Outsourcing

Outsourcing

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  OUTSOURCING MARGARITA TAPIAS KATHERINE TOBIAS Trabajo presentado al Instructor: ADOLFO SILVA En la asignatura de: ADMINISTRACION DE RECURSOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA TECNOLOGO EN ORGANIZACIÓN DE EVENTOS BARRANQUILLA 2011 CONTENIDO 1
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  Pág. INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVOS 4 OBJETIVOS GENERALES 4 OBJETIVOS ESPECIFICOS 4 1. OUTSOURCING 5 1.1. DEFINICION 5 1.2. HISTORIA DEL OUTSOURCING. 5 1.3. VENTAJAS DEL OUTSOURCING 6 1.4. DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING 7 1.5. ¿QUE AREAS DE LA EMPRESA PUEDEN PASAR A OUTSOURCING? 7 1.6. ¿QUE AREAS DE LA EMPRESA NO DEBEN PASAR A OUTSOURCING? 8 1.7. TIPOS DE OUTSOURCING 8 1.8. FIGURAS DE OUTSOURCING 9 1.9. ESTRATEGIAS DE OUTSOURCING 9 1.10. METODOLOGÍA PARA ESTABLECER UN PROYECTO DE OUTSOURCING. 10 1.11. LOS RIESGOS DEL OUTSOURCING. 10 1.12. EL OUTSOURCING EN EL FUTURO. 11 1.13. EJEMPLO DE OUTSOURCING 11 1.14. EJEMPLO DE OUTSOURCING EN COLOMBIA 12 CONCLUSIONES 15 2
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  INTRODUCCIÓN El término outsourcingse utiliza para describir un fenómeno que se está extendiendo a toda la industria. Posiblemente es parte de un movimiento más amplio de la sociedad para la conformación de un mundo más productivo y menos derrochador. El outsourcing, como nunca antes, plantea a la gerencia delicados retos de relaciones humanas, ya que puede afectar a cualquier empleado y a cualquier gerente que no está dentro de las llamadas “ventajas competitivas”. Muchas naciones llevan una ventaja comparativa de años. India, Filipinas y China han marcado el liderazgo, sin embargo, las posibilidades están dadas para otros competidores. Colombia trabaja intensamente en ello. Se trata de una industria con 20 años de historia a nivel mundial, en la que Colombia incursionó hace 15 años. La primera barrera que se derribó fue la cultural. Esa idea de que tercerizar significa desmejorar la calidad laboral de una fuerza de trabajo determinada, ya se entendió como lo que es: mediante la tercerización de procesos, no solo las empresas se hicieron más competitivas y eficientes, sino que se crea un ambiente propicio para el emprendimiento y la generación de empleo calificado. 3
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  OBJETIVOS OBJETIVOS GENERALES Conocer que es Outsourcing ¿Cuál es su aplicación a nivel empresarial? OBJETIVOS ESPECIFICOS Reconocer las ventajas y desventajas del outsourcing Diferenciar las clases de outsourcing Identificar las áreas de las empresas que no se deben contratar y cuales si 4
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  1. OUTSOURCING 1.1. DEFINICION Outsourcing o Tercerización (también llamada subcontratación) es una técnica innovadora de administración, que consiste en la transferencia a terceros de ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la concentración de los esfuerzos en las actividades esenciales a fin de obtener competitividad y resultados tangibles. Esta técnica se fundamenta en un proceso de gestión que implica cambios estructurales de la empresa en aspectos fundamentales tales como la cultura, procedimientos, sistemas, controles y tecnología cuyo objetivo es obtener mejores resultados concentrando todos los esfuerzos y energía de la empresa en la actividad principal. También podemos definirlo como la subcontratación de servicios que busca agilizar y economizar los procesos productivos para el cumplimiento eficiente de los objetos sociales de las instituciones, de modo que las empresas se centren en lo que les es propio. El Outsourcing es la acción de acudir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de la compañía, la cual en definitiva contrata un servicio o producto final sin que tenga responsabilidad alguna en la administración o manejo de la prestación del servicio, la cual actúa con plena autonomía e independencia para atender diversos usuarios. La tercerización implica también fomento para la apertura de nuevas empresas con oportunidades de oferta de mano de obra, restringiendo de cierto modo el impacto social. La importancia de la tercerización radica en que esta pretende concentrar los esfuerzos de la compañía en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos transferidos, una reducción de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la mayoría de los casos, una reducción de costos y de personal, así como una potencializarían de los talentos humanos. 1.2. HISTORIA DEL OUTSOURCING. El Outsourcing es una práctica que data desde el inicio de la era moderna. Este concepto no es nuevo, ya que muchas compañías competitivas lo realizaban como una estrategia de negocios. Al inicio de la era post-industrial se inicia la competencia en los mercados globales. 5
