución. Ejemplo: 15 de julio de 2005. • Actividad/rubro: actividades identificadas y previstas en desarrollo de los objetivos del proyecto. Procedimiento sugerido para el diligenciamiento del formato 11 Control de ejecución presupuestal consolidado de egresos • Presupuesto: se registra el valor presupuestado por actividad o también del proyecto por actividad por rubros de egreso que no forman parte de los costos directos de cada actividad. Esta columna se subdivide para registrar valores en moneda Para diligenciar este formato debe tenerse en cuenta lo indicado en el recua- local y en dólares. dro de recomendaciones e instrucciones básicas para diligenciar formatos de ejecución presupuestal por actividades, que aparece en páginas anteriores. • Ejecución: valor ejecutado durante el período reportado por actividad o también por rubros de egreso que no forman parte de los costos directos Para efectos del análisis comparativo, se debe tener en cuenta que los valo- de cada actividad. Esta columna se subdivide para registrar valores en res por registrar en las columnas de ejecución del formato 11 son los co- moneda local y en dólares. rrespondientes al período de ejecución presupuestal que se está reportan- do. Los valores de las columnas del presupuesto habitualmente son los que • Diferencia: diferencia en valores absolutos entre el presupuesto y la eje- corresponden a toda la vigencia del proyecto, pero también se podrían cución. Esta columna se subdivide para registrar valores en moneda local registrar los valores presupuestados para un período parcial igual al que se y en dólares. está ejecutando. 91
- 92. Formato Doce Control de ejecución del proyecto por actividades NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO DE COMPARACIÓN PRESUPUESTAL: ACTIVIDADES ACTIVIDADES PRESUPUESTO EJECUCIÓN DIFERENCIA CAUSAS MEDIDAS Y ACCIONES PLANEADAS REALIZADAS $ $ $ DE DESVIACIÓN PARA PRÓXIMOS PERÍODOS (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) TOTALES ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 92
- 93. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 2.3 Control de ejecución de actividades del proyecto 6. Explicación de las causas de las desviaciones, en caso de existir. 7. Acciones que se tomarán. Esta actividad implica realizar un análisis sobre lo sucedido con las actividades previstas, el presupuesto con la ejecución real de tales actividades y el mon- A continuación se ilustra con un ejemplo el control de presupuesto por to finalmente invertido en las mismas. actividades a través del diligenciamiento del formato 12. En el formato 12 se discriminan las actividades planeadas y las realizadas, la ejecución presupuestal, la justificación de las causas de desviaciones, si las 2.4 Control de ejecución presupuestal de egresos hubiere, y las acciones que se tomarán para corregir estas desviaciones. acumulados del proyecto por actividad El diligenciamiento del formato 12 se desarrolla a partir de la comparación del En los casos en los que se elaboran más de dos informes de ejecución pre- presupuesto y la ejecución en un mismo período. En este formato se compa- supuestal durante la vigencia de un mismo proyecto, conviene disponer de ran recursos y actividades previstos con su ejecución real. Es importante tener un formato donde se visualice la información de la ejecución presupuestal presente que la comparación en el formato 12 es sólo de actividades y sus costos del período que se está reportando y el saldo de la ejecución que ya se trae directos, mientras que en el formato 11 se incluye la comparación de otros de un informe anterior. Con este propósito se presenta el formato 13. costos que no forman parte de actividades específicas. El procedimiento y recomendaciones ya sugeridas para diligenciar los formatos Procedimiento sugerido para el diligenciamiento del formato 12 11 y 12 aplican en lo fundamental para el 13. Los pasos que se sugieren para Control de ejecución del proyecto por actividad diligenciar este último formato son los siguientes: • 2 y 3 Presupuesto en moneda local y dólares. 1. Actividades previstas para realizar conforme al presupuesto aprobado por período. • 4 y 5 Saldos de ejecución de egresos que provienen del informe acumu- lado del período anterior. 2. Actividades realizadas para el período de ejecución presupuestal. • 6 y 7 Ejecución presupuestal del período nuevo que se está reportando. 3. Valor presupuestado por actividad. • 8 y 9 Acumula los nuevos saldos de ejecución a la fecha de corte del 4. Valor ejecutado por actividad que se puede tomar de los reportes de informe. contabilidad clasificados por actividad. • 10 y 11 Diferencias en moneda local y US$ entre el valor del presupues- 5. Diferencias entre la columna 3 y la 4. to y la ejecución acumulada de egresos. 93
- 94. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Formato Doce diligenciado Ejemplo control de presupuesto por actividad NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO DE COMPARACIÓN PRESUPUESTAL: ACTIVIDADES ACTIVIDADES PRESUPUESTO EJECUCIÓN DIFERENCIA CAUSAS MEDIDAS Y ACCIONES PARA PLANEADAS REALIZADAS $ $ $ DE DESVIACIÓN PRÓXIMOS PERÍODOS (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hacer el préstamo de De julio a 31 de octu- 5.000.000 3.000.000 2.000.000 En nuestra comunidad desafortuna- Se están realizando campañas de libros a 200 niños; a bre, 292 niños han damente aún no se tiene una cul- protección del libro. Además se rea- un promedio de 15 prestado 680 libros, tura del cuidado y conservación de lizará un inventario para determinar usuarios diarios se para un promedio de los libros. Sumado a esto, que si la cantidad de libros dañados y les prestarán dos li- 2 libros por niño. no los dañan, los prestan y no los perdidos, por lo tanto, el préstamo bros. Se anexa informe devuelven. de libros se verá afectado en el mes mensual estadístico. de diciembre. Selección y renova- Se compraron 200 li- 6.000.000 9.000.000 (3.000.000) Se tomó esta decisión porque los Se está realizando una campaña para ción semestral de bros nuevos del pri- niños están dañando muchos libros. el cuidado de los libros. material bibliográfico mer y segundo se- Los libros de los 2 primeros semes- y compra de libros y mestres. tres se compraron en el segundo por proceso técnico. razones de salud de la bibliotecóloga encargada de seleccionar y comprar los libros. ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 94
- 95. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Formato Trece Ejecución presupuestal de egresos acumulados del proyecto por actividad NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE EJECUCIÓN: ACTIVIDAD/ RUBRO PRESUPUESTO EJECUCIÓN SALDO EJECUCIÓN EJECUCIÓN DIFERENCIA (1) INFORME ANTERIOR PERÍODO ACUMULADA $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Subtotal egresos por actividades Otros egresos del proyecto Salarios director Arrendamiento Servicios públicos Útiles y papelería Correo Compra maquinaria y equipo Subtotal otros egresos Total ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 95
- 96. 3 CONTROL DE EJECUCIÓNPRESUPUESTAL POR RUBROS DE EGRESOS E INGRESOS Otra forma de controlar la ejecución presupuestal es a través de los rubros 3.1 Consideraciones e instrucciones básicas para diligenciar de egresos e ingresos que aparecen en las respectivas planillas del plan de los formatos de control presupuestal por rubros cuentas de egresos (formato 3) y el plan de cuentas de ingresos (formato 4). de ingreso y egresos Al igual que en el caso del control por actividades, en el control de la ejecu- ción presupuestal por rubros se trata de comparar el presupuesto de cada Al diligenciar cualquiera de los formatos sugeridos para el control presu- rubro con su ejecución real. Esta comparación, por lo general, se realiza puestal por actividades se recomienda: tomando como base el presupuesto para toda la vigencia del proyecto y En las columnas de presupuesto, en moneda local (2) y en dólares contrastándolo con la ejecución de un período determinado. 1 (3), según la actividad o rubro de egreso indicado en cada fila, se También se puede hacer contrastando la ejecución de un período determi- registran los valores aprobados para toda la vigencia del proyecto. nado con el presupuesto que se tenía establecido para ese mismo período, Registrar las sumas presupuestadas en la columna correspondiente en cuyo caso se requiere disponer de presupuestos por períodos parciales y 2 y en las filas de cada rubro bien sea para los ingresos o para los no solamente del presupuesto de la vigencia total del proyecto. egresos. El control de la ejecución presupuestal se recomienda hacerlo, tanto en En caso de haberse presentado ajustes al presupuesto a lo largo de función del monto total invertido en cada rubro como en consideración a la fuente de recursos utilizada. También se podría hacer control discriminando 3 la ejecución del mismo se procede a registrar en la columna de por la modalidad del egreso y el ingreso (en efectivo o en especie). presupuesto los valores que se han ido modificando y aprobando. Tener en cuenta que cualquier modificación al presupuesto, parti- cularmente el de egresos, debe ser previamente aprobada por las instancias pertinentes en la OB e incluso en los casos requeridos por las mismas fuentes de financiación. 96
- 97. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Para el registro de la ejecución se toman como fuente de informa- 3.2 Control de ejecución de egresos 4 ción los informes contables, teniendo en cuenta que el presupuesto se maneja bajo el concepto de caja (los egresos por inversiones en El control de ejecución presupuestal por egresos se puede visualizar, tanto activos se toman como si fueran gastos). en función de las fuentes de financiación como según la modalidad del pago o registro del egreso (efectivo o especie). Para efectos de este manual se Se realizan los ajustes necesarios a la información contable para poder considera suficiente el formato que presenta la comparación de egresos pre- 5 registrar como parte del presupuesto ejecutado, tanto los valores supuestados y ejecutados por fuente de financiación. efectivamente pagados como aquellos que contablemente hayan sido causados y reservados o provisionados para pago, o también Se sugiere la elaboración de los siguientes formatos, para comparar egresos para descontar gastos causados, pero que no serán efectivos, como presupuestados con egresos efectivamente realizados: es el caso de las depreciaciones. Se eliminan causaciones; los ingresos se consideran ejecutados cuan- • Control de ejecución presupuestal de egresos del período (formato 14) do efectivamente se recibe el dinero. • Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados (formato 15) Se eliminan las amortizaciones llevadas a gastos diferidos. • Resumen del control presupuestal de egresos acumulados (formato 16) Se consideran sólo los ingresos efectivamente recibidos y no los simplemente causados. Control de ejecución presupuestal de egresos por período Al igual que en las recomendaciones para diligenciar los formatos de control de presupuesto por actividades, en el caso de control Para el efecto se sugiere el formato 14 que presenta en forma ordenada, de por rubros, los períodos contables y de reporte de ejecución del acuerdo con el rubro de egreso, la ejecución presupuestal por fuente de presupuesto pueden no coincidir. financiación, en el equivalente en dólares, para lo cual se elabora primero con los valores en moneda local y luego se convierten a la fecha de elabora- Teniendo en cuenta los numerales 4 y 5, se procede con el registro 6 de egresos e ingresos en las columnas de ejecución en moneda ción del presupuesto. No se elabora el formato simultáneamente en mone- da local y dólares, por cuanto resultaría demasiado extenso. Sin embargo, y local y en dólares. con los criterios que aquí se presentan, el mismo tipo de formato se puede hacer en moneda local. 97
- 98. Formato Catorce Control de ejecución presupuestal de egresos del período por fuente de financiación NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO DEL REPORTE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBROS PRESUPUESTALES FUENTE DE FINANCIACIÓN APORTE SOLICITADO US$ RECURSOS APORTE DE LA OTRAS FUENTES TOTAL V ALOR PROPIOS US$ COMUNIDAD US$ DE APORTES US$ US$ DONACIÓN CRÉDITO Pres (2) Ejec (3) Pres (4) Ejec (5) Pres (6) Ejec (7) Pres (8) Ejec (9) Pres (10) Ejec (11) Pres (12) Ejec (13) 1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viáticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página 98
- 99. Formato Catorce Control de ejecución presupuestal de egresos del período por fuente de financiación RUBROS PRESUPUESTALES FUENTE DE FINANCIACIÓN APORTE SOLICITADO US$ RECURSOS APORTE DE LA OTRAS FUENTES TOTAL VALOR PROPIOS US$ COMUNIDAD US$ DE APORTES US$ US$ DONACIÓN CRÉDITO Pres (2) Ejec (3) Pres (4) Ejec (5) Pres (6) Ejec (7) Pres (8) Ejec (9) Pres (10) Ejec (11) Pres (12) Ejec (13) 3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehículos 3.5 Biblioteca, libros 3.6 Otros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fondos de crédito 5.5 Capital semilla 5.6 Semovientes 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 5.8 Maquinaria y equipos 5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversión en tecnología 5.11 Investigación en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página 99
- 100. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Formato Catorce Control de ejecución presupuestal de egresos del período por fuente de financiación RUBROS PRESUPUESTALES FUENTE DE FINANCIACIÓN APORTE SOLICITADO US$ RECURSOS APORTE DE LA OTRAS FUENTES TOTAL VALOR PROPIOS US$ COMUNIDAD US$ DE APORTES US$ US$ DONACIÓN CRÉDITO Pres (2) Ejec (3) Pres (4) Ejec (5) P res (6) Ejec (7) Pres (8) Ejec (9) Pres (10) Ejec (11) Pres (12) Ejec (13) 6. Otros 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7 Fondos 7.1 Fondo para educación 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreación 7.4 Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 100
