Pita (1)

PROYECTO INTEGRADOR
Técnicas de Archivo
Facultad de Ciencias Administrativas y Afines

OBJETIVO GENERAL
El proyecto integrador busca de manera clara y concisa la
integración del conocimiento de las diferentes materias que se
aborden en cada nivel, este proceso pretende generar en el
educando las competencias necesarias para cada nivel académico
que le permitan el ejercicio de ellas en el campo laboral y personal,
cada vez que culmine un nivel semestral, su interacción y su
aplicabilidad se acercará a alcanzar sus propios objetivos en pro de
cumplir con su proyecto de vida académica y abrirá puertas para su
continuidad académica en otros niveles.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Consolidar el proyecto integrador para la cohorte

que inicia en cada período académico.

Implementar de manera paulatina cada período
académico el proyecto integrador hasta su cobertura
total en todos los semestres del programa.
 Generar conciencia colectiva en la importancia y
aplicación del proyecto.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Integrar las competencias de las materias del semestre entre sí
para la generación de resultados medibles, en común, por el
cuerpo docente.
 Preparar a los educandos para el ejercicio de competencias en
técnicas de archivo.
 Evaluar los resultados del proyecto mediante competencias.

 Proporcionar al educando conocimientos que le permitan
salidas laborales en cada semestre.

JUSTIFICACION
Para cada semestre se presenta un desarrollo específico en
competencias, para que una vez finalizado este nivel, el
educando tenga la oportunidad de desempeño laboral en
concordancia a su preparación educativa. Para ello en cada
período académico se realizará énfasis de preparación en temas
de conocimiento y aplicabilidad que brinde al individuo la
oportunidad de desempeño y, sobre todo, en busca de contribuir
mediante la formación a que los educandos puedan
desempeñarse en áreas del sector productivo en la medida que
esté cursando sus estudios sin prejuicio ni necesidad de tener
que esperar a finalizar su carrera para poderse desempeñar
laboralmente.

METODOLOGÍA

• Las competencias a proporcionar a los educandos se integraran a la
formación específica de las asignaturas, de esta manera cada
materia abarcará la aplicación directa al microcurrículo, las materias
integradas impartirán los saberes requeridos para el desarrollo de
capacidades, destrezas y habilidades de los estudiantes en la
aplicabilidad de técnicas de archivo.
• En el microcurriculo de las materias afines al área de conocimiento
se realizará la aplicación del tema para permitir integrar los saberes
con el saber hacer. Para la correcta aplicación de los saberes los
microcurrículos integrarán un capítulo, para desarrollo en el
trascurso del período académico, de técnicas de archivo, la temática
a seguir se encuentra plasmada en CONTENIDO PARA PRIMER
SEMESTRE.

METODOLOGÍA
• Se empieza su impartición a partir del cierre del primer corte, cada
materia realizará la impartición de temas específicos de manera
consecutiva.
• Cada materia integrada aplicará las técnicas de archivo y se realizará
entrega de producto final, se solicitarán avances para comprobar la
evolución de los estudiantes y será calificable dentro de los 10%.
• Se deberá llevar archivo físico y digital (archivos en sitio WEB), ambos
deben coincidir con la información archivada.
• La entrega del producto final (archivo físico y digital) será evaluado en
conjunto por los docentes y será calificado como el examen final (20%).

PRODUCTO FINAL
El estudiante presentará sus archivos para sustentar de la siguiente manera:

• Archivo Físico: Por cada materia integrada entregará las
carpetas evidenciando la aplicación de técnicas de
archivo, el docente establecerá los documentos que
deberá archivar el estudiante.
• Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciará
mediante archivo digital , creando o utilizando un sitio
en la WEB, que éste concuerda con su archivo físico.
WEB

1. CONCEPTUALIZACIÓN
Archivística.
Proceso de ordenar, clasificar y conservar de
manera adecuada los documentos en un lugar
determinado, física y / o digitalmente, a fin de ser
localizados de manera rápida y fácil para
protegerlos de deterioro o de su extravío. Los
documentos se colocan en un mismo orden
debidamente clasificados, todos los documentos
relacionados con el individuo y la organización.