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  Después de lasegunda guerra mundial, las empresas trataron de concentrar en sí mismas la mayor cantidad posible de actividades, para no tener que depender de los proveedores. Sin embargo, esta estrategia que en principio resultara efectiva, fue haciéndose obsoleta con el desarrollo de la tecnología, ya que nunca los departamentos de una empresa podían mantenerse tan actualizados y competitivos como lo hacían las agencias independientes especializadas en un área, además, su capacidad de servicio para acompañar la estrategia de crecimiento era insuficiente. El concepto de Outsourcing comienza a ganar credibilidad al inicio de la década de los 70’s enfocado, sobre todo, a las áreas de información tecnológica en las empresas. Las primeras empresas en implementar modelos de Outsourcing fueron gigantes como EDS, Arthur Andersen, Price Waterhouse y otros. El Outsourcing es un término creado en 1980 para describir la creciente tendencia de grandes compañías que estaban transfiriendo sus sistemas de información a proveedores. En 1998, el Outsourcing alcanzó una cifra de negocio a nivel mundial de cien mil millones de dólares. De acuerdo con estudios recientes, esta cantidad se disparará hasta 282 mil millones de dólares. 1.3. VENTAJAS DEL OUTSOURCING La compañía contratante, o comprador, se beneficiará de una relación de Outsourcing ya que logrará en términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenía internamente con "Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía de escala que obtienen las compañías contratadas. En estos casos la empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológico, manejo de proyecto, Implementación, administración y operación de la infraestructura. Se pueden mencionar los siguientes beneficios o ventajas del proceso de Outsourcing: • Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce. • Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno. • Incremento en los puntos fuertes de la empresa. • Ayuda a construir un valor compartido. • Ayuda a redefinir la empresa. • Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organización 6
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  • Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas. • Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla. • Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas. • Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves. • Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios. • Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos. 1.4. DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING Como en todo proceso existen aspectos negativos que forman parte integral del mismo. El Outsourcing no queda exento de esta realidad. Se pueden mencionar las siguientes desventajas del Outsourcing: • Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo. • La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos. • Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestión existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor. • El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado. • Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa. • Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio. • Reducción de beneficios • Pérdida de control sobre la producción. 1.5. ¿QUE AREAS DE LA EMPRESA PUEDEN PASAR A OUTSOURCING? En lo que se ha convertido una tendencia de crecimiento, muchas organizaciones están tomando la decisión estratégica de poner parte de sus funciones en las manos de especialistas, permitiéndoles concentrarse en lo que mejor saben hacer - maximizar el rendimiento minimizando los costos. 7
