Procedimientos y técnicas de auditoria, control interno de examenes a las existencias

PROCEDIMIENTOS Y
TÉCNICAS DE AUDITORIA,
CONTROL INTERNO Y
CEDULAS APLICABLES EN EL
EXAMEN DE EXISTENCIAS
Auditoria financiera

EXISTENCIAS
LAS EXISTENCIAS, ENTENDIENDO COMO TALES A LAS MERCADERÍAS, MATERIAS
PRIMAS, MATERIALES O PRODUCTOS ELABORADOS, CORRESPONDEN A LOS
BIENES QUE LA EMPRESA POSEE PARA DESARROLLAR SUS ACTIVIDADES
COMERCIALES O INDUSTRIALES

Son aquellas que sirven para la producción de bienes que se
transforman en bienes terminados, para este tipo de empresa el
movimiento de existencias va a estar dado de la siguiente manera:
Saldo de Inicio = +
Compras = +
Ventas (trasp.) = -
Ajustes = +/-
Saldo Final = xxx
MATERIA PRIMA

Son bienes que se encuentran en medio del proceso de
producción, pero que aún no cuentan con el grado de avance
necesario para ser considerados como productos terminados.
Saldo de Inicio = +
Traspasos de M.P. = +
M.O.D. = +
C.I.F. = +
Traspasos a P.T. = -
Ajustes = +/-
Saldo Final = xxx
PRODUCTOS EN PROCESO

Son aquellos bienes que concluyeron en un 100% la etapa de
transformación y por lo tanto se encuentran en condiciones de
ser comercializados.
Saldo de Inicio = +
Traspasos de P.P. = +
Ventas = +
Ajustes = +/-
Saldo Final = xxx
PRODUCTOS TERMINADOS

Existen varios objetivos perseguidos al realizar el inventario
físico de existencias, dentro de ellas podemos señalar:
1.- Que las mercaderías existan.
2.- Que las existencias se encuentren en buen estado.
3.- Que no estén obsoletas.
4.- Que no estén vencidas
INVENTARIO

1.- Control sobre las entradas y salidas de existencias durante el
inventario.
2.- Corte documentario
3.- Marcar la existencia inventariada.
4.- Personal eficiente y capacitado a cargo del inventario.
5.- Personal especialista externo en la materia.
6.- Planificación general del inventario
7.- Medidas de seguridad
CONSIDERACIONES AL REALIZAR UN
INVENTARIO

1.- Comparación entre el saldo físico de existencias
inventariadas versus el kardex o auxiliar de existencias.
2.- Comparar el saldo del mayor con lo señalado en el auxiliar
de existencias.
3.- Cuantificar las diferencias
4.- Analizar el origen de las diferencias
5.- Si no existen explicaciones satisfactorias proponer los
ajustes que proceden.
EXISTENCIAS

IMPORTANCIA DEL ALMACEN
Desde el punto de vista de la auditoría, el almacén es una partida muy
importante:
por su volumen económico con respecto al total de activo,
por su repercusión en la cuenta de resultados, ya que el criterio de
valoración afecta directamente,
por su repercusión financiera en base a su importancia sobre el activo
circulante.

Los principales objetivos del auditor, son los de llegar a determinar:
 Que las cantidades correspondientes a los saldos que figuran en el
balance, existen, no se han producido omisiones, figuran en los saldos
del mayor y si todas ellas son propiedad de la empresa.
recuento físico periódico,
inventario permanente.
 Que los productos estén valorados de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados aplicados con uniformidad y
correctamente presentados en el balance.
OBJETIVOS DEL AUDITOR

 Comprobar si existe una provisión por depreciación de existencias adecuada en
los casos de:
partidas de lento movimiento,
obsoletas o dañadas,
partidas cuyo valor neto de realización o de mercado sea inferior al coste,
contratos a largo plazo.
 Determinar las restricciones que puedan existir sobre el derecho de
propiedad por parte de la empresa (embargos, fianzas, garantías, ...)
 Verificar si los métodos de control interno relacionado con las entradas
y salidas son adecuados y eficaces.
 Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia,
protección, prevención de daños o pérdidas y coberturas para las que
pueden producirse.
 Ratificar que los movimientos de existencias entre períodos
consecutivos han sido registrados en el período en el que se produjo el
movimiento físico.

Introducción: ¿Cómo auditar las existencias?
Después de conocer el resultado del Cuestionario sobre el Control y Auditoria
interna y la organización administrativa y contable de la empresa se aconseja que
el Auditor dedique una atención especial, para conseguir la tarea nada fácil de la
evidencia que necesita para formar su opinión. Los problemas de conformidad de
existencia física; la oscilación de precios; los costes; las valoraciones; las
transformaciones y situaciones de los productos, así como su grado de utilización,
entre otros, aconsejan extremar los cuidados en el momento de obtener la
necesaria evidencia.
El objetivo del examen es garantizar la identidad entre los valores contenidos en
el balance y las existencias reales de los almacenes de la empresa, además de
formar una opinión sobre la gestión de existencias.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