- 101. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Procedimiento sugerido para diligenciar el formato 14 Procedimiento sugerido para diligenciar el formato 15 1. En la columna 1 se incluyen los rubros de egresos predefinidos. Se El procedimiento es muy similar al sugerido para el formato 14, sólo cambia en diligencian con sus respectivos valores en las columnas siguientes los la referencia del período que se está reportando como ejecución presupuestal. rubros que se esperan ejecutar y los que se han ejecutado. 1. En la columna 1 se incluyen los rubros de egresos incluidos en el presu- 2. Del formato 8 se toman los valores presupuestados en dólares por cada puesto del proyecto. rubro y fuente y en las columnas similares de presupuesto del formato 14 se registran esos mismos valores (columnas 2, 4, 6, 8, 10 y 12). 2. Se parte de la información reportada en los informes anteriores y sus ajustes, en caso de que haya existido razón de hacer alguno. 3. De la contabilidad y en moneda local se extrae la información pertinen- 3. En las columnas 2 y 3 se registran los valores presupuestados en dóla- te y se efectúan los ajustes sugeridos y necesarios en cuanto corres- res y moneda local que ya han sido estimados para elaborar los formatos ponde a la ejecución de egresos por cada rubro y según la fuente de 8 y 13. financiación que se haya empleado. 4. En las columnas 4 y 5 se registran los saldos de ejecución de egresos 4. El valor de los egresos presentados por rubro y fuente se convierte a que provienen del informe acumulado del período anterior. En el caso dólares al tipo de cambio de la fecha del presupuesto reportado y se de que el informe anterior corresponda al informe para el primer pe- registran en cada columna según corresponda (3, 5, 7, 9 y 11). ríodo de ejecución presupuestal, los valores totales que se registran en dólares y moneda local son los mismos que deben registrarse en las 5. En la columna 13 se totaliza el valor de la ejecución de egresos en el columnas 4 y 5 del formato 15. Si lo que se está elaborando es el período reportado. primer informe y se utiliza para ello el formato 15, entonces las colum- nas "ejecución saldo anterior" tendrían un valor igual a cero. Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados 5. En las columnas 6 y 7 se registra la ejecución presupuestal del período que se está reportando. El punto de partida para la elaboración de este informe equivale a los infor- mes parciales de ejecución presupuestal reportados con anterioridad. Para 6. En las columnas 8 y 9 se acumulan los nuevos saldos de ejecución a la este reporte se sugiere el formato 15 presentado a continuación. fecha de corte del informe, sumando los saldos de la ejecución acumu- lada del informe anterior con los valores registrados para el período que se está reportando. 7. En las columnas 10 y 11 se registran las diferencias en moneda local y US$ entre el valor del presupuesto y la ejecución acumulada de egresos. 101
- 102. Formato Quince Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: FECHA DE CORTE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN DEL INFORME: RUBROS / RUBROS PRESUPUESTO EJECUCIÓN EJECUCIÓN EJECUCIÓN DIFERENCIAS SALDO INFORME INFORME DEL ACUMULADA ANTERIOR PERÍODO $ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7) $ (8) US$ (9) $ (10) US$ (11) 1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viáticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página 102
- 103. Formato Quince Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados RUBROS / RUBROS PRESUPUESTO EJECUCIÓN EJECUCIÓN EJECUCIÓN DIFERENCIAS SALDO INFORME INFORME DEL ACUMULADA ANTERIOR PERÍODO $ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7) $ (8) US$ (9) $ (10) US$ (11) 3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehículos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta. 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fondos de crédito 5.5 Capital semilla 5.6 Semovientes 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 5.8 Maquinaria y equipos 5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversión en tecnología 5.11 Investigación en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página 103
- 104. Formato Quince Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados RUBROS / RUBROS PRESUPUESTO EJECUCIÓN EJECUCIÓN EJECUCIÓN DIFERENCIAS SALDO INFORME INFORME DEL ACUMULADA ANTERIOR PERÍODO $ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7) $ (8) US$ (9) $ (10) US$ (11) 6. Otros 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educación 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreación 7.4 Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: Resumen control presupuestal de egresos acumulados Se presenta a continuación el formato 16, que equivale a un resumen del formato anterior, incluyendo solamente las columnas de presupuesto, eje- cución acumulada y diferencia entre presupuesto y ejecución. El diligenciamiento de este formato no requiere ningún procedimiento adicio- nal, sino simplemente tomar los datos respectivos del formato 15. 104
- 105. Formato Dieciseis Consolidado de control de ejecución presupuestal de egresos acumulados NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: FECHA DE CORTE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: RUBROS PRESUPUESTALES PRESUPUESTO EJECUCIÓN DIFERENCIA (1) $ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7) 1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viáticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página 105
- 106. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Formato Dieciseis Consolidado de control de ejecución presupuestal de egresos acumulados RUBROS PRESUPUESTALES PRESUPUESTO EJECUCIÓN DIFERENCIA (1) $ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7) 3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehículos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fondos de crédito 5.5 Capital semilla 5.6 Semovientes 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 5.8 Maquinaria y equipos 5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversión en tecnología 5.11 Investigación en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página 106
- 107. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Formato Dieciseis Consolidado de control de ejecución presupuestal de egresos acumulados RUBROS PRESUPUESTALES PRESUPUESTO EJECUCIÓN DIFERENCIA (1) $ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7) 6. Otros 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educación 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreación 7.4 Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 3.3 Ejecución presupuestal de ingresos La información para elaborar los informes presupuestales se obtiene de la contabilidad con los ajustes necesarios, principalmente en cuanto hace rela- De la misma manera como se debe evaluar la ejecución de los egresos ción con la causación: los ingresos sólo se consideran ejecutados cuando debe hacerse con los ingresos, ya que cualquier desfase en la ejecución del efectivamente se ha recibido el dinero o el aporte en especie (no opera el presupuesto señalaría una alerta, con el fin de no causar descompensaciones concepto de causación). en el presupuesto. El formato 17, ejecución presupuestal de ingresos, que se presenta a conti- nuación, permite verificar el comportamiento de los mismos, identificando el rubro al cual pertenecen, 107
- 108. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Formato Diecisiete Consolidado de control de ejecución presupuestal de egresos acumulados NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBRO PRESUPUESTO EJECUCIÓN DIFERENCIA (1) $ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7) 1. Aporte solicitado (RedEAmérica) 2. Aportes propios 2.1 Ventas 2.2 Rentas de capital (intereses, dividendos, etc.) 2.3 Aportes socios, afiliados 3. Aporte comunidad 4. Crédito 5. Otros Totales ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA: 108
- 109. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Procedimiento sugerido para diligenciar el formato 17 1. Una vez realizado el cierre contable del período que se quiere revisar En la columna 5 se registran los ingresos recibidos expresados en dóla- y elaborados los respectivos informes, se toma de la información con- res: los provenientes de moneda local se convierten a dólares con la table lo pertinente al proyecto. tasa del momento del período presupuestal reportado en el primer informe. Para los informes posteriores se toma lo ejecutado en el pe- 2. Antes de registrar los valores de los diferentes rubros de ingresos eje- ríodo, se convierte a dólares a la tasa de cambio de ese momento y se cutados se deben efectuar los ajustes a la información contable, dentro suma al valor reportado en los informes anteriores. Los valores recibi- de los criterios sugeridos a lo largo de este manual. Los ingresos, para dos en dólares se reportan, dentro de esta columna, por el valor bruto efectos presupuestales, se registran como ejecutados en la medida que de los mismos. vaya ingresando efectivamente. 6. En la columna 6 se registran las desviaciones o variaciones entre el valor 3. En la columna 1 se registran todos los rubros de ingreso considerados . presupuestado y el ejecutado, en moneda local: columnas (2) – (4). en la formulación del presupuesto. 7. En la columna 7 se registran las desviaciones o variaciones entre el 4. En las columnas 2 y 3 se registran los valores presupuestados de ingre- . valor presupuestado y el ejecutado, expresado en dólares americanos sos por rubros en moneda local y dólares. Éstos se pueden tomar del (US$): columnas (3) – (5). formato 4 en las columnas que totalizan los ingresos. 5. En las columnas 4 y 5 se registran los valores efectivamente recibidos por cada rubro: para aportes propios, en el caso de las ventas, aquellas cuyo pago ha sido recaudado. Para las rentas de capital: los intereses, dividendos que hayan ingresado, los aportes de socios, afiliados y de la comunidad, de igual manera, los recursos recibidos de parte de entida- des de apoyo bien sea de RedEAmérica o de otras entidades o de recursos del crédito. En el caso de los recursos provenientes del exte- rior, se registran de acuerdo con el valor bruto recibido (acorde con la tasa de cambio vigente en ese momento). 109
- 110. 4 AUDITORÍAS 4.1 Propósito La auditoría a un proyecto tiene como propósito verificar el cumplimiento de: • Las normas y procedimientos establecidos para la administración y ejecu- La auditoría es un mecanismo de seguimiento sobre la administración y uso ción del proyecto. de los recursos presupuestales de un proyecto y se hace a partir del marco • Las normas y procedimientos fijados para la administración de la organi- general de la misión, objetivos, organización y administración de la OB. zación responsable de la ejecución del proyecto. • Las leyes y normas del país sede de la entidad responsable del proyecto, Las auditorías de proyectos deben orientarse y ejecutarse de tal manera que incluidos particularmente los aspectos contables, tributarios, laborales y favorezcan el fortalecimiento organizacional de las instituciones y OB de registro e información ante las entidades oficiales del país. auditadas. Una auditoría, además de detectar y prevenir posibles fallas y • Los convenios y acuerdos entre la organización responsable del proyec- limitaciones en el desarrollo administrativo del proyecto, debe presentar to, en particular aquellos relacionados con la administración y registro de recomendaciones que faciliten la prevención de problemas futuros y pro- los recursos financieros y con el cumplimiento del objeto para el cual muevan el mejoramiento en los procedimientos y eficiencia de las operacio- fueron aprobados tales recursos. nes institucionales. 4.2 Carácter y exigibilidad de la auditoría La auditoría o revisoría debe emitir una opinión sobre si los informes finan- cieros presentan razonablemente la situación financiera del proyecto y de la Las auditorías podrán ser de carácter externo o interno. Las primeras son OB y sobre su sistema de control interno. Esta opinión se fundamenta en la realizadas por personas naturales o jurídicas independientes de la organiza- evidencia obtenida a través de procedimientos de auditoría como la evalua- ción responsable de la administración y ejecución del proyecto. ción de riesgos, las pruebas de controles y las pruebas sustantivas. Las entidades integrantes de RedEAmérica podrán exigir auditoría para los proyectos que apoyan. En este caso se trataría de una auditoría externa. 110
- 111. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 4.3 Fases o etapas de un proceso de auditoría En esta etapa se lleva a cabo la siguiente metodología: • Hacer entrevistas, tanto con los directivos como con los demás miem- RedEAmérica aspira a que las labores de auditoría incluyan básicamente las bros de la entidad o los encargados del proyecto específico. siguientes etapas de trabajo con los resultados y productos inherentes a las • Solicitar la información pertinente sobre la cual se va a realizar la revisoría mismas. o auditoría. • Estudiar la documentación requerida, contable, tributaria, financiera, la- boral, legal, etc. 4.4 Planeación • Estudiar y analizar el sistema de control interno, lo que permite determinar su confiabilidad y, por tanto, la naturaleza y alcance de las pruebas por realizar. En esta etapa se establece el plan de trabajo y la metodología a seguir, con • Realizar las pruebas de cumplimiento y sustantivas. base en los objetivos y alcance de la auditoría. Para ello, es necesario obte- ner un adecuado conocimiento de la OB, su actividad, su proceso contable, El resultado de la aplicación de las pruebas y procedimientos determinados lo confiable de su control interno, entre otros. Estos conocimientos se ad- en la etapa de planeación será la obtención de evidencia válida y suficiente quieren a través de: mediante el análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y • Estudio de los informes anteriores de revisoría y auditoría (en caso que otros procedimientos de auditoría que permitan allegar bases razonables existan). para producir un dictamen sobre los informes financieros sujetos a revisión. • Estudio de la documentación legal de la OB (actas, certificados, entre otros) y del proyecto (convenio y correspondencia establecida entre la entidad y la agencia financiadora). 4.6 Preparación y presentación del informe • Estudio de estados financieros, documentación tributaria, etc. Con base en la evidencia allegada se genera el informe de revisoría o auditoría, Estos factores, en conjunto, permiten determinar el tipo y niveles de riesgo, el cual incluye: la presencia de áreas críticas, los procedimientos por seguir y las pruebas • Opinión sobre la racionalidad de los informes financieros y lo adecuado y por realizar para obtener un adecuado plan de trabajo. confiable del sistema de control interno. • Opinión y recomendaciones sobre cumplimiento de normas estatutarias 4.5 Ejecución del plan de auditoría o revisoría y reglamentarias de la entidad, así como de las funciones y procedimien- tos institucionales requeridos. • Opinión y recomendaciones sobre cumplimiento de normas legales (con- El desarrollo de esta etapa se basa en la información reunida en las activida- tables, tributarias, laborales). des que la preceden. Al desarrollar el plan, se tienen en cuenta primero las • Cumplimiento de las condiciones pactadas en posibles convenios firma- denominadas áreas críticas, para las cuales se han identificado riesgos espe- dos entre la entidad y la agencia o fuentes financiadoras. cíficos y se han determinado pruebas por realizar. • Observaciones y recomendaciones generales a que haya lugar. 111