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  El proceso deOutsourcing no sólo se aplica a los sistemas de producción, sino que abarca la mayoría de las áreas de la empresa. A continuación se muestran los tipos más comunes. • Outsourcing de los sistemas financieros. • Outsourcing de los sistemas contables. • Outsourcing las actividades de Mercadotecnia. • Outsourcing en el área de Recursos Humanos. • Outsourcing de los sistemas administrativos. • Outsourcing de actividades secundarias. Aquí es preciso definir que una actividad secundaria es aquella que no forma parte de las habilidades principales de la compañía. Dentro de este tipo de actividades están la vigilancia física de la empresa, la limpieza de la misma, el abastecimiento de papelería y documentación, el manejo de eventos y conferencias, la administración de comedores, entre otras. • Outsourcing de la producción. • Outsourcing del sistema de transporte. • Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribución. • Outsourcing del proceso de abastecimiento. • Se puede observar que el Outsourcing puede ser total o parcial. • Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista. • Outsourcing parcial: Solamente se transfieren algunos de los elementos anteriores. 1.6. ¿QUE AREAS DE LA EMPRESA NO DEBEN PASAR A OUTSOURCING? Respecto a las actividades que no se deben subcontratar están: • La Administración de la planeación estratégica. • La tesorería • El control de proveedores • Administración de calidad • Servicio al cliente • Distribución y Ventas 1.7. TIPOS DE OUTSOURCING • Right-sourcing: Este término se utiliza para definir la solución óptima en la elección de la empresa a la que se cede el servicio de Outsourcing. La elección óptima posiblemente supondría no adjudicar el contrato a una única empresa sino a varias, de modo que cada una efectuase la parte del servicio para la que fuera más efectiva. 8
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  • Out-tasking: Una modalidad de Outsourcing más focalizada hacia tareas específicas. En algunos casos, el Outsourcing transita hacia: Contratos de escala reducida, Se confían menos funciones a la empresa proveedora del servicio y Los servicios están más especializados. • Deslocalización: También conocido como Off-shoring, Implica la contratación de servicios a terceros radicados en países que ofrecen costos menores a causa de la legislación laboral, entre otros factores. • In-house: Es el outsourcing que se produce en las instalaciones de la organización contratante del servicio. • Off-site: Cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que lo presta. • Co-sourcing: Responde a una evolución más del mencionado servicio. Con ello, lo que se pretende es que la empresa prestadora del servicio comparta riesgos con aquella que lo contrato. • Netsourcing es la práctica de rentar o “pagar mientras usas” acceso a aplicaciones de negocios centralmente manejadas que están disponibles a múltiples usuarios a través del Internet u otras redes vía browsers. Un ejemplo es el caso del SENA que paga por la plataforma de “Sofiaplus”. 1.8. FIGURAS DE OUTSOURCING Entre las figuras de Outsourcing podemos destacar las llamadas: • Cooperativas de trabajo asociado (C.T.A.), • Las empresas asociativas de trabajo (E.A.T.) y • Los contratistas independientes (C.I.). 1.9. ESTRATEGIAS DE OUTSOURCING • Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales más ampliamente. • Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes. • Acelerar los beneficios de reingeniería. • Compartir riesgos. • Destinar recursos para otros propósitos. La estrategia de Outsourcing debe definir el equipo de Outsourcing, estableciendo las habilidades mínimas necesarias. Un equipo de este tipo generalmente 9
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  estácompuesto por personasde áreas comerciales, técnicas, financieras, entre otras, sin embargo la composición del equipo varía dependiendo del alcance del proyecto. Por último se debe finalizar la estrategia haciendo partícipes de la misma no sólo a los directores generales sino los gerentes experimentados en proyectos de Outsourcing que puedan proporcionar los aspectos operacionales de la estrategia. 1.10. METODOLOGÍA PARA ESTABLECER UN PROYECTO DE OUTSOURCING. La decisión para subcontratar necesita estar sujeta a un proceso administrativo apropiado y no tomarse simplemente, como en el caso de muchas decisiones más, sobre bases financieras o técnicas. Lo que hace esta metodología es ayudar a planear, ayudar a fijar las expectativas, tanto dentro de la organización como en el exterior, e indica aquellas áreas donde la organización necesita conocimiento especializado. Pasos de la Metodología: Fase O: Inicio. Identificar el alcance de lo que está considerando para el Outsourcing, Establece los criterios, las marcas importantes, iniciales y los factores “adelante/alto” para las decisiones iniciales. Asigna recursos iniciales para “poner las semillas” del proyecto. Fase 1: Evaluación.Examina la factibilidad