1. Verificación de existencias
 Por la empresa
 Por el auditor
2. Valoración de las existencias (Criterios de valoración)
 Valoración inicial
 Métodos de asignación de valor
 Coste de existencias en prestación de servicios
 Valoración posterior de las existencias Uniformidad y coordinación de
las valoraciones
3. Pruebas sobre el sistema de corte de operaciones (Corte de
operaciones)
ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS

A) Por la empresa:
Relación o listado de precios actuales de los artículos existentes en los
almacenes y comparación con los precios unitarios que sirven de base a la
valoración del inventario.
Relación o listado de existencias, indicando unidades, precios unitarios de
valoración y valor total de cada grupo.
Cada uno de los almacenes expresa el numero de partidas que componen el
almacén y el numero de partidas recontadas
VERIFICACION DE EXISTENCIAS

B) Por el auditor:
Debe tener en cuenta:
 Verificación de existencias y formación del Inventario físico.
Debe intervenir:
 Analizando los procedimientos utilizados por la empresa para la
formalización del inventario.
 Deberá conocer las normas establecidas por la empresa para efectuar el
recuento.
 Deberá ser informado por la empresa de la preparación para el desarrollo
de las operaciones de inventario, así como de las instrucciones escritas.
 Es importante que el Auditor conozca la fecha de realización del
inventario.

Verificación de existencias y formación del Inventario físico.
El Auditor deberá cooperar con la empresa en la formulación de las
instrucciones que deberán observarse en la realización del inventario. Los
puntos a tener en cuenta son los siguientes:
 Fecha más adecuada para realizar el inventario físico.
 Designación de la persona responsable y lugares donde se efectuará el
inventario.
 Productos que se han de incluir en el inventario y otros que no se deban
recoger.
 Programación de las operaciones para reducir en lo posible los productos
en curso.
 Separación de los elementos inservibles u obsoletos.

Verificación de existencias y formación del Inventario físico.
1. El Auditor deberá visitar los almacenes y dependencias de fábrica, depósitos de
combustibles, etc. para conocer la situación y la buena disposición que tienen para
la conservación, control y manejo de las mercancías.
2. El Auditor deberá presenciar el recuento, pesaje o medición de los elementos en
existencia, tomando constancia de su efectividad y exactitud.
3. El Auditor deberá anotar los números o referencias de los últimos documentos
justificantes de la recepción o entrega de productos, emitidos con anterioridad a la
fecha del inventario, con objeto de poder fijar con exactitud la separación
necesaria de las dos situaciones.
4. El Auditor deberá verificar e incluir en el inventario, la existencia de mercancías
existentes en almacenes de depósito.
5. Comprobar que ha habido una verdadera separación de funciones entre las
personas encargadas por la empresa para realizar las operaciones de inventario.

1. Criterios de valoración
Valoración inicial
Las existencias se valoran por su coste, ya sea el precio de adquisición (existencias no
sometidas a un proceso de transformación) o el coste de producción (existencias
sometidas a transformación y servicios).
El precio de adquisición incluye:
Importe facturado por el vendedor.
(-) Cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares.
(-) Intereses incorporados al nominal de los débitos, si bien se podrán incluir cuando la
deuda tenga un vencimiento no superior a un año.
(+) Impuestos indirectos no recuperables de la Hacienda Pública.
(+) Gastos adicionales hasta que se hallen ubicados para su venta, tales como
transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a la
adquisición (Inspección y conservación por cuenta del comprador, costes internos de
recepción y comprobación física anteriores a la entrada en almacén).
VALORACION DE EXISTENCIAS

A. Valoración inicial
El coste de producción será igual a:
Consumo de materias primas y otras materias consumibles.
(+) Coste de los factores de producción directamente imputables.
(+) La parte que razonablemente corresponda de los costes indirectos, fijos o variables,
en la medida en que tales costes correspondan al período de fabricación, elaboración o
producción en los que se haya incurrido al ubicarlos para su venta y se basen en la
utilización de la capacidad normal de trabajo de los medios de producción.
(+) En las existencias que necesiten un período de tiempo superior a un año para estar
en condiciones de ser vendidas, los gastos financieros, en los términos previstos en la
norma sobre el inmovilizado material.

Valoración posterior de las existencias
De acuerdo con la valoración, con posterioridad a su reconocimiento inicial las
existencias deberán valorarse por su valor neto realizable cuando sea inferior al precio
de adquisición o coste de producción, debiendo reflejarse cuando esta circunstancia
ocurra la oportuna corrección valorativa que serán reconocidas como gasto en la cuenta
de pérdidas y ganancias.
Cuando las circunstancias que ocasionaron la corrección de valor hubiesen dejado de
existir, el importe de la corrección será objeto de reversión.
Para ello, “Deterioro de valor de las existencias” la expresión contable de dichas
pérdidas reversibles. Cuando el deterioro sea irreversible, la pérdida de valor será
ajustada.
A estos efectos ,el valor neto realizable es el importe que se puede obtener por la
enajenación de un activo en el mercado, en el curso normal del negocio, deducidos los
costes estimados necesarios para llevarla a cabo.

