Initiation à la gestion de projet

Initiation à la gestion de projet1
Initiation à la Gestion de Projet
23/04/2015
Dr. Samer EL SAWDAIng. Ghassan
ABDINE
Présentée par :
InnovLine FGB1UL

 Quelques clés supplémentaires
 Les facteurs de succès d’un projet
 Questions / Réponses
Sommaire
Pourquoi cette présentation
 Projet / Gestion de projet / Chef de projet ?
 Les grandes phases d’un projet et les outils de gestion de
projet
 Les différentes phases d’un projet
 Les outils de pilotage d’un projet

Cette présentation permet de :
 Comprendre ce que c’est un projet
 Se familiariser avec la gestion de projet
 Découvrir que nous sommes tous des chefs de projets
 Connaître les méthodes et pratiques utilisées en Gestion de projet
 Avoir des repères pour mieux réussir son projet
 Appréhender quelques outils qui nous aident à mieux gérer nos projets
Pourquoi cette présentation ? Quel est son objectif ?

Quand on parle de projet,
ça vous évoque quoi ?
Une première question pour démarrer

Temporaire
Définition d’un projet
Par étapes
A un Résultat

Un grand chantier de construction
L’avion ou la voiture du futur
Des méga-projets

Des projets Nouvelles Technologies
Un application CRM Multi-canal pour gérer ma relation
client dans le domaine bancaire (vente, après vente,
réclamation)
Un smartphone et son Smart
Watch pour rester connectée

De l’évènementiel ou même du personnel
La coupe du monde Le festival de Baalbeck
Un voyage touristique au Liban Un « simple » déménagement

Un Mariage est-t-il un projet ?!!!

La cérémonie de mariage est un projet

Tous ces projets ont quoi en commun ?
o Nécessite une coordination multidisciplinaire
(plusieurs compétences, experts , spécialistes)
o Est né d’une idée
Chaque projet :
o Crée un produit ou service unique
o Est temporaire
 Il a un début et une fin
 Il dispose d’une organisation
temporaire
 Budget qui n’est pas illimité
 Des ressources humaines ou
matérielles
 Groupe d’individus associés
pendant une période limitée

Qu’est ce qu’un projet : quelques définitions
Harvard Business Review
un ensemble unique d'activité destiné à produire un résultat défini
durant un calendrier établi en utilisant l'allocation spécifique de
ressources

ISO ( International Organization for Standardization)
Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités
coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans
le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des
contraintes de délais, de coûts et de ressources

PMI (Project Mangement Institute)
Un projet est toute activité réalisée une seule fois, doté d’un début et d'une fin
déterminée et qui vise à créer un produit ou un savoir unique. Il peut nécessiter
la participation d’une seule ou de milliers de personnes. Sa durée peut être de
quelques jours ou de plusieurs années. Il peut être entrepris par une seule
organisation ou par un groupe d’organismes intéressés. Il peut s’agir de quelque
chose d’aussi simple que l’organisation d’un événement d'une journée ou d’aussi
complexe que la construction d’un barrage sur une rivière

Pourquoi des projets dans les entreprises ?
Productivité = Création de valeur
Coût
Coût
CONCURENCE
Mondialisation

Pourquoi des projets dans les entreprises ?
Productivité = Création de valeur
Coût
Coût
Créer de
valeurINNOVER

Un projet vs. Une Opération
Une chaîne de production
d’automobiles
Une chaîne de mise en bouteilles
d’eau minérale
Une Inscription à l’université Un serveur vocal
Les processus opérationnels (opérations) disposent
 Propres organisations ( équipe opérationnelle, gestion de flux) de ses Propres outils de gestion de
production et d’optimisation.
 De critères de succès différents des projets.
 fabrique une série de produits et services
 tourne parfois 24h/24 et 7Jours/7

Si je veux lancer un projet, comment je
fais ? Quels sont les outils ? Par quoi je
commence ?
Qu’est ce que la gestion de projet

Qu’est ce que le management ou la gestion de projet

La réponse du PMBOK® : Les processus de gestion de projet
La PMBok le décline autour de 10 processus majeurs
Quel que soit notre projet, il est indispensable de prendre en compte
 Les 10 processus
Leur utilisation dans tout le cycle de vie d’un projet
Le chef de projet est :
- la personne responsable de l’atteinte des objectifs du projet
- Il doit prendre en considération les 10 processus ci-dessus tout au long de la vie du projet

Le chef de projet ?
Un homme politique
Un Maestro
Un Boxeur

Le chef de projet : Quel est son rôle ?