del Outsourcing; define el alcance y los límites del proyecto e informa en que grado el proyecto satisfaga los criterios establecidos. Fase 2: Planeación.Estable los criterios para la licitación, define con detalle los requisitos y prepara una lista breve de invitaciones para el concurso. Fase 3: Contratación.Selecciona a un contratista preferido como resultado de un proceso de licitación. Identifica a un proveedor de respaldo. Fase 4: Transición.Establece los procedimientos para la administración de la función subcontratada. Transfiere la responsabilidad formal de las operaciones. Transfiere personal y activos según se hayan acordado. Fase 5: Administración.Revisa el contrato de forma regular, comparándolo contra los niveles de servicios acordados. Planea las negociaciones para tomar en cuenta los cambios y requerimientos adicionales. 10
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  1.11. LOS RIESGOSDEL OUTSOURCING. Los riesgos involucrados en el proceso de Outsourcing pasan de ser riesgos operacionales a riesgos estratégicos.Los riesgos operacionales afectan más la eficacia de la empresa. Los riesgos estratégicos afectan la dirección de la misma, su cultura, la información compartida, entre otras. Los principales riesgos de Outsourcing son: • No negociar el contrato adecuado. • No adecuada selección del contratista. • Puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista. • Incrementa el nivel de dependencia de entes externos. • Inexistente control sobre el personal del contratista. • Incremento en el costo de la negociación y monitoreo del contrato. • Rechazo del concepto de Outsourcing Al delegar un servicio a un proveedor externo las empresas están permitiendo que éste se de cuenta de cómo sacarle partida al mismo y se quede con las ganancias. Uno de los riesgos más importantes del Outsourcing es que el proveedor seleccionado no tenga las capacidades para cumplir con los objetivos y estándares que la empresa requiere. El gran atractivo del Outsourcing es la posibilidad que brinda a la empresa de reducir gastos y maximizar el uso de sus recursos. Hace posible que una empresa se beneficie no solamente de su propia inversión de capital en el desarrollo de productos y procesos, sino también de la que han hecho sus proveedores. 1.12. EL OUTSOURCING EN EL FUTURO. Los contratos de outsourcing fueron aumentando su nivel de compromiso con el tiempo.Los originales contemplaban aspectos superficiales, como el mantenimiento de equipos.Luego, servicios tales como implementación de paquetes de software o procesamiento remoto de información tocaron aspectos de negocios más críticos. El paradigma que se viene a nivel de outsourcing está más aun en el límite: tercerización de procesos de negocios,implica no solo delegar a una empresa proveedora las tareas operativas que tienen que ver con la tecnología, sino también las relativas al negocio en sí mismo. Quienes quieran contratar servicios deberán estar alertas y recordar que hasta el momento, los números de éxitos y fracasos en outsourcing tradicional, están 11
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  equilibrados, por loque sería prudente esperar a que exista una mayor estabilidad antes de derivar los procesos críticos. 1.13. EJEMPLO DE OUTSOURCING Nike, la fabricante de zapatos deportivos, es el ejemplo más conocido de outsourcing exitoso en el mundo. Nike contrata con terceros el 100% de la producción de sus zapatos de la línea "Nike Air". Durante su época de mayor auge, las ventas se expandieron a tasas superiores al 20% anual y la empresa generó un retorno sobre ventas superior al 30%. Nike creó el máximo valor concentrándose en la preproducción, es decir, investigación y desarrollo, y también en la posproducción, o sea, mercadeo, distribución y ventas. Cuenta con los mejores sistemas de mercadeo e información en su actividad. 1.14. EJEMPLO DE OUTSOURCING EN COLOMBIA Nike, la fabricante de zapatos deportivos, es el ejemplo más conocido de outsourcing exitoso en el mundo. Nike contrata con terceros el 100% de la producción de sus zapatos de la línea "Nike Air". Durante su época de mayor auge, las ventas se expandieron a tasas superiores al 20% anual y la empresa generó un retorno sobre ventas superior al 30%. MARATHON DISTRIBUCIONES S.A.S MarathonDistribuciones es una compañía colombiana creada en 2007 por un grupo de profesionales con experiencia en el campo de logística, mercadeo, y comercialización de bienes y productos, principalmente medios de comunicación.s Administración de Fuerzas de Ventas Cobertura Total de Mercado Logística y Distribución Impulso, Promoción y Activación de Marca Mensajería Especializada - Courier .ad Nuestros Clientes En la actualidad contamos con 142 clientes activos, a continuación describimos algunos de nuestros clientes más representativos: Periódico el TIEMPO: Es el diario de interés general más importante del país, en el cual trabajamos haciendo diversas operaciones entre las cuales están la administración de equipos de fuerza de ventas, distribución de suscripciones y puntos de venta, CTM (cubrimiento total del mercado) para algunos clientes del 12