Una vez que se han terminado las operaciones
de verificación del inventario físico y de su
valoración, el Auditor cotejará el resultado con
las cifras contabilizadas, y comprobará si las
diferencias han sido recogidas por la
contabilidad, quedando armonizadas las cifras
en balance.

Se debe verificar el coste de las operaciones de compras y expediciones
utilizando la información de la fecha de inventario. Se revisará la numeración
de los albaranes de entrada y salida. Se seleccionan algunas facturas y se
comprueba si su contabilización ha sido correcta.
PRUEBAS SOBRE EL SISTEMA DE CORTE DE
OPERACIONES

Corte de las operaciones
El corte de existencias puede definirse como los procedimientos para asegurar que
se han reflejado en los estados financieros del ejercicio los movimientos de entradas
y salidas y todos los realizados dentro del almacén. Estos procedimientos consisten
en:
1. Realizar el Corte de operaciones de compras, utilizando la información obtenida
en la fecha del inventario físico.
2. Realizar el Corte de operaciones de expediciones, utilizando la información
obtenida en la fecha del inventario físico.
3. Revisar la secuencia numérica de los albaranes de entradas y salidas para
verificar la segregación de los movimientos de existencias.
4. Seleccionar alguna factura de compras y ventas de importancia realizadas antes y
después de la fecha del inventario físico y determinar si su contabilización ha
sido correcta.
PRUEBAS SOBRE EL SISTEMA DE CORTE DE
OPERACIONES

Resulta de mayor interés que el Auditor tenga un conocimiento exacto de la buena
disposición y funcionamiento de los productos en existencia, y de las medidas de
seguridad tomadas por la empresa. Para ello, aparte de su valoración del sistema de
control interno, deberá efectuar las verificaciones necesarias para obtener la evidencia
acerca del cumplimento de normas.
A) Entrada y recepción de productos.
Deberá ser canalizada, sobre todo en grandes empresas, a través de un departamento
específico de recepción, encargándose de una serie de funciones como: comprobar la
cantidad de unidades físicas recibidas, comprobar la calidad de unidades físicas
recibidas, verificar la cantidad de obra realizada por contrata y su calidad, ordenar la
entrada de los productos en almacén o en obras, etc.
ASPECTOS FUNCIONALES Y DE SEGURIDAD
EN ALMACENES

B) Almacenaje.
Al frente del almacén deberá haber una persona encargada o tantas como
almacenes existan. Serán los responsables del mantenimiento, en buen
estado, de los productos depositados. Deberán hacerse las comprobaciones
necesarias para hacerse cargo de lo que reciben para conservación y custodia
EN ALMACENES

EN ALMACENES
C) Salida de productos para su venta o aplicación.
Supone la salida de mercancías, bien para la venta directa o para aplicar al proceso de
producción.
D) Productos en curso.
De las materias primas, materias auxiliares, combustibles y otros elementos que entren
en el proceso de fabricación deberá hacerse cargo la persona responsabilizada por la
empresa, para seguir la trayectoria de estos elementos, desde el momento de su
entrada en fábrica hasta su terminación en forma de producto acabado.

E) Expedición.
Recibido del departamento de Ventas el pedido correspondiente, se entregará
copia de expedición al almacén, otra quedará en poder del propio departamento
de expedición y una tercera se unirá como nota de entrega de los productos
vendidos para el cliente. El auditor deberá verificar todo este proceso de entrada,
almacenaje, salidas y expedición de mercancías.
F) Conservación y seguridad de los productos.
Es muy importante velar porque se mantengan en buen estado de conservación las
existencias. Para ello, habrán de tomarse por la empresa todas las medidas
necesarias para situar a los productos en las mejores condiciones. El auditor debe
asegurarse de que reúnen las condiciones.
EN ALMACENES

1. El auditor, al emitir su opinión sobre las cuentas anuales, deberá evaluar, en
función de los procedimientos efectuados, si la valoración de las existencias es la
adecuada y si las bases o criterios de valoración han sido uniformes.
2. El auditor puede detectar durante su trabajo diversas incidencias o errores que
pueden tener efecto sobre su informe como son:
a. Valoración que no está de acuerdo a principios y normas contables o con errores.
b. Falta de uniformidad.
c. Correcciones de valor no justificadas.
d. Presentación inadecuada.
CONSIDERACIONES PARA EL INFORME

3. Estas incidencias se trasladarán al informe dependiendo de su significación de
acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica sobre Importancia Relativa, mediante
salvedades, pudiendo incluso conducir a una opinión desfavorable o si existieran
limitaciones al alcance o incertidumbres muy significativas a una denegación de
opinión.
4. En algunos casos, puede que no exista en la empresa un sistema de costes o que
aún existiendo dicho sistema, no sea adecuado o no ofrezca la debida fiabilidad para
valorar las existencias. Dependiendo de la importancia de esta limitación al alcance, el
auditor deberá emitir una opinión con salvedades o denegar la opinión, según el caso
CONSIDERACIONES PARA EL INFORME

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