Proceso Contable

Proceso Contable
• La finalidad básica de la Contabilidad, es
suministrar información para analizarla e
interpretarla. Para registrar y procesar todas las
operaciones que se realizan en una
empresa, es necesario seguir una serie de pasos
íntimamente relacionados unos con otros y los
cuales deben guardar una secuencia lógica, esto es
lo que vamos a conocer como el proceso contable.
• Antes de estudiar y explicar todo el proceso
contable, es necesario tener claro lo que significa:
Período Contable
Período Fiscal

• Las empresas inician sus actividades y la mayoría no
pueden determinar cuánto tiempo de existencia va a
tener el negocio, esto trae como consecuencia que no
se puede esperar que el negocio termine para
establecer si han ocurrido beneficios o pérdidas, y el
estado en que se encuentra el patrimonio de los
propietarios, porque traería como resultado que
cuando se llegue a tener la información ya no se puede
tomar ninguna decisión, ni aplicar ningún correctivo,
ni establecer nuevas políticas, etc.
• Esto implica que hay que delimitar ciertos períodos de
tiempo, donde se pueda hacer un alto y establecer una
evaluación de lo hecho hasta el momento, este período
va a estar en relación directa con las necesidades de
información de la empresa.

Periodo Contable
• Es el lapso que escoge una empresa para determinar
cuáles han sido los beneficios o pérdidas de la misma
en ese período, y como consecuencia establecer cuál ha
sido la variación en el patrimonio del negocio. El lapso
va a estar en relación directa, como lo establecimos en
el parágrafo anterior, con la necesidad de información
que tenga la empresa (mensual, trimestral, semestral,
anual, etc.), y al final del cual va a elaborar los estados
financieros que son el Estado de Ganancias y Pérdidas,
el cual va a reflejar la relación de ingresos y egresos en
el período, y el Balance General que va a establecer la
situación del activo, el pasivo y el capital para la fecha
en que termina el período o ejercicio.

Periodo Fiscal
• Aunque las empresas tienen libertad para establecer el lapso de
duración de su período contable, desde el punto de vista legal, se
deja claramente establecido que éste no puede ser mayor de un año;
y al fin de cada año, hará en el Libro de Inventarios una descripción,
estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y
todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
• El inventario debe cerrarse con el Balance y la Cuenta de
Ganancias y Pérdidas; ésta debe demostrar con evidencias y
verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas” (10). El
período civil comienza el 1 de Enero y termina el 31 de Diciembre,
esto no quiere decir que en una empresa el período fiscal abarque el
mismo lapso, lo que implica es que su ejercicio contable legal puede
comenzar en cualquier fecha del año, por ejemplo comenzar su
período el 1 de agosto y terminar el 3 1 de julio del año siguiente.

• Existen empresas grandes y medianas, que por necesidad de
información preparan sus estados financieros en lapsos menores de
un año, como también en el caso de los bancos que por la Ley están
obligados a prepararlos semestralmente. En el caso de las firmas
individuales generalmente estos estados se preparan anualmente, y
en muchos casos el período se hace coincidir con el año civil.
• Cuando se inicia una empresa es necesario realizar una
serie de pasos de carácter legal y administrativo, como es el
registro legal de la empresa cumpliendo todos los requisitos y las
demás leyes existentes en el país; en cuanto a la parte contable, que
es la que nos interesa analizar, en primer lugar se debe establecer y
diseñar el sistema contable que se va a utilizar para el registro de las
operaciones de la empresa, definir qué tipo de libros se va a llevar ,
qué personal se va a necesitar, qué maquinarias se van a utilizar,
diseñar los formatos para registrar las diversas operaciones,
establecer los procedimientos y métodos de cómo va a fluir la
información dentro de la empresa, elaborar los manuales donde esté
contenido paso a paso el conjunto de todas las actividades a
desarrollar, etc. Posteriormente a ésto, en la medida que el negocio
comienza a realizar actividades, debe comenzar el registro contable,
el cual trataremos de explicar a continuación.

Proceso o Ciclo Contable
A continuación analizaremos y estudiaremos todos los pasos que
comprende el ciclo contable; en esta oportunidad lo que pretendemos
es dar una visión muy
rápida de todas las etapas a cumplir, para ello nos vamos a ayudar del
siguiente esquema, con la finalidad de explicar los diversos pasos en
orden lógico.

1. Al comenzar el ejercicio
• Al comenzar el ejercicio de una empresa se
debe registrar en el Libro de Inventarios
todos los bienes, obligaciones y el estado
del patrimonio para la fecha; es decir se
trata en definitiva de hacer una síntesis de
la situación en que se encuentra la
empresa para esa fecha de inicio de
actividades.

2. Posterior a esto
• Posterior a esto, al ir ocurriendo las operaciones de la
empresa, es necesario registrarlas en la Contabilidad;
para ello es conveniente cumplir con un paso previo e
importante, como es la verificación de la operación
que se va a registrar. Toda operación realizada que
amerite ser registrada en la Contabilidad debe estar
amparada por algún tipo de documento que garantice:
en primer lugar la veracidad, autenticidad y exactitud
de la información que se va a procesar y en segundo
lugar que quede prueba fehaciente y comprobable de
lo que se va a transcribir.