Es aquella ciencia que se
ocupa de la gestión de
documentos, administración
y tratamiento técnico de los
Archivos, así como su
función jurídica,
administrativa y científica de
los mismos.

Un Archivo se define como un
acervo o conjunto de documentos
generados o reunidos y
guardados por una persona o una
entidad pública o privada en
desarrollo de su gestión.

Un documento es la información (una idea en un
lenguaje) registrada en cualquier medio
material (papel, cintas magnéticas, metal, entre
otros) y forma (imágenes, texto, diagramas,
dibujos, figuras). Un documento lo es tanto un acta
como un gravado, una carta, un mapa o un
mensaje electrónico, con independencia de su
lenguaje y soporte material.
Ley General de Archivos, Art. 03 y Reglamento General de Archivos de Colombia, Parte III, Art. 67.

Los documentos que constituyen un archivo pueden
estar en cualquier medio o soporte de la información,
como el papel, las cintas magnetofónicas o discos
ópticos, entre otros, que forman diferentes tipos de
archivos, por ejemplo:
•archivos audiovisuales
•fílmicos
•sonoros
•fotográficos
•informáticos

Así mismo, pueden tener diferentes fechas y formas.

Los archivos se deben conservar
respetando su orden natural de
generación de manera que sirvan de
información y testimonio efectivo para la
persona o institución que los produce y
para los ciudadanos interesados en su
consulta. Igualmente, para que sean
fuentes para la historia institucional, de los
logros y demás aspectos de las sociedades
y de las personas.

2. FINES E IMPORTANCIA
“La finalidad de un archivo está directamente relacionada con
las necesidades de su utilización por la Administración para el
desarrollo de su gestión y objetivos, y sobre todo para el
servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Así, los
archivos tienen por meta disponer de manera organizada la
documentación que conservan, de la manera que mejor
permita la recuperación e integridad de la información
institucional y su preservación.”

Ley General de Archivos, Art. 04 y Reglamento General de Archivos de Colombia, Art. 1.

El archivo representa tanto para los
individuos como para las organizaciones la
evidencia memorística de la conservación de
documentos, físicos y digitales, teniendo en
consideración que sólo se conservan aquellas
evidencias de real importancia y utilidad.

La importancia de los archivos se deriva de ser
consustanciales a la organización y funcionamiento
del Estado, son también una parte fundamental y
constitutiva de la administración, instrumentos
básicos en la definición de las políticas y finalidades
de las instituciones, son manifestaciones concretas de
la gestión y soporte de la modernización, permiten
tomar decisiones basadas en antecedentes y por sus
valores se convierten en fuentes para la historia y
componentes del patrimonio cultural y de la
identidad nacional.

FUNCIONES
•La principal función del archivo consiste en la conservación de
documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos
de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.
Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y
clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el
funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo
será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
•Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que
permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además
sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las
actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento
probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realización de un acto o la forma de hacerlo.

IMPORTANCIA
Administración: Sistemas de Archivos
que le permiten; ingresar, conservar,
resguardar y recuperar la Información
que surge de los diferentes trámites y
gestiones que se realizan a lo largo del
tiempo.

IMPORTANCIA
Desarrollo de la Identidad Cultural: Los
Archivos históricos, por ejemplo, constituyen
la garantía de la evolución jurídica y
administrativa de la sociedad, son la memoria
colectiva de una nación, región o localidad;
testimonios que evidencian la experiencia
humana. Su finalidad es atesorar, salvaguardar
y difundir el patrimonio documental.