Le chef de projet : Quel est son rôle ?
 C’est le chef / le manager du projet / le responsable du projet
 Il doit identifier tous ses interlocuteurs du projet et négocier avec
eux
 Il doit avoir une vision 360° du Projet
 Il doit créer son équipe projet, en assurer la coordination et
l’animer
 Il doit utiliser tous les moyens nécessaires pour conduire le
projet vers sa réussite
 Il anime l’équipe et mobilise autour du projet.
 Il encourage et soutient les membres de l’équipe.
 Il résout les conflits entre les membres de l’équipe.
Il est le chef de l’équipe projet

Le chef de projet ?
Il doit avoir des compétences en management
relationnel, en leadership, en organisation et en
communication

Les phases d’un projet ou l’enchainement des processus
Est-ce que c’est un projet
Quel est le problème que je
dois résoudre ?
Quel est le besoin?
L’avant projet / l’initialisation
ou phase d’analyse /
préparation
La demande est clarifiée, les
objectifs précisés et le projet
globalement identifié en ce
qui a trait au produit ou au
service à livrer, aux
contraintes à respecter et à
la stratégie de réalisation.
Démarrage
Surveillance & maîtrise : Pilotage
Quel est le périmètre du projet ?
Quel est le planning ?
 Quelles sont les ressources dont
j’ai besoin?
Quand est ce que les actions
doivent être faites ?
Combien ca va coûter?
Le contenu du projet est défini de
façon plus précise, une
planification détaillée est établie
pour sa durée; les échéances, les
ressources et les dépenses, ainsi
que les politiques et les
procédures de gestion sont
circonscrites.
Planification
Exécution
Quels sont les risques du projet ?
Comment j’obtiens l’engagement
des contributeurs ?
Comment je communique et je
gère mon équipe projet ?
Est-ce que mon projet est bien
géré ?
Le produit ou le service est
effectivement réalisé suivant le
plan prévu et en conformité avec
les exigences du demandeur.
Réalisation
Clôture
Est-ce que les objectifs ont
été atteints
Que dois je mesurer ?
Comment je reçois et je
donne du feedback
Le produit ou le service est
remis au demandeur, le
projet est évalué et sa
clôture administrative
effectuée
Clôture

Résumons Les 4 phases

Phase de démarrage
La phase de démarrage définit et autorise le projet. Elle doit traiter entre autres, des activités du
processus d’intégration ( ex charte de projet). Pour démarrer chaque projet , nous devons nous poser
les questions suivantes :
 Est-ce que c’est un projet ou est ce que c’est une opération ?
 Quel est l’objectif global du projet , Quel est le problème que je dois résoudre ?
 Quel est l’énoncé ?
 Qui sont les équipes / les parties prenantes
• Qui est le Sponsor ?
• Qui est le Chef de projet ?
• Qui sont les Clients internes et les clients finaux ?
• Qui sont mes fournisseurs ?
• Qui sont les contributeurs du projet / Equipe Projet ?
 Est-ce que je connais bien mes parties prenantes ?
 Quels sont les 3 objectifs du projet ?
• Périmètre / Qualité
• Coût
• Délai
 Quelle organisation dois-je mettre en place?

Phase de démarrage
Charte d’un projet : Qu’est ce que c’est ?
Définition :
 C’est un document à construire pendant la phase de démarrage du projet
 Délivré par l’initiateur du projet ou le commanditaire qui autorise formellement l’existence
d’un projet
 Qui fournit au chef de projet le pouvoir d’utiliser les ressources organisationnelles aux
activités du projet
 La charte d’un projet comprend les exigences initiales qui répondent aux besoins des parties
prenantes ainsi qu’à leurs attentes.