- 112. 5 Cuadro síntésis ALERTAS UNIDAD 3 SENTIDO Y ENFOQUE DEL Este control compara las acti- CONTROL DE PRESUPUESTO Tener en cuenta que en algunas AUDITORÍA 1 ocasiones la aprobación formal de CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL vidades presupuestadas y su costo con la ejecución de pe- POR RUBROS DE INGRESOS Y EGRESOS un ajuste del presupuesto exige ríodos similares o el previsto El control presupuestal es la para la vigencia total del pro- Este control compara el pre- involucrar en la toma de decisio- comparación entre lo presu- yecto con lo que se lleva en supuesto de cada rubro con su nes, tanto a las instancias de di- puestado y lo ejecutado y el un período corto de ejecución. ejecución real, se realiza con rección pertinentes en la OB conjunto de acciones y medi- el presupuesto para toda la vi- das que se deriven de tal com- CONTROL DE PRESUPUESTO gencia del proyecto contras- como a las fuentes financiadoras. paración. POR ACTIVIDAD tándolo con la ejecución de un período determinado. •Se hace a través de revisio - Tener cuidado de disponer de un 2 • Al comparar el presupuesto nes periódicas. criterio unificado y constante, tan- total del proyecto con la eje- •Se recomienda hacerlo tan- •La decisión sobre el ajuste cución de un período parcial to en función del monto to- to en el momento de elaborar el del presupuesto depende del mismo, se conoce el sal- tal invertido en cada rubro del análisis sobre la ejecu- presupuesto en dólares como en ción de los recursos finan- do que aún queda por eje- como en consideración a la cutar para toda la vigencia el de reportar en esta misma cieros y de la verificación del fuente de recursos. del proyecto o en cuánto se •Se puede realizar control de moneda la ejecución efectiva de cumplimiento de las activi- ha sobreejecutado. ejecución presupuestal de dades, metas y objetivos del ingresos y egresos. proyecto. • Permite hacer un análisis si- egresos e ingresos. multáneo de actividades •El control de egresos se vi- •Un control de presupuesto a previstas con la ejecución sualiza en función de las Recordar que las agencias de tiempo y bien hecho no da 3 cooperación que deciden apoyar como resultado un déficit o superávit significativo. real de las mismas y el mon- to real finalmente invertido. fuentes de financiación o se- gún la modalidad del pago • Se puede visualizar la infor- (efectivo o especie). Puede el desarrollo de un proyecto, ha- •Los formatos de control de mación de ejecución presu- ser egresos por período o bitualmente transfieren sus recur- ejecución presupuestal son puestal del período que se acumulados. iguales a los de elaboración sos con destinación específica y de presupuesto pero inclu- está reportando y el saldo de •La información para elabo- la ejecución que ya se trae rar los informes de ingresos éstos no pueden ser aplicados en yendo dicha comparación. de un informe anterior se obtiene de la contabilidad forma diferente, salvo que se ob- principalmente en lo relacio- tenga el permiso previo corres- nado con la causación. pondiente. 112
- 113. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE BIBLIOGRAFÍA Asociación de Fundaciones Petroleras. Bosquejo del Corporación Andina de Fomento, Agencia Colombia- Fundación Corona términos de referencia para consul- reglamento de crédito. na de Cooperación Internacional. Guía para pre- toría para la elaboración de un modelo de presu- sentación de solicitudes de cooperación técnica. puesto para proyectos de desarrollo de base y un Asociación Fundaciones Petroleras. Fondo – programa manual de instrucciones para la aplicación del para apoyo al fortalecimiento de organizaciones Evaluar. Aproximación al desarrollo de base en Colom- modelo”. Versión de febrero de 2004. comunitarias en los departamentos del Cauca y bia. Unión Gráfica Ltda. Abril de 1997. Valle del Cauca, Colombia (vinculado a la red Fundación Interamericana / Corporación Consorcio. Fondo Focus. Estrategia de seguimiento y evaluación. Amigo), reglamento operativo. Abril 2003. Fondo programa para apoyo al fortalecimiento de 2003. organizaciones comunitarias en los departamen- ————. Reglamento de cofinanciación. Colombia, ————. Informe cualitativo - cuantitativo para el ni- tos de Cauca y Valle del Cauca, Colombia. Ins- 1998. vel de actividades. 2003. tructivo para la elaboración y presentación de pro - Banco Mundial, Fundación Corona y otros. “ Alianzas yectos. Marzo de 2004. Fundación Alcor, Fundación Interamericana, Fundación entre sector privado, gobierno y organizaciones Antorchas. Formulario de presentación de pro - Fundación Interamericana. W. Price y equipo técnico, ciudadanas para la superación de la pobreza yectos. Región Andina. Documento de trabajo: Linea- 1998”. Bogotá, marzo 2000. mientos para la identificación de los componen- ————. Informe programa oportunidades educati- ————. Creación y consolidación de alianzas – ele- tes del proyecto, valorización de estos compo - vas comunitarias. Fondo para financiamiento de mentos metodológicos. Octubre 2002. nentes y cálculo de los aportes de contraparte a proyectos. los proyectos de desarrollo de base. Burbano Ruiz Jorge E. Presupuestos, enfoque moder- ————. Informe programa oportunidades educati- no de plantación de control y recursos. Editorial Fundación Mineti. Condiciones generales de los apo - vas comunitarias. Convenio de otorgamiento de MacGraw Hill. yos y contribuciones. subsidio. Proyecto oec. 2003. Chaparro Jairo. “Manual de acompañamiento y cofi- Fundación Mineti. Pautas para informar avances y re- Fundación Arcor. Informe de rendición de cuentas. nanciación a proyectos comunitarios para el de- sultados del pdc a la fundación. sarrollo de base”. RedEAmérica, julio 2004. Fundación Arcor - Fundación Antorchas. Programa in- ————. Programa de desarrollo comunitario. Línea fancia y desarrollo. Convenio de otorgamiento de de apoyo a la calidad educativa. 2002. subsidio. Córdoba, 2003. 113
- 114. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO ————. Programa de desarrollo comunitario. Línea ————. Redacción de una propuesta financiera. Fuentes electrónicas calidad educativa y fortalecimiento de la sociedad Civicus. civil local. 2003. Villar Rodrigo. Cartillas en elaboración solicitadas por www.socialia.org ————. Programa de desarrollo comunitario. For- RedEAmérica y conceptualizando el desarrollo de www.eurosur.org mulario base para presentación de proyectos. base. 2004. www.eurosur.org ————. El capital social y los niveles de intervención Fundación Ratón de Biblioteca. Sistema de seguimien- en el desarrollo desde las bases. Documento en Www.thebeehive.org to y evaluación del proyecto lecturarte. 2003. elaboración para RedEAmérica. www.t1msn.com.mx www.comminit.com Jaramillo Juan Carlos. Entidades sin ánimo de lucro. W. Prince y equipo técnico. Red empresarial de las Régimen tributario especial. Editorial Legis. Américas para el desarrollo de base. Lineamien- www.transforma.org tos para identificación de los componentes del Misereor. Guía para la elaboración de un presupuesto. proyecto, valorización de estos componentes y 1999. cálculos de los aportes de contraparte a los pro - Paisa Joven y otros. Juntos es mejor – módulos de yectos de desarrollo base. Fundación Interameri- metodologías participativas para la gestión de las cana. 1993. organizaciones sociales. Medellín. 1999. ————. Juntos es mejor. Modulo 6 ¿Cuánto vale lo que hacemos? Medellín 1999. Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo. Presupuesto de insumo – producto. Saphiro Janet. Desarrollo de una propuesta financiera. Civicus. 114
- 115. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE GLOSARIO • Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o • Fuentes: Origen de algo, causa, principio, documento, obra o materia- entidad. les que sirven de información o de inspiración a un autor. • Auditoría: Revisión e inspección de la contabilidad de una empresa, • Financiación: Es el resultado de aplicar la estrategia de consecución de entidad o institución, realizada por un auditor. los recursos presupuestados desde las diferentes fuentes posibles. • Asociación: Unión de varias personas para el logro de un fin. • Gasto: Pagos por bienes o servicios que se consumen en el desarrollo del proyecto y que no pasan a formar parte de los activos de la OB, tales • Control: Limitación o verificación de una cosa. como pagos por salarios, honorarios, papelería y útiles de escritorio, ser- vicios públicos, cafetería, publicidad, etc. • Devaluación/Revaluación: Así como las cosas tienen un valor, la mo- neda de los países (peso, dólar, real, libra esterlina, etc.) también tienen • Honorarios: Remuneraciones al trabajo prestado por una persona na- un valor determinado. El cambio de valor de una moneda, dependiendo tural o jurídica sin que exista contrato laboral, donde predomina el factor de si aumenta o disminuye en comparación con otras monedas extranje- intelectual sobre el puramente material o mecánico. ras, se denomina revaluación o devaluación. • Ingreso: Recurso obtenido por la OB para cubrir los diferentes pagos • DB: que exige la ejecución y administración de actividades del proyecto. • Egreso: Pagos que se realicen por bienes o servicios adquiridos, así como el • Inflación: la inflación se define como el incremento porcentual de los valor de los aportes en especie que sean aplicados en favor del proyecto. precios al consumidor final de un período a otro. • Especie: Son bienes materiales o servicios puestos a disposición del pro- • Inversión: Recursos destinados a la adquisición de activos de la OB para : yecto. el desarrollo del proyecto, tales como inversiones, muebles y equipos de 115
- 116. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO oficina, maquinaria para la producción, terrenos, edificaciones. También • Presupuesto: El presupuesto es ante todo una herramienta que permi- la constitución de un fondo para créditos a pequeños productores, o un te saber con qué recursos económicos se cuenta, para luego mirar el fondo de crédito para vivienda, etc. funcionamiento real del proyecto y saber si se ha cumplido con las metas y objetivos propuestos en el mismo. • Manual: Documento o libro que recoge lo esencial o básico de una materia. • Recurso: Procedimiento o medio del que se dispone para satisfacer una necesidad, llevar a cabo una tarea o conseguir algo. • OB: Organizaciones de base. • Rubros: Son los conceptos o cuentas donde se describen los gastos e • Período: Espacio de tiempo que incluye la duración o el proceso de una ingresos. cosa: período de aprendizaje, de incubación, de crecimiento. • Salarios: Remuneración que percibe una persona por su trabajo vincu- • Proyecto: Plan y disposición detallados que se forman para la ejecución lado directamente mediante contrato fijo. de una cosa • Tasa de cambio: Es el valor equivalente entre una moneda local y una moneda extranjera. 116
- 117. REDE AMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE SINÓNIMOS CONCEPTO SINÓNIMOS CONCEPTO SINÓNIMOS Actividad Acción Ingreso Entrada Auditoría Asistencia Incorporación Control Inflación Incremento Asociación Sociedad Inversión Cambio Grupo Transformación Control Inspección MANUAL Guía Vigilancia Instructivo Egreso Salida Período Espacio Descarga Proyecto Plan Especie Genero Supuesto Familia PRESUPUESTO Suposición Fuentes Origen Cálculo Nacimiento Recurso Técnica Financiación Crédito Rubros Cuenta Préstamo Ítem Gasto Consumo Salarios Sueldo Egreso Jornal Honorarios Teórico Simbólico 117
- 119. ANE XO 1 ANE PROCESO DE VALORACIÓN Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZ B. DIANA CAROLINA GONZÁLEZ R. Programa Construcción de Capacidades Institucionales
- 121. CONTENIDO I. PROCESO DE VALORACION Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS 123 1. PERSONAL 124 2. GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA 125 3. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS 135 4. CAPACITACION Y ASISTENCIA TECNICA 137 5. INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS 140 6. OTROS 144 7. FONDOS 144 II. PROCESO DE VALORACION Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS 146 1. APORTE SOLICITADO: ( REDEAMERICA) 146 2. APORTES PROPIOS 146 3. APORTES DE LA COMUNIDAD 147 4. CREDITO 147 5. OTROS APORTES 148 121
- 123. 1 REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE PROCESO DE VALORACIÓN Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS MODALIDAD DE LOS APORTES El aporte es el recurso que ingresa al proyecto. La modalidad de aporte • Efectivo: solamente son los aportes que se hacen en moneda líquida debe ser especificada, bien sea que se trate de aportes en efectivo o en o dinero en efectivo. especie. El aporte en especie puede darse de diferentes formas: como aporte • Especie: son bienes materiales o servicios puestos a disposición del en trabajo o equipos, maquinaria, bienes inmuebles, muebles que se reci- proyecto. ben en propiedad o para ser utilizados durante determinado tiempo, pape- lería, alimentos, transporte, etc. Ejemplos típicos de aportes en especie que pueden ofrecer las entidades ejecutoras de un proyectos son: el trabajo voluntario de su miembros, ma- Para efectos del proyecto, el valor de los aportes en especie se registra a la terial de trabajo, papelería, disposición de un espacio para oficina o salones vez como ingreso y como egreso. En muchas ocasiones, el aporte en espe- para cursos o reuniones, dotación de oficina, etc.; aportes en servicios de la cie es la única forma práctica como la comunidad u otros aportantes pueden comunidad como mano de obra en la construcción de infraestructura co- contribuir con el proyecto. munitaria, semillas para un proyecto productivo; aportes de enti- dades cooperantes en servicios de asistencia técnica, El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio en el profesores, asesoría, préstamo de maquinaria, etc. mercado del lugar donde se hace el aporte del respectivo bien o servicio. Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, se le asigna Para la valorización de los aportes en especie debe el valor de su costo. Cuando el aporte es por ejemplo el préstamo temporal llevarse un registro estadístico de éstos, soportado de un inmueble o maquinaria, el valor asignado es el de su alquiler por el con actas o planillas donde se detallen por el tipo de tiempo que dicho bien se pone al servicio del proyecto. aporte, la cantidad y el valor. 123
