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![COURS DE GESTION DE PROJETS_VFINAL [Autosaved].pptx](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/coursdegestiondeprojetsvfinalautosaved-240401000217-2536b1b4-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
![[Slideshare] ChallengeMyWebsite sur Slack- Compte rendu](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/fdn-operations-challengemywebsite-slideshare-gr3-160608133246-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
Comment organiser un événement ?
- 1. CASAtelier Organiser un événement Avril2016 Animé par Claire de CASACO
- 2. Les étapes 1. L’objectifde l’événement 2. Le lieu et la date ou (3) 3. Le contenu ou (2) 4.L’organisation de l’événement 5. Le suivi après l’événement Communiquer S’adapter
- 3. Une grande diversité d’événements L’atelierest basé sur les différents types d’événements que l’on peut organiser à CASACO • Mardi de CASACO • CASApéro • Atelier ados / Vide-dressing • CASAgora • Week-end Co’
- 4. 1. Objectif Quoi ?Qui (et avec qui) ? Pourquoi ? • Quel est le message que l’on veut faire passer ? – Exemple : Nous sommes expert sur les nouvelles manières de travailler • Qui on veut toucher ? – Exemple : Des prospects • Avec qui on souhaite organiser cet événement ? – Exemple : avec les commerçants de la ville pour marquer notre ancrage territorial • Pourquoi on souhaite faire cet événement ? – Exemple : Créer moment de convivialité / d’échange
- 5. Cibles / Participants •Nombre de participants : minimum, idéal, maximum • Profils : Clients ? Prospects ? Malakoffiots ? Famille ? Entrepreneurs ? Grandes entreprises ? • Y aura-t-il des invités VIP ? Des politiques ? Des journalistes ? – Si oui : prévoir une personne dédiée pour l’accueil • Anticiper l’absentéisme (les « no show »), variable en fonction des événements • Attention aux « gratteurs » et aux « perturbateurs » - Comment les éviter ? - Comment limiter les risques ?
- 6. 2. Lieu etdate • Où ? Capacité d’accueil ? Style du lieu ? Durée de trajet ? Facilité à se garer ? • Quand ? Vacances scolaires ? Disponibilités des participants (matin, soir…) ? Attention à l’actualité : exemple : ne pas programmer un événement le jour d’une finale de coupe du monde foot
- 7. 3. Contenu del’événement Le message clé que l’on souhaite communiquer ? • Choisir le format (débat, atelier, repas…) • Valider les intervenants si nécessaire • Réfléchir au petit + : ce qui fera que les participants se souviendront de l’événement • Prévoir une animation spéciale pour mettre en avant ce message ? – Exemple : scénette Playitagain lors de la soirée des 1 an de CASACO, photobooth
- 8. 4. Organisation del’événement • Une fois le cadre posé, on peut réfléchir à l’organisation concrète de l’événement : – Invitations – Animations – Médias – Traiteurs – etc.
- 9. Outils • Pour échangeravec les co-arganisateurs – Dropbox, Drive, Slack • Pour gérer les inscriptions – Eventbrite / Evenium / Weezevent / Facebook event – Suivi des inscriptions > permet d’être réactif – Exemple : peu d’inscrit à J-8, on active d’autres réseaux, on choisit de mettre des frais supplémentaires en communication, etc. • Contrat avec les partenaires • Pour communiquer avant, pendant, après – Mailchimp, Facebook, Twitter… • Pour les questionnaires de satisfaction – Google form, survey monkey
- 10. Logistique • Inventaire dumatériel nécessaire – iPad ? Gobelets ? Videoprojecteur ? ✓ Sont-ils dispos ? Location ? • Le jour J : trousse de secours : ciseaux, scotchs… • Envoyer plan, flécher le lieu • Repas : choisir la formule adéquat en fonction du budget et du concept (traiteur, chacun apporte quelque chose, prix fixe, prix libre, ticket repas)
- 11. Planning • Evaluer letemps nécessaire à chaque tache, les fixer dans le temps, faire un rétroplanning • Faire un déroulé précis du jour J en affectant les taches aux différents membres de l’équipe organisatrice, être le plus exhaustif possible, noter les coordonnées de tous les intervenants (prestataires, organisateurs…) • Anticiper les retards, avant l’événement, fixer des deadlines anticipées aux prestataires, le jour J : marge de manœuvre
- 12. Budget • Cout /Recette • Hypothèse basse et haute • Se fixer un nombre de personnes en dessous duquel on perdrait de l’argent et on annulerait • Prévoir une marge de manoeuvre pour des achats de dernière minute
- 13. Communication • Définir unmessage • Créer un visuel • Choisir les canaux de communication : • Blog • Facebook • Twitter (définir un hashtag) • MeetUp, Kawaa • Eventbrite • Référencement sur des agendas en ligne (exemple : sortir à Paris, StartupDigest…) • Envoi de communiqué de presse à des journaliste
- 14. 5. Après l’événement •Questionnaire de satisfaction • Remerciement • Communiqué de presse post-event • Recommandations pour le prochain • Réaliser un storify qui raconte l’événement
- 15.