Proceso de Auditoria.pptx

Universidad Central de Nicaragua
PROCESODE
AUDITORÍA

Gestión de un ProgramadeAuditoría
Establecimiento del
Programa de Auditoria
- Objetivos y amplitud
-Responsabilidades,recursos
y procedimientos
Implementación del Programa de
Auditoria
-Calendario de auditorias
- Evaluación y selección de los auditores
- Conducción actividades auditoria
- Registros de auditorias
Seguimiento y revisión del
Programa de Auditoria
- Acciones correctivas y preventivas
Autoridad para el programa deauditoria
Actuar
Mejora del Programa de Auditoria
- Identificación oportunidades demejora
Planific
ar
Hacer
Verifica
r

PROCESO
DE
AUDITORÍA
PLANIFICACIÓN
EJECUCIÓN
REPORTE
ACCIÓN
CORRECTIVA
SEGUIMIENTO

Actividades deAuditoría
Inicio de la Auditoría
- Designación AuditorLíder
- Objetivos, alcance y criterios de auditoría
- Viabilidad de auditoría
- Selección equipo auditor
-Contacto inicial con auditado
- Determinación de la duración de la auditoria
Realización de las actividades de Auditoría
- Reuniónde apertura
- Comunicacióndurante laauditoría
- Recopilacióny verificación de información
- Generación de hallazgos deauditoría
- Conclusionesde la auditoría
- Reuniónde cierre
Preparación actividades de Auditoría
- Plande auditoría
-Tareasequipo auditor
- Documentosde trabajo
Revisión de la documentación
-Documentos, registros, auditoriasprevias Preparación, aprobación y
distribución del Informe de la
auditoría
-Preparacióninforme deauditoría
-Aprobación y distribución del informe de auditoría
Finalización de la auditoría
Seguimiento de la auditoría

 DesignaciónAuditor Líder y equipo auditor
 Objetivos, alcance y criterios deauditoría
– Realizar una auditoria de conformidad, con el propósito de verificar que el SGCdocumentado
este implementado de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9000...
 Viabilidad y duración de laauditoría
 Contacto inicial conauditado
 Revisión de la documentación (registros, informes auditorias previas).
 Elaboración de documentos
de trabajo:
 Plan de auditoría
 Listade verificación (checklists)
PLANIFICACI
ÓN

Documentos de Planificación de auditoría
• Plan de auditoría: permite la descripción de las actividadesy
ajustes para una auditoría.
• Lista de Verificación: Ayuda aadministrar el tiempo, indica lo
que ha de cubrirse en cadaproceso, recopila las evidencias de
la auditoria en orden lógico, facilita el cubrimiento de cada
actividad con respuesta para los requerimientos, seenfoca en
lo importante.

Reunión deApertura
• Confirmar el plan deauditoría
• Explicar cómo sellevará acabo las actividades de auditoria
• Establecer el canal decomunicación
• Confirmar recursos y accesoalas áreas
• Aclarar detalles alos auditados
EJECUCI
ÓN

• Presentación del equipo auditor
• Confirmar los objetivos, alcance y criterios de laauditoría
• Asegurarse que los auditados conocen el alcance yel
programa de auditoría
• Métodos y procedimientos que seutilizarán pararealizar
las auditorías
EJECUCIÓN
n

Comunicación durante laauditoría
 Entre el auditor líder y el equipoauditor.
 Entre el equipo auditor y losauditados.
Entre el auditor y elcliente
para informarle del progreso
de la auditoría, necesidades
de cambio en los objetivos,
alcance y criterios de la
auditoría, o la terminación
de la auditoría.
EJECUCIÓN - Conducción de la Auditoría

Recopilación y verificación de lainformación
Métodos:
 Entrevista
 Observar procesos y registros
 Verificar procedimientos
PREGUNTE
OBSERVE
VERIFIQUE
EJECUCCIoÓnNdu-ccCióonnddueclcaióAnuddietolraíaAuditoría

Lasfuentes de información pueden variar deacuerdo
con el alcance y complejidad de laauditoría.
 Entrevistas con empleados y otraspersonas.
 Observación de las actividades y del ambientede
trabajo.
 Revisión de documentos:
política, objetivos, procedimientos, instrucciones,contra
tos,…
 Revisión de registros: actas de revisión, informesde
auditorías, registros deinspección,…
 Al muestrear documentos, evite que lo hagaelauditado.
 Laherramienta fundamental del auditor: lapregunta.
EJECUCIÓN - Conducción de la
Auditoría