- 124. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 1. PERSONAL 4. Teniendo en cuenta la base salarial, se calculan los pagos prestacionales a que tendría derecho el personal del proyecto y los aportes a otras 1.1. Salarios y prestaciones sociales entidades de acuerdo con la legislación laboral vigente en cada país, así en Colombia: Salarios: incluye los pagos que se hacen al personal habitual y permanente del proyecto: salarios, prestaciones sociales según lo exijan las normas labo- Relación de prestaciones sociales rales de cada país, pagos o cuotas para la seguridad social, horas extras, etc. y parafiscales en Colombia Prestaciones y beneficios sociales: el concepto prestaciones o beneficios SUBSIDIO DE TRANSPORTE: A LOS TRABAJADORES QUE DEVENGUEN ME- sociales hace referencia a sumas adicionales al salario básico, tales como NOS DE DOS SALARIOS MÍNIMOS: $41.600 MENSUALES PARA EL AÑO 2004 subsidios de transporte, primas anuales, vacaciones, cesantías, pagos por CESANTÍAS = SALARIO DEVENGADO (INCLUIDO AUXILIO DE TRANSPORTE) cuotas de salud y seguridad social y otros similares. X NO. DÍAS TRABAJADOS / 360 INTERÉS A LAS CESANTÍAS = CESANTÍAS X 0,12 X NO. DÍAS TRABAJA- Horas extras: es el pago por el trabajo extra al habitual que realiza el trabajador. DOS / 360 Se recomienda elaborar una planilla o nómina que soporte los pagos perió- VACACIONES = SALARIO DEVENGADO (SIN AUXILIO DE TRANSPORTE) X dicos de personal (formato 09 del Manual). NO. DÍAS TRABAJADOS / 720 PRIMA DE SERVICIOS = SALARIO DEVENGADO (INCLUIDO AUX. TRANS- Pasos sugeridos para el costeo de este rubro PORTE) X NO. DÍAS TRABAJADOS / 720 y posterior registro en la tabla correspondiente: APORTES PARAFISCALES: 9% DEL VALOR DE LA NÓMINA: 4% PARA LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, 2½% PARA EL SENA Y 2½% PARA EL 1. Se parte del personal requerido en la ejecución del proyecto, con su INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR respectiva remuneración o salario mensual y su tiempo de permanen- APORTE PARA SALUD: 8% DEL SALARIO cia durante la duración del proyecto. APORTE PARA PENSIONES: 10,875% DEL SALARIO (VIGENTE PARA 2004) 2. Se calcula el valor del salario mensual que se deberá pagar al personal, la sumatoria del valor mensual corresponde al valor anual o al período APORTE PARA RIESGOS PROFESIONALES: DEPENDE DEL TIPO DE TRABA- para el cual se esté elaborando el presupuesto. JO; SE DEBE COTIZAR (TRABAJO DE OFICINA 0,522%) 3. Para presupuestar el pago de horas extras, se estima el número de horas requeridas a la jornada habitual de trabajo y que se van a pagar. 5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en Luego se estima el valor correspondiente, teniendo en cuenta la legis- las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca el lación laboral vigente en cada país. concepto de gastos de personal. 124
- 125. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 1.2.Honorarios Es el pago a los consultores que se contratan para la realización de trabajos específicos y por tiempos determinados durante el desarrollo del proyecto. Se incluyen aquí los pagos a personas que no tienen una relación laboral permanente con el proyecto ni con la organización. Se recomienda elaborar una planilla que soporte los pagos por honorarios 2. GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA de personal (formato 10 del Manual). 2.1. Útiles y papelería Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Incluye todo tipo de gasto en fotocopias, papelería, libros, útiles y todo tipo de implementos de oficina que tenga que ver con los materiales utilizados 1. De acuerdo con las actividades previstas en el proyecto se estiman las relacionados con las actividades de la organización de base (OB). horas de consultoría / asesoría requerida. 2. Se cotiza el valor de la hora de consultoría requerida o el trabajo espe- Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro cífico requerido, incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legis- en la tabla correspondiente: lación de cada país. 1. Se estima el consumo mensual de papelería, útiles y elementos de 3. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y oficina requeridos. en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde apa- 2. Se efectúan las respectivas cotizaciones o revisan los registros conta- rezcan honorarios. bles de consumo en el año anterior (siempre que las condiciones del proyecto sean similares). 3. Se incrementa el valor estimado en el paso anterior en la tasa de infla- ción; por ejemplo, si el consumo en el período anterior fue de $3 millones y la tasa de inflación de 6%, el presupuesto sería de $3.180.000, o sea, $3.000.000 x 1,06. 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca el concepto de útiles y papelería. 125
- 126. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 2.2. Arrendamientos 3. Los valores anteriormente establecidos se ajustan teniendo en cuenta el posible incremento por inflación de precios, reajuste de tarifas anun- Pago por el uso de instalaciones que estén al servicio del proyecto. ciadas e incremento previsto en el consumo. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y y posterior registro en la tabla correspondiente: en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 1. Se parte de las necesidades de espacio físico acorde con las actividades servicios públicos. del proyecto. 2. Se cotiza el valor del alquiler del inmueble de acuerdo con el área 2.4. Correo y comunicaciones requerida y la ubicación o se revisan los registros contables de pagos por el mismo concepto en el año anterior y se estima el valor de Pagos por envío de correo aéreo, terrestre, marítimo o fluvial. acuerdo con las cláusulas contractuales de reajuste del valor del canon. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro 3. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y y posterior registro en la tabla correspondiente: en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca el concepto de arrendamientos. Opción 1: mediante cotización 1. Se averiguan las tarifas de correo para las diferentes ciudades adonde 2.3.Servicios públicos se enviaría correo. Pago de servicios públicos en que la organización incurra durante el período 2. Se calcula el costo promedio de tarifas y se estima el de vigencia del proyecto; incluye: energía, acueducto y alcantarillado, aseo, volumen probable de correos durante la vigencia teléfono, internet y gas. del proyecto. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro 3. Con base en la información anterior se y posterior registro en la tabla correspondiente: calcula el gasto total por correo y comunicaciones. 1. Para proyectos nuevos sin antecedentes de consumo y costos de ser- vicios, se estima el consumo y se averigua el costo mensual de cada 4. Se registra el costo total esti- uno de los servicios que van a requerirse. mado en las columnas corres- pondientes y en las distintas ta- 2. Para el caso de proyectos que ya tienen registros históricos por consu- blas de presupuesto donde mo y costo de servicios, se puede estimar el valor revisando dichos aparezca la subcuenta de co- registros y proyectándolos en el tiempo. rreo y comunicaciones. 126
- 127. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Opción 2: mediante proyección basada en registros Opción 2: mediante proyección históricos de costos basada en registros históricos de costos 1. Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por este concepto en años anteriores. 1. Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por este con- 2. Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevea que las tarifas se cepto en años anteriores. van a modificar teniendo como base otros parámetros. 2. Se ajusta la tasa de inflación, a me- 3. Con base en la información anterior, se calcula el gasto total por co- nos que se prevea que las tarifas se rreo y comunicaciones. van a modificar teniendo como base 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y otros parámetros. en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servicio. correo y comunicaciones. 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y 2.5. Vigilancia en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de vigilancia. Pago por servicios de vigilancia de las instalaciones y equipos del proyecto. 2.6. Transportes Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Pago de transportes aéreos, terrestres, fluviales o marítimos del personal del proyecto o de los participantes en actividades del mismo. También se puede Opción 1: mediante cotización incluir lo correspondiente a fletes y acarreos de materiales, maquinaria e implementos del proyecto. 1. Se establecen los requerimientos del servicio. 2. Se cotiza con personas naturales o jurídicas el costo de los servios por Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro mes. en la tabla correspondiente: 3. Con base en la información anterior, se calcula el costo total del servi- cio durante la vigencia del proyecto. Opción 1: mediante cotización 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y 1. Se establecen los requerimientos del servicio en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 2. Se cotiza el costo promedio de los servicios por mes o el costo de los vigilancia. servicios de transporte estimados en forma detallada. 127
- 128. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 2.7. Viáticos Pagos para cubrir los gastos de alojamiento, alimentación y otros menores que se aprueben para cumplir con viajes en función del desarrollo del pro- yecto que realicen los funcionarios o trabajadores habituales de la OB. Se acostumbra cubrir estos gastos de dos formas básicas: la primera, asignan- do una suma fija por día de viaje fuera de la ciudad de residencia de quien trabaja para la OB; la segunda, reconociendo exactamente el costo de los servicios de alojamiento, alimentación y otros gastos que se realicen durante el viaje. Para estimar el presupuesto, se puede utilizar básicamente el mismo proce- dimiento, bien sea que los viáticos se asignen como suma fija o que se pa- guen sobre la base de reconocimiento de gastos efectivamente realizados. 3. Con base en la información anterior, se calcula el costo total del servi- cio durante la vigencia del proyecto. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 1. Se estima por separado la cantidad de los viajes nacionales y los inter- transportes. nacionales, y el número de días por viaje en cada caso; luego se esta- blece el número total de días por viajar, tanto para los viajes nacionales Opción 2: mediante proyección basada en registros históricos como para los internacionales. de costos 2. Sobre la base de cotizaciones o registros históricos de gastos similares 1. Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por este en épocas anteriores, se estima el costo por día de los diferentes con- concepto en años anteriores. ceptos que se acepten como viáticos (ej: alojamiento, alimentación, transporte urbano, llamadas telefónicas, etc.). En caso de presentarse 2. Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevea que las tarifas se viajes nacionales e internacionales, conviene para efectos de presu- van a modificar teniendo como base otros parámetros. puesto diferenciar los costos de los conceptos que conforman el viáti- 3. Con base en la información anterior, se calcula el costo total del servicio. co diario nacional del viático diario internacional. 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y 3. Teniendo un valor estimado del viático, tanto nacional como interna- en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de cional, se procede a calcular el presupuesto en cada uno multiplicando transportes. el valor por el número de días estimados de viaje. 128
- 129. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 4. Se suma el total del valor de viáticos nacionales y el total de los internaciona- 2. Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevea que las tarifas se les, obteniéndose así el valor total de los viáticos por presupuestar. van a modificar teniendo como base otros parámetros. 5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y 3. Con base en la información anterior, se calcula el costo total del servicio. en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y viáticos. en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de seguros. 2.8. Seguros 2.9. Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica Pago de seguros, pólizas y garantías que la organización requiera para el desarrollo del proyecto. Pagos por compras de revistas, periódicos, publicaciones diversas e infor- mación electrónica que sea requerida para el proyecto. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Opción 1: mediante cotización 1. Se estiman las necesidades específicas de este servicio y/o producto 1. Se establecen los requerimientos del servicio. para el proyecto. 2. Se cotiza con una compañía de seguros debidamente facultada por la 2. Se cotiza el costo de las publicaciones, especialmente si se trata de autoridad competente o a través de corredor. publicaciones especializadas y provenientes de otros países. Igualmen- 3. Se calcula el costo de seguros y garantías previstos. te, se puede determinar el presupuesto sobre la base de la experien- cia de gastos por el mismo concepto en períodos anteriores. 4. Con base en la información anterior, se calcula el costo total del servi- cio durante la vigencia del proyecto. 3. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y revistas, periódicos y publicaciones. en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de seguros. 2.10. Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades Opción 2: mediante proyección basada en registros históricos de costos Es el pago que hacen las OB para mantenerse como afiliadas o miembros de otras organizaciones, redes o programas que sean de interés en función de 1. Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por este los objetivos del proyecto y de la Organización. concepto en años anteriores. 129