IMPORTANCIA
Desarrollo Científico y Tecnológico: Los Archivos son importantes
para el desarrollo de la investigación científica y tecnológica, ya
que son los que resguardan la información y conocimientos
importantes o necesarios para llevar a cabo la misma.
Los Archivos han comenzado a desarrollar una gran relevancia en
cuanto a la educación, la cultura, la protección del patrimonio
documental y la promoción cultural hacia la comunidad,
adaptando los servicios de las unidades de información a las
exigencias de los tiempos actuales.

Para no olvidar:
La misión de un archivo es el
acceso oportuno a documentos
debidamente organizados y
conservados.

3. FINALIDAD DE LA CLASIFICACIÓN
El archivo carece de valor y utilidad cuando los
documentos que contiene no pueden ser
localizables con prontitud. Si cada individuo
inventara sus propias reglas de archivo, sólo sería
útil para ella. Por esto es necesario observa reglas
fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos
y poder archivar de manera adecuada todos los
documentos.

De acuerdo con el ciclo de la evolución
documental, el sistema archivístico se
estructura en:
•Archivos de gestión. Se localizan en las unidades y servicios administrativos
y su finalidad es organizar, tratar y custodiar la documentación durante la
fase activa, así como facilitar la información necesaria.
•Archivo intermedio. Recoge toda la documentación procedente de los
archivos de gestión cuya vigencia administrativa ha finalizado, pero sigue
siendo de consulta para parte de la administración.
•Archivo histórico. Recoge toda la documentación que se conservará de
manera permanente.

4. BREVE RESEÑA DE LA ARCHIVISTICA
Los archivos en el mundo. El Consejo Internacional de
Archivos, CIA.
La archivística moderna cuenta con un organismo de
coordinación mundial denominado Consejo Internacional de
Archivos, adscrito a la Organización de las Naciones Unidas
para la Educación, la Ciencia y la Cultura – UNESCO-. Se
dedica al desarrollo de los archivos a escala mundial,
mediante la promoción de la conservación, desarrollo y
utilización del patrimonio mundial de los archivos. El CIA
tiene más de 1.400 asociados en más 190 países y territorios.
Fue creada en 1948

Los archivos en América Latina. Asociación Latinoamericana
de Archivos, ALA.
En los países de Iberoamérica los trabajos llevados a cabo a finales de los
80 por el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos
Administrativos (creado en 1989) conformado por España y Brasil,
observaron que la tradición archivística y administrativa en Iberoamérica
ameritaba partir del reconocimiento de problemas semejantes para
buscar alternativas técnicas y avanzar en una terminología archivística
homogénea para el área, sistematizar las fases del tratamiento
archivístico (activa, semiactiva e inactiva), a la clasificación, ordenación,
transferencias y expurgos documentales y a definir las características
administrativas y archivísticas para Iberoamérica. Fue creada en
Lima en 1973.

Los archivos en Colombia. Archivo General de la Nación y
Sistema Nacional de Archivos.
En nuestro País, la función archivo y la gestión documental
tiene su mayor expresión en el establecimiento del Archivo
General de la Nación y del Sistema Nacional de Archivos.
Es un establecimiento público, adscrito al Ministerio de
Cultura. Fue creado en 1989 mediante la Ley 80, como el
organismo rector de los archivos en Colombia.

5. CODIGO DE ETICA EN ARCHIVÍSTICA
El manejo de los documentos de archivo requiere de la formación
de un perfil ético especialmente orientado al respecto por la
información y al servicio al ciudadano. Los principios que
fundamentan estas actuaciones son de aplicación para todos los
funcionarios y empleados que manejan documentos.
Corresponden a elevadas normas de comportamiento.
Los principios y definiciones del Código fueron aprobados por la
Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos, realizada
en Pekín el 6 de septiembre de 1996. Las siguientes son las
premisas éticas esenciales del trabajo con archivos:

• El archivista protegerá la integridad de los bienes documentales que
custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado, velará por la
legitimidad de los documentos y actuará siempre con objetividad e
imparcialidad. Resistirá las presiones provenientes de cualquier fuerza
que intente manipular las evidencias, encubrirlas o distorsionar los
hechos.
• El archivista valorará, seleccionará y conservará el material de archivo
en su contexto histórico, legal, administrativo y documental,
manteniendo el principio de procedencia de los documentos de
archivo. Valorará imparcialmente el material documental. Adelantará
la ordenación y descripción de los documentos a conservar de
acuerdo con los principios archivísticos de procedencia y de orden
original.