 Controlar y dirigir la auditoría en todomomento.
 Seguir el programa de laauditoría.
 Comunicar cualquier desviación grave que sedetecte.
 T
odaslas evidencias deben ser demostrables (evitar el
“en mi opinión”).
 Evitar las pérdidas de tiempo: charlas
intrascendentes, descansos frecuentes, comidas largas y
copiosas.
 Hacer las preguntas, oir las respuestas y pedir evidencias
(evitar discusiones).

Ante cualquier situación debemospreguntar:
 Qué?
 Quién ?
 Cómo?
 Cuándo?
 Dónde?
 Paraqué ?
Estas son las
mejores
herramientas para la
obtención de
evidencias objetivas
MUÉSTREME
Auditoría
Observar expresiones corporales

ENTREVIST
A
Reporte verbal para obtener información acercade
experiencias de un proceso.
 DosTipos:
 Estructurada: las preguntas y alternativas de
respuesta son predeterminadas.
 No estructurada: no sepredeterminan las preguntas
ni
respuestas.

Loque debe hacer el auditor
 Hacer preguntas abiertas. “¿podría
decirme que está haciendo usted?”
 Preguntar atodos los miembros de
la organización.
 Contrastar las respuestas que
obtiene de los miembros dela
organización.
 Teneren cuenta las expresiones
externas del auditado:
nervios, agresividad, inseguridad.
Loque no debe hacer el auditor
 Hacer másde una pregunta ala vez.
 Sugerir las respuestas en laspreguntas
o ayudar al entrevistado acontestarlas.
 Discutir con el auditado.
 Seguir literalmente la lista de
verificación.
 Conformarse con sospechas, ante una
sospecha el auditor debe profundizar
hasta aclarar la situación.
Auditoría

• Escuchar, escuchar y
comprender
• Investigar,
diagnosticar y evaluar
antes de emitir el
hallazgo
• No adicionar datos,
ideas o pensamientos
• No adelantarse a
interpretar situaciones
• Poner atención
durante el proceso y
no distraerse
• No ¨oir lo que quiere
oir¨
• Tener actitud positiva,
mente abierta,
humildad y
profesionalismo
• No califique ¨muy
bien ¨
Auditoría

• Entoda auditoría la evaluación espor muestreo y en este sentido tienesu
limitación.
• Laevidencia de la auditoría debe ser evaluada frente alos criterios de
auditoría para generar los hallazgos que indican la conformidad o no
conformidad.
• Lasno conformidades deben revisarse con el auditado (comprender y
reconocer).
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í
a

• Lasno conformidades seredactan tomando en consideración 4 factores:
1. Ubicación: descripción del lugar, área, proceso donde se
localiza el hallazgo.
2. Descripción: descripción concisa de la naturaleza delhallazgo.
3. Evidencia: cómo puedo demostrar elhallazgo.
4. Referencia: indicar el requisito de la norma o del procedimiento
que seincumple.
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Enuna auditoría nos podemos encontrar con tres Tipos de
Hallazgos
1. Observaciones positivas
Documentar cualquier actividad o tipo de controlsobresaliente
con respecto alos criterios u objetivos de la auditoría. Se
recomienda que sehagamención de esoshallazgospositivos
en la reunión de cierre y seincluya en el informe deauditoría.
Por ejemplo:
 Buena actitud y cooperación delpersonal
 Sobresaliente limpieza y orden general
 Mejoras realizadas al SGCdesde la auditoria
anterior
EJECUCIÓN - Conducción de laAuditoría
Conducción de la Auditoría

2. Observacionesde oportunidades de
mejora
Cuando hay tendencia hacia el
incumplimiento con alguno de los requisitos
de la norma o delSGC.
Cuando el tipo de control puede ser
mejorado con el fin de lograr un SGC más
eficaz.

