Manual de Usuario S I A G I E 2.0

OFICINA DE INFORMÁTICA - OFIN

Sistema de Información de Apoyo a la
Gestión de la Institución Educativa
SIAGIE v.2.0.1

Manual de Usuario

1

HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor
16/11/2009 1.0 Elaboración del manual. PO
06/05/2010 1.0 Elaboración del manual de Usuario. YC
12/05/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC
27/08/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha LA
19/01/2011 2.0 Actualización de las opciones de: Datos de Institución YC
Educativa: parámetros, Año Académico (activación),
Módulos y especialidades, Procesamiento de notas:
prematrículas

Autor(es):
YC : Yajaira Canal

LA : Liz Alvarez

Revisores:
HZ : Hugo Zumaeta

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Contenido
1. Introducción.......................................................................................................................... 4
2. Ingreso al Sistema ............................................................................................................... 6
3. Datos de la Institución Educativa ..................................................................................... 11
4. Año Académico.................................................................................................................. 21
5. Fases .................................................................................................................................. 24
6. Períodos de Evaluación .................................................................................................... 26
7. Registro de Ambientes ...................................................................................................... 28
8. Grados y Secciones .......................................................................................................... 29
9. Fechas Especiales IE ........................................................................................................ 41
10. Padrón Nacional del Personal ........................................................................................... 43
11. Registro Personal de la IE ............................................................................................ 51
12. Registro Asistencia Personal IE ................................................................................... 59
13. Administrar Roles .......................................................................................................... 61
a) ............................................................................................................................................. 62
14. Mantenimiento de usuarios.............................................................................................. 63
15. Asignación Accesos a Familiar........................................................................................... 64
16. Registro de Estudiantes ................................................................................................ 69
17. Matrícula de Estudiantes............................................................................................... 83
18. Nómina de Matrícula ................................................................................................... 101
19. Registro de Nómina Básica ........................................................................................ 106
20. Resoluciones IE ........................................................................................................... 118
21. Estudiantes por sección .............................................................................................. 123
22. Padrón de Apoderados ............................................................................................... 127
23. Cambio de Sección por Estudiante ............................................................................ 128
24. Traslado de Estudiantes ............................................................................................. 131
25. Retiro de Estudiantes .................................................................................................. 133
26. Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 136
27. Registro de Notas Genérico ....................................................................................... 139
28. Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 146
29. Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 148
30. Procesar Notas ............................................................................................................ 151

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31. Proceso Disgregado de Notas.................................................................................... 159
32. Impresión de Boletas de Información ........................................................................ 163
33. Acta Consolidada de Evaluación................................................................................ 167
34. Recuperación Subsanación ........................................................................................ 168
35. Registro de Notas de Área a Cargo ........................................................................... 168
36. Reporte Recuperación y Subsanación ...................................................................... 169

1. Introducción
a) OBJETIVO DEL SISTEMA

El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0
(Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para
ser gestionado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional.

El SIAGIE versión 2.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las
Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. El sistema apoya los procesos
administrativos, generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar
Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de
Evaluación, Boletas de Notas y Actas de Evaluación.

De similar manera, se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa y
que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los
recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas
(DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado).

b) ALCANCE DEL SISTEMA

Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2.0 de tal manera que sea
ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera
independiente y centralizada.

c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El sistema cuenta con los siguientes módulos:

d) Administración del Sistema

Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados para
su acceso al sistema.

e) Configuración

Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel de
todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por parte del
equipo de administración central del MINEDU.

4

f) Administrar Personal

Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institución
educativa.

g) Administrar IE

Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de su
proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a
las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes.

h) Administrar Red

Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo el
registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte.

i) Seguridad

Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la
asignación de roles y la administración de privilegios.

Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características:

j) Ayuda

Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del
Sistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas

ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las
operaciones del sistema.

La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la
siguiente ventana.

Para ver los videos
pulse sobre la opción
que quiere ver

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2. Ingreso al Sistema

Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL:
http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación,
después ingresar a la opción de “Intranet”

Ingrese a la
opción Intranet

Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos
con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0.

Ingrese al
SIAGIE 2.0

Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema

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En ocasiones, en el primer ingreso al sistema, se pide el correspondiente cambio de password por parte
del usuario, mediante la siguiente ventana.

EL asistente de configuración de Instituciones educativas.

Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrará el Sistema será la
el asistente de configuración inicial de instituciones educativas en donde se puede seleccionar los datos
básicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente la Institución Educativa.

Si el todas las instituciones educativas a las que el usuario está asociado ya han sido inicializada,
entonces esta ventana no se visualizará.

7

Por defecto
aparecen las
instituciones
educativas a las
que el usuario
está asociado

Seleccione los
turnos de la IE

Los datos ingresados en esta ventana son:

Institución Educativa Corresponde a una colección de las instituciones
educativas asociadas al usuario que son
susceptibles de ser inicializadas.

Turnos de la I.E Turnos con los que cuenta la Institución Educativa.
Al indicar un turno se solicita el ingreso del horario
dentro del turno.

Año Académico El año Académico que se desea inicializar.

Se trata de los años académicos vigentes para

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todas las instituciones educativas a nivel nacional.

Número de aulas Seleccione el número de aulas con los que cuenta
la Institución Educativa. El sistema creará las aulas
01, 02, 03, …., n, donde n es el número indicado en
este campo.

Tipo de Periodo Tipo de periodo de evaluación

Dependiendo de lo indicado en este campo, se
creará:

Anual: 01 periodo anual.

Bimestral: 04 periodos bimestrales.

Trimestral: 03 periodos trimestrales

Tipo de manejo de Sistema Tipo de manejo del sistema

Básico: El usuario tiene las opciones básicas

Completo: El usuario tiene todas las opciones
disponibles para la gestión de la IE.

Al finalizar el presente capítulo puede ver un gráfico
de la aplicación de estos dos roles de usuario.

Grados y cantidades Seleccione los grados e indicar el numero de
secciones por grado en la I.E

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”. Es optativo
pulsar varias veces el botón Refrescar, con el fin de poder ver la culminación del proceso.

Después de pulsar el botón refrescar el botón abra cambiado a “Conforme”

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En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado.

Finalmente pulse el botón “Finalizar” para indicar que ya no se desea continuar con la inicialización de
IIEE. Sin embargo, El usuario puede optar por inicializar las otras instituciones educativas asociadas.

En el gráfico siguiente puede ver el tipo de aplicación de los roles de usuario d acuerdo al tipo de usuario
del sistema:

10

CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL

3. Datos de la Institución Educativa
Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además permite
complementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de página
web, entre otros.

Datos de la IE
extraídos del
padrón de
ESCALE.

Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opción se
realiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esta opción no tiene un
botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está
previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que solo las
IE que están registradas allí tienen acceso al sistema.

La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene
que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la
información se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptar

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En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Programa en la IE.

A continuación realice los siguientes pasos:

a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.-
Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se habilitan
los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre otros.

Para modificar los datos del director:

Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el Sup” o “Buscar en el Personal”

Buscar personal en
Sistema Único de
Planillas

Búsqueda de personal
en la base del sistema

Tamaño
del escudo

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Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:

Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE)

Código Modular Identificador del personal

Anexo Anexo

Nivel Nivel Educativo

Nombre Nombre de la institución educativa

Gestión Encargado de la gestión

Departamento Departamento de institución educativa

Provincia Provincia de institución educative

Distrito Distrito de institución educative

Dirección Dirección de institución educative

Centro Poblado Nombre del centro poblado

Tipo I.E. Tipo de institución educative

Forma Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc)

Cod. Local Código numeral asignado al local

DRE DRE a la cual pertenece la Institución Educativa

Ugel Ugel a la cual pertenece la Institución Educativa

Resolución Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de la
AUTORIZACION DE institución educativa
FUNCIONAMIENTO

Fecha Res. Fecha de la resolución de autorización

Turno Turno de enseñanza

Días de la Semana Seleccione los días laborables de la I.E
Laborales

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Horas pedagógicas por Distribución de las horas pedagógicas por día
día

Genero Genero de la I.E

Característica Modo de enseñanza establecido

Datos de Registro

Director Nombre del director de la IE

Teléfono Número telefónico de la IE

Email Cuenta de correo electronic

Página Web Dirección de página web

1. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP, se muestra una ventana
que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:

2. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el personal de la IE, se muestra
una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en la
opción Registro de Personal.

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3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente
ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas
como la duración de la hora libre

Seleccione el turno

Ingrese el horario
del turno

Ingrese la duración
de la hora
académica y de la
hora libre

4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede
agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana.

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Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de
hora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta qué
hora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el
sistema irá mostrando las mismas.

Si el usuario ha establecido la
duración de las horas, tanto
académica como libre, entonces el
sistema colocará la hora que
corresponde.

Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente
ventana:

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Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden
superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías

5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la
semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.

6. Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución educativa al
sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5
cm.

Ruta de la
imagen

Muestra la ventana
de dialogo

Carga imagen
al sistema

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Elija una imagen del
ordenador o PC

Pulse el botón
Abrir para copiar la
ruta de la imagen

b) MODIFICAR PARÁMETROS.-
Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetros
y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un
comportamiento especial del sistema en la IE.

Los valores de los parámetros son los siguientes:

Límite Criterio de Evaluación Indica el valor máximo de criterios de evaluación en las
Boleta de información. libretas de notas del estudiante a partir del cual el
sistema empezará a reducir el tamaño de letra. Por
defecto, el valor es 40.

Si una IE emplea un total de criterios de evaluación
mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el
sistema empiece a reducir el tipo de letra en la libreta y
de esta forma permitir que la libreta se emita en una
cara de un papel tamaño A4. Por ejemplo: Así se
visualiza con un valor de 40:

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Y esta es la misma boleta impresa con un valor de 45 en
este parámetro:

NOTA: Ante un cambio en este parámetro, el usuario
debe volver a generar las boletas de información para
que se vean los resultados.

Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se
imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que
Registrar/Imprimir apreciaciones si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la
del tutor libreta de notas.

Si es que el check anterior fue desmarcado, entonces
mediante esta opción se indica cuántas líneas se
reservará para las apreciaciones escritas del tutor.

Líneas en blanco para registro
manual

Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el
Visualización de datos de libretas Orden de Mérito y el Promedio final en la libreta de
de notas notas.

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1. Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña
correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten
configurar los programas en la IE.

Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año
académico en la IE.

Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas en
los que participa le IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de Seleccione programas, el
usuario podrá seleccionar el o los programas.

Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final después de haber
seleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:

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El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes.

4. Año Académico
Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el período
de inicio y fin de vigencia.

Registrar Año
Académico

Enlace
modificar Año
Académico Eliminar el
registro

a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

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Los datos que se registran en este mantenimiento son:

Año Detalle descriptivo del año académico
Fecha Inicio Calendario fecha de inicio de año académico
Fecha Fin Calendario fecha de fin de año académico
Estado Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE,
el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una
sección posterior en esta opción cómo se activa un
año académico.

b. Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el
botón Eliminar (símbolo del aspa).

d. Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que sean
ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo.

El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se
muestra a continuación:

Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de
combinación entre especialidades y módulos:

El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar el
botón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de grado
académico dentro de la IE.

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e. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de suma
importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del
mismo. Los estados posibles de un año académico son:

Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de
activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior.

Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información. El
proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se mostrará
el siguiente mensaje:

Hacer clic en
año inactivo

Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el año
académico:

Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico
indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas por
grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el informe, al
cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería parecido al
siguiente.

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Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la
página desde el explorador presionando la tecla F5.

Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a un
año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el ícono
de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a cerrar un año
académico.

Hacer clic en
año abierto

Nota: El cierre de un año académico es irreversible.

5. Fases
Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse
dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación).

El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:

24

Registrar Fase

Enlace
Modificar
Elimina el
Fase Permite cambiar registro
el estado de la
fase.

a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a
continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de fases

ESTADO
Activo
Inactivo

Al marcar la casilla se
establece la
asistencia a la fase


Fase Identificador y descripción de la fase.
Fecha Desde Calendario fecha de fase desde
Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar
dentro de las fechas de año académico.
Estado Estado de registro
Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la
columna “ID” para realizar los cambios.

c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo
del aspa).

d. Cambiar estado de Fases.- Esta opción permite cambiar el estado de una fase, desde Inactivo
a Activo y de Activo a Cerrado. Esta función es de importancia para todos los procesos que se
realizan mediante la opción “Procesar notas”. Mientras la fase se encuentre activa se podrá
realizar procesamientos, una vez cerrada la fase no permitirá realizar procesos.

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Una vez que la fase ha sido cerrada también se deshabilita el enlace de modificación

Enlace de modificar
deshabilitado.

6. Períodos de Evaluación
Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Período
Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año
Académico.

a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Tipo Período Listado de tipo periodo. Puede ser:

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Fecha Inicio Calendario fecha inicio del período de evaluación
Fecha Fin Calendario fecha fin del período de evaluación
Estado Estado de la etapa de evaluación

En el inicio del año académico, se recomienda
mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente,
al iniciarse el proceso de evaluación y la posterior
culminación se deberá cambiar este estado,
respectivamente a En evaluación y Evaluado.

Finalmente, queda la siguiente ventana.

Enlace Modifica
Período
Evaluación

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa
inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace
debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.

c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa).

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7. Registro de Ambientes
Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la
institución educativa.

Registro de
Ambiente

a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los
datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Código Identificador del ambiente
Tipo de Ambiente Tipo de área física

Descripción Descripción del ambiente
Ubicación Descripción detallada de la local físico
Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el
ambiente.
Área Medida del local en metros cuadrados.
Estado Condición del local físico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios.
Bueno Número de bienes en óptimo estado
Regular Número de bienes en regular estado
Malo Número de bienes en mal estado

Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.

28

Enlace
Modifica
Ambiente
Eliminar
el registro

b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo
de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar
(símbolo del aspa).

d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

Descripción del Reporte:

Aula Es la descripción del aula.
Ubicación Ubicación física del aula.
Estado Estado del ambiente: Bueno, regular, malo.
Cap Capacidad de estudiantes
Estado de carpetas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de sillas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

8. Grados y Secciones
Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución
Educativa para un año académico en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

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El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a
llevar en un año académico determinado.

a. A GREG AR G R AD O POR A Ñ O .- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar
las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para
agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Lista de Marcar la casilla de
Grados selección de registro.
disponibles

Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente:

El sistema reconoce que para el Elimina el
nivel educativo al que pertenece la registro
IE y según el diseño curricular se
van a asociar estas áreas
curriculares a cada grado.

1. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son consideradas
como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace
“Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas correspondientes a
un determinado grado.

30

Configuración de
Especialidad a un área
de grado de la IE.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luego
seleccione los talleres y pulse el botón Agregar.

Finalmente pulse
Agregar Seleccione los talleres
que va agregar

Dado que los talleres que
aparecen son áreas, debe haber
un catálogo único de áreas que
pueden ser talleres.

En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en donde
sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Finalmente pulse aceptar

Pulse sobre el aspa

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Si el área tiene criterios de evaluación relacionados, entonces primero deben ser eliminados.

Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si es que ello fuera necesario, se
deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación de
una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado.

Seleccione el módulo
Al presionar el botón de especialidad y
Agregar, se muestra pulse el botón Grabar.
esta ventana.

2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones
asociadas a un grado de la IE.

3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado
seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área
genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.

32

Contenido
Silábico

Números de
criterios de
evaluación

4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se
accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas por
Año.

Agrega
Criterio de
Evaluación
Elimina el
registro

5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botón
Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al
elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

33

7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregar
y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Código Año Identificador del año académico
Código Diseño Identificador del diseño curricular
Código Nivel Identificador del nivel educativo
Código Grado Identificador del grado
Código Área Identificador de área generic
Código Identificador del contenido silábico
Descripción Descripción del contenido silábico
Fecha Programada Fecha de exposición programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro de
grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones.

34

Opción para
modificar la sección

Horarios de
Estudiantes
Sección
de Sección

b. A GREG AR S ECCIONES .
1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular debe
pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los
datos pulse el botón Grabar

Listado de
Personal

Listado de
Aulas

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana en donde está la lista de personal de la
Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble
click en el registro del aula.

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Id Sección Identificador de sección
Descripción Descripción de la sección
Tutor Es el personal encargado o responsable de la
sección. Previamente debe estar registrado como
personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al
momento de crear la sección el registro puede
continuar.
Aula Especifica el aula de uso más frecuente por la
sección.
Num. Vacantes Número de vacantes disponibles.
Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. En
una fase de recuperación es posible crear secciones
que agrupen a los estudiantes de diferentes
secciones para que se recuperen en un área
determinada.
Área Recuperación Área relacionada a la fase de recuperación. En la
fase de recuperación de la IE, se forman secciones
que van a agrupar a los diferentes estudiantes que
están recuperándose en un área en particular.
Turno Es el turno en el que funcionará la sección.

2) Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la fase
recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.
Para grabar los datos pulse el botón Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la Institución
Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

36

Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse
doble clic en el registro del aula.

Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de áreas,
seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble clic en el registro del
aula.

Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana

37

Después de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde
muestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes que
recuperaran una determinada área

3) Mostrar Horarios Asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de un
registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección.

Opción para modificar
los horarios Elimina el
registro

4) Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el
botón Grabar.

Listado de Áreas
Genéricas

Listado de
Docentes


Áreas Área genérica impartida
Docentes Docente responsable del dictado
Día Día de la semana en que se dicta el área en la
sección.
Desde Hora de inicio del dictado
Hasta Hora de fín del dictado

38

Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada
posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del
sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una
asignación de este tipo.

Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registro
de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma.

Para una sección regular:

Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguiente manera:

Pulse aquí para ver la
última boleta de notas
como muestra la siguiente
ventana

Después de pulsar la opción de boleta nos va mostrar el reporte de la misma como nos
muestra la siguiente ventana

Para una sección de recuperación:

Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistema
mostrará una ventana similar a la siguiente:

39

Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir
agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la
siguiente ventana:

Por defecto se muestran
todos los registros
marcados para ser
agregados.

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año
académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al presionar
el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección.

5) Registro de Notas

El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar
las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear o
desbloquear el registro de notas.

Pulse la opción y le
mostrara la siguiente
ventana

40

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se
desea controlar.

Elige el periodo de
evaluación

Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y
viceversa.

Si el candado se
encuentra cerrado no
podrá realizar
modificaciones de notas
en el área

Si el candado se
encuentra abierto podrá
realizar modificaciones
de notas en el área

9. Fechas Especiales IE
Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no laborables
dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de
recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en
fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo.

Agregar fecha
especial

a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

41


Código Identificador de la fecha especial, este número es
autogenerado por el sistema.
Descripción Descripción de la fecha especial
Tipo fecha Especial Tipo de fecha especial

Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el
personal docente se les registrará la asistencia.
Fecha Desde Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales.
Fecha Hasta Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la
Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

Enlace
Modificar
fecha Eliminar
especial el registro

b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa).

d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas
especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

42

Por defecto aparecen
marcadas todas las
fechas especiales
generales.

Al poner el botón Grabar, queda así el registro.

10. Padrón Nacional del Personal
Esta opción permite registrar los datos de un personal para la institución educativa (docentes,
administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su información disponible en el sistema.

43

Eliminar
registro
Búsqueda
por filtros
Modificar
datos del
personal

Registrar
nuevo
personal

Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por apellidos,
nombre y código modular.

