Manuales de procedimientos

 Los manuales son
documentos detallados
que contienen en
forma ordenada y
sistemática,
información acerca de
la organización de la
empresa. Los
manuales, de acuerdo
con su contenido
pueden ser:
De Politicas Departamentales
De bienvenida De organización
De
procedimientos
De contenido
Multiple
De tecnicas De Puesto

Los manuales son de gran utilidad ya que :
 Uniforman y controlan el cumplimiento de las
funciones de la empresa
 Delimitan las actividades, responsabilidades y
funciones
 Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que
indican lo que se debe hacer y como se debe hacer
 Son una fuente de información, pues muestran la
organización de la empresa
 Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las
fugas de responsabilidad
 Son una base para el mejoramiento de sistemas
 Reducen costos al incrementar la eficiencia

Son un conjunto de operaciones
ordenadas en secuencia cronológica,
que precisan la forma sistemática de
hacer determinado trabajo de rutina.

 Son aquellos instrumentos de información en los
que se consignan, en forma metódica, los pasos y
operaciones que deben seguirse para la
realización de las funciones de una unidad
administrativa.
 Se describen, los diferentes puestos o unidades
administrativas que intervienen en los
procedimientos y se precisa su responsabilidad y
participación
 En los manuales de procedimientos se
acostumbra incluir las “formas” que se emplean
en el procedimiento de que se trate, junto con
un instructivo para su llamado.

 El presentar un procedimiento aislado, no
permite conocer la operación de una unidad
administrativa, por tanto surge la necesidad
de que todos los procedimientos se agrupen,
de manera sistemática, en un documento,
que es el manual de procedimientos.

Precisar la secuencialogica de los
pasos de los que se compone cada
uno de los procedimientos
Presentar una vision integral de
como opera una organizacion
precisar la responsabilidad
operativa del personal en cada
area de trabajo
describir graficamente los flujos
de las operaciones
Servir como medio de integracion
y orientacion para el personal de
nuevo ingreso

 Describe la secuencia lógica y cronológica de
las distintas operaciones o actividades
concatenadas, señalando quien, como,
cuando, donde y para que han de realizarse.
 La finalidad de describir procedimientos, es
la de uniformar y documentar las acciones
que realizan las diferentes áreas de la
organización y orientar a los responsables de
su ejecución en el desarrollo de sus
actividades.

 Pueden clasificarse en: manuales de
procedimientos de oficina y manuales de
procedimientos de fabrica.
También pueden referirse:
 A tareas y trabajos individuales; por ejemplo:
cómo operar una maquina de contabilidad
 A practicas departamentales, en que se indican
los procedimientos de operación de todo un
departamento; por ejemplo: el manual de
reclutamiento y selección de personal
 A prácticas generales en un área determinada de
actividad, por ejemplo: manual de
procedimientos de ventas, manual de
producción, manual de finanzas.

También se pueden clasificar de acuerdo a su
ámbito de aplicación y alcances en:
 Manual de procedimientos general: Contiene
información sobre los procedimientos que se
establecen para aplicarse en toda la
organización o en más de un sector
administrativo.
 Manual de procedimientos específico:
Contienen información sobre los
procedimientos para realizar las operaciones
internas en una unidad administrativa con el
propósito de cumplir sistemáticamente con
sus funciones objetivos.

1.- Identificación:
2.- Índice o contenido
3.- Prólogo
4.- Objetivos de los procedimientos
5.- Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.
6.- Responsables:
7.-Políticas o normas de operación:
8.- Conceptos:
9.- Procedimiento:
10.- Formularios o impresos:
11.- Diagramas de flujo:
.

 Se puede decir que un manual de
procedimientos no debe contener más que
los elementos estrictamente necesarios para
el logro de los objetivos previstos y para el
mantenimiento de los controles
indispensables.

El primer paso para elaborar un manual de procedimientos es
determinar lo que se desea lograr. Para ello el analista
deberá hacer las siguientes preguntas:
 El objetivo tiene una razón de ser en algunos motivos
fundamentales:
 La necesidad de garantizar una rígida uniformidad de
tratamiento de las actividades periódicas.
 Reducir los errores operativos al máximo posible.
 Reducir el período de adiestramiento de los nuevos
empleados.
 Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos
trabajos.
 Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de
decisiones demasiado rápidas.
 Facilitar el tratamiento de un buen nivel organizacional.

 El objetivo tiene una razón de ser en algunos
motivos fundamentales:
 La necesidad de garantizar una rígida
uniformidad de tratamiento de las actividades
periódicas.
 Reducir los errores operativos al máximo posible.
 Reducir el período de adiestramiento de los
nuevos empleados.
 Facilitar la introducción de los empleados en los
nuevos trabajos.
 Evitar que los cambios del sistema sean
consecuencia de decisiones demasiado rápidas.
 Facilitar el tratamiento de un buen nivel
organizacional.

 El manual de procedimientos correctamente
elaborado puedo servir como un valioso
instrumento correctivo.
 Una vez determinados los objetivos del manual,
habrá que ponerlos por escrito. Esto ayudará al
analista a tener la certeza de que son lógicos. El
propósito del manual de procedimientos es
asegurar que sus usuarios se comporten de una
manera específica.

 Logotipo de la organización
 Denominación
 Procedimiento
 Fecha
 Página No X de Y
 Sustituye
 Número de operación
 Responsable (s)
 Descripción
 Unidades responsables de su elaboración, revisión y
autorización
 Clave de la forma

La representación gráfica que muestra la sucesión
de los pasos de que consta un procedimiento.
Los diagramas de procedimiento permiten:
 Una mayor simplificación del trabajo.
 Determinar la posibilidad de combinar o readaptar
la secuencia de las operaciones para una mejor
circulación física.
 Mejorar alguna operación, combinándola con otra
parte del proceso.
 Eliminar demoras.
 Una mejor distribución de la planta.

Para la elaboración de un diagrama de procedimiento es
conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia.
 Escoger el procedimiento que se va a realizar.
 Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de
utilizarse.
 Analizar el trabajo.
 Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.
 Establecer el procedimiento factible.
 Presentar la proposición.
 Obtener la aprobación.
 Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
 Implantar el nuevo procedimiento.
 Observar el procedimiento implantado.
 Preparar una guía de adelantos logrados.
 Llevar registros adecuados de realización.

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