- 130. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Pasos sugeridos para el costeo de este rubro Opción 2: mediante proyección basada en registros históricos y posterior registro en la tabla correspondiente: de costos 1. Se estiman las necesidades específicas de este servicio y/o producto 1. Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por este para el proyecto. concepto en años anteriores. 2. Se cotiza el valor de cada servicio y/o producto y se totalizan. 2. Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevean cambios sustan- 3. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y ciales teniendo como base otros parámetros. en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servicio. cuotas de afiliación. 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en 2.11. Aseo las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de aseo. Pagos por implementos de aseo que se requieran en el proyecto. El pago de 2.12. Cafetería salario a las personas que realizan labores de aseo y tienen una relación laboral se registra como pago por salarios. Sólo se incluiría en este rubro el Se registran los pagos por los alimentos e implementos utilizados para la pago a personas que realizan labores de aseo pero que son contratadas por atención del personal de oficina del proyecto. servicios. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: en la tabla correspondiente: Opción 1: mediante cotización Opción 1: mediante cotización 1. Se establecen los requerimientos del servicio. 1. Se establecen los requerimientos del servicio. 2. Se cotiza el valor de los productos y el servicio requerido y se calcula el 2. Se cotizan precios y se calcula el costo promedio del servicio por mes. costo promedio del servicio por mes. 3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servi- 3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servi- cio durante la vigencia del proyecto. cio durante la vigencia del proyecto. 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de aseo. cafetería. 130
- 131. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 2.13. Gastos bancarios y costos de financiación Pago previsto a las entidades financieras por comisiones de transferencias de dinero, comisiones y gastos por cambio de moneda extranjera a nacional o viceversa, costos de trámite, costos de chequeras, e intereses de financiación. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Opción 1: mediante cotización 1. Se establecen los requerimientos de servicios bancarios, financieros y de administración del dinero que la OB requiera ante entidades espe- cializadas. 2. Se cotizan en las entidades financieras los costos de utilización de los diferentes servicios (chequeras, extractos, transferencias, consultas por internet o telefónicas, cambios de moneda extranjera, etc.). 3. Para presupuestar específicamente posibles costos de financiación por créditos, se sugiere el siguiente procedimiento: Opción 2: mediante proyección basada en registros históricos de costos • Indagar en el sector financiero cuál es la tasa de interés probable y otros costos adicionales en los cuales se pueda incurrir de acuer- 1. Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por este do con la normatividad y el tipo de entidad (por ejemplo: comi- concepto en años anteriores. sión de compromiso sobre dineros no desembolsados), costos 2. Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevean cambios sustan- adicionales tales como estudio de crédito, constitución de garan- ciales teniendo como base otros parámetros. tías, trámites legales relacionados con el trámite del crédito (im- puesto de timbre). 3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servicio. • Se calculan los saldos de capital en cada período de acuerdo con 4. También podría estimarse como un porcentaje de los gastos de oficina. la periodicidad de las amortizaciones y su modalidad. 5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y • Los intereses se calculan sobre los saldos de capital de acuerdo en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de con las modalidades pactadas: período de gracia, pagos mensua- cafetería. les, trimestrales, períodos vencidos o anticipados. 131
- 132. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y Así por ejemplo, un préstamo de $20 millones al 12% nominal en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de anual pagaría $200.000 mensuales mientras no amortice capital. gastos bancarios y costos de financiación. 4. Para presupuestar el costo por cambio de moneda extranjera a nacio- 2.14. Gastos legales / impuestos nal se debe tener en cuenta el número y monto de las operaciones y las comisiones o gastos respectivos para el total de las mismas. Pagos previstos por la Organización con cargo al proyecto, tales como gas- tos notariales, licencias de funcionamiento, pagos consulares y aduaneros, 5. Con base en la información anterior se calcula el costo total de los registro mercantil. Así mismo, pagos por impuestos que deben cancelarse servicios bancarios y costos de financiación que se prevean durante la de acuerdo a las normas y legislación de cada país (impuesto de renta, de vigencia del proyecto. timbre o registro, prediales, de industria y comercio, etc.). 6. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de en la tabla correspondiente: gastos bancarios y costos de financiación. 1. De acuerdo con la legislación de cada país, se debe indagar sobre qué Opción 2: mediante proyección basada en registros históricos tipo de gastos legales e impositivos debe cubrir la Organización en de costos función del proyecto: a) registro de la organización ante la entidad Esta opción podría ser práctica sólo para algunos casos de gastos bancarios, competente b) obtención de licencia de funcionamiento c) permisos tales como costos de chequeras, pero no para estimar el costo de cambios especiales (ambientales, etc.) d) impuestos e) registros en Cámaras de de moneda extranjera, pues éste dependerá del monto total de dinero que Comercio f) otros. se proyecte cambiar, dato muy irregular y cambiante en cada OB y proyec- 2. Determinar los pleitos y procesos legales que se presume podrían to. De todas formas, en los casos en que sea pertinente presupuestar basa- generar gastos para la OB. dos en la proyección de registros históricos, los pasos son los siguientes: 1. Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por este concepto en años anteriores. 2. Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevea que las tarifas se van a modificar, teniendo como base otros parámetros. 3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servicio. 132
- 133. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 3. Cotizar los precios de los servicios legales previstos y estimar los pagos requeridos por impuestos y contribuciones legales. Para el cálculo de impuestos es necesario indagar sobre sus respectivas normas tributarias y cómo se aplican para el caso de OB, que normalmente son entida- des privadas de carácter no lucrativo y pueden ser cobijadas por regí- menes tributarios especiales. 4. Con base en la información anterior se totaliza el presupuesto de gas- tos legales e impuestos. 5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y 2. Se cotizan precios y se calcula el costo promedio del servicio o labor en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de por realizar. gastos legales/impuestos. 3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del rubro durante la vigencia del proyecto. 2.15. Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de Pagos por servicios de mantenimiento, tanto de equipos como de inmue- mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación. bles, gastos por reparaciones de oficinas y locales del proyecto y gastos de instalación y/o adecuación de muebles e inmuebles. Opción 2: mediante proyección basada en registros históricos de costos Este rubro contempla costos menores considerados contablemente como 1. Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por este gastos, puesto que las inversiones mayores que significan incremento del concepto en años anteriores y siempre y cuando haga referencia a valor de los activos deben registrarse en las cuenta de propiedad, planta y reparaciones locativas habituales. equipos. 2. Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevean cambios sustan- Pasos sugeridos para el costeo de este rubro ciales teniendo como base otros parámetros. y posterior registro en la tabla correspondiente: 3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servicio. 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y Opción 1: mediante cotización en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 1. Se establecen los requerimientos de servicio o labor por realizar. mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación. 133
- 134. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 2.16. Publicidad 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de Pagos para promoción y propaganda sobre los bienes, servicios y activida- auditoría. des del proyecto. Opción 2: mediante proyección basada en registros históricos Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro de costos en la tabla correspondiente: 1. Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por este 1. Determinar el tipo de anuncio, el medio en el cual se realizará (escrito, concepto en años anteriores. radio, TV, etc.) y su periodicidad. 2. Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevean cambios sustan- ciales teniendo como base otros parámetros. 2. Se cotiza en los respectivos medios. 3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servicio. 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y 4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de publicidad. auditoría. 2.17. Gastos de auditoría 2.18. Otros Pagos por servicios de auditoría externa que se requiera contratar y que Pago por otros gastos que puedan presentarse y sean estrictamente necesarios pueden exigir las mismas entidades financiadoras del proyecto. para el éxito del proyecto. En todo caso, aún para efectos de presupuesto, conviene precisarlos mediante nota aclaratoria, según la realidad de cada pro- Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro yecto y OB y no dejarlos simplemente como algo genérico e indeterminado. en la tabla correspondiente: Opción 1: mediante cotización Los pasos a seguir para establecer el presupuesto dependen del producto o servicio específico que se presume va a ser requerido. Como guía se puede 1. Se establecen los requerimientos del servicio. tomar entre la alternativa de cotizar o pedir precios actualizados de lo que 2. Se solicita la cotización respectiva a la persona natural o jurídica que se va a requerir o la de proyectar con base en registros contables y estadís- presta el tipo de servicio requerido. ticos de gastos por conceptos similares en períodos anteriores. 3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servi- El propósito de incluir en el manual una cuenta o subcuenta de “otros” es cio durante la vigencia del proyecto. reconocer que podrían existir cuentas o subcuentas no contempladas por el 134
- 135. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE momento, pero que la realidad específica de cada proyecto puede ir defi- 3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y niendo. Al momento de elaborar el presupuesto de un proyecto la palabra en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de “otros” deberá ser reemplazada por la que corresponda a una cuenta espe- terrenos y edificaciones. cífica que se ha detectado y conviene explicitar en el proyecto. Para efectos de presupuesto se presentan los valores totales, pero es perti- 3. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS nente disponer de toda la información necesaria sobre áreas, características del terreno y construcción. Si se va a desarrollar la construcción por parte Esta cuenta corresponde a bienes que se compran, fabrican o construyen; por de la OB, es pertinente también disponer de información complementaria tanto, económica y contablemente, representan una inversión en activos fi- con planos, licencias y demás detalles que sean necesarios y exigidos legal- jos, pero para efectos del proyecto y del flujo de caja representan gastos. mente por una autoridad local competente según el tipo de construcción. 3.1. Terrenos y edificaciones 3.2.Maquinarias y equipos Espacios sin construir o construidos (bienes inmuebles) para desarrollar las Máquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desa- actividades del proyecto. En este rubro se presupuestan, tanto las edificacio- rrollo de las diferentes actividades, entre los cuales se tendrían máquinas de nes que se proyecta adquirir, ya construidas, como las que se piensa escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cómputo y co- construir con recursos del proyecto. municaciones, etc. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro y posterior registro en la tabla correspondiente: en la tabla correspondiente: 1. Determinar el área de terreno y/o las caracte- 1. Determinar el tipo de equipos y maquinaria requeridos y sus caracte- rísticas de la edificación requerida. En cuanto a la rísticas. edificación, precisar si se trata de edificación que se va a construir o se va a adquirir ya construida. 2. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importacio- nes deben tenerse en cuenta los costos hasta su arribo al sitio del 2. Pedir las cotizaciones respectivas del terreno y/ proyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc. o edificación, asesorándose de personal o firmas especializadas. También se pueden tomar como 3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y base las propuestas de venta o construcción que en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de le sean presentadas a la OB. maquinarias y equipos. 135