Seleccione el
criterio de
búsqueda

1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se
habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a
continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

44

Calendario para
elegir la fecha
Listado de Ubigeo

Seleccione el año escolar en
curso


Número Personal Identificador asignado por el sistema
Tipo documento Tipo y número de documento de identidad
Es personal SUP Indica que si el personal siendo registrado está incluido en
el SUP (Sistema Único de Planillas), entonces los datos
son extraídos y no pueden ser modificados.
Sexo Género masculino o femenino
Apellido Paterno Apellido paterno del personal
Apellido Materno Apellido Materno del personal
Nombres Nombre completo del personal
País Nacimiento País de origen de la persona
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento (se incluye un calendario)
Número Colegiatura Número de la colegiatura profesional del personal (es un
dato opcional)
Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)
Nivel Instrucción Nivel de instrucción de la persona
Asociar año académico Corresponde al año académico que el personal labora en
la Institución Educativa que realiza el registro.

El registro del lugar de nacimiento
El registro del lugar de nacimiento requiere una explicación particular, la misma que se extiende para
cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento, provincia y distrito. Si el
usuario conoce el código de ubigeo, lo podrá ingresar directamente, en caso contrario, recurrirá a la
ayuda en donde se muestra una ventana similar a la siguiente:

Buscar texto Permite hacer
ingresado búsquedas
exactas al texto
de detalle
ingresado.
45

Selección el
registro

Listado Ubicación Geográfica

¿Qué pasaría si el usuario desea ubicar algún distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no
indica que desea realizar una búsqueda específica, entonces el sistema le mostrará Huancavelica e
Ica, entre otros más. Sin embargo, el usuario puede pedir una búsqueda específica con lo que se
tiene el siguiente resultado:

Como puede observar sólo se
muestran cinco páginas para que el
usuario pueda ubicar el distrito con
mayor rapidez.

Asociar año académico.
Esta asociación permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un año
académico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionará el (los) año(s)
académico(s) que corresponda(n):

Seleccione los
años académicos
y luego pulse el
botón agregar

46

Finalmente, después de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botón Grabar y se
mostrará la siguiente ventana de confirmación.

2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene do modalidades de búsqueda:
búsqueda específica y búsqueda por filtros.

a. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algún
dato específico como el código de personal, código modular ó tipo y número de
documento. Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del personal consultado
en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Pulse busca
personal


Código Personal Identificador asignado por el sistema
Código Modular Identificador de personal
Tipo de Documento Documento de identidad
Número de Documento Número de documento de identidad

b. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un
personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al
personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los
datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Pulsar el botón
Buscar el cual nos
mostrara la siguiente
pantalla
Al presionar este botón se muestran la ventana siguiente:

47

2. El botón Buscar nos
mostrara todos los registros
1. Ingrese todo el apellido o
que coinciden con la palabra
nombre (parte de cualquiera de
que ha ingresado
ellos) que el usuario requiere
ubicar. Por ejemplo, el sistema
mostrará, todos los registros que
contengan la palabra rojas como
parte del nombre, apellido patero o
materno.

3. Pulse sobre el registro el cual abrirá
la siguiente imagen

Después de pulsar sobre el registro abrirá la siguiente ventana donde muestra los datos
del personal que hemos estado buscando

Muestra todos los datos
de la persona que estaba
buscando

3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Búsqueda
Específica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y
luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios.

Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuación (impidiendo la
modificación). Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por un usuario que
pertenezca a la IE que creó el personal.

48

Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de
nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar también los datos de los documentos de identidad
que puede tener el personal de la IE.

Registro de documentos de identidad.

El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el
registro.

Agrega un nuevo
documento Editar

Eliminar

Agrega documento

Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, se
muestran al posicionarse sobre el registro.

Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios.

También es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de su domicilio.

49

Listado de Ubigeo


Lugar Nacimiento Ubicación geográfica
Dirección Dirección de la persona
Teléfono Número telefónico de la persona
Tipo de servidor Tipo de servidor público
Condición Condición laboral

Cargo Cargo del personal dentro de la institución educativa:

Nivel Magisterial Nivel en el magisterio.

Tipo de Personal Tipo de contrato del personal.

4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros
para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de
confirmación de la acción.

50

Es posible que el sistema no permita la eliminación física del registro debido a que pueden existir
registros relacionados (áreas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar al
siguiente:

11. Registro Personal de la IE
En esta ventana nos muestra de forma paginada la relación del personal de la
Institución Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), así como también nos
permite realizar búsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el
registro del personal que labora en la Institución Educativa en un año académico
determinado. Note que es importante el año académico porque el personal que labora
en un año académico suele ser diferente de un año para otro.

51

Código interno del
sistema.
Estado Activo o
No Activo

Indica si el personal
registrado tiene una
cuenta de usuario.

Esta opción también permite la signación de áreas curriculares que están bajo la
responsabiliad de un personal de la IE.

a) Búsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de búsqueda nos permiten ubicar
fácilmente a un personal IE y poder realizar alguna asignación o edición. Puede
hacerse por Apellidos y Nombres así como por código modular.

Si no selecciona un filtro de búsqueda nos aparecerá el siguiente mensaje:

Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar.

52

b) Agregar Personal por IE.- Para agregar un personal dentro de la IE se debe pulsar el
botón Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de
agregación de personal. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Marcar la casilla
para agregar a la
IE. y luego pulse
grabar

Criterios de Búsqueda:
El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la
IE o a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el ámbito de
búsqueda correspondiente: seleccionar “En esta IE” o la opción “En
general”, respectivamente.

Esta opción muestra solo el
Esta opción muestra todo el
personal que labora en la
personal en general.
I.E.

53

Ahora si conocemos los datos del personal podemos hacer una búsqueda
especializada como sigue:

Puede Ingresar el También puede ingresar los
código modular. apellidos y nombres (en
minúsculas o mayúsculas y Finalmente si lo que
pueden estar en cualquier orden) sabe es el DNI
ingréselo y pulse
buscar.

Después de seleccionar el personal de la institución educativa y pulsar el botón
grabar nos mostrara la siguiente ventana.

El estado del personal en el año es Inactivo por defecto. Para que el docente
pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado
el ícono y mostrara la siguiente ventana de confirmación a lo cual tiene que
pulsar Aceptar.

Después de pulsa Aceptar el estado cambiara a Activo como se muestra en la
siguiente ventana:

54

Cambio a estado
Activo

c) Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el año ubique el
registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

Botón para eliminar
la asociación del
docente a la IE en el
año académico en
curso.

En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato le
mandara la siguiente ventada de advertencia la cual no permitirá que se
elimine el registro.

Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una
persona (docente, generalmente) a un área determinada para una sección.

d) Asignar Personal de la IE por áreas.- Mediante esta opción es posible asociar un
personal de la IE a un grupo de áreas con el objetivo que sea este personal quien
posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones.

Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad de
áreas asociadas al personal.

Para asignar áreas al personal
se ingresa a este enlace. El
cero indica que no tiene áreas
asignadas.

55

Entonces, aparecerá la siguiente ventana, que muestra las áreas que el un
personal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área):

Al agregar áreas se muestra la siguiente ventana.

El sistema solicita los siguientes datos:

Diseño Es el diseño curricular que agrupa el o las áreas que el
personal va a asociarse.
Grado Es el grado de la IE asociado al personal de la IE.
Area Es el área que será asociada al personal
Estado Es el estado de la asociación

El registro puede quedar de la siguiente manera:

56

Cuando se graba el registro, se puede observar la asignación que el personal
tiene para un área en un grado y se pueden ir agregan nuevas asociaciones.
Finalmente se deberá indicar cuáles son las secciones que estarán a cargo por
el docente.

Para asignar secciones al
personal se ingresa a este
enlace. El cero indica que no
tiene secciones asignadas para
el grado y área.

e) Asignar Secciones al personal por áreas.- Una vez realizado el paso anterior, se
podrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. Este
registro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la opción
de Grados y Secciones.

Esta asignación permite indicar al sistema a cuáles secciones tiene acceso un
docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del
sistema, pueda solo acceder y actualizar a la información que le corresponda,
principalmente con respecto al proceso de evaluación.

Al pulsar el botón Agregar, se muestra la siguiente ventana:

En esta ventana se registran los siguientes datos:

Sección Es la sección donde el personal (docente) va a ser
responsable del área.
Día Viene a ser el día de la semana que serán las sesiones

57

de clase.

Hora El botón permite obtener el listado de las horas
pedagógicas definidas a nivel de toda la institución
educativa
Desde Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesión de
clases, en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo
08:45, 20:30)
Hasta Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesión de
clases.

f) Imprimir el personal de la Institución Educativa.- Mediante el botón Imprimir, es
posible obtener los siguientes listados del personal:

Ejemplos de estos listados se muestran a continuación:

Listado de personal de la institución educativa:

58

Listado de cumpleaños del personal de la institución educativa:

12. Registro Asistencia Personal IE
Esta opción permite realizar el registro de la asistencia del personal de la institución
educativa por los meses correspondientes al año académico establecido para la

Pulse seleccionar
para ingresar la
asistencia

Listado de
registro de
asistencia
por mes

59

Pulsar con el
mouse en la
casilla para
cambiar el
estado

Leyenda:
Descripción de los
estados

El usuario podrá indicar cualquiera de las situaciones haciendo repetidos clics sobre
cada una de las celdas.

Al presionar el botón Grabar, se tienen se presenta el siguiente mensaje:

Se debe considerar que si en la opción de Configuración de la Institución Educativa
se ha indicado que se laboran un conjunto de días en particular, esos días serán
susceptibles de registro de asistencia.

60

Por ejemplo: Se
incluye sábado como
día laborable.

Como puede notar, el día sábado se activa para poder registra la asistencia.

Después de pulsar la opción de “Imprimir” le mostrara la siguiente ventana:

13. Administrar Roles
Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una
determinada Institución Educativa, podrá darle privilegios al usuario de acuerdo a su
rol.

61

Al pulsar la opción de usuarios
abrirá la ventana donde se
encuentra la lista de usuarios de
un determinado Rol

Al hacer click en el enlace de
actualizar Privilegios abrirá la
ventana donde mostrara la lista de
privilegios las cuales se podrá
modificar de cuerdo al requerimiento

Al pulsar agregar se abrirá la siguiente ventana ingrese la información solicitada y
pulse el botón grabar.

