—

under henvisning til artikel 25, stk. 2 i Europa-Parlamentets forretningsorden,

—

under henvisning til den interinstitutionelle aftale af 20. maj 2021 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om et obligatorisk åbenhedsregister (1),

—

efter høring af Europa-Parlamentets Juridiske Tjeneste, Europa-Parlamentets Personaleudvalg, Europa-Parlamentets Udvalg om Ligestilling mellem Mænd og Kvinder og Mangfoldighed og Europa-Parlamentets databeskyttelsesrådgiver,

(1)

I artikel 11, stk. 1, i traktaten om Den Europæiske Union (TEU) kræves det, at Unionens institutioner på passende måder giver borgere og repræsentative sammenslutninger mulighed for at give udtryk for deres opfattelser angående alle Unionens arbejdsområder og for at diskutere dem offentligt. Desuden skal EU-institutionerne i henhold til artikel 11, stk. 2, i TEU, føre en åben, gennemsigtig og regelmæssig dialog med de repræsentative sammenslutninger og civilsamfundet

(2)

I henhold til artikel 15, stk. 1, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) skal Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer for at fremme gode styreformer og sikre civilsamfundets deltagelse arbejde så åbent som muligt

(3)

I afsnit II i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Unionen som fastsat i Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr.259/68 (2) er tjenestemænds rettigheder og forpligtelser fastsat med en udtrykkelig beskrivelse af deres adfærd og pligter

(4)

Parlamentet er fast besluttet på at sikre sin integritet, uafhængighed og ansvarlighed, hvilket er afgørende for at bevare EU-borgernes tillid til legitimiteten af Unionens politiske, lovgivningsmæssige og administrative processer. Denne forpligtelse bør omsættes til specifikke krav for så vidt angår møder mellem Parlamentets ledere i aktiv tjeneste i dets generalsekretariat

(5)

De institutioner, som har underskrevet den interinstitutionelle aftale af 20. maj 2021 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om et obligatorisk åbenhedsregister (»IIA’en om et obligatorisk åbenhedsregister«), har forpligtet sig til at efterleve »konditionalitet«, det princip, at registrering i åbenhedsregistret er en forudsætning for, at interesserepræsentanter kan udføre visse omfattede aktiviteter. De underskrivende institutioner gennemfører dette princip ved hjælp af individuelle afgørelser på grundlag af deres interne organisationsbeføjelser

(6)

Konditionalitetsprincippet bør finde anvendelse på planlagte møder i forbindelse med parlamentarisk arbejde, som organiseres mellem interesserepræsentanter og ledere i Parlamentets administration

(7)

Planlagte møder mellem ledere og interesserepræsentanter og repræsentanter for offentlige myndigheder i tredjelande i forbindelse med det parlamentariske arbejde bør anmeldes og offentliggøres som et middel til at sikre en åben, effektiv og uafhængig administration i Parlamentet

(8)

Visse aktiviteter og organer, der er omhandlet i artikel 4 i IIA’en om et obligatorisk åbenhedsregister, falder uden for denne IIA’s anvendelsesområde og bør dermed ikke være omfattet af denne afgørelses definition af »interesserepræsentant«

(9)

Unionsborgere, der besøger Parlamentets lokaler, andragere og journalister, der deltager i pressekonferencer eller andre informationsaktiviteter, som er tilrettelagt for dem, bør ikke betragtes som »interesserepræsentanter« som defineret i denne afgørelse. Ligeledes bør generelle informationsmøder og kommunikationsaktiviteter, der gennemføres af Parlamentets tjenester, som har til formål at nå ud til publikummer bestående af oplysningsspredningstjenester, ikke betragtes som planlagte møder med interesserepræsentanter i denne afgørelses forstand

(10)

I lyset af Parlamentets tilsagn om at sikre dets integritet, uafhængighed og ansvarlighed og i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 (3), særlig artikel 5, stk. 1, litra a), bør det være muligt at offentliggøre navnene på de ledere, der har anmeldt et planlagt møde i henhold til denne afgørelse —

a)

»leder«: generalsekretæren, en generaldirektør, en direktør, en kontorchef, en chef for et forbindelseskontor eller en teamleder, herunder også konstituerede ledere

b)

»interesserepræsentant«: enhver fysisk eller juridisk person eller formel eller uformel sammenslutning, forening eller netværk, der er omfattet af IIA’en om et obligatorisk åbenhedsregister, når de udøver omfattede aktiviteter i henhold til artikel 3 i IIA’en om et obligatorisk åbenhedsregister, med forbehold af undtagelserne for aktiviteter og organer, der ikke er omfattet af artikel 4 i IIA’en om et obligatorisk åbenhedsregister

c)

»repræsentanter for offentlige myndigheder i tredjelande«: alle repræsentanter på nationalt eller subnationalt plan for tredjelande, deres diplomatiske missioner, ambassader, konsulater, handelsudsendinge, kommercielle enheder og andre repræsentationer

d)

»planlagt møde«: et planlagt møde med interesserepræsentanter eller med repræsentanter for offentlige myndigheder i tredjelande, enten personligt eller som videomøde, der er arrangeret på forhånd, med undtagelse af bl.a. spontane eller sociale møder og deltagelse i offentlige debatter, og med undtagelse af møder, som finder sted i forbindelse med en administrativ procedure fastsat i TEU, TFEU eller i EU-retsakter, og som henhører under lederens ansvarsområde eller møder, der indgår i et officielt parlamentsorgans program

e)

»konditionalitet«: det princip, at registrering i åbenhedsregistret er en forudsætning for, at interesserepræsentanter kan udføre visse omfattede aktiviteter.