- 136. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 3.3. Muebles y enseres Son muebles como escritorios, muebles para bibliotecas, muebles de re- cepción y otros similares. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 1. Determinar el tipo de muebles y enseres requeridos y sus características. 3.5. Biblioteca/libros, videos 2. Cotizar el valor de los muebles y enseres previstos. Compras de libros, videos y otro material de enseñanza que se conserva en 3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y biblioteca para uso del proyecto. en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de muebles y enseres. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 3.4 Vehículos 1. Determinar los títulos y número de libros por adquirir. También puede Compra de vehículos para uso del proyecto, bien sea para transporte de incluirse otro material de aprendizaje como los videos. personal o para carga. 2. Cotizar el precio del material de biblioteca que se espera adquirir o fijar una suma máxima de recursos que se crea pueden ser invertidos Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en adquisición de libros y material de biblioteca. en la tabla correspondiente: 3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y 1. Determinar, con sus características, los vehículos que se piensa adquirir. en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 2. Cotizar el valor de los vehículos. Como en casos anteriormente men- biblioteca/libros, videos. cionados, tener en cuenta los costos complementarios o adicionales, si se trata de compras en el exterior o importaciones. 3.6. Otros 4. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de Otros activos de carácter permanente que no se han incluido en los rubros vehículos. anteriores. En cualquier caso, aun para efectos de presupuesto, conviene precisarlos mediante nota aclaratoria según la realidad de cada proyecto y OB y no dejarlos simplemente como algo genérico e indeterminado. 136
- 137. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Igual que para presupuestar las cuentas y subcuentas de adquisición de acti- disponerse de conocimientos previos sobre el costo de honorarios vos, debe procederse de la siguiente manera: para instructores y/o asistentes técnicos, es posible que en algunos países las Cámaras de Comercio dispongan del valor hora/consultoría 1. Determinar con sus características el bien que se piensa adquirir. o en caso contrario se puede cotizar con las entidades o profesionales 2. Cotizar el valor de dichos bienes. especializados en las áreas de enseñanza requerida. 3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de otros. 3. Registrar el total de honorarios estimado para asistencia técnica y en- señanza, en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca el concepto de 4. CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA honorarios para eventos, capacitación o asistencia técnica. El punto de partida para estimar el presupuesto en los diferentes ítems de 4.2.Transporte capacitación es determinar el número de eventos, su duración promedio, personas que asistirán, material de apoyo requerido, disponibilidad de in- Pagos por tiquetes de avión, transporte terrestre u otro tipo de transporte que fraestructura y logística requerida. Establecido ello, los pasos o procedimien- se utilice para movilizar a las personas que participan en el desarrollo de los tos que se sugieren para seguir en la valorización del presupuesto de cada eventos o actividades de capacitación. Se puede diferenciar entre transporte subcuenta son como sigue: de conferencistas y/o funcionarios del proyecto y el transporte de los parti- cipantes en calidad de estudiantes o asistentes al evento de capacitación. 4.1. Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro Es el pago a los consultores, instructores y/o conferencistas que se contratan en la tabla correspondiente: temporalmente para actividades específicas de formación o capacitación del 1. Determinar los eventos y el número de personas (instructores, con- personal del proyecto. ferencistas, personal de apoyo, participantes) que se deben desplazar en cada caso. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 1. Estimar las horas de asistencia y enseñanza requeridas, de acuerdo con las actividades de educación, formación y asistencia técnica. 2. Cotizar el valor de la hora de asistencia y enseñanza requeridas, inclu- yendo las cargas fiscales de acuerdo con la legislación de cada país. Indagar el valor en el mercado de este tipo de servicio. En caso de no 137
- 138. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 2. Cotizar el valor de los desplazamientos de acuerdo con el medio de 2. Cotizar el valor de los servicios de alojamiento y alimentación de to- transporte que se utilice para el efecto: empresas de transporte aéreo, dos los asistentes a los diferentes eventos de capacitación y/o asisten- terrestre o fluvial. cia técnica que se realicen. 3. Calcular con base en la información anterior el costo total del servicio 3. Calcular con base en la información anterior el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto. durante la vigencia del proyecto. 4. Registrar el costo total estimado de transporte en las columnas corres- 4. Registrar el costo total del alojamiento y alimentación estimados en las pondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto subcuenta de transportes. donde aparezca la subcuenta de alojamiento y alimentación. 4.3.Alojamiento y alimentación 4.4.Material didáctico Pagos por alojamiento y alimentación de los participantes (profesores, ase- Pagos por material didáctico, papelería, fotocopias e implementos utilizados sores, asistentes, estudiantes) al evento de capacitación y/o actividad de asis- en actividades pedagógicas o de enseñanza durante el proyecto. tencia técnica. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: en la tabla correspondiente: 1. Determinar los eventos y el número de personas (instructores, confe- 1. Determinar los eventos y el número de personas (instructores, confe- rencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirán al evento de rencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirán al evento de capacitación o de asistencia técnica y que requieren material didáctico capacitación o de asistencia técnica. (cartillas, fotocopias, disquetes, discos compactos, etc.) 2. Cotizar el valor del material previsto para los diferentes eventos de capacitación y/o asistencia técnica que se realicen. 3. Calcular con base en la información anterior el costo total del material didáctico requerido durante la vigencia del proyecto. 4. Registrar el total del costo estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta material didáctico. 138
- 139. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 4.6.Compra de maquinaria y equipos Máquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desa- rrollo de las actividades de capacitación y asistencia técnica, entre los cuales podrían estar equipos audiovisuales, de laboratorio, etc. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro 4.5.Alquiler de salones y equipos en la tabla correspondiente: 1. Determinar el tipo de equipos y maquinaria requeridos y sus caracte- Pagos por arriendo o alquiler de salones de conferencias y de equipos rísticas. audiovisuales, de computación u otros que apoyen la actividad específica de 2. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importacio- capacitación. nes deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlo en el sitio del proyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 1. Determinar los eventos y el número de personas (instructores, confe- maquinarias y equipos. rencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirán al evento de capacitación o de asistencia técnica y sobre esta base estimar los salo- 4.7. Otros nes y equipos requeridos. 2. Cotizar el valor de salones y equipos requeridos para los diferentes Pago por otros gastos relacionados directamente con capacitación y asisten- eventos. cia técnica, que puedan presentarse y sean estrictamente necesarios para el 3. Calcular, con base en la información anterior, el costo total de alquiler éxito del proyecto. En todo caso, aun para efectos de presupuesto, convie- o arrendamiento de salones y equipos. ne precisarlos mediante nota aclaratoria según la realidad de cada proyecto y OB y no dejarlos simplemente como algo genérico e indeterminado. . 4. Registrar el total del costo estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta Igual que para presupuestar todas las subcuentas de “capacitación y asisten- alquiler de salones y equipos. cia técnica” debe procederse de la siguiente manera: 139
- 140. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 1. Determinar con sus características el bien o servicio que se va a requerir. 5.2. Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas 2. Cotizar o establecer el valor de los diferentes bienes o servicios y tota- lizar el costo de los mismos. Pago a los consultores, instructores y/o conferencistas que se contratan tem- poralmente para actividades específicas de orientación a las actividades pro- 3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y ductivas y generadoras de ingresos previstas en el proyecto a favor de su en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de población beneficiaria o de la misma OB. otros. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla 5. INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS correspondiente: 1. Estimar el tiempo requerido de con- 5.1. Comisiones de venta sultores o asesores en las áreas de acti- vidades consideradas productivas. Pago de las comisiones de ventas que las personas ganan por su labor de vendedores. Este valor es estipulado por la misma OB. 2. Cotizar el valor de la asistencia o ase- soría por unidad de tiempo (hora, día, Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro mes), incluyendo las cargas fiscales de en la tabla correspondiente: acuerdo con la legislación de cada país. Indagar el valor en el mercado de este 1. Determinar las políticas sobre comisiones de ventas, quiénes las ganan tipo de servicio. En caso de no disponerse de y el porcentaje o valor por unidad vendida. conocimientos previos sobre el costo de honorarios para asesores y/o 2. Estimar el monto de las comisiones de acuerdo con el pronóstico de asistentes técnicos, es posible que en algunos países las Cámaras de ventas (presupuesto de ingresos) y con la política adoptada. Por ejem- Comercio dispongan del valor o en caso contrario se puede cotizar plo, el volumen de ventas mensual es de $50 millones y se determina con entidades o profesionales especializados en las áreas de asesoría y que se va a pagar 1%: el valor mensual de la comisión de ventas será consultoría requerida. de $500 mil. 3. Registrar el total de honorarios estimado para consultoría o asesoría en 3. Registrar el costo total de comisión de venta estimado en las columnas las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde apa- y planillas de soporte donde aparezca el concepto de honorarios para rezca la subcuenta de comisiones de venta. eventos de actividades productivas. capacitación o asistencia técnica. 140
- 141. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 5.3. Transporte 2. Estimar los requerimientos individuales promedio de crédito de acuerdo con la actividad productiva y condiciones requeridas (plazo, período Pagos por transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilice para de gracia). movilizar a las personas que participan en el desarrollo de los eventos o actividades productivas. 3. Establecer el monto requerido en las diferentes etapas del crédito de acuerdo con la rotación del dinero (duración de los créditos y forma Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro de amortización de los mismos). en la tabla correspondiente: 4. Estimar el monto total de capital que se va a destinar para conformar el 1. Determinar las necesidades de este servicio. fondo de crédito, sobre la base de la información anterior, y registrarlo 2. Cotizar el valor de los desplazamientos de acuerdo con el medio de en la columna correspondiente del presupuesto. transporte que se utilice para el efecto: empresas de transporte aéreo, terrestre o fluvial. 5.5. Capital semilla 3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servi- cio durante la vigencia del proyecto. Recursos para financiar e iniciar inversiones en actividades de carácter produc- tivo. Son fondos para que la propia OB desarrolle la actividad productiva o 4. Se registra el costo total estimado de transporte en las columnas co- también para que lo hagan directamente sus beneficiarios, pero el propósito rrespondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparez- es mantener el capital como inversión y no destinar los recursos al gasto. ca la subcuenta de transportes. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro 5.4. Fondos de crédito en la tabla correspondiente: 1. Seleccionar el tipo de actividades productivas que van a ser apoyadas Recursos de capital que se destinan dentro del proyecto para otorgar crédi- con recursos de capital. tos, buscando mantener e incrementar el capital inicial. 2. Determinar el número de personas o grupos, incluida la misma OB, Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro que van a ser apoyados con recursos de capital para el desarrollo de en la tabla correspondiente: sus actividades productivas. 1. Estimar el número de personas que se beneficiarán dentro de la vigen- 3. Estimar los requerimientos de capital de la OB y/o de sus beneficiarios cia del proyecto. para proyectos o actividades que van a apoyarse con capital semilla. 141