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  diario EL TIEMPO,entre otras actividades especiales de activación e impulso para nuevos productos. Diario ADN: Es el diario gratuito más importante en Colombia; con este cliente hemos trabajado como operador logístico integral, operamos desde el cargue en planta hasta la distribución en los puntos. Para ésta operación coordinamos flotas de transporte, capital humano, respondemos a novedades en tiempo real y retroalimentamos al cliente sobre los resultados de la operación con reportes e informes diarios. Distribuidoras Unidas: Empresa de distribución de revistas y otros productos editoriales, recibe de nosotros los servicios de distribución de sus productos en el canal de Grandes Superficies en las 4 principales ciudades de Colombia, y respondemos por colocar y recibir devoluciones de los puntos establecidos por ellos; este cliente representa para nosotros el 8% de los ingresos totales de la compañía. Revista Mundo Minero: Revista especializada del sector energético, cuenta con nosotros para la distribución a nivel nacional, coordinación de la impresión y asesoría y ejecución en actividades de impulso y activación. Revista Actual: Revista de farándula de alto impacto en la zona caribe del país, realiza con nosotros la distribución para todo el territorio nacional en suscriptores, hoteles y puntos de interés. Locatel: Cadena especializada en el sector salud, hacemos la distribución de publicidad en las áreas de influencia y realizamos algunas de sus actividades de impulso y activación. Coca-Cola: Con este cliente trabajamos junto a nuestro aliado Casa Editorial El Tiempo, para realizar una operación de impulso para su nueva marca de refrescos en ese momento llamada "Del Valle" a nivel nacional. Incluyó toda la operación logística, la distribución y el impulso en colegios, universidades, centros comerciales y Almacenes con alto tráfico. 13
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  Carrefour: Es unode los clientes más importantes en la distribución de sus folletos puerta a puerta a través de la operación CTM. Alpina: Importante compañía de productos de consumo masivo del sector Alimenticio; en la cual hemos trabajado para desarrollar actividades de activación y la distribución de la revista para sus empleados a nivel nacional. 14
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  CONCLUSIONES Se puede decirque hay una tendencia muy marcada a la práctica del Outsourcing en las empresas a nivel mundial. Cada día las organizaciones buscan alcanzar una mayor eficiencia a un menor costo, sin dejar de lado los estándares de calidad y servicio al cliente exigidos. En todo proceso administrativo en el Outsourcing están involucradas actividades de planificación, organización y análisis que responden a objetivos específicos de aprendizaje, orientados a descubrir, emplear y adaptar nuevas estrategias para las diversas áreas de la organización. Al involucrarse en un proceso de Outsourcing las empresas deben definir claramente una estrategia que guíe todo el proceso y contenga los aspectos importantes en el desarrollo del mismo. Algunos de los beneficios potenciales de utilizar el Outsourcing son la disminución de los costos, un enfoque más dedicado a actividades competitivas de la empresa, mayor flexibilidad y rapidez de respuesta así como el uso de tecnología y materiales de clase mundial. Por otra parte existen algunas desventajas posibles como son el decline de la innovación por suplidores, pérdida de control del proceso de producción y una eventual competencia por parte de los mismos que al conocer el proceso a plenitud pasan de suplidores a competidores. En la actualidad las organizaciones están buscando una nueva manera de aumentar sus ingresos, conseguir costos efectivos en servicios y compartir ideas con los consumidores... y el Outsourcing es la herramienta óptima para ello. 15