• El archivista evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad
de los documentos. Garantizará el valor de los documentos incluyendo los
soportes electrónicos y los multimedia. Realizará la selección documental
utilizando métodos cuidadosos y de acuerdo con criterios establecidos.
Informará al usuario sobre cambios temporales de ubicación de los
documentos, en caso de estar restringida la consulta.
• El archivista garantizará el continuo acceso y la legibilidad de los documentos.
Cooperará con colegas y otras entidades judiciales en la persecución y
aprehensión de personas sospechosas de hurtar documentos.
• El archivista registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el
material que tiene a su cargo. Garantizará que los procesos de producción de
documentos y el empleo de sistemas archivísticos se guíen por
procedimientos adecuados para preservar su valor. Hará un registro
permanente de la documentación que ha ingresado y del trabajo archivístico y
de conservación realizado.

• El archivista promoverá el mayor acceso posible a los documentos y
ofrecerá sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial. No
impondrá restricciones insensatas que impidan el acceso a los
documentos, pero podrá sugerir o determinar límites claramente
establecidos y por un período definido. Responderá objetivamente y
con espíritu de colaboración a los requerimientos razonables sobre los
documentos que custodia y estimulará la mayor consulta de acuerdo
con las políticas institucionales, los criterios de preservación, las
condiciones legales, los derechos individuales y los convenios
establecidos en cado de donación.
• El archivista respectará tanto el acceso público como la privacidad de
la documentación dentro del marco legal vigente. Protegerá el
carácter privado de la documentación institucional y personal, sin
recurrir a la destrucción de la información.

• El archivista no deberá utilizar en beneficio propio o de terceros
su posición especial y la confianza que la comunidad ha
depositado en él. Se abstendrá de realizar acciones que vayan
en detrimento de su integridad, objetividad e imparcialidad. No
buscará beneficio personal, económico o de otro tipo, en
detrimento de las instituciones, los usuarios, los documentos o
de sus colegas.
• El archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesional
mediante el enriquecimiento sistemático y continuo de sus
conocimientos y la difusión de los resultados de sus
investigaciones y experiencias, con el fin de contribuir al
desarrollo de su profesión y garantizar a quienes están a su
alrededor cuenten con las condiciones adecuadas para
adelantar su tarea de manera óptima.

• El archivista trabajará conjuntamente con sus
colegas así como con profesionales de otras
disciplinas para promover la preservación y la
utilización de la herencia documental del mundo.
Estimulará la práctica de los valores éticos de su
profesión y cooperará con miembros de otras
disciplinas sobre la base de la comprensión y el
respeto mutuos.

6. CLASES DE ARCHIVOS
Según el grado o frecuencia de utilización:
•Archivos activos o de gestión: recogen documentos
recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
•Semiactivos: contienen documentos provenientes de
archivos activos por haberse realizado sobre ellos el
trabajo concreto.
•Inactivos: recoge los documentos que habiendo
perdido todo su valor operativo y funcional, conservan
valor histórico, político, o documental.

Según el lugar de emplazamiento:
•Generales o centralizados: documentos que se conservan en
el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
•Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas
dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado
constantemente por este.
Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a
la persona que trabaja con ellos.

7. TIPOLOGIA DE ARCHIVOS
El Archivo Histórico: A partir de este momento, la documentación
seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se
conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su
integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto
constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por
ende, de la humanidad. (Cruz Mundet, 2001, p.96) Evidentemente
acepta transferencia de documentos y es el último de los archivos
orgánicos que conforman el sistema de archivos de una
organización.

