—

uzimajući u obzir članak 25. stavak 2. Poslovnika Europskog parlamenta,

—

uzimajući u obzir Međuinstitucijski sporazum od 20. svibnja 2021. Europskog parlamenta, Vijeća Europske unije i Europske komisije o obveznom registru transparentnosti (1),

—

nakon savjetovanja s Pravnom službom Europskog parlamenta, Odborom zaposlenika Europskog parlamenta, Odborom za jednake mogućnosti muškaraca i žena i raznolikost Europskog parlamenta te službenikom za zaštitu podataka Europskog parlamenta.

(1)

U članku 11. stavku 1. Ugovora o Europskoj uniji (UEU) zahtijeva se da institucije Unije građanima i predstavničkim udrugama na odgovarajući način omoguće da objave i javno razmijene svoje stavove u svim područjima djelovanja Unije. Osim toga, u članku 11. stavku 2. UEU-a zahtijeva se da institucije Unije održavaju otvoren, transparentan i redovit dijalog s predstavničkim udrugama i civilnim društvom.

(2)

u članku 15. stavku 1. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU) predviđa se da institucije, tijela, uredi i agencije Unije, radi promicanja dobrog upravljanja i osiguravanja sudjelovanja civilnog društva, pri svojem radu koliko je god to moguće poštuju načelo otvorenosti djelovanja.

(3)

U glavi II. Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske unije, koji je utvrđen u Uredbi Vijeća EEC, EURATOM, ECSC) br. 259/68 (2), utvrđuju se prava i obveze dužnosnika te se izričito navodi njihovo ponašanje i njihove dužnosti.

(4)

Parlament je predan osiguravanju svojeg integriteta, neovisnosti i odgovornosti, što je presudno za održavanje povjerenja građana Unije u legitimnost političkih, zakonodavnih i administrativnih procesa u Uniji. Ta bi se obveza trebala odražavati u obliku posebnih zahtjeva u pogledu sastanaka rukovoditelja u Parlamentu u aktivnoj službi u Glavnom tajništvu.

(5)

Institucije potpisnice Međuinstitucijskog sporazuma od 20. svibnja 2021. Europskog parlamenta, Vijeća Europske unije i Europske komisije o obveznom registru transparentnosti („Međuinstitucijski sporazum o obveznom registru transparentnosti”) obvezale su se na poštovanje „uvjetovanosti”, načela prema kojem je upis u registar transparentnosti preduvjet da bi predstavnici interesnih skupina mogli provoditi određene obuhvaćene aktivnosti. Institucije potpisnice to načelo provode pojedinačnim odlukama na temelju svojih ovlasti unutarnje organizacije.

(6)

Načelo uvjetovanosti trebalo bi se primjenjivati na zakazane sastanke u vezi s parlamentarnim radom, koje organiziraju predstavnici interesnih skupina i rukovoditelji u administraciji Parlamenta.

(7)

Zakazane sastanke rukovoditelja s predstavnicima interesnih skupina i predstavnicima javnih tijela trećih zemalja u vezi s parlamentarnim radom trebalo bi prijaviti i objaviti, što je način da se osigurava otvorena, učinkovita i neovisna administracija Parlamenta.

(8)

Pojedine aktivnosti i tijela navedeni u članku 4. Međuinstitucijskog sporazuma o obveznom registru transparentnosti nisu obuhvaćeni područjem primjene tog međuinstitucijskog sporazuma te stoga ne bi trebale biti obuhvaćene definicijom „predstavnika interesne skupine” iz ove Odluke.

(9)

Građane Unije koji posjećuju prostore Parlamenta, podnositelje predstavki i novinare koji sudjeluju na konferencijama za medije ili u drugim informativnim aktivnostima organiziranima za njih ne bi trebalo smatrati „predstavnicima interesnih skupina” kako su definirani u ovoj Odluci. Isto tako, opće informativne sastanke i komunikacijske aktivnosti službi Parlamenta čiji je cilj doprijeti do publike koja se sastoji od multiplikatora ne bi trebalo smatrati zakazanim sastancima s predstavnicima interesnih skupina za potrebe ove Odluke.

(10)

S obzirom na obvezu Parlamenta u pogledu osiguravanja svojeg integriteta, neovisnosti i odgovornosti te u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća (3), a osobito njezinim člankom 5. stavkom 1. točkom (a), trebalo bi biti moguće objaviti imena rukovoditelja koji su prijavili zakazani sastanak u skladu s ovom Odlukom,

(a)

„rukovoditelj” znači glavni tajnik, glavni direktor, direktor, načelnik odjela, voditelj ureda za vezu ili voditelj tima, među ostalim u svojstvu vršitelja dužnosti;

(b)

„predstavnik interesne skupine” znači svaka fizička ili pravna osoba, ili formalna ili neformalna grupa, udruga ili mreža, koji su obuhvaćeni područjem primjene Međuinstitucijskog sporazuma o obveznom registru transparentnosti jer sudjeluje u obuhvaćenim aktivnostima u skladu s člankom 3. Međuinstitucijskog sporazuma o obveznom registru transparentnosti, podložno izuzećima za aktivnosti i tijela koji nisu obuhvaćeni u skladu s člankom 4. Međuinstitucijskog sporazuma o obveznom registru transparentnosti;

(c)

„predstavnici javnih tijela trećih zemalja” znači svi predstavnici trećih zemalja, na nacionalnoj ili podnacionalnoj razini, njihove diplomatske misije, veleposlanstva, konzulati, izaslanici za trgovinu, trgovački subjekti i druga predstavništva;

(d)

„zakazani sastanak” znači planirani sastanak s predstavnicima interesnih skupina ili s predstavnicima javnih tijela trećih zemalja, osobno ili na daljinu, koji je unaprijed organiziran, isključujući, među ostalim, spontane ili društvene susrete i sudjelovanje u javnim raspravama; te isključujući sastanke koji se održavaju u kontekstu administrativnog postupka utvrđenog UEU-om, UFEU-om ili pravnim aktima Unije, koji su u nadležnosti rukovoditelja, i sastanke koji su dio programa nekog od službenih tijela Parlamenta;

(e)

„uvjetovanost” znači načelo prema kojem je upis u registar transparentnosti preduvjet da bi predstavnici interesnih skupina mogli provoditi određene obuhvaćene aktivnosti.