• Por ejemplo, si se va a registrar en la Contabilidad
una venta a crédito hecha a un determinado cliente,
esto debe estar amparado por la factura con su
respectiva numeración, donde se especifica entre otros
datos, nombre del cliente, monto de la venta,
condiciones de pago, etc.; si se va a registrar la compra
de una máquina de escribir, o se paga el sueldo a los
empleados, o el alquiler del local, para registrarlo en la
Contabilidad, debe tener su documento probatorio; y
por último es obvio aclarar, que esto es aplicable
independientemente del monto de la transacción.
2. Posterior a esto

3.Proceso de Verificación
• Seguidamente a este proceso de verificación,
comprobación y análisis de los
documentos, se procede a registrar la
operación en un libro obligatorio de
contabilidad, conocido como libro de primera
entrada, el cual es el Libro Diario que tiene
carácter cronológico, es decir, se van
registrando las operaciones en completo
orden de fecha en que van ocurriendo.

4.El primer libro
• En el primer libro solamente hemos registrado las operaciones
en orden cronológico de ocurrencia valiéndose de la Teoría del
Cargo y del Abono; ahora se trata de clasificar ese primer
registro, atendiendo a la naturaleza de las diversas cuentas
que intervienen en las operaciones, es decir, se agrupan en
términos de aumentos y disminuciones todo lo que afecta a
una misma cuenta; para ello utilizaremos el segundo libro
obligatorio de contabilidad conocido como el libro mayor; en
este libro vamos a agrupar y clasificar todas las cuentas por
separado y determinar su saldo; por ejemplo a la
cuenta “Caja” en el libro la afectaremos por todos los cargos y
abonos que implicaron su movimiento en el diario como
aumento o disminución, y en base a esto determinaremos el
saldo de cada cuenta, lo cual se establece generalmente al final
de cada mes.

5. Operaciones en el Libro
Diario
• Si hemos dicho que las operaciones en el libro diario se registran en
términos iguales de cargos y abonos (es decir que afecten cuentas
distintas por el mismo monto), y todo lo que se registra en el diario
se pasa al libro mayor afectando las cuentas respectivas, es lógico
suponer, que al final del mes cuando se establezca el saldo de cada
cuenta en el mayor, vamos a tener como resultado, que la suma de
los saldos de las cuentas deudoras es igual a la suma de los saldos de
las cuentas acreedoras, esta constatación es lo que vamos a conocer
como Balance de Comprobación, el cual no es otra cosa
que la verificación matemática de los registros que hemos hecho en
el mes.
Este Balance de Comprobación se puede preparar anualmente,
aunque es preferible y así lo hacen la mayoría de las empresas,
elaborarlo mensualmente, ya que es más fácil detectar cualquier
error y proceder a la corrección respectiva.

6. Cierre de la Empresa
• Como la Ley establece que por lo menos una vez al año se
deben preparar resultados e información contable, es
necesario determinar la fecha de cierre de la empresa, la cual
será exactamente un año después de haber comenzado ese
ejercicio. En base al último Balance de Comprobación (el cual
es una acumulación de los meses anteriores) se debe proceder
a hacer un análisis completo de cada una de las cuentas que lo
integran, para tratar que cada una de ellas exprese realmente
la situación de lo ocurrido
en el año, ésto es lo que vamos a conocer como ajustes y
correcciones, o sea, llevar cada cuenta a su justo valor. Por
ejemplo, puede ocurrir que se haya omitido el registro de una
venta, que falte por registrar el pago del teléfono, que esté mal
registrada alguna operación, etc.

7. Preparar los Estados
Financieros
• Cuando ya se tiene la certeza de que todas las cuentas están en
su justa dimensión, es decir, está claramente establecido lo
ocurrido en el año, se debe proceder a preparar los estados
financieros. Pero antes es conveniente (aunque no obligante)
preparar un borrador contable que nos permita tener la
certeza de que todo está bien determinado y que los resultados
son los correctos; para ello, partiendo del Balance de
Comprobación y de los ajustes que hemos analizado en el
punto anterior, se procede a determinar la
utilidad o pérdida del ejercicio y la situación del Activo, el
Pasivo y el Capital; este borrador contable es lo que vamos a
conocer como la Hoja de Trabajo y debe quedar claro que este
es un papel de trabajo interno y privado del contador, y nunca
información para terceras personas. Este punto al igual que
los anteriores se analizan por separado en temas posteriores.

• Basándose en la hoja de trabajo y teniendo la
certeza de que todo está correcto, se procede a
preparar los dos estados financieros más
importantes de la contabilidad: el Estado de
Ganancias y Pérdidas (conformado por las
Cuentas Nominales de Ingresos y Egresos) y el
Balance General (conformado por las cuentas
reales de Activo, de Pasivo y Capital; y por las
cuentas de Valuación y de Orden).

NOTAS:
• Como hemos establecido , las cuentas
nominales son transitorias, es decir, duran el
mismo tiempo que el ejercicio de la empresa;
en consecuencia, terminado el período
contable, debe procederse a cancelar todas
las cuentas nominales y a traspasarse la
utilidad o pérdida a la cuenta capital; este
proceso de cancelar las cuentas nominales es
lo que vamos a conocer como Asientos de
Cierre.

NOTAS:
• Como enunciáramos, al principio deben
reflejarse los estados financieros en forma
detallada en el libro de Inventarios, para
que queden reflejados los resultados del
año y la situación de la empresa, en el
momento del cierre o sea al finalizar su
ejercicio contable.
En esta forma culmina el proceso contable
y nuevamente volverá a comenzar el ciclo
para el nuevo período contable.

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