El Archivo Administrativo:
Es el archivo, que resguarda de manera temporal los
documentos de una institución a la cual prestan servicio,
puede ser pública o privada. Son

llamados archivos

vivos, esto es por el simple hecho de que contienen los
documentos de mayor consulta y creados recientemente.

El Archivo Administrativo: Archivo vigente, activo, que
guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al
servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son
fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y
municipales.
Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo. (GRUPO
IBEROAMERICANO

DE

ADMINISTRATIVOS, 1997).

TRATAMIENTO

DE

ARCHIVOS

El Archivo Administrativo: Según Manuel Vásquez: los
archivos administrativos son los ubicados en "oficinas que
inician o reciben documentos que pueden haber estado
archivados formalmente o en muebles de archivadores de
documentos que tiene que permanecer cerca del usuario.
Respetando

el

orden

original

de

los

documentos

y

estableciendo series y el sistema clasificatorio" determinado
principalmente por el rector del sistema de archivos.

Organización del Archivo Administrativo
Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de
los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una
serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de
las series documentales, cuadro de clasificación, usar
una codificación alfanumérica, establecer un orden
cronológico de los documentos.

Archivos de gestión: En él se conservan los documentos
que están en tramitación, en expedientes que permanecen
abiertos, hasta un plazo máximo de 5 años. También se
llama “archivo de oficina”, puesto que están
próximos a los organismos que los necesitan para su
gestión. Pasado ese plazo, o bien cuando el
expediente está ya cerrado y el procedimiento terminado,
pasan al archivo siguiente.

Archivos centrales: Aquí están los expedientes definitivamente
cerrados, pero que aún podrían consultarse en búsqueda
de antecedentes o por parte de ciudadanos en busca de pruebas
de sus derechos.
En la Administración General del Estado, existe un Archivo
Central en cada Departamento Ministerial.
Aquí permanecen los documentos durante un periodo de diez
años, pasados los cuales, se transfieren al archivo siguiente.

Archivos intermedios: Aquí están los documentos
cuyo valor de gestión ya es casi nulo y se van
clasificando de cara a su interés histórico. En este
archivo se hace el proceso de expurgo, es decir, de
selección de aquellos archivos que merecen la pena
conservar por su interés histórico, procediendo a la
eliminación del resto. Los archivos se conservarán
por un periodo de diez a quince años. Los que
sobrevivan al expurgo, pasarán al archivo siguiente.

Archivos históricos: Aquí van a parar aquellos
documentos que se consideran de interés permanente
para las futuras generaciones. Son documentos que,
si se hace la cuenta anterior, se verá que tienen como
mínimo, más de veinticinco años de antigüedad y
están destinados a conservarse por tiempo indefinido.

8. SISTEMA DE ARCHIVOS
Sistema alfabético. Hace su asociación de letras desde la
“A” hasta la “Z”.
Ejemplo: Orden alfabético por apellido cuando se archiva
información de un individuo.
Sistema numérico. Hace la asociación de números, se ubica
de menor a mayor.
Ejemplo: Factura 20, factura 21………….. factura 132.

Sistema Geográfico. Hace asociación al sitio de un país,
departamento, ciudad, municipio, etc. del cual se genera
el documento.
Ejemplo: Colombia / Medellín
España / Valencia
Sistema por asunto. Hace la asociación de acuerdo a la
referencia del asunto que trate el documento y
generalmente se utiliza para labores cotidianas.
Ejemplo: Pólizas, Facturas, Correspondencia
recibida, Correspondencia enviada, etc.

9. MUEBLES DE ARCHIVO COMUNES:
Archivador horizontal. Se utiliza una gaveta para fines de archivo.
Se trata de colocar los documentos en posición horizontal, uno
encima de otro sin doblarlos hasta ser pasados a una carpeta
específica destinada para este tipo de documento.
Archivo lateral. Los documentos se apoyan sobre uno de los lados
del archivador, generalmente un estante, se coloca uno al lado del
otro como los libros en una biblioteca y el documento se archiva
en una carpeta marcada con el título.

