Les 5 s au bureau
Télécharger en tant que PPTX, PDF7 j'aime5,084 vues
La formation sur les 5s bureau vise à capitaliser sur la méthode des 5s pour améliorer l'efficacité organisationnelle en triant, rangeant, nettoyant et maintenant l'ordre au sein des bureaux. Elle insiste sur les enjeux, les principes de base et la manière de les mettre en œuvre à travers des étapes concrètes telles que le tri des éléments et l'analyse des processus. La mise en œuvre nécessite l'engagement de la direction, un animateur dédié et un accompagnement structurel pour garantir la durabilité de cette démarche.
Contenu connexe
![Exposé+5 s..[1]](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/expos5s-150116182951-conversion-gate02-thumbnail.jpg?width=560&fit=bounds)
Similaire à Les 5 s au bureau (20)
Les 5 s au bureau
- 1. Cabinet DEVINCI Conseil Stratégie & Management des organisations Ingénierie des produits et des process 2, Rue Crucy 44000 NANTES L’accélérateur du développement de l’entreprise, de l’amélioration des performances internes et de l’innovation ... Site : Devinci-conseil.fr Intervenant : Eric METAIS LES 5S BUREAU Maîtriser la démarche de mise en œuvre
- 2. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 2 OBJECTIFS DE LA FORMATION Capitaliser la méthode des 5S et savoir la mettre en œuvre
- 3. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 3 PROGRAMME I. Présentation générale des 5S Bureau 1. Les enjeux 2. Les 5S c’est quoi ? II. Les 5S, comment ça marche ? 1. Seiri = Débarrasser 2. Seiton = Rangement 3. Seiso = Nettoyage 4. Seiketsu = Ordre 5. Shitsuke = Rigueur III. Les 5S, comment les mettre en œuvre ? 1. Les pré-requis 2. Le comité d’animation 5S, l’animateur et les pilotes 3. Le diagnostic 4. Les chantiers 5S : Les plans d’action et leur suivi Mise en application sur votre chantier 5S
- 4. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 4 Présentation générale des 5S Les enjeux Illustrés par quelques exemples : • Réduire le nombre de registres, formulaires, etc … pour éviter les accumulations inutiles. • Trier tous les documents, les dossiers … et imaginer des modes de rangement plus efficaces … pour tous trouver en moins de 30 s. • Etudier et améliorer les documents, les formulaires … pour faire en sorte que l’outil soit créé en fonction du travail, mais pas l’inverse. • Améliorer la propreté et l’ordre dans les bureaux … pour afficher une image de compétitivité à vos clients - Améliorer les conditions de travail et l’efficacité des employés.
- 5. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 5 Présentation générale des 5S Les 5S, c’est quoi ? Les 5S sont les principes de base qui permettent de construire un environnement de travail fonctionnel et efficient, régi par des règles simples, précises et efficaces. Leur nom provient des cinq mots japonais qui commencent tous par la lettre « S » : eiri = Débarras eiton = Rangement eiso = Nettoyage eiketsu = Ordre hitsuke = Rigueur
- 6. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 6 Présentation générale des 5S Les 5S, c’est quoi ? Les 5S, comme beaucoup d'autres concepts, méthodes et outils sont "nés" dans les ateliers industriels. Leurs succès et leur compatibilité avec d'autres types d'activités leur permettent de conquérir les bureaux des services connexes à la production.
- 7. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 7 Présentation générale des 5S Les 5S, c’est quoi ? Fondamentalement, les 5S prônent le rangement, l'ordre et la propreté, ce sont les 3 premiers S. Le quatrième définit des règles pour que ces 3 premiers S perdurent Le dernier S met en place un système d'évaluation et de progrès permanent pour dépasser les premiers résultats et inscrire cette démarche dans la durée.
- 8. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 8 Les 5S – La démarche Le grand débarras qui ponctue traditionnellement le démarrage d’un chantier 5S est basé sur le tri. On recherche pour chaque élément du système s’il est utile et nécessaire, ou s’il encombre. Cependant, pour certain éléments, le choix peut se révéler difficile, car personne ne sait trop s’ils sont utiles ou non et à quelle fréquence ils sont utilisés.