Phase de démarrage
Charte d’un projet : Qu’est ce que c’est ?
Rôle :
La charte projet décrit le but, les objectifs et la portée du projet. Elle a pour a vocation de :
 Fournir une compréhension du projet : pourquoi il existe et quelle en est sa justification ?
 Définir le périmètre général du projet
 D’introduire le chef de projet et son niveau d’autorité
 De définir l’autorité qui approuve le projet

Phase de démarrage
Exemple de modèle standard de charte de projet

Phase de démarrage
Charte de projet utilisant la Mind Mapping
A quoi sert ?
• Représenter & organiser : une question de
départ, un texte
• Faciliter : apprentissage & appropriation de
notions difficiles
• Fournir une image plus parlante
• Travailler en groupe & communiquer ses idées
en public.
 Qu’est ce qu’une carte conceptuelle ou
une Mind Mapping
Un outil pour synthétiser nos idées dans un
schéma structuré
Issu des mots anglais « mind » qui signifie «
esprit, intelligence » et « map » qui signifie «
carte », l'idée du « mind-mapping » consiste en
une carte heuristique (carte des idées), ou
encore un topogramme qui s'articule tout
simplement de la façon suivante :
au centre une idée générale : souvent
représentée par un mot, un dessin ou une
photographie ;
autour de cette idée générale : un ensemble de
ramifications ou arborescence qui se rattachent
à l'idée maîtresse.

Phase de démarrage
L’équipe Projet et les Parties prenantes
 Lister toutes les équipes, personnes,
organisations, entités qui :
 vont être acteurs du projets
 Le Sponsor qui finance le projet
 La MOA : Maîtrise d’Ouvrage
 La MOE : Maîtrise d’Œuvre
 Les contributeurs
 ont une influence de près ou de loin dans le
projet
 Sont impactés par le projet (impact Direct et
indirect)
 Qui vont des clients internes ou externes
du produit ou service livré
 Client / Utilisateur final
 Organisme de l’état
 Fournisseur
 Producteur
 Déterminer la stratégie vis-à-vis de ces acteurs
par rapport au niveau de leur intérêt du projet et
en fonction de leur pouvoir

Phase de démarrage
Etude de cas : Exemple de la famille KHADRA
 La famille KHADRA
 est composée de 4 personnes
 est très écologique et adepte des
nouvelles technologies
 Amoureux de l’agriculture Bio
 Qui rêve d’acquérir une maison verte
mais intelligente
 Autonome en énergie
 Avec un système de recyclage des
déchets
 Et connectée
 Qui cherche à diminuer son impact
carbone
 Qui veut rester connectée avec sa
maison et la gérer à distance
 Elle vient voir votre cabinet d’architecture et
vous confie la construction d’une maison
écologique et connectée
 La famille KHADRA veut s’y installer l’été
2017

Phase de démarrage
Etude de cas : Quelle est la charte de ce projet ?
•Construction d’une maison
Présentation du projet
•Construire une maison
intelligente et autonome
Objectifs
•Construction maison
•Jardin écologique
•Maison connectée
•Système de production
d’énergie
Périmètre
•Terrain
•Maison
•Installation informatique
•Installation énergie
Principaux livrables
•Choix terrain : Août 2016
•Eté 2017  Juin, Juillet,
Août?
Principaux Jalons / délais
•Quel est le budget de la
famille Khadra
Coût
•Choix des matériaux
•Budget limité ?
•Expertise nécessaire en
maison verte
•Autorisation spécifique ou
Certification à faire auprès du
ministère de
l’environnement
Les Contraintes
•Bâtiment / Construction /
Génie Civil
•Expertise en énergie
renouvelable
•Expertise électronique
•Expertise informatique
Parties Prenantes
•Prix Terrain, Clôture terrain
•Travaux construction
•Installation Panneaux
solaires
•Traitement des eaux usées
Etude préliminaire des
coûts
•Par la famille Khadra
•Par les parties prenantes
Validation de la Charte

Phase de démarrage
Etude de cas : Parties prenantes de mon projet
Satisfaire
Expert
énergie
Manager
Monsieur et
Madame
Khadra
La Mairie
Surveiller
Organisme de
certification
Informer
Le voisinage
Electricité du
Liban
 Adapter son mode de communication et sa stratégie de communication en fonction des parties
prenantes
 Proposer par exemple à La famille Khadra une réunion mensuelle et lui faire visiter le le chantier
en fonction de l’avancement des travaux
Quelle est ma
stratégie par
rapport à chaque
Partie prenante
Pouvoir
&
Intérêt
Intérêt
Pouvoir
Faible Fort
FaibleFort