- 142. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 1. Determinar la actividad productiva a emprender por parte de la OB o sus beneficiarios. 2. Determinar el requerimiento de insumos para dicha actividad y el vo- 4. Estimar el monto total de capital que se va a destinar para conformar el lumen y valor de lo que aspira adquirir la OB, descontando los recur- fondo para capital semilla, sobre la base de la información anterior, y sos que se puedan obtener por efectos de rotación de venta de los registrarlo en la columna correspondiente del presupuesto. mismos. 3. Determinar, sobre la base de información anterior, el monto total de 5.6. Semovientes capital que se va a requerir para la compra de insumos. Compra de animales para apoyo de actividades productivas y generadoras 4. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y de ingresos (caballos, vacas, terneros, cerdos, etc.). en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de compra de insumos, materiales y empaques para la producción. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 5.8. Compra de maquinaria y equipos 1. Estimar los requerimientos de la OB para el desarrollo de su propia actividad o también para posibles créditos que esta proyecte entregar Equipos destinados específicamente para la actividad productiva. en semovientes a sus beneficiarios. 2. Cotizar el valor de los semovientes requeridos. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro 3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en la tabla correspondiente: en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 1. Determinar el tipo de maquinaria y equipos requeridos y sus caracte- semovientes. rísticas, teniendo en cuenta la actividad productiva y el volumen de producción estimada. 5.7. Compra de insumos, materiales y empaques para la producción 2. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importacio- Compra de materia prima tal como semillas, abonos, medicamentos para nes deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlos en el sitio del control de plagas, empaques y demás productos que se requieran para la proyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc. producción y venta de un bien o servicio que se va a producir como resulta- 3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y do de las actividades previstas en el proyecto o las que se van a financiar en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de mediante la entrega de estos productos. maquinarias y equipos. 142
- 143. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE 5.9. Terrenos y edificaciones 3. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de Son lotes, casas, apartamentos, edificios, garajes, bodegas, etc. Todo lo que inversión tecnológica. se defina como propiedad raíz. 5.11. Investigaron en tecnología y desarrollo Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Recursos invertidos en procesos investigativos para el desarrollo de proce- sos de producción y servicios a cargo de la organización. 1. Determinar el tipo de propiedad requerida y sus características, te- niendo en cuenta la actividad productiva y la renta que pueda causar. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro 2. Determinar el valor de la propiedad, mediante el avalúo catastral y en en la tabla correspondiente: función de éste establecer el precio comercial. 1. Estimar, teniendo en cuenta las actividades consideradas productivas, 3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y el tiempo requerido de la investigación o el desarrollo. en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de 2. Cotizar el valor de la investigación o desarrollo por unidad de tiempo terrenos y edificaciones. (hora, día, mes), incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legis- lación de cada país. Indagar el valor en el mercado de este tipo de 5.10. Inversión en tecnología servicio. En caso de no disponerse de conocimientos previos sobre el costo de honorarios para asesores y/o asistentes técnicos, es posible Equipos destinados específicamente para la actividad productiva y cuyo fin que en algunos países las Cámaras de Comercio dispongan del valor, primordial implica una mejora tecnológica. o en caso contrario se puede cotizar con las entidades o profesionales especializados en las áreas de asesoría y consultoría requerida. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 3. Registrar el total de honorarios, sueldo, comisión, destajo estimado para consultoría o asesoría en las columnas correspondientes y en las 1. Determinar el tipo de equipos y maquinaria requerida y sus caracterís- distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca ticas, teniendo en cuenta la actividad productiva y el volumen de pro- el concepto de investigación en tecnología y desarrollo. ducción estimada. 2. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importacio- nes deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlos en el sitio del proyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc. 143
- 144. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 6. OTROS Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 6.1.Gastos médicos 1. Estimar el valor de posibles gastos por medicamentos en los cuales se pueda incurrir, bien sea para los trabajadores o integrantes de la OB o Pago de gastos médicos adicionales y de contingencia, es decir, que no los para los beneficiarios del proyecto. cubra el beneficio que tiene por ley el trabajador dentro de la OB. También 2. Cotizar el valor de los medicamentos o establecer un fondo para ello se pueden incluir en este rubro gastos médicos relacionados con proyectos de acuerdo con registros de experiencias anteriores, o también por específicos de salud. conclusiones a las que se llegue después de reconocer o tener infor- maciones diversas sobre el tema. Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 3. Calcular, con base en la información anterior, el valor a presupuestar durante la vigencia del proyecto. 1. Estimar el valor de posibles gastos médicos (consultas, exámenes, ope- raciones, etc.), en los cuales se pueda incurrir bien sea para los traba- 4. Registrar el costo total estimado en medicamentos en las columnas jadores o integrantes de la OB o para los beneficiarios del proyecto. correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde apa- rezca la subcuenta de medicamentos. 2. Cotizar el valor de los gastos médicos previstos o establecer un fondo para ello, de acuerdo con registros de experiencias anteriores, o como resultado de conclusiones a las que se llegue después de reconocer o tener informaciones diversas sobre el tema. 7. FONDOS 3. Calcular, con base en la información anterior, el valor a presupuestar Son recursos creados para fines específicos, que normalmente se utilizan en durante la vigencia del proyecto. este tipo de organizaciones. Para otorgar créditos, ayudas, etc. 4. Registrar el costo total de gastos médicos estimados en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde apa- Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro rezca la subcuenta de gastos médicos. en la tabla correspondiente: 6.2. Medicamentos Se sugiere que se establezcan políticas claras para el establecimiento del fondo requerido para la OB. En estas políticas se debe tener en cuenta Gastos en medicamentos que no estén contemplados dentro de los benefi- como mínimo: cios de salud que exige el país de origen de la OB. • Estimar el valor, en lo posible fijo, que se establecerá en el fondo. 144
- 145. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE • Establecer las políticas de desembolso de dicho fondo, depen- diendo de los rubros específicos de fondos que existan. • Registrar el valor que se asignará al fondo específico en el rubro correspondiente a fondos del plan de cuentas de egresos. 7.1. Educación Recursos con destino a programas educativos. 7.2. Medicinas Recursos para compra de medicinas con destino a personal que haya deter- minado la organización. 7.3. Recreación Recursos para programas de recreación de personal y beneficiarios de la organización. 7.4. Programas de nutrición Recursos para programas de nutrición. 145
- 146. 2 PROCESO DE VALORACIÓNY REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS 1. APORTE SOLICITADO (REDEAMÉRICA) Corresponde a los recursos que se han previsto para ser solicitados a la comercializar, (calendarios de siembra y cosecha, desarrollo del hato, entidad miembro de REDEAMÉRICA. vestidos confeccionados, productos transformados, etc.) 3. Determinar los precios de venta de los productos o servicios. 2. APORTES PROPIOS 4. Determinar el comportamiento del mercado (permanente, cíclico). Son los recursos disponibles y generados por la propia OB. 5. Estimar el volumen de ventas. 6. Determinar las políticas de crédito. 2.1. Ventas 7. Calcular el ingreso por ventas. Ingresos que se proyecta obtener por actividades productivas o de servicios que ofrece la OB, así como ingresos obtenidos por recuperaciones u otras 8. Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas de ventas de bienes o servicios que no forman parte de la actividad principal de presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente. la organización. Pasos sugeridos para la estimación del presupuesto de ingresos por este concepto y su posterior registro en la tabla correspondiente: 1. Determinar el tamaño del mercado. 2. Determinar la capacidad de producción o comercialización, teniendo en cuenta programas de producción del bien o servicio que se va a 146
- 147. 2.2. Rentas decapital 3. Estimar el monto de aportes y si éste se daría en efectivo o en especie. 4 Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas de Ingresos que se proyecta obtener por la rentabilidad de las inversiones, bien presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente. sea por manejo de la liquidez, a través de una entidad financiera o inversio- nes en otras sociedades. 3. APORTES DE LA COMUNIDAD Pasos sugeridos para la estimación del presupuesto de ingresos por este concepto y su posterior registro en la tabla Recursos que se espera obtener de las personas que forman parte de la correspondiente: comunidad beneficiaria del proyecto, sean integrantes o no de la organiza- 1. Determinar los excedentes de liquidez en cada período y la duración ción que ejecuta el proyecto. de la misma. Los pasos para valorizar y registrar los aportes de la comunidad son los 2. Cotizar la rentabilidad en diferentes opciones: ahorros, depósitos a mismos sugeridos para los aportes de socios y afiliados. términos, fondos de inversión, etc. 3. Proyectar, con los parámetros anteriores, las inversiones y calcular los ingresos por obtener en los diferentes períodos. 4. CRÉDITO 4 Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas de Recursos que se proyecta obtener por medio de créditos con entidades presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente. financieras. 2.3. Aportes de socios y afiliados Pasos sugeridos para la estimación del presupuesto de ingresos por este concepto y su posterior registro en la tabla Recursos que se espera obtener de los miembros que integran la OB correspondiente: ejecutora del proyecto. 1. Determinar las necesidades de financiamiento adicional. Pasos sugeridos para la estimación del presupuesto de ingresos 2. Establecer la viabilidad de obtener los recursos requeridos, a través por este concepto y su posterior registro en la tabla de entidad financiera u organismo de crédito. correspondiente: 3. Cuantificar y totalizar el monto de lo que se proyecta obtener por 1. Establecer las necesidades de recursos del proyecto. crédito. 2. Establecer a través de sondeo la posibilidad de obtener recursos de los 4. Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas de socios, afiliados y/o comunidad. presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente. 147
- 148. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 5. OTROS APORTES Recursos diversos que se proyecta obtener para el proyecto diferentes de los anteriores, tales como aportes de otras entidades públicas o privadas. Se incluyen aquí también los ingresos que se proyecta obtener como resultado de las solicitudes de financiación no reembolsable (donación) a las diferentes entidades de apoyo externo a la cooperación y diferentes a las entidades que forman parte de RedEAmérica. Pasos sugeridos para la estimación del presupuesto de ingresos por este concepto y su posterior registro en la tabla correspondiente: 1. Precisar otras posibles fuentes de ingreso. 2. Estimar el monto probable de recursos que se obtendrán de otras fuentes. 3. Registrar el total de ingresos estimados por otras fuentes en las tablas de presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente. 148
- 149. ANE XO 2 ANE ¿QUÉ SON LOS COSTOS Y CUÁL ES SU APLICACIÓN EN EL PRESUPUESTO? MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZ B. DIANA CAROLINA GONZÁLEZ R. Programa Construcción de Capacidades Institucionales
- 151. 1 REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE ¿QUÉ SON LOS COSTOS Y CUÁL ES SU APLICACIÓN EN EL PRESUPUESTO? COSTOS DIRECTOS Son los costos inherentes El costo total es el valor que corresponde al bien o servicio que se adquie- a la prestación del re o lo que debe invertirse para producirlo. Es la suma de todos los costos servicio o producto que directos e indirectos. se ofrece y se relacionan directamente con las En un proyecto cuyo objetivo es la formación de promotores de salud, el actividades operacionales costo directo se refiere a los gastos e inversiones relacionadas con el pro- del proyecto. COSTOS TOTALES ceso de formación de los promotores de salud (pago de profesores, mate- Es la valorización rial de aprendizaje, costos de alojamiento y alimentación de participantes en de todos los un curso de formación, compra de equipos de apoyo para el desarrollo del egresos por gasto proyecto). o inversión imputables al El costo indirecto de ese mismo proyecto se relaciona con los gastos proyecto. COSTOS INDIRECTOS generales de administración de la organización ejecutora que se requieren Son los gastos para que el proyecto pueda realizarse. En términos generales puede decirse administrativos de la Fuente. Autores que los costos indirectos del proyecto son los gastos administrativos de la organización que se organización que se cargan al proyecto en general y que no han sido identi- cargan al proyecto en ficados como costos o gastos directos de una actividad específica. Ej: servi- cios públicos, salario del personal administrativo de la organización. general y que no han sido identificados como costos La suma total del presupuesto de gastos por actividades debe ser igual a la o gastos directos de una suma total del presupuesto de gastos por rubro, que también debe ser igual actividad específicamente a la suma de costos directos e indirectos. Sólo se trata de una forma diferen- diferenciada dentro del te de presentar el mismo presupuesto. proyecto. 151