- 9. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 9 Les 5S – La démarche Les deux phases de la méthode de tri : 1. Discerner l’utile de l’inutile 2. Hiérarchiser par fréquence d’utilisation
- 10. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 10 Les 5S – La démarche Discerner l’utile de l’inutile : ELEMENTS Utile InutileIndéterminé Hiérarchisation et rangement Observation Tri Débarrasser Utile Inutile
- 11. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 11 Les 5S – La démarche Attention aux « Brocanteurs » :
- 12. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 12 Les 5S – La démarche Observer : 1. Définir une période d’observation 2. mesurer le taux d’usage et la fréquence d’utilisation 3. Au terme de la période d’observation, statuer sur l’utilité ou inutilité de l’élément 4. Si la période d’observation n’est pas suffisante, la reconduire
- 13. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 13 Les 5S – La démarche Observer : les pièges à éviter La reconduite d’une période d’observation ne doit pas être des prétextes à ne pas se débarrasser de l’objet La période d’observation doit se situer dans une période significative (effet de saisonnalité)
- 14. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 14 Les 5S – La démarche Hiérarchiser les éléments utiles : la méthode La méthode ABC permet de hiérarchiser les éléments en fonction de la fréquence de leur utilisation
- 15. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 15 Les 5S – La démarche Critères de jugement d’une analyse ABC Les zones « Eventuellement » sont des zones de dérogation, qu’il faut utiliser Fréquence Classe Au contact A proximité Réservé Souvent A Oui Eventuellement Non De temps en temps B Éventuellement Oui Non Rarement C Non Non Oui
- 16. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 16 Les 5S – La démarche A vous de jouer : 1. Former des groupes 2. Choisir votre sujet (poste informatique, bureau, un document … ) 3. Mettre en application le premier S 1. Trier : Utile, Inutile, Indéterminé 2. Définir les observations (liste des éléments et période) 3. Hiérarchiser les éléments utiles (méthode ABC) 4. Restituer le travail accompli
- 17. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 17 Les 5S – La démarche Une fois les éléments inutiles débarrassés, il convient de décider de la place à affecter à chaque élément restant. Analyser la situation existante Choisir la place des éléments Décider comment ranger les éléments
- 18. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 18 Les 5S – La démarche Analyser la situation existante : 1. Comprendre le processus et le critiquer 2. A partir d’indicateurs, mesurer la performance actuelle 3. Enregistrer une preuve de l’état actuel des choses (photo, relevés d’indicateur, témoignages etc …)
- 19. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 19 Les 5S – La démarche Choisir la place des éléments : 1. En respectant le résultat de la méthode ABC et l’analyse précédente, définir avec précision où seront placés les éléments Se poser la question : Où placer les éléments ?
- 20. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 20 Les 5S – La démarche Décider comment ranger les éléments : 1. Opter pour des rangements fonctionnels (critères d’efficacité, de qualité, de sécurité, de protection …) 2. Définir un nom compréhensible de tous 3. Indiquer l’emplacement de l’élément (code couleur, nom … ) 4. Faciliter la sortie et le rangement de l’élément Le nom de l’élément et celui du lieu de rangement vont de pair. Lorsque le nom de la place est sur l’élément et vice-versa, vous savez que vous êtes en progrès.
- 21. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 21 Les 5S – La démarche Quelques exemples de rangement : Fichiers informatiques Dossiers de rangement temporaire Zone d’accessibilité des fichiers en cours Accès rapide aux applications les plus utilisées Accès rapide à la messagerie et aux contacts
- 22. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 22 Les 5S – La démarche A vous de jouer : A partir du sujet précédant : 1. Analyser la situation : Activités, processus et fonction Indicateurs Enregistrement de l’état actuel 2. Choisir où classer les éléments (où ?) 3. Choisir comment ranger les éléments (Comment ?)
- 23. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 23 Les 5S – La démarche «nettoyer » ne consiste pas uniquement à user du chiffon et du balai "nettoyer" fréquemment les contenus et au-delà du nettoyage, chercher à éliminer les sources de pollution, tels que les courriers indésirables, les copies multiples, etc. Le nettoyage se comprend aussi comme la sauvegarde régulière des données.
- 24. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 24 Les 5S – La démarche Désigner l’objectif Analyser les problèmes potentiels Nettoyer et mettre les problèmes en évidence Noter les problèmes et leurs effets Analyser pour identifier les causes des problèmes Traiter les problèmes et apporter des améliorations
- 25. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 25 Les 5S – La démarche A vous de jouer : A partir du sujet précédant : 1. Définir l’objectif du nettoyage 2. Analyser les problèmes potentiels 3. Analyser pour identifier les causes 4. Traiter le problème et apporter des améliorations
- 26. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 26 Les 5S – La démarche L’ordre, c’est l’application durable des règles instaurées par les 3 premiers S. Élaborer des règles simples et efficaces pour que chacun se conforme à cette discipline et que le maintien de la propreté et l'élimination des causes de désordre deviennent normal, naturel.
- 27. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 27 Les 5S – La démarche Les 5S sont faciles à appliquer ponctuellement. En faire une habitude est plus difficile. Pourtant, cette répétition est indispensable et c’est le seul remède contre un retour aux anciennes pratiques. Le « Management Visuel » aide à ce que chacun sache immédiatement que quelque chose ne va pas et permet de maintenir aisément les choses en état.