• Archivador vertical. Los documentos se
apoyan en bolsas colgantes uno detrás de otro
en carpetas. Consiste en juntar toda la
información concerniente a un tema
específico, individuo, empresa, lugar o asunto.
Este método prevé mayor apariencia,
visibilidad, exactitud y facilidad para archivar y
encontrar documentos ocupando menos
espacio.

10. TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE
ARCHIVOS
Los archivos deben ser revisados de manera periódica para
transferirlos a otro archivo o para su eliminación, se conservan
solamente los que estén en vigencia y aquellos que sean de
utilidad posterior, este es el paso final para el ciclo de vida de un
documento. La transferencia regular de documentos inactivos
brinda como resultado el ahorro de espacio, equipo e inclusive
mano de obra, reduce el espacio para los archivos activos
permitiendo ampliar el equipo y suministros para los archivos
transferidos y simplifica los archivos inactivos, de esta manera se
permite localizar de forma más sencilla y rápida los documentos.

Para determinar el valor de los documentos las empresas suelen
clasificarlos de la siguiente manera:
Documentos vitales. Incluyen documentos legales como los de constitución de la
empresa, títulos de propiedad, escrituras, estados financieros, etc.
Documentos importantes. Incluyen facturas, registros de ventas, registros de
compras, cotizaciones, registro de bancos, correspondencia y todo lo relacionado
con la operación de la organización.
Documentos útiles. Incluyen correspondencia general como memorandos,
normas legales, informes, etc. Todo documento que se utilice de manera temporal
y después de unas semanas o hasta un año de la fecha en que se recibieron o
tramitaron se pueden destruir.

Documentos no esenciales. Incluyen anuncios, formatos, afiches,
etc., los cuales pueden ser destruidos una vez sean utilizados de
manera temporal, en algunos casos sin necesidad de archivarlos.
Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, es
necesario decidir la cantidad de tiempo que se van a conservar o
el período de su retención. Los factores que influyen sobre esta
decisión son:
•Leyes existentes al respecto.
•Naturaleza de la empresa.
•Tipo de documento y la información que se genera de este.

11. ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DE
ARCHIVO
Los sistemas de archivo constan de tres elementos.
Equipos. El mueble más utilizado es el archivador vertical que
tiene una o más gavetas. Ocupa poco espacio y es de material
fuerte y resistente, tiene gran capacidad para almacenar
documentos y se colocan rótulos para indicar letras o números,
departamento o sección.

Guías. Son hojas de cartón dúplex (bolsa colgante) que
tiene una parte que sobresale llamada pestaña, en la
pestaña se coloca la letra o el número (rótulo). Tiene
forma rectangular y viene en diversos colores para facilitar
su clasificación.

• Fundones. Se utiliza para dividir el archivo, subdividir el
archivo y sostiene la correspondencia.
• Carpetas. Son fólderes generalmente de color crema o
amarillos que se utiliza para guardar la correspondencia. Las
carpetas tiene una pestaña que se utiliza el nombre de una
empresa, persona o asunto y vienen en varios tamaños como
Carta, A4, oficio, etc.

12. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR
1. Inspeccionar. Corresponde en verificar si el documento está
tramitado para ir al archivo o si está pendiente de algún trámite.
2. Clasificar. Determinar bajo que titulo va a ser archivado el
documento, es decir, se elige por empresa, individuo, asunto,
etc.
3. Codificar. Ponerle marca o código al nombre que se ha
elegido en el paso anterior.

4. Distribuir. Realizar arreglo alfabético preliminar en
una bandeja distribuidora, esto evitará abrir varias
veces el mismo sitio del archivo.
5. Archivar. Colocar los documentos en los respectivos
fólderes o carpetas o archivadores.

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