- 153. ANE XO 3 ANE MANEJO DE LOS DOCUMENTOS SOPORTE DE GASTOS E INGRESOS MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZ B. DIANA CAROLINA GONZÁLEZ R. Programa Construcción de Capacidades Institucionales
- 155. CONTENIDO 1. CAJAS MENORES Y FONDOS ESPECIALES 157 1.1 DEFINICIÓN 157 1.2 APERTURA DE LAS CAJAS MENORES 157 1.3 REEMBOLSO DE CAJAS MENORES 157 2. REGIMEN DE FACTURACION 159 2.1 OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA 160 3. SOLICITUD DE RECURSO PARA OB 163 3.1 NORMAS 163 4. HONORARIOS 164 4.1 NORMAS 164 155
- 157. 1 REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE CAJAS MENORES Y FONDOS ESPECIALES 1.1.Definición Los fondos fijos de caja menor son recursos de la organización de base (OB) año inmediatamente anterior y estudia, tanto la continuidad de las mismas en poder de funcionarios de ésta, que son manejados en efectivo y están como el incremento o disminución de su monto. destinados exclusivamente para atender gastos menores. 1.3.Reembolso de cajas menores 1.2.Apertura de las cajas menores Es importante tener en cuenta que los recursos entregados para el manejo Según normas claras de las OB, el procedimiento para la apertura de nuevas de las cajas menores son montos fijos reembolsables y que por ningún mo- cajas menores es el siguiente: tivo estos reembolsos deben superar el valor aprobado para su manejo. a) Elaborar un documento, en el cual se justifique la necesidad de crear la caja menor y donde se especifiquen los gastos que se van a cubrir con Adicional a lo anterior, el funcionario responsable del buen manejo de un esos recursos. fondo de caja menor debe tener en cuenta los siguientes aspectos: b) Una vez elaborado el documento, la OB procederá a realizar la res- 1) Los gastos que se realizan con cargo a los recursos de caja menor pectiva aprobación por un monto fijo, el cual será utilizado durante el deben guardar concordancia con lo establecido en el documento de período vigente corriente. apertura. c) Documentar la aprobación de la creación del fondo fijo de caja menor 2) Deben cumplir con las normas contables, legales y fiscales vigentes. y realizar el registro de la apertura (la cual debe ser firmada por el 3) Los recursos de caja menor no deben cubrir gastos que impliquen la respectivo responsable de la caja menor). causación de algún tipo de impuesto. Por consiguiente, todo gasto que supere la suma establecida para este fin, individualmente considerado, Para el caso de los fondos de caja menor ya existentes, al inicio del año la OB debe ser tramitado a través de solicitud de recurso y no a través de la analiza el listado de las cajas existentes que fueron canceladas al cierre del caja menor. 157
- 158. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO 4) Los recursos de la caja menor deben ser utilizados para gastos meno- res y urgentes, directamente relacionados con la actividad de la OB. 5) Para el reembolso se debe registrar y generar la planilla de caja menor. 6) Los reembolsos se deben efectuar según lo establecido en las políticas, adjuntando los respectivos soportes (facturas y vales de transporte). Es importante resaltar que las facturas y/o documentos equivalentes y demás documentos soporte deben corresponder al período en que se efectúa el reembolso, es decir, si se presenta un reembolso por el pe- ríodo de enero de 2001 los documentos soporte deben corresponder a ese período y no a meses anteriores; esto con el fin de cumplir con las normas contables generalmente aceptadas, las cuales indican que los gastos deben reconocerse de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada por el monto co- rrecto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período. 7) Los gastos por concepto de transporte urbano deben cumplir con los siguientes requisitos: diligenciar y registrar en el vale de transporte urba- no indicando: ciudad y fecha, detalle del gasto (lugares adonde se des- plazó el funcionario) y el valor del gasto de transporte en cada diligencia. Adicionalmente, este vale debe incluir el nombre, la firma y el número de cédula del funcionario beneficiario del pago, así como también la aprobación del gasto realizado por una persona de nivel adecuado vin- culado laboralmente con la OB. Los gastos de transporte deben ser presentados en un vale, registrando los gastos correspondientes a trans- portes de máximo una semana y por cada persona beneficiaria del pago. 8) Los demás gastos cubiertos con recursos de caja menor (exceptuando los gastos de transporte) deben ser soportados con factura de venta o su equivalente a nombre de la OB. Estas facturas deben cumplir los requisitos expuestos en el régimen de facturación que se expone a continuación. 158
- 159. 2 REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE RÉGIMEN DE FACTURACIÓN Comercialmente, la factura identifica la realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene Es claro el derecho que en la venta y, en muchos casos, la persona que interviene en la compra. todo comprador tiene Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o de exigir al vendedor la servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya entrega de una factura que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación. de las mercancías vendidas con indicación Es obligatorio exigir la factura o el documento equivalente. Todos los del precio y su pago. adquirientes de bienes muebles o servicios están obligados a exigir la factura o documentos equivalentes que establezcan las normas lega- les, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios del ente regulador existente así lo exijan. La factura, fuente principal del registro contable de la transacción Se establece que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos; así mismo, los soportes deben ser utiliza- dos para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle. 159
- 160. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Para que sea válido, el documento debe cumplir, como mínimo, los siguien- tes requisitos: a) Estar denominado expresamente como factura de venta o su equiva- lente. b) Registrar apellidos y nombre o razón e identificación del vendedor o de 2.1.Obligados a expedir factura quien presta el servicio. En la actualidad, esta obligación corresponde a: c) Registrar apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bie- nes o servicios cuando éste exija la discriminación del impuesto paga- Las personas que tengan la calidad de comerciantes. do, por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento. Las personas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inhe- rentes a éstas. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración con- secutiva de las facturas de venta. Las personas que enajenen productos de la actividad agrícola o ganadera, salvo que trate de personas naturales y la transacción supere la cuantía de e) Fecha de su expedición. vendedor, un documento equivalente que contenga los siguientes datos: f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios • Apellidos y nombre e identificación del vendedor prestados. • Apellidos y nombre o razón social e identificación del adquiriente g) Valor total de la operación. • Numeración consecutiva Entrega del original por parte del vendedor • Fecha de la operación • Descripción del bien En la expedición de la factura debe entregarse el original al comprador y conservar la copia el vendedor como soporte de la contabilidad. • Valor de la operación En ciertas transacciones se permite la entrega de la copia, éste es el caso de: Éstos son algunos ejemplos: • Factura cambiaria de compraventa. • Comerciantes • Factura cambiaria de transporte. • Importadores • Tiquete de transporte (en el caso de las empresas que venden tiquetes • Prestadores de servicios de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura); • Ventas a consumidores finales será suficiente entregar copia de la misma. 160
- 161. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE • Papel químico como el sobreflex. • Las cooperativas de ahorro y crédito. • Boleta del juego de chance. • Los organismos cooperativos de grado superior. • Las cooperativas multiactivas e integrales por las operaciones finan- 2.1.1. Facturas especiales cieras. a) Factura cambiaria. Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, • Las instituciones auxiliares del cooperativismo por las operaciones el documento llevará esta denominación. financieras. • Los fondos de empleados por las operaciones financieras. b)Factura cambiaria de transporte. Es un título valor que el transportador podrá librar y entregar o enviar al remitente o cargador. No podrá librar- • Servicios de baños públicos. se esta factura si no corresponde a un contrato de transporte efectiva- • Servicios con vínculo laboral. mente ejecutado. En el momento de la transacción se entrega la copia al • Las enajenaciones y arrendamientos de bienes que sean activos fijos comprador; el original lo conservará el vendedor hasta que se cancele la para el enajenante o arrendador y sea un no comerciante. obligación. 2.1.3. Documentos equivalentes sustitutivos de la factura 2.1.2. Casos en los que no se requiere expedir la factura La obligación de facturar puede ser sustituida (en casos excepcionales) con la Se excluyen ciertas transacciones económicas de la obligación de expedir expedición del documento denominado equivalente a la factura, el cual se factura o documento equivalente, ya que en algunos casos, como en el caracteriza por contar con algunos de los requisitos de ésta. Según cada sector bancario, se tienen otros documentos probatorios del ingreso y no documento son: se justifica duplicarlos. • Los tiquetes de máquinas registradoras. Se consideran los siguientes casos en los que no hay obligación de facturar: • Las boletas de ingreso a espectáculos públicos. • Los tiquetes de transporte de pa- • Los bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y sajeros. vivienda y las compañías de financiamiento comercial. • Los recibos de pago de matrícu- • Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo. las y pensiones expedidos por es- • Los distribuidores minoristas de gas natural comprimido. tablecimientos de educación, re- • Las personas naturales que enajenen productos agrícolas o pecuarios conocidos por el gobierno nacional. que no sobrepasen un monto establecido por la organización de base • Pólizas de seguros, títulos de capitaliza- en las políticas de desembolsos. ción y los respectivos comprobantes de • El transporte público urbano o metropolitano de pasajeros. pago. 161
- 162. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO • Los extractos expedidos por las sociedades fiduciarias, fondos de in- • Recibos emitidos por empresas prestadoras de servicios públicos versión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, domiciliarios. fondos de valores y fondos de pensiones y cesantías. • Recibos expedidos por las cámaras de comercio y notarías. • Factura electrónica. • Cobro de peajes. • Venta de productos agrícolas o ganaderos. • Loterías, rifas y apuestas. 2.1.4. Requisitos de los documentos equivalentes • Descuentos por nómina. Los documentos equivalentes a la factura deberán llevar numeración conse- • Contratos de medicina prepagada. cutiva. Cuando se trata de tiquetes expedidos por máquinas registradoras • Transacción registrada en las bolsas de valores. podrán llevar prefijos alfanuméricos, alfabéticos o numéricos; por ejemplo, la factura electrónica y por computador. • Comisionistas de bolsa de valores. • Certificado del proveedor por la venta a empresas de comercializa- 2.1.5. Factura electrónica ción internacional. Es un documento computacional que soporta una transacción de venta de • Documentos emitidos por entidades de derecho público, empresas bienes o prestación de servicios y su transmisión se realiza en forma electró- industriales y comerciales del Estado, empresas de economía mixta nica desde el computador del vendedor al computador del vendedor. donde el Estado posea más del 50%. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría. 162
- 163. 3 REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE SOLICITUD DE RECURSO PARA LA OB Documento para el trámite de pagos que efectúa la OB. 3.1.Normas 1. Presupuesto aprobado. 2. Diligenciar la forma de solicitud de recurso. 3. La solicitud no debe presentar enmendaduras o tachones. 5. Los rubros presupuestales de la solicitud de recurso deben corres- ponder a la naturaleza del gasto que son aceptados por las políticas de 4. Toda solicitud deberá llevar dos firmas: la Red (si es el caso). SOLICITA: Quien elabora la solicitud 6. La solicitud de recurso debe estar soportada por documentos origina- AUTORIZA: Firma autorizada de la OB les a nombre de la OB o con base en el presupuesto aprobado. So- porte que no cumpla este requisito no será reconocido. Ver requisitos de la factura en reembolso de caja menor. 7. Toda contratación que se realice con persona natural debe soportarse con un contrato civil de prestación de servicios, además de la cuenta de cobro. 8. Las anulaciones deberán realizarse el mismo día en que ocurrió el error. 163
- 164. 4 HONOR ARIOS Remuneraciones altrabajo prestado por una persona natural o jurídica sin 4.1.Normas que exista contrato laboral y en el que predomina el factor intelectual sobre el puramente material o mecánico. 1. Todo pago que se realice a persona natural debe ser soportado con los formatos simplificados de contratación civil de conferencistas, tra- Corresponde a contratos civiles y no generan prestaciones sociales. Incluye ductores, conciertos, modelos de clases de dibujo, jurados, etc. honorarios a consultores, auditores, asesores, etc. 2. Para los pagos de conferencias se debe espe- Es preciso aclarar que los honorarios se pagarán para aquellas actividades cificar las horas dictadas y el valor de cada excepcionales que no puedan ser desempeñadas por alguien que pertenez- una de ellas. ca a la OB. Nota: Siempre que sean prestados por personas naturales, el pago deberá sopor- Ver requisitos de la factura en reem- tarse con cuenta de cobro y la copia del contrato. Cuando se trate de per- bolso de caja menor. sonas jurídicas el pago deberá soportarse con factura y copia del contrato. No se deben efectuar pagos sin que se haya cumplido la labor. 164