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:

Id Rol El código el cual va identificar al Rol
Descripción La descripción del Rol

Al pulsar en la opción de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la
relación de usuarios de un determinado rol

Al pulsar la opción de privilegio abrirá la siguiente ventana en donde puede escoger
los privilegios del usuario con respecto al rol que tenga después de seleccionar los
privilegios pulse guardar.

62

El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningún tipo de
mantenimiento.

El icono de lápiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento

Seleccione el privilegio que
tendrá el usuario de la I.E

14. Mantenimiento de usuarios
Esta opción permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un personal de la I.E un
usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, así mismo se le asigna un rol determinado el
cual tendrá privilegios

En el caso que quiera realizar
alguna modificación pulse sobre el
usuario.

Al pulsar la opción de agregar abre la siguiente ventana

63


Personal I.E asociado Seleccione el personal que está asociado a la I.E. El sistema
mostrará únicamente los usuarios que se encuentren activos en el
año académico en curso. La siguiente pantalla muestra en un
recuadro los usuarios que serían incluidos.

Login Usuario Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al sistema. El
sistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE, si es
que existiera.
Contraseña Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema.
Confirmar contraseña Ingrese nuevamente la contraseña, debe coincidir a la contraseña
ingresada en el campo anterior.
Correo Electrónico Ingrese el correo electrónico del usuario. El sistema va a validar que
el formato del correo sea válido.
Cambiar password 1era vez SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentará una
ventana que solicite el cambio de password.
NO: El usuario podrá entrar al sistema directamente
Rol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El
sistema va a validar que un personal de institución educativa tenga
solo un usuario (login) en la institución educativa.

15. Asignación Accesos a Familiar
Esta opción permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante para que este
pueda ingresar y de esta forma pueda ver información de notas y asistencia del estudiante a su cargo.

Inicialmente, el usuario ingresa a la opción y se muestra una ventana similar a la siguiente:

64

Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son

Código de familiar El código que identifica al familiar

Luego de la búsqueda se muestra la información actual del familiar.

Apellidos y nombres Se muestran los apellidos y nombres del familiar
Domicilio Se muestran el domicilio
Centro de trabajo Se muestra el centro de trabajo del familiar.
Teléfono Se muestra el teléfono del familiar
Email Se muestra la cuenta de correo electrónico del familiar,
Cuenta Usuario Va indicar que está habilitado para ingresar al sistema
Usuario login Usuario con el cual va ingresar al sistema

Para la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y después
pulse el botón “Buscar”

65

Ingrese la información
requerida y pulse buscar

Doble clic para
seleccionar al
familiar

Después de pulsar sobre el registro regresará a la ventana anterior donde se puede observar los datos
del familiar, pulse el botón modificar para seleccionar los estudiantes asociados al familiar en la IE
correspondiente.

Pulse el botón modificar para que
pueda realizar las modificaciones
correspondientes

Luego, se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información:

66

Después de pulsar modificar se va
habilitar para que pueda
seleccionar

Después de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información se grabó
correctamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave serán el DNI del
familiar) con los cuales podrá ingresar al sistema.

Después pulse aceptar y mostrará la siguiente ventana.

Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podrá acceder mediante el enlace
correspondiente.

67

En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara directamente al
estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra en la siguiente ventana.

Seleccionar al estudiante
y pulse grabar

Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra la
información correspondiente de los estudiantes a los cuales está asociado.

68

CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS

16. Registro de Estudiantes
Esta opción permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda la
información necesaria para llevar un control de su progreso.

Búsqueda
por filtros

Búsqueda
específica

Impresión de
la Ficha de
Matricula.

a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se
habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación
descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Calendario para
selección de fecha

Listado de Ubigeo:

Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos y
nombre de estudiante, si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se
bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara

69


Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema
Código Estudiante Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo
nacional.
Posee apellidos Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o
materno.
Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante
Apellido Materno Apellido Materno del estudiante
Nombres Nombre completo del estudiante
Cargar foto Imagen del estudiante. Debe pesar menos menos de 500 Kb. y
ser de los formatos .jpg, .bmp.
País Nacimiento País de origen del estudiante
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento
Estado Civil Condición del estudiante
Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)

Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes, como por ejemplo:

Si ingresa el nombre con
doble espacio el sistema le
mostrara este mensaje

El control de la homonimia en el sistema.

En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de un
estudiante y si éste ya existe en la base de datos, se mostrará la siguiente ventana que sugiere la
existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el sistema
muestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes.

Para acceder a la información
pulse doble clik en el registro

70

El registro mostrado podría tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Para que
el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un caso de
homonimia, entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna “registrado
como”.

Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga con
los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la
información como nueva.

Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, después de ingresar la
información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información ingresada y le
saldrá la siguiente ventana.

En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos se
pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro.

b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la búsqueda específica o por filtros
para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón
Modificar para realizar los cambios.

Nuevas pestañas

Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botón
correspondiente y aparece la siguiente ventana.

71

Ingresando al botón Examinar, se podrá buscar el archivo que contiene la imagen del estudiante.
Enseguida pulse “Abrir”.

Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra de
progreso:

Finalmente, la imagen queda asociada al registro del estudiante. Así:

GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS

FICHA PRINCIPAL: Contiene la información principal del estudiante tales como: Código de
Estudiantes, Sexo, Apellidos y Nombres, país de nacimiento, fecha de nacimiento, estado civil,
lugar de nacimiento y foto del estudiante.

72

A continuación se va a detallar las demás fichas:

FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha “Domicilio” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar
los campos para que podamos ingresar la información correspondiente


Año Año de nacimiento
Lugar Residencia Ubicación geográfica del domicilio del estudiante
Dirección Detalle de la dirección del domicilio del estudiante
Lugar Lugar de domicilio
Teléfono Teléfono de domicilio

Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información
solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha “Situación Laboral” y luego pulsamos modificar el
cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente

73

Ficha Registrar Estudios/ Situación Laboral

Registro de
Situación
Laboral


Año Año de labores
Edad Edad correspondiente al año de labores
Descripción Detalle del trabajo o las labores realizadas
Horas Sem. Número de horas semanales que laboró

Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información
solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luego pulsamos modificar
el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente

Ficha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios

74

Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios

En esta pestaña se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el
registro.

Una explicación especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al
estudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:

Ingrese el número
de documento

Seleccione el tipo
de documento

Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitada

Los otros datos que se registran en este mantenimiento son:

Lengua Materna Lengua por parte de madre

Segunda Lengua Segunda lengua que domina

Religión Religión que profesa.

75

Tipo de Discapacidad Tipo de discapacidad que tiene el estudiante

Parto Modo de nacimiento del estudiante

Obs. del Parto Detalles del modo de nacimiento
Número Hermanos Número de hermanos del estudiante
Lugar que ocupa Orden que ocupa entre los hermanos

GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD

FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la información del
peso y talla del estudiante.

Calendario


Fecha Fecha del chequeo médico realizado
Control Tipo de control realizado.

Resultado Resultado de la consulta realizada
Observaciones Detalle u observaciones adicionales

FICHA ESTADO DE SALUD:

76


Edad aprox. Edad aproximada del estudiante
Tipo Tipo de estado de salud.

Enfermedad/ Vacuna Tipo enfermedad / vacuna
Si se trata de una enfermedad:

Si se trata de una vacuna:

Observaciones Observaciones de la enfermedad o vacuna.

FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE):

FICHA OTROS (Controles de salud):


77

Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir
Experiencia Traumática Accidente o caso acontecido
Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante

GRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES


Apellido Paterno Apellido paterno del familiar
Apellido Materno Apellido materno del familiar
Nombres Nombres del familiar
País Nacimiento País de nacimiento del familiar
Estado Civil Estado civil del familiar

Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar
Parentesco Relación del familiar con el estudiante

Grado Instrucción Grado alcanzado.

Domicilio Dirección de vivienda del familiar

78

Centro de Trabajo Centro de labores del familiar
Teléfono Número telefónico del familiar
Celular Número de teléfono móvil del familiar
Email Correo electrónico del familiar.
Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiar
Vive Estado de existencia del familiar

c. Generar Ficha de Matrícula.- Se pulsa el botón “Imprimir Ficha de Matrícula”, ubicado en la parte
superior derecha del formulario Principal. Esta opción permite realizar la impresión física de la Ficha
Única de Matrícula.

Generación de la ficha
única de matrícula

Ficha Única de Matrícula en formato de archivo PDF.

79

d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para
ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de
confirmación de la acción.

e. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato
específico como el código de estudiante, código del educando ó tipo y número de documento.
Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro
de estudiante para su mantenimiento.

Los datos a partir de los cuales se puede buscar son:

Código Estudiante Identificador asignado por el sistema
Código del Educando Identificador de único de estudiante
Tipo de Documento Documento de identidad
Número de Documento Número de documento de identidad

f. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el
sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace
ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la
ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Campo para ingreso
Filtros (apellidos de texto
nombres y código
modular)

g. Matricula de estudiantes.- Se accede al pulsar el botón Matricular. Permite registrar una nueva
matricula o ratificar una matrícula del estudiante consultado.

Botón para
matricular al
estudiante.

80

En caso el estudiante no tenga algún familiar registrado, el sistema le mostrará este mensaje.

Si el estudiante tiene al menos un familiar registrado, el sistema mostrará el siguiente formulario:

81

17. Matrícula de Estudiantes
Esta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el presente
año académico.

Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” mostrara la siguiente ventana principal donde
se podrá registrar la matricula de los estudiantes

83

Búsqueda por
datos
específicos

a. Nueva Matrícula.- Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitan
los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos
pulse el botón Grabar.

