Manual para crear una base de datos en acces

Manual para crear una base de datos en acces

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  CREACIÓN DE UNABASE DE DATOS EN ACCES Una base de datos es un “Almacen” que permite guardar información de forma organizada para que luego pueda ser encontrada y utilizada fácilmente. En la actualidad existen diferentes manejadores de bases de datos varían en la capacidad y tamaño para almacenar información. Utilizaremos el que nos proporciona office: Access ya que está a nuestro alcance y es utilizado por pequeñas empresas para el almacenamiento de su información. El objetivo del taller es crear una base de datos sencillaque contenga la información de los estudiantesde la institución que se quieren certificar. 1. Inicio – Microsoft Office – Microsoft Acces 2010 2. Creación de la ase de datos: - Seccionamos base de datos en blanco y en la opción nombre de archivo, escribimos el nombre y elegimos como ubicación nuestro portafolio electrónico, observemos el ejemplo en la imagen: - Selecciona el botón crear. Una base de datos está conformada por tablas. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Una base de datos sencilla solo contiene una tabla. Botón para elegir ubicación
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  3. Inicialmente encontramosuna tabla por defecto llamada Tabla 1, esta se crea por defecto: 4. Vamos al menú ver y elije la opción vista diseño. 5. Aparecerá una nueva ventana y allí solicitará que asignemos el nombre a la primera tabla de la base de datos, para nuestro ejercicio asignaremos el nombre Estudiantes y Aceptar. 6. Por defecto se crea el campo Id y a su derecha tiene una llave, indica que este campo de la tabla es de tipo autonumeración: - La llave significa que es la clave principal, es decir por medio de este dato ACCES controla que no hayan datos repetidos en la base de datos. - El tipo de dato autonumeración significa que cada vez que se llene un registro este se numerara con 1,2,3… Ahora escribimos en cada celda los campos que tendrá la tabla, observemos el ejemplo: - Es importante tener en cuenta que cuando se escriba un nombre de campo no pueden ser palabras separadas, se pueden unir con un guión. - La mayoría de tipo de datos son de tipo TEXTO, existen varios tipos de datos como numéricos, fecha y otros, pero por ejemplo ponemos tipo
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  numérico cuando tengamosque sumar o restar u otra operación matemática. Nuestros campos Teléfono y Edad guardan números pero son para leer y no vamos a hacer ninguna operación matemática con ellos es por eso que son de tipo texto. - 7. Guardamos la base de datos. 8. Ingresemos los datos: - Cambiamos la vista diseño por vista hoja de datos. - Aparecerá la tabla de la siguiente forma: - Ingresemos los datos de cada estudiante en la base de datos, recordemos que el campo Id no necesitamos llenarlo, él se llenara automáticamente.
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  9. Cuando esténalmacenados todos los datos de los estudiantes en la tabla es más fácilrealizar búsquedas, ordenar,eliminar y recorrer la tabla. - Para ordenar damos clic en la columna Id y allí elegimos la opción solicitada (De menor a mayor o viceversa) - También podemos desactivar las casillas correspondientes a los registros que no queremos ver. - - Si deseamos encontrar un dato especifico en la tabla, escribimos el dato en la parte inferior correspondiente a Filtrado y automáticamente nos ubicara en el campo que se encuentre el dato. 10. Importemos la base de datos a Excel. - Cerramos la base de datos creada en Access - Abrimos el programa Excel - Nos ubicamos en la celda en la cual queremos que aparezca la base de datos.
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  - Activamos elmenú datos y seleccionamos Desde Access - Abrimos la base de datos Estcertificación que guardamos en el portafolio electrónico. - Se abrirá una nueva ventana para que nosotros elijamos como deseamos ver la base de datos, dejamos activa la que aparece por defecto y aceptar. - Aparecerá la base de datos organizada con cada uno de los campos y datos, observemos el ejemplo.