- 28. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 28 Les 5S – La démarche Points à prendre en compte dans la conception d’une aide visuelle : 1. Faire en sorte qu’elles soient bien visible de loin 2. Placez-les sur les éléments qu’elles concernent 3. Veillez à ce que tout le monde comprenne ce qu’il faut faire et ne pas faire 4. Veillez à ce qu’elles soient faciles à utiliser et pertinentes 5. Veillez à ce que tout le monde puisse les suivre 6. Faites en sorte que leur utilisation rende le système plus agréable et ordonné
- 29. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 29 Les 5S – La démarche A vous de jouer : A partir du sujet précédant : 1. Définir les règles de l’ordre 2. Contrôler que votre « Management visuel » répond aux 6 critères précédents
- 30. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 30 Les 5S – La démarche Finalement, pour faire vivre les 4 premiers S, il faut surveiller régulièrement l'application des règles, les remettre en mémoire, en corriger les dérives. En instituant un système de suivi avec affichage d'indicateurs, les désormais « 5S » sont assurés de continuer à vivre, mais aussi de graduellement repousser leurs limites initiales, dans une démarche d'amélioration continue.
- 31. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 31 Les 5S – La démarche Réaliser des autoévaluations, promouvoir l’esprit d’équipe, instituer des règles de comportement, mettre en place une bonne communication et... valoriser les résultats obtenus, car chaque étape est une petite victoire. Après un premier déploiement réussi, il est possible de trier plus avant, améliorer le rangement encore plus avant, des endroits non pris en compte jusque là...
- 32. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 32 Les 5S – La démarche A vous de jouer : A partir du sujet précédant : 1. Formaliser les règles et le système d évaluation 2. Standardiser les règles 3. Mettre en place le système d’amélioration continue
- 33. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 33 Les 5S – La mise en œuvre Les pré-requis et les conditions de réussite L’engagement de la direction et de tout l’encadrement Un animateur dédié Le choix de l’animateur Le choix des pilotes Des chantiers dans tous les secteurs La communication Le taux de réalisation des actions
- 34. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 34 Chantier N° n Plan d’action N° n Chantier N°3 Plan d’action N°3 Chantier N°2 Plan d’action N°2 Chantier N°1 Plan d’action N°1 Les 5S – La mise en œuvre Les acteurs et leurs missions Le comité de pilotage L’animateur 5S Le pilote 5S Le pilote 5S Le pilote 5S Le pilote 5S L’équipe 5S L’équipe 5S L’équipe 5S L’équipe 5S
- 35. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 35 Les 5S – La mise en œuvre La méthodologie de mise en œuvre Constituer le comité de pilotage d’animation des 5S La structure d’animation de la démarche 5S doit se calquer sur la structure hiérarchique. Elle doit rassembler au sommet des membres de la direction. Le responsable de chaque unité de travail sera responsable de l’animation des 5S dans son unité, mais sera néanmoins encadré par un animateur 5S (chef du projet).
- 36. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 36 Les 5S – La mise en œuvre Le comité de pilotage Il est composé de membres du comité de direction Il s’assure du bon fonctionnement des chantiers à travers les résultats Il alloue les moyens nécessaires au bon fonctionnement Il participe à la validation des actions
- 37. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 37 Les 5S – La mise en œuvre L’animateur 5S C’est une personne dédiée qui : Garantit l’application de la démarche Démarre les nouveaux chantiers Fait réaliser les actions demandées Suit l’avancement des actions Pilote les audits de chantiers Pilote la communication
- 38. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 38 Les 5S – La mise en œuvre Le pilote 5S C’est une personne désignée par sa hiérarchie Est moteur dans son équipe Anime sa réunion hebdomadaire Définit les objectifs de son chantier Fait respecter les règles Rend compte de l’avancement du chantier
- 39. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 39 Les 5S – La mise en œuvre MANAGEMENT DE PROJET : PREVOIR, ANIMER, CONTROLER BASE DE DEPART REALISATION TDélais D
- 40. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 40 Les 5S – La mise en œuvre PHASE I : Le cadrage du projet Le « Quoi » • 1 - LE PROJET • 2 - LES OBJECTIFS Le « Comment » • 3 - LA TECHNIQUE • 4 - LES PLANNING • 5 - LES MOYENS L’organisation • 6 - LE MANAGEMENT DU PROJET • 7 - LA COMMUNICATION
- 41. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 41 Les 5S – La mise en œuvre PHASE II : Diagnostiquer et définir les chantiers 5S Responsabilité de l’animateur 5S du secteur Auditer les parties de l’entreprise ou du secteur Définir les chantiers