Enlace Registrar
el apoderado

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:

Código de matrícula Identifica a la matrícula. Es un número que es
asignado por el sistema para cada año académico en

84

cada IE.
Código de Estudiante El código que identifica al estudiante. Vea
posteriormente en este acápite la búsqueda y creación
de estudiantes para ser matriculados.
Fecha de matrícula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta
fecha se usa también al momento de asociar
resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser
diferente a la del sistema. El sistema internamente
guarda la fecha en la que se crea un registro de
matrícula.
Foto estudiante Muestra la imagen asociada al estudiante.

Apellidos y nombres: Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.

Condición de Matricula

Situación matrícula

Ingresante El estudiante ingresa a estudiar
en la IE al primer grado del nivel.
Promovido El estudiante ha sido promovido
desde el grado anterior.
Repite El estudiante no ha sido
promovido, es decir ha repetido el
grado.
Reentrante El estudiante ha regresado a
estudiar el mismo grado
Reingresante El estudiante ha reingresado a
estudiar
Grado Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si
la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá
el registro del primer grado. Si es promovido, entonces
no se permitirá el primer grado del nivel.
Sección Es cualquiera de las secciones que se han registrado
en el sistema.
Trabaja

Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas
semanales en la cual se tiene que poner las horas
correspondientes al trabajo y la condición de trabajo
en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones
I.E Procedencia

Misma IE El estudiante procede de la
misma IE para esta matrícula.
Otra IE El estudiante procede de una IE

85

diferente a la de la matrícula.
Su casa El estudiante no proviene de
ninguna IE.
Nombre I.E Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre
que la IE de procedencia del estudiante matriculado
sea “Otra IE”.
Condicion Laboral

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institución Educativa en el mismo
año académico (aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventana indicando la I.E, el
código de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguiente ventana.

Búsqueda y creación de nuevos estudiantes

Se debe destacar que este registro de matrícula, requiere que se haya previamente registrado el
estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo.

Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes
pulse clic en el botón de ayuda.

Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar
una de las dos opciones

 “En la I.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume
que el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE.

 “Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Esta será
más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de tiempo.

86

Registrar
Estudiante

Búsqueda Búsqueda en el
dentro de la IE
archivo general
de estudiantes

En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre el
registro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en la siguiente
ventana

Pulse sobre el
registro

En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la
opción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana:

87

Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de Registrar
Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos, la ventana que queda
se parece a la siguiente:

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:

Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema.
Código Educando Identificador único del estudiante dentro
del sistema educativo nacional.
Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante
Apellido Materno Apellido Materno del estudiante
Nombres Nombre completo del estudiante
País Nacimiento País de origen del estudiante
Estado Civil Condición del estudiante
Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento,
provincia, distrito)

Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la información del apoderado que está
matriculando al estudiante en el año académico en cuestión. Por lo tanto se emite el siguiente
mensaje:

88

Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la información del
apoderado:

Este formulario solicita los siguientes datos:

Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es el
apoderado.
Tipo y número de Es el tipo y número de documento de identidad
documento del familiar.
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento.
Estado Civil Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activa
siempre y cuando el país de nacimiento sea
Perú.
Sexo Género masculino o femenino. Si se eligió el
parentesco Madre, entonces se marcará Mujer.
De igual manera, con el parentesco Padre, se
marcará Hombre en sexo.
Grado Instrucción Ultimo grado alcanzado.

89


Pulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la
información.

Seleccione la opción de apoderado

Finalmente pulse el botón grabar para que guarde la información ingresada del apoderado. Con ello
la ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro
de la matrícula. Note que el número de estudiante que se ha creado.

b. Modificar Matrícula.- Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee modificar,
ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción “Buscar”

Búsquedas específicas

Las búsquedas específicas permiten ubicar la matrícula de un estudiante en el sistema al
suministrarle algún dato específico como el código matrícula, código de estudiante ó tipo y número

90

de documento luego debe de pulsar el botón Buscar y mostrara los datos de la matrícula de
estudiante.

Después de encontrar el registro del estudiante pulse el botón Modificar para realizar los cambios
necesarios y abrirá la siguiente ventana.

Permite ver la
fotografía del
estudiante.

En la ventana encontrará los siguientes complementos:

 Requisitos de Matricula

 Registrar Apoderado

Las cuales pasamos a describir a continuación:

REQUISITOS DE MATRICULA.- Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrícula y
realizar un mejor control a la IE de la documentación que se necesita para este proceso.

REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del
apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace “Registrar el Apoderado”, luego pulse el
botón Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualización de los datos del
estudiante.


Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado.
Tipo y número de Es el tipo y número de documento de identidad del familiar.
documento

91

Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento.
Estado Civil Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando
el país de nacimiento sea Perú.
Sexo Género masculino o femenino. Si se eligió el parentesco
Madre, entonces se marcará Mujer. De igual manera, con el
parentesco Padre, se marcará Hombre en sexo.
Grado Instrucción Ultimo grado alcanzado.


Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deberá acceder desde el listado que
aparece en la parte inferior de la ventana.

92

Pulse el
enlace para
modificar el
familiar

En la ventana también esta la opción de “Otros Datos”

Ingrese a la
opción de “Otros
Datos”

En dicha opción encontrara

 Áreas exoneraradas

 Áreas a Cargo

Como se muestra en la siguiente ventana, pulse el botón modificar para que pueda ingresar la
información

93

Pulse Modificar

AGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas
áreas pulse el botón “Agregar”, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las áreas.

Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se
puede exonerar.

Pulse grabar para guardar la información
ingresada, caso contrario pulse salir


Diseño Curricular Diseño curricular nacional o plan de estudios
Areas Área genérica. No todas las áreas pueden ser
exonerables. Solo se despliegan las áreas que
pueden ser exonerables, como por ejemplo Religión.
Resolución Documento que autoriza la exoneración del
estudiante.
Fecha Calendario de fecha de exoneración
Observaciones Comentario u observación referidas a la
exoneración.

Después de pulsar grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación

94

Se quedara registrada el área exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de
“ID”

Pulse el
enlace para
modificar

REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una
matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia
dentro del nivel académico, no existe un grado previo).

Dado que la situación de
esta matrícula es Promovido,
se tiene la posibilidad de
Registrar áreas a cargo.

En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas a cargo que el
estudiante tiene de matrículas anteriores.

95

Los datos que se ingresan en esta ventana son:

Año Año al que corresponde al área a cargo.
Institución Educativa Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha
cursado el área que lleva como cargo.
Diseño curricular Es la estructura curricular
Grado Es el grado al que corresponde el área a cargo. Debe
ingresarse un área precedente del grado de
matrícula.
Área Es el área del diseño curricular que el estudiante lleva
como cargo.

Después de pulsar el botón grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación

El registro quedara grabado como se muestra en la siguiente ventana

c. Eliminar Matrícula.- Utilice la búsqueda específica para ubicar el registro que desea eliminar. La
eliminación solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “En proceso” y
no existen ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botón
Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

96

Después de pulsar aceptar nos mostrará la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula
ha sido eliminada:

d. Confirma matrícula. Cuando esté seguro que los datos ingresados en la matrícula del estudiante
son los correctos pulse el botón “Confirmar Matricula”; el estado de matricula que se encontraba
“En proceso” pasara al estado “Definitiva” por lo tanto ya no podrá realizar ningún tipo de
modificación como se muestra en la siguientes ventanas.

Pulse la opción cuando
este seguro que todos
los datos están
correctos

Estado

Cuando el estado de matricula sea “Definitiva” no se podrá realizar ninguna modificación a los
datos.

97

Estado paso a
definitiva

Para lo cual saldrá la siguiente ventana:

Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecerá los estudiantes que tienen su matrícula en estado
“DEFINITIVA”.

Finalmente la venta queda como se muestra en la siguiente ventana

Si quiere ver el reverso de
la ficha de matricula
seleccione esta opción

98

Puede visualizar la ficha de
la matricula pulsando en el
icono

Después de pulsar el “Ficha de matricula” le mostrara el siguiente reporte

En el caso que selecciono la opción de reverso y pulsar “Ficha de Matricula” mostrara la siguiente
ventana.

99

e. Imprimir.- Es la opción que te permite imprimir la información relacionada a la matrícula, si pulsa
esta opción le abrirá la siguiente ventana la cual tiene dos opciones

Si escoge la primera opción “Constancia de Matricula Estudiante” le mostrara la siguiente ventana
en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matricula

100

Al escoger la segunda opción “Relación de estudiantes por fecha matricula” mostrara la siguiente
imagen en PDF donde muestra la relación de estudiantes correspondiente al año en curso.

18. Nómina de Matrícula
Esta opción permite emitir los formatos oficiales de Nómina de matrícula de las secciones de la
institución educativa. También permite remitir los formatos oficiales para su correspondiente aprobación
en la UGEL a la que está adscrita la IE.

Emisión del formato impreso de la nómina de matrícula.

Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

Primero tiene que
seleccionar el grado.

Seleccione
la sección

Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opción de sección, también tenemos que
elegir una de las opciones; automáticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrícula, R.D
institucional, Fecha de aprobación como se muestra en la siguiente pantalla

101

Estos datos se pueden actualizar
en el registro de la sección

Pulse el botón
Generar Nómina

Después, pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de
Matricula. La imagen de la cara anterior es como sigue:

La imagen de la cara posterior:

102

Remisión del formato de la nómina de matrícula.

Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en el paso n° 02,
tal como lo muestra este diagrama:

103

Una vez que se ha culminado exitosamente con la nómina de matrícula con la información registrada en
el sistema, para remitir el usuario deberá marcar el check de Remitir nómina formato PDF.

Luego de pulsar el botón de Generar Nómina aparecerá una ventana de advertencia y confirmación
similar a la siguiente:

Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptación se genera un formato PDF de la nómina de
matrícula y dicho archivo es capturado y almacenado en la base de datos del sistema. Note también que
no es posible volver a generar el formato de la sección en curso ya que queda bloqueada la caja de
check.

104

Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado el PDF correspondiente, Por
ejemplo:

En este sector
aparecen los
formatos oficiales
correspondientes a la
sección.

Todos los formatos generados pueden ser agrupados en paquetes de envío para remitirlos a la UGEL u
otro órgano de gestión que corresponda. Para agrupar formatos en paquetes de envío se debe pulsar el
botón Establecer paquetes de envío, con lo que aparece una ventana como la siguiente:

Es posible también
Note que es posible ingresar un
armar un paquete con documento de
formatos de referencia que puede
secciones de ser el número de
diferentes grados. oficio de la IE con la
que se envían los
formatos.

Aunque no es lo recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos oficiales de la
IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un
paquete de envío.

Este es el número de
paquete

Impresión del formato de paquete.

Finalmente, es posible también imprimir el formato de paquete, con el fin de obtener un listado rápido de
los formatos que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los

105

formatos oficiales a la UGEL. Para proceder a la impresión se debe pulsar el botón Listar paquetes, de
esta manera:

Luego de seleccionar el paquete y pulsar el ícono, es posible obtener el listado mencionado:

Actualizado al 19/04/2011 (por ehzr)

19. Registro de Nómina Básica
En algunos casos, se va a requerir solo emitir la nómina de matrícula básica a través del sistema, para
ello se ha creado esta opción que permite realizar rápidamente la matrícula de estudiantes de una

Los procesos que se llevan a cabo para completar satisfactoriamente esta opción están diagramados en
el siguiente esquema:

106

El proceso completo para la emisión rápida de la nómina de matrícula es el siguiente:

1. El usuario, al ingresar a la opción puede descargar el archivo de plantilla en Excel con el fin de
realizar allí el registro de los estudiantes: Es una sección por cada archivo.
2. Se realiza el registro de los estudiantes.
3. Se sube (upload) el archivo. Subir el archivo no significa que se haya registrado los estudiantes.
4. Posiblemente el usuario desee modificar la información de los estudiantes directamente sobre la
aplicación, ya no sobre el archivo Excel.
5. En ambos casos, el sistema debe validar la información ingresada.
6. Si hay inconsistencias, el usuario puede consultar las inconsistencias encontradas.
7. La información de los estudiantes de cada una de las secciones permanece grabada, si el usuario
desea realizar una nueva carga completa, deberá borrar los datos cargados y volver a ingresar los
datos por Excel (o directamente, ver actividad 4)
8. Si no existen inconsistencias, se transfiere la información y se elimina automáticamente los datos
cargados.
9. Finalmente se puede imprimir la nómina de la sección.

Como prerrequisito para usar esta opción se requiere haber creado las secciones de la IE para el año
académico en curso y posteriormente ingresar a esta opción, tras lo cual se muestra la siguiente
pantalla:

107

a) Se selecciona el grado y la sección

En este sector puede
consultar los
estudiantes siendo
matriculados en la
sección.

Se activan los botones de la página y se muestra el panel que permite visualizar y registrar los
estudiantes de la sección.

b) Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un
archivo Excel.

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente que
no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la
información allí contenida actualizará los datos correctamente.

El nombre del archivo tiene esta estructura:

108

Posiciones Descripción Ejemplo
Del 1 al 7 Identifica que se trata de un Nomina_
archivo de nómina
Del 8 al 16 Es el código modular, el 06352840_
anexo de la institución
educativa y un separador
Del 17 al 18 Es el nivel educativo de la IE B0
Del 19 al 22 Es el año académico 2011
Del 23 al 24 Es el código de grado 10 (es primer grado de
secundaria)
Del 25 al 26 Es el código de la sección 04 (que le corresponde a la
sección 4° D de esta IE)
Del 27 al 35 Es un separador y un _84327
número de control
Del 36 al 39 Es la extensión del archivo .xls

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de
la ruta

Se puede indicar
cualquier otra ruta y el
usuario puede optar
por crear subdirectorios
por grados, por
ejemplo.

c) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:

La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así como
también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes.

109

Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrará un
mensaje similar al siguiente:

La segunda hoja denominada EstudiantesMatriculados, es donde se deben ingresar los datos de
los estudiantes que pertenecen a la sección

110

Aquí, algunos alcances sobre esta hoja de cálculo:

La columna Sexo estará precargada con el sexo asociado a la institución educativo, de tal manera
que , por ejemplo, si la IE es de solo mujeres, esta columna contendrá la letra M (Mujeres). Si la IE
es mixta, se mostrará por defecto H (hombres)

Se cuenta con validaciones que guían al usuario en el registro, por ejemplo, en el caso de la
segunda lengua:

Estos valores se corresponden con los valores
encontrados en la primera página:

d) Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. Si la
IE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una interfase,
solo deberá respetar la codificación que aparece en las listas de la primera página..

Nota: En esta pantalla el código de estudiante es un número intencional y aleatoriamente
generado.

Si el estudiante cuenta con DNI, se deberá anotar en la columna correspondiente. Si el estudiante
tiene DNI, en las nóminas de matrícula imprimirá el DNI con el prefijo de DNI.

La hoja de cálculo que se ha descargado tiene 50 líneas. Si el usuario de la IE desea incluir más
estudiantes en la hoja, deberá copiar líneas y colocar los números que correspondan a las mismas:
51, 52, 53, etc.

e) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información
al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

111

f) Presione el botón Examinar y ubique el archivo que desea cargar.

g) Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo
Excel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos, solamente se ha
leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario

h) Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el
usuario pueda observar los datos que serán actualizados.

112

Para eliminar
registros

Para modificar
registros

Para agregar
registros

i) El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación. Para
modificar un registro, haciendo clic sobre el ícono se apertura el formulario correspondiente
para modificar los datos que se requiere para la nómina.

113

Para grabar los
datos registrados.

NOTA: Si el estudiante tiene solamente DNI, entonces como código de estudiante debe quedar en
blanco ya que el sistema considerará como código de estudiante el DNI. Si el estudiante tiene
código de estudiante de 14 dígitos y DNI ambos deben ir.

j) Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de cálculo y volver a realizar la carga
nuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga nueva es
necesario que se eliminen la relación haciendo clic en el botón Borrar Carga de Datos, tras lo cual
se muestra el mensaje siguiente:

Luego de aceptar se muestra lo
siguiente:

k) Al presionar el botón Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la
información registrada por el usuario.

Las validaciones del sistema son:

Caso 1: Tratamiento de estudiantes homónimos:

En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con los mismos nombres,
apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente está registrado en el sistema. Si todo
hace indicar que se trata del mismo estudiante, el sistema solicita la confirmación por parte del

114

usuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se
muestra a continuación:

En este punto, el usuario debe indicar si es que se trata de un homónimo o no. Para indicar que es
un homónimo, es decir es OTRA persona con los mismos datos, se debe hacer doble clic sobre el
registro. Si el usuario pulsa el botó Salir, estará indicando que se trata de la misma persona. El
sistema no creará otro estudiante, pero asumirá que el código de estudiante que se consigna en la
hoja de cálculo es el válido.

Caso 2: Tratamiento del código de estudiante:

En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con un código de estudiante que
ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema.

Posteriormente al activar la opción de Transferir Información se vuelve a realizar la misma
validación e impide la transmisión, por lo tanto, el usuario está obligado a corregir la información
antes de transmitir.

115

Se puede optar por eliminar el registro que están siendo indicados en el Informe de validación. Para
ello se puede

Caso 3: Tratamiento del DNI del estudiante:

En algunos casos, los estudiantes ya tienen un DNI, el mismo que ya viene consignado en una
columna correspondiente en la hoja de cálculo.

El archivo Excel de
carga contenía DNI
para estos estudiantes

Luego de transferir la información, el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el
nuevo código de estudiante y el anterior código de estudiante no se ha perdido sino que se ha
convertido en uno de los documentos adicionales, tal como lo muestra la ventana de siguiente:

El nuevo código del
estudiante es el DNI

El antiguo código del
estudiante se queda
registrado como un
l)
nuevo documento.

m) Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente mensaje:

116

n) Finalmente, el usuario realizara la actualización definitiva con el botón de Transferir Información,
tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:

o) Luego de transferir, el sistema muestra el mensaje siguiente:

Al presionar el botón Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra
transferencia.

p) El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nómina de matrícula mediante la
opción de Nómina de matrícula.

117

20. Resoluciones IE
Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando y que sirven en
proceso administrativo de matrícula y demás funcionalidades que progresivamente se vayan incluyendo
en el sistema.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones registradas.
Inicialmente la lista está vacía.

Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de una resolución.

118

Los datos que se registran en esta ventana son:

Id resolución No está disponible para ingreso por el usuario.
Tipo resolución Dependiendo del tipo de resolución se activará la
finalidad. El tipo de resolución identifica el alcance que
tiene las resoluciones siendo registradas.

Finalidad Por ejemplo para una resolución jefatural se activan
estas finalidades.

N° resolución Indique el número de resolución
Fecha de aprobación Es la fecha en la que se aprobó la resolución
Responsable Es el personal de la IE que se hace responsable de la
resolución.
Fecha de inicio Es una fecha de control que permite agrupar los
registros de interés de la resolución, según la finalidad
de la resolución. Por ejemplo, si se trata de una
resolución con la finalidad de matrícula adicional,
entonces esta fecha corresponderá al inicio del rango
para agrupar las matrículas.
Fecha de fin Al igual que el campo anterior, corresponde al rango
final de agrupación.
Descripción Es una descripción breve o resumida de la resolución.
Texto resolución Es el texto de la resolución

119

Al grabar la resolución, automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.

Mientras la resolución esté como
registrada, podrá ser eliminada.

Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar
con la información contenida en el sistema.

En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de las matrículas
asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:

Al presionar el botón Agregar, se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango de
fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.

120

En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación en especial,
podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar, lo cual permitirá seleccionar ya sea, grados secciones o
estudiantes.

Si selecciona el filtro por grados

121

Si selecciona el filtro por secciones

Si selecciona el filtro por estudiantes. Se puede
buscar por apellidos y nombres o por código de
estudiante:

Al presionar el botón Grabar, se confirma a las matrículas de estudiantes y son cargados a la resolución,
apareciendo de la siguiente manera:

Fíjese en la leyenda, el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado de
registrado.

122

Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas son
confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una resolución usted debe hacer clic
sobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá confirmar la acción.

Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminación del proceso

La resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que desaparece el ícono de
eliminación.

21. Estudiantes por sección
Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección,
también permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual.

Enlace que
Secciones del grado
permite
modificar los
datos del
estudiante
matriculado

Diseño Curricular
Nacional vigente

La lista de estudiantes se puede ordenar de dos maneras

a. Orden Automático

123

Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenara
automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente
ventana.

Pulse Orden Automático

b. Orden Manual

Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que
vea por conveniente el docente.

Se podrá cambiar el
orden de la lista,
cambiando el orden de
los números

En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya están
cambiados

El usuario puede cambiar
la numeración

124

Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón
“Grabar” para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado,
como se muestra en la siguiente ventana.

En la opción “Orden Manual” si usted repite el mismo número en el momento
de grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.

En la opción “Orden Manual” usted ingresa un número que excede al total de
estudiantes existentes en el momento de de pulsar grabar le saldrá la
siguiente ventana de advertencia.

c. Modificación de una matrícula de estudiante

En el caso que desee realizar alguna modificación de los datos del estudiante
presione el enlace “Código Educando” que permite modificar los datos del
estudiante matriculado

125

Pulse este enlace para modificar
los datos del estudiante
matriculado

Después de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tiene
que pulsar el botón “Modificar” y se habilitara los campos para que pueda
realizar las modificaciones.

Después de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla, en la
cual al pulsar “Nuevo” podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando
los datos requeridos

d. Cambio de estado de la matrícula de estudiantes.

Los estados de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla.
Los estados posibles son:

Pre matrícula La matrícula del estudiante procede del proceso de
promoción del año académico anterior.

En proceso La matrícula es libre y no proviene del proceso de
promoción del año académico anterior.

Definitiva La matricula no puede ser modificada

Anulada La matrícula fue anulada y no tiene validez. El usuario

126

podrá eliminar toda la información del estudiante, pues
se activa el botón de eliminación

Los cambios de estado posibles son los siguientes:

Pre En proceso Definitiva Anulada
matrícula
Pre No No Si Si
matrícula
En proceso No No Si Si
Definitiva No Si No Si
Anulada Si Si Si No

22. Padrón de Apoderados
Esta opción permite ver la relación de los apoderados por sección en la siguiente ventana podemos ver
la lista de los apoderados filtrándolos por grado, diseño curricular, sección, grupo.

Los datos que se seleccionan en esta ventana son:

Grado El grado del cual quiere saber la lista de apoderados
Diseño Curricular Escoger el diseño curricular
Grupo El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados
Sección La sección del cual quiere saber la lista de apoderados

Después de seleccionar todos los campos abrirá la siguiente ventana en la cual muestra la relación de
todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y sección

127

23. Cambio de Sección por Estudiante
Esta opción permite cambiar a un estudiante de sección dentro de un mismo grado en el transcurso del
año académico. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiante
desde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente.

Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va
realizar el cambio de sección.

e. Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de sección pulse el botón Agregar y luego ingresar
los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Al pulsar abrirá la
ventana de búsqueda
por el estudiante.

128

Los datos que se muestran / registran son:

Codigo de matricula Identificador único de matrícula del educando
Grado Grado del estudiante.
Sección Sección del estudiante
Nombre de estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del
estudiante
Fecha de cambio Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe estar
dentro del año académico en curso.
Nueva sección Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante.
Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección
del estudiante.

El registro, puede quedar de esta forma:

Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción.

Al pulsar este ícono se
podrá proceder al
cambio de sección.

Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se debe
pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:

129

Puede refrescar la pagina para poder ver el estado del proceso.

Al presionar refrescar se
puede apreciar el estado
del proceso.

Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del registro.

f. Reporte de cambios de sección.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

130

Descripción del Reporte:

Código de estudiante Código de identificación del estudiante.
Estudiante Apellidos y nombres del estudiante
Estado Procesado, Registrado.
Fecha Fecha de registro del cambio de sección
Observación Motivo del cambio de sección.
Resolución Numero de resolución del cambio de sección.
Sección Destino Sección Destino del cambio.
Sección Origen Sección Origen

24. Traslado de Estudiantes
Esta opción permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institución educativa.
Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institución educativa:

Al presionar el botón Agregar, aparece la siguiente ventana:

131

Los datos que se solicitan son:

Código traslado Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a
la IE durante un año académico.
Código matrícula Es el tipo y número de documento de identidad del familiar.
Grado Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladado
Sección Muestra la sección del estudiante que va a ser trasladado
Observaciones: El usuario registra alguna observación
Resolución traslado Es la resolución que se ha emitido por el traslado
Fecha traslado Es la fecha que se ha realizado el traslado
IE a trasladar Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante. El
sistema considera que solo se pueda trasladar a una IE del
mismo nivel educativo.

El registro quedaría de esta manera:

Al pulsar abrirá la ventana
de búsqueda de la I.E a la
cual se le va trasladar al
estudiante

El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de ayuda siguiente:

En este campo se
ingresa el nombre de
la IE.

Se puede filtrar para que se
Las IIEE posibles de traslado muestren las IIEE que
deben ser del mismo nivel al pertenecen a un
que pertenece la IE de departamento en especial.
origen.

132

Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción:

Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opción de Registro de la
Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color naranja los días que le
corresponden, tal como se muestra a continuación:

Note que el sistema
reconoce al estudiante como
trasladado (ver el color
naranja de la leyenda).

25. Retiro de Estudiantes

Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un año
académido.

Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa pulse el botón “Agregar”

Pulse Agregar para
insertar un nuevo retiro
en la IE.

Después de pulsar la opción agregar abrirá la siguiente ventana

133

Al pulsar abrirá la
ventana de búsqueda
por el estudiante.


Código de retiro Identificador asignado por el sistema
Código de matrícula Identificador único de matrícula del educando
Nombre de estudiante Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante
Resolución de retiro Número de la resolución de traslado.
Fecha retiro Fecha que va ser realizado el traslado.
Motivo retiro Motivo por el cual se está retirando el estudiante.

Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del
estudiante.

Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que
desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro

Pulse el enlace
para modificar
la información

Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia
impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden, tal
como se muestra a continuación:

134

Note que el sistema
reconoce al estudiante
como retirado (ver el color
rojo de la leyenda).

135

CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN

26. Asistencia Mensual a la IE

Esta opción permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institución educativa por
meses, para las fechas dentro del año académico establecido para la institución educativa.

Al ingresar a esta opción aparece la ventana siguiente:

Enlace
Registro de
Asistencia

Permite consolidar o
resumir el total de
asistencias por mes,
para su posterior
consulta.

Luego de elegir el mes de registro accediendo al enlace Seleccionar, se procede al registro de la
asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuación:

a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico, y como límite
hasta la fecha actual.

b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen como
Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantes
que no asistieron a clases.

c. Por defecto las fechas muestran los días de la semana y días festivos de manera informativa,
así como una descripción por cada uno de los estados.

d. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen al
posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicación del registro.

136

Pulsar con el
mouse en la
casilla para
cambiar el
estado Fechas
especiales
marcadas

Si pone el cursor
aparecerá el
significado de
cada letra

Leyenda que describe cada uno de los
estados de la asistencia

Después Pulse el botón grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos fueron
grabados con éxito

Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al
estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación.

Descripción Símbolo
Falta F
Tardanza T
Falta Justificada J
Tardanza Justificada U
Asistió símbolo de punto
espacio en
No se registro blanco

137

a. Imprimir asistencia

Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema mostrará la
siguiente ventana:

b. Eliminar asistencia

La eliminación de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les
estudiantes pulsando la opción “Limpiar Asistencia”

Pulse “Limpiar asistencia” para borrar la
asistencia de todos los estudiantes

En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la siguiente
ventana de confirmación y pulse “Aceptar”

En el caso que quiera borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono

138

Pulse el icono para borrar la asistencia
del estudiante

En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente ventana
de confirmación y pulse “Aceptar”

27. Registro de Notas Genérico
Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo, grado,
sección y área.

Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenado
de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se carguen al sistema.

Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

Allí se pide ubicar la siguiente información:

Diseño Curricular Diseño curricular correspondiente al año académico y al nivel al
que pertenece la institución educativa.
Periodo El es periodo académico al que pertenecen las notas que van a
ser registradas y responden a la configuración realiza por la
institución educativa para el año académico.

139

El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se
encuentren en el estado En evaluación, de lo contrario se
mostrarán los periodos en cursiva y no podrán ser seleccionados,
como por ejemplo:

Grado

Viene a ser el grado al que pertenece la sección que se va a
ingresar notas.
Sección Es la sección de los alumnos cuyas notas serán ingresadas:

Note que cuando se ha seleccionado una sección se activa el
botón de generar archivo Excel. Esto significa que este archivo
se va a generar para la sección que se ha elegido hasta este
momento.
Más adelante en este acápite abordaremos la generación de este
archivo:

Área El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notas
existentes.

Luego de seleccionar se activa el botón de registro resúmen:

Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la siguiente ventana.

140

Datos generales

Esta leyenda corresponde a
los criterios de calificación

En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará de color amarillo y
en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea correspondiente a dicho estudiante estará de color
anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registro
de las notas.

Naranja: Retirado

Amarillo: Trasladado

Para registrar notas se procede de la siguiente manera:

Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el botones Guardar y
Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:

141

Cualquier ingreso
incongruente, se marca
inmediatamente con un
asterisco. En este caso, se ha
definido que para tipos de
notas vigesimales, esta nota
no esta permitida.

Note que la nota final por área
no es editable. Esta nota se
calcula al final, cuando se
guarda el ingreso para esta
sección.

Algunas consideraciones para el ingreso de notas:

- En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9” y no “09”; es
decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas automáticamente se guardara
como “09”.

- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y B, C serán
de color rojo.

- El ícono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación determinado.

Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicación vuelve a validar
antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:

Finalmente, se realiza la grabación:

142

Note que al grabar, se
calculan las notas finales.
Cuando se tratan de notas
literales, la nota final se
corresponde con la nota del
último criterio de evaluación.

a. Cierre del registro de notas

Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e
indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botón de Cerrar
registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente advertencia:

Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificación.

143

Note que ambos botones se
bloquean. El usuario no podrá
modificar las notas a menos
que sea liberado por un
usuario de tipo administrador
que tenga los suficientes
privilegios.

b. Generación de archivo Excel para carga de notas

Como se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se
generará un archivo que permita hacer la carga de notas.

Pulse la opción “Generar
Archivo Excel”

Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana, donde primero
tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde podrá ingresar
las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el “5.16
Registro de Notas por Docente”

144

Un ejemplo de la hoja de cálculo que es descargada se muestra a continuación:

En cada hoja del libro
(archivo Excel) se
encuentra cada área.

Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un área determinada.

145

En este sector el usuario
debe ingresar las
calificaciones de los
estudiantes al finalizar el
periodo.

28. Subir Notas desde Excel
Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una hoja de cálculo
previamente descargada desde el sistema.

En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de examinar abrirá
la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo pulsamos el botón abrir.

Busque el archivo de
excel

Pulse “Abrir”

Después de pulsar “abrir” se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de carga

146

Informe de
Carga

Pulse
“Cargar
Notas”

Pi

Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la información
de las notas que se han registrado.

Mostrara este mensaje si
hay inconsistencias en el
ingreso de notas

Informe de
Inconsistencias

Ingrese las
notas
directamente

En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de comportamiento solo
acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña “Informe de Inconsistencia” donde le
mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.

Relación de inconsistencias

Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran:

 Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto.

 Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante.

 Que el criterio de evaluación haya sido modificado

147

Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botón grabar
o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en ambos caso
mostrara la siguiente ventana

En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de “Nueva Carga”.

Opción para realizar
nueva carga

29. Registro de Apreciaciones de Docentes
Esta opción permite registrar las apreciaciones de los docentes, para lo cual se tiene que elegir el grado
y sección.

Después de seleccionar el grado y sección mostrara la siguiente ventana donde está
la lista de estudiantes.

148

Opción para
registrar las
apreciaciones

Después de pulsar el icono de “Registra apreciaciones” nos mostrara la siguiente
ventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.

Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la
siguiente ventana

149

Ingrese las
apreciaciones del
estudiante

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera
seguir ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de
ellos y se habilitará el campo para que pueda ingresar la información.

Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se
muestran en la siguiente ventana.

150

Apreciaciones del
Docente

30. Procesar Notas
Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año académico en
curso, tanto para las fases regulares y de recuperación.

Este proceso tiene las siguientes características:

 Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estación del usuario, se emite la orden de
ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la actualización de los datos.

 Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el
servidor va realizando el cálculo correspondiente.

Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puede
actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de
procesamiento de notas.

El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar el cálculo de
notas.

FASE REGULAR

Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo muestra la
siguiente pantalla:

151

Porcentaje de avance

Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año académico

a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del año
académico.

b) La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los estados posibles
son:

 Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.

 En evaluación: Cuando se está evaluando el periodo. Solo se pueden procesar notas finales
y generar libretas si el estado del periodo está En evaluación

 Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.

c) La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener la nota final
de cada estudiante en el periodo seleccionado.

Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se
muestra en la ventana siguiente

Informe de
Datos de la fecha,
Proceso de
hora y usuario que
Cálculo de Notas
ejecuto el proceso

Enlace Informe
de Proceso
Cálculo de
Notas.

Datos de la secuencia de proceso seguida
(grados, secciones, número de estudiantes)

d) La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben realizar
antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último periodo y solo se activa
para el último periodo del año académico en curso. Este proceso consiste en actualizar la

152

situación del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas de
promoción y repitencia que han sido definidas previamente.

El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante. Las reglas de
promoción y repitencia se definen centralizadamente.

Procesos
previos. Aplica
las reglas de
promoción y
repitencia

Al pulsar el botón de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:

Con este
botón es
posible
consultar el
estado de
cada proceso.

Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada como se muestra
en la siguiente ventana, el proceso habrá terminado cuando todos los procesos estén en el
estado de Conforme.

Así mismo se puede consultar el informe del proceso:

153

e) La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este proceso
consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la información impresa en la
libreta correspondiente al periodo en curso este archivo PDF puede ser consultado en cualquier
momento por el familiar o docente.

Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al siguiente:

154

Pulse el icono de
impresora y abrirá la
siguiente ventana
f) La séptima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas correspondiente
a un periodo determinado.

Cuando se pulsa el icono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedes
seleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones,
seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Numero de Orden o por mérito.

Seleccione el grado Seleccione la sección

Pulse mostrar
reporte y le mostrara
la siguiente ventana

Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en donde
muestra el consolidado de evaluaciones.

155

Áreas y criterios de
evaluación.

Nota: El control a nivel de Fases está determinado por su estado.

Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular está CERRADO, de esta forma no se
podrá realizar acción alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.

156

Proceso de generación de pre-matrícula.

Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como aprobados
y desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente año
académico.

Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene:

Requisito 01: Todos los periodos deben estar en el estado de Evaluado.

Los estados se
encuentran
como Evaluados.

Cuando el estado se
encuentra en evaluado
Recién se activan el botón

Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. Asegúrese de ello, de
lo contrario, el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá realizar este proceso:

157

Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán promovidos los
estudiantes.

Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no
será completado y se mostrará el siguiente mensaje:

Ya en la ejecución misma del proceso, al presionar el botón, se muestra el siguiente mensaje:

FASE DE RECUPERACION

Este proceso permitirá obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el PRA (Proceso
de Recuperación Académica) y de los cuales se haya registrado sus notas de áreas a cargo.

Al presionar el botón nos muestra una ventana de confirmación de la ejecución del proceso.

158

31. Proceso Disgregado de Notas
En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta a un
estudiante en particular.

Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un proceso por IE se
esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información el sistema va a emitir el mensaje
correspondiente, permitiendo solo un procesamiento.

Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadísticas de la
sección y generar las libretas de calificaciones.

La pantalla de registro es como sigue:

Sector de selección de
Sector de
estudiantes para
selección.
procesar

Sector de
procesamiento

Lista de los
procesos que
fueron ejecutados
anteriormente
Muestra el estado
Los datos que se seleccionan en esta ventana son:
en que se
encuentra el
159 registro

Diseño Curricular Escoger el diseño curricular
Fase

Período Escoger un periodo

Criterio de Escoger una opción para procesar las notas
Selección

Primer Criterio de Selección: Grados

El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por grados”, este criterio
solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar

Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del año académico
en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas como
se muestra en la siguiente ventana.

Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va encargar de
procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opción de “Refrescar
tablero” para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana.

160

Pulse esta opción
% de
para actualizar el %
Avance
de avance

Selección los
grados

Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notas

Segundo Criterio de Selección: Secciones.

Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede observar en la
siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.

Seleccione las
secciones

Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se encargara de
realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas.

Tercer Criterio de Selección: Estudiantes.

Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes determinado.

161

Sector de búsqueda
de estudiantes

Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:

Presione la
tecla DEL
para eliminar
el estudiante
de la lista.

Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este mensaje

Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.

162

Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.

32. Impresión de Boletas de Información
Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes para lo cual
tiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante.

Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las boletas:

Cuando el periodo se muestra en letra
cursiva, no se puede tener accesos.
Consulte con el administrador del sistema
en la IE. Es probable que no se haya
realizado el proceso de generación de
boletas de información o que el período se
encuentre EVALUADO.

En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de boletas

163

Este proceso debe ser
completado para que
se pueda tener
acceso a seleccionar
el periodo.

Regresando a la impresión de boletas, se indica el criterio de selección.

Seleccione uno de los 3 criterios y
pulse “Generar archivo de impresión”

En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la siguiente
ventana:

Puede seleccionar un grado o varios y
luego pulse la opción “Generar archivo
de impresión”

También existe la opción de selección “Por secciones”

164

Puede seleccionar la sección de un
grado o varias secciones de diferentes
grados y luego pulse “Generar archivo
de impresión”

La última opción de selección es “Por estudiante”

Ingresar los datos
del estudiante y
pulse buscar

Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana en la cual
aparece el registro del estudiante que estamos buscando

165

Pulse sobre el registro y
este se pasara a la parte
izquierda como se
muestra en la siguiente
ventana
Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.

Puede pasar uno o varios
registros y finalmente
pulse “Generar archivo de
impresión”
Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones, presionando el
botón de Generar archivo de impresión.

166

33. Acta Consolidada de Evaluación
Esta opción permite ver las notas finales y su situación final del estudiante dentro de su sección.

Una vez que el usuario ha ubicado la sección que desea imprimir, pulsa el botón Generar Acta y se
muestra el acta correspondiente.

167

34. Recuperación Subsanación
Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y subsanación
para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección

Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya tienen su
nota de subsanación

35. Registro de Notas de Área a Cargo
Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que tienen áreas a cargo. Recuerde que
estas notas fueron registradas en la matrícula del estudiante.

En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante:

168

En primera instancia se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo.

Pulse Modificar para habilitar los campos de fecha y nota

Después de ingresar la Información pulse el botón grabar.

36. Reporte Recuperación y Subsanación
Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación. Seleccione el año
académico como se muestra en la siguiente ventana:

169

Seleccione año
académico y haga click
en Mostrar reporte

Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le mostrara la
siguiente ventana:

En este ejemplo hay un
estudiante que tiene nota de
recuperación

Nota y fecha de recuperación

170

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