La phase de planification définit et affine les objectifs, et planifie le déroulement des actions
requises pour atteindre ces objectifs ainsi que le contenu pour lequel le projet a été entrepris
Le Chef de projet doit :
 Déterminer le périmètre détaillé du projet
 Identifier et gérer les dépendances
 Définir les responsabilités et les rôles de l’équipe et des parties prenantes
 Planifier et manager les coûts
 Définir le planning détaillé
 Assurer la communication transverse et la coordination des différents acteurs
Phase de planification

Le périmètre d’un projet
• Qu’est ce qui va être accompli et livré dans ce projet
• Qu’est ce qui ne va pas être dans mon projet
• Qui approuve ?
• Demande de changement du périmètre ?
Quel est le périmètre détaillé ?
• Attention à la perte de communication et la traçabilité
des décisions ?
• Quelle instance ? Quelle autorité est responsable de la
validation d’éventuel changement ?
• Quelles en sont les conséquences ?
Quel est le vrai besoin du client ?
• Décrit ce que le projet va créer en matière de produit ou
service
• Décrit la description du produit en détails
• Définit les conditions qui doivent permettre la livraison
du projet
• Définit les livrables qui doivent être créés tout le long du
projet
Quel est le cahier des charges

Un conseil  Clarifier le besoin tout le temps et lever le flou

WBS : Work Breakdown Structure
Structure de découpage du projet
Essentiel pour tout projet
Décomposition visuelle du périmètre d’un projet
Découpage hiérarchique en livrables spécifiques des travaux à exécuter
Division visuelle l'ensemble du projet en plusieurs sous-ensembles
compréhensibles et appréhendables par l'équipe assignée au projet
Projet
Sous Projets
Package de travail
Activités / Taches

Etude de cas : le WBS du projet Khadra
Maison
Maquette de la
maison : Salon,
Cuisine, …
Fondations,
sanitaire
Murs : Peinture,
Isolation,…
Plafonds
Electricité
Décoration
Système solaire
Panneaux solaires
Centrale énergie
Connexion au
système
électrique
Système de
contrôle
Formation
Jardin
Cloisons
Découpage
Agricole / Loisirs
Plantation
d’arbres
Système
d’arrosage
Télé Surveillance
Installation des
caméras
Système wifi
Accès à distance
Formation
La piscine ? Le garage ? Autre chose?

RACI : Matrice des responsabilités
 La matrice RACI ou sa variante RASCI (aussi
connu sous le nom de Responsability
Assignement Matrix : RAM) définit les rôles et
responsabilités dans un service ou un projet
 Pour chaque tache ou activité, il convient de définir qui est le
R, le A, le C et le I
L'acronyme RASCI rajoute le rôle suivant au RACI  S
Supportive : Apporte des ressources supplémentaires
pour conduire le travail de R. Il peut y avoir plusieurs S

Les techniques de planification Gantt, PERT
Réseau de dépendance entre tâches sous forme graphique.
Décomposition structurée du travail
HenryLaurenceGantt,(1861-1919),
ingénieur en mécanique et consultant
en management. Il est surtout connu
pour avoir mis au point en 1910 son
célèbre diagramme très utilisé en
gestion de projets.
• Program Evaluation and Review Technique
• Calcul du chemin critique
• Réseau de tâches
• dépendances et chronologie
• Limites de la technique PERT : pas de
représentation de notion de durée et de
date
PERT
• Phases, activités, tâches et ressources
• Date de début / date de fin
• Durée escomptée de chaque tâche
• Chevauchement éventuel des tâches, et la
durée de ce chevauchement
• La date de début et la date de fin du projet
GANTT

La rentabilité d’un projet
 Le coût d’un projet n’est pas le coût du produit
 Un Business Plan pour vérifier la rentabilité d’un
projet
 Les dépenses internes
 Ressources humaines, main d’œuvre
 Matériels
 Essais
 Les dépenses externes
 Achat de prestation
 Expertise
 Audit
 Contrôle
 Matériels
 Définir la provision pour risques

La phase d’exécution intègre les personnes
et autres ressources pour exécuter le plan
de management du projet :
 Piloter et diriger l’équipe Projet
 Diriger et gérer le travail du projet
 Mettre en œuvre l’assurance Qualité
 IT : Recette, Validation, Testing
 Gérer la communication
 Gérer l’engagement des parties prenantes
 Vérifier la Réalisation des travaux planifiés
 Identification et suivi des risques
 Suivi des équipes
 Ajustement du projet
 Communication
Phase d’exécution

Lancer un projet c’est prendre un risque : il faut donc pouvoir contrôler ce risque et le mesurer tout
au long du projet
Sans objectifs clairs et périmètre bien défini, impossible de commencer une démarche de maîtrise
des risques
 Identifier :
 Sur les délais : retard de livraison ?
 Sur le matériel : produit défaillant, Sécurité du matériel ou des données
 Sur les ressources : compétences indisponibles ?
 Sur le budget : Marché et concurrence, Prix et quantité vendues, Rentabilité tardive
 Evaluer
 Prioriser / Classer
 Criticité = Impact * Probabilité,
 Loi de Pareto : la règle du 80/20
 20% des Risques responsables de 80% de la criticité
 Traiter
 Réduire sa gravité : Protection
 Réduire sa fréquence : Prévention
 Piloter
 Observer
 Tracer
 Communiquer
Suivi du risque

Suivi du risque : Matrice de criticité
Type du
risque
Nom du risque P I C Action
Respon
sable
date
Technique Indisponibilité du
serveur monétique P M RC
Demander au
fournisseur un expert
technique
Alain 2 mai
Technique Le client n’aime
pas l’application M F RS
Revoir l’ergonomie Ghassa
n
30 mai
Financier Risque de
dérapage du
budget M L RS
déprioriser certaines
options
Ghassa
n
30 mai

Un projet n’est pas terminé tant qu’il n’est pas officiellement clôturé
La phase de clôture :
 Formalise l'acceptation du produit, du service ou du résultat,
 Conclut le projet ou une de ses phases de manière ordonnée
 Transfère le projet ou le service aux équipes concernés
 IT : à la Hotline
 Produit : aux équipes Marketing / commerciaux
 Ne pas oublier de prendre en compte dans le projet le SAV d’un
produit ou d’un service
 Faire un bilan du projet pour en tirer des leçons
 Ce qui a marché
 Les points d’amélioration
 Dissoudre l’équipe projet
Phase de clôture

La phase de surveillance et de maîtrise, qui mesure et surveille régulièrement la progression du
projet pour identifier les écarts par rapport au plan de management du projet, de manière à
permettre les actions correctives nécessaires et à atteindre les objectifs du projet.
 Mettre en place des instances de suivi / réunions
 Au niveau de l’équipe projet
 Avec les parties prenantes
 Avec le comité de direction ( sponsor)
 Suivre les demandes de modification
 Suivre la livraison de la documentation tout au long du projet
 Suivre la tenue des réunions et la traçabilité des décisions prises
 Communiquer
 Maîtriser le contenu en analysant les écarts sur le suivi :
 des coûts et des délais
 des budgets
 des risques
 des enjeux
 du périmètre initial
 de la qualité ( défaillance, anomalies)
Phase transverse de surveillance et de maîtrise

Résumons Les 4 phases

Exemple

D’autres méthodes de gestion de projet
Méthode du
PMBok
Méthode
Prince2
Cycle en V
Modèle en
spirale
Méthode
Agile / scrum
Design
thinking
Lean
management

Prince2

Cycle en V

Cycle en V - réalité

En spiral

Agile / Scrum
Itératif, lié a des processus incrémentaux Approche
Contrôler le chaos résultat de conflits d'intérêt et des différents besoins
Augmenter la communication et maximiser la coopération
Protéger l'équipe des éléments externes perturbateurs

Design Thinking

Lean Mangement

Quelques clés supplémentaires
Le Brainstorming
Le SWOT
Le QQOCQP
La méthode des 5 P
Le PDCA
Le Mangement Visuel
Quels sont les outils que je peux utiliser pour résoudre un
problème ou analyser un sujet ?