Conducción de laAuditoría
3. No conformidad
Sedefine como el incumplimiento de un
requisito. No todos los hallazgos de la
auditoría tienen el mismo impacto en el
SGC.
Elincumplimiento completo de un requisito
de la norma causarámayor impacto que la
falta de identificación de algúndocumento

Tipos de Hallazgos
1. No conformidad menor (m)
 Falta aislada en el cumplimiento dealgún
requisito de la norma.
 Falta aislada en el cumplimiento de algún
procedimiento o de alguna instrucción delSGC.

Conducción de laAuditoría
Tipos de Hallazgos
2. No conformidad Mayor (M)
 Ausencia completa del cumplimiento conalgún
requisito determinado de lanorma
 Falta de controles requeridos por la normao
controles inadecuados
 Evidente tendencia hacia el incumplimiento
sustancial del sistema (varias no conformidades
menores respecto al mismo requisito de lanorma)
 Falta significativa de compromiso gerencialhacia

N
o
Descripción de la No conformidad Evidencia Re
q
ISO
May
Men
Obs
Descripción de la No
Conformidad
Evidencia Re
q
ISO
M
Mar
m
Me
O
Obs
1 Se evidenció que el Procedimiento PA-
12 de Control de Documentos, no
estaba disponible en el punto de la
auditoria, para actualizar, emitir y
administrar la documentación del
No existe el
procedimien
to
4.2.
3
M
2 sistema. RP-090201 O
3
Reporte de NoConformidades
Reporte de No conformidades
Proceso/ Area: Control de Documentos

Redacción de No Conformidades
INSTRUCCIONES: Hagauna división del trabajo entre los integrantes de su
grupo. individualmente prepare una “ Redacción deNo Conformidades.”
Cada integrante
Asegúresede que suRedacción de No conformidades está:
a) Basadaen hechos
b) Completa (Sugiereusar: Qué, Quién, Cómo,Cuándo, Dónde, Paraqué ?)
c) Fácilde ser entendida por los gerentes de las áreasauditadas
Enla descripción de no conformidades identificar:
1) Conqué requisitos de la Norma ISO9001:2008, está relacionada la noconformidad
2) Laclasificación de la no conformidad (mayor, menor, observación)
3) Laevidencia objetiva (hechos, documentos o confirmaciones)
Un representante del grupo presentará la “Redacción de No Conformidades” a los demás grupos. Esta
debe ser analizada constructivamente por los otros grupos. Finalmente, el grupo actualiza y presenta
la “Redacción de No Conformidades” final, como lo seráen lasauditorías.

Reuniones intermedias o deenlace
• Grupo auditor: Al final de cadaetapa
Paracontrolar el proceso, cronogramas, prevenir
problemas de la auditoría, reunir los hallazgos, revisarlas
no conformidades
• Grupo auditor y auditado: Al final decadadía
Paradescargar no-conformidades y acordar la aceptación
de lasmismas

Reunión de Cierre
Reunión del equipo auditorpara:
• Representantes de las áreas auditadas
• Presentación de los resultados (auditor líder ocada
auditor).
 Seacuerdan las conclusiones de laauditoría.
 Grado de conformidad del sistema de gestión conlos
criterios deauditoría.
 Seestablece el borrador del informe final deauditoría.
 Agradecimientos.

• Indiferencia
»Aceptación
Reaccionesal recibir retroalimentación
• Negación
• Irritación
• Resentimiento

1.AspectosGenerales
Presentar máximo 8 díasdespuésde la auditoría
No debe diferir del “borrador” inicial
Presentación general
 Datos de
auditoría,
la
objetivo,
empresa, fecha de la
alcance, criterios de
auditoría, miembros del equipo auditor, cliente de la
auditoría, hallazgos de auditoría, y las conclusiones de
la auditoría.
 Fácil lectura, concreto, oraciones
claras, cortas, legibles, que demuestre profesionalismo
y educación.
Firma del Auditor Líder y del Representante de laEmpresa
REPOR
TE

• Responsabilidad de la Gerencia del auditado
• Determinar la accióncorrectiva.
– Examinar y analizar las causasde las no-conformidades de la
auditoría.
• Determinar la acciónpreventiva.
• Examinar y analizar las causasde las no-conformidades
potenciales de la auditoría.
• Responder reporte de no -conformidades
 Evitar recurrencia (atacando de raízelproblema)
 Responsablepor la acción correctiva / preventiva
 Fechade conclusión de la acción correctiva / preventiva
ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA

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