Les 7 étapes de la résolution d’un problème

A quoi sert le brainstorming

La méthode du SWOT
La matrice SWOT, acronyme anglophone de Strengths, Weaknesses,
Opportunites et Threats  vision synthétique d’une situation en présentant
les Forces et les Faiblesses de l’entreprise ainsi que les Opportunités et les
Menaces potentielles (Analyse FFOM)
L’intérêt de la matrice SWOT est qu’il permet de rassembler et de croiser les
analyses interne et externe avec les environnements micro et macro de
l’entreprise
Exemple :
 Les forces : Création de produits à forte valeur ajoutée
 Les faiblesses : Absence de notoriété hors de France
 Les opportunités :Ouverture d’un nouveau marché à l’étranger
 Les menaces : Augmentation du cours de l’€ par rapport au $

Plan d’action avec le QQOCQP

Les 5 P : trouver la cause racine d’un problème
A l’apparition d’un problème, il est naturel de se poser la question « pourquoi est-ce arrivé ? »,
dans le but de trouver une solution et de résoudre le problème.
Cet outil va plus loin, une fois la solution apportée à la première question, il repose la question pourquoi, sur la base de cette
réponse, dans le but de trouver la cause initiale. C’est un outil participatif, pour trouver la cause racine, il faut aller à l’endroit où a
eu lieu le problème, (zone d’action, Gemba en japonais) et travailler avec les personnes qui sont directement impliquées
 Pour le comprendre, rien de mieux qu’un exemple :
La première question donne les actions à mettre en place immédiatement pour éviter que l’incident ne reproduise. L’itération de 5
pourquoi donne la cause racine du problème : la gamme de maintenance n’étant pas disponible, en l’absence du salarié en charge
de la maintenance de cette machine, personne ne peut effectuer les actions et suivre correctement la machine, ce qui a entrainé
une petite fuite d’huile
•1ère Réponse : Parce qu’il y avait de l’huile par terre
1er P : Pourquoi l’opérateur a glissé ?
•2ème Réponse : Parce que la machine fuyait
2ème P : Pourquoi y avait il de l’huile par terre ?
•3ème Réponse : Parce que la maintenance préventive n’a pas été faite
3ème P : Pourquoi la machine fuyait ?
•4ème Réponse : Parce que le technicien en charge est malade et absent
4ème P : Pourquoi est-ce que la maintenance préventive n’a pas
été faite ?
•5ème Réponse : Parce que la gamme de maintenance est perdue et lui seul sait la
faire.
5ème P : Pourquoi est ce qu’un autre personne n’a pas remplacé
le technicien ?

Plan-Do-Check-Act ou Plan-Do-Study-Act
Roue de Deming ou Deming Wheel (William Edwards Deming 1900-1993 , statisticien, professeur,
auteur, et consultant américain)
P = Plan (ou Planifier) : définir ce qui va être fait
D = Do (ou Faire/ Dérouler) : Réaliser ce qui a été Planifié (P)
C = Check (ou Contrôler)
A = Act (ou Acter)

Le Mangement visuel 1/2

Le Mangement visuel 2/2

Les facteurs de succès d’un projet
Quelles sont les facteurs qui nous aident à réussir un projet ?

Les facteurs des succès d’un projet
Les principales causes d’échec d’un projet 1/5
Mauvaise
coordination des
équipes
Pas de résolution des
problème

Rôles pas clairs et pas
définis
Charges mal réparties

Problème de
communication
Pas de visibilité
effet tunnel

Mauvaise
préparation
Objectifs ne sont
pas assez bien
fixés
Rôles et
responsabilités
pas clairs
Risques non
évaluées
Mauvaise
Coordination
des ressources
Calendrier/
Planning sous-
estimé
Ne pas savoir dire Non
Manque de communication
Herbert Bayard Swope
Journamlist (1882 –1958)

Enfin, si nous devons retenir 3 choses ?

Voilà !!! de l’idée au projet, maintenant, vous êtes outillés !!!

Initiation à la gestion de projet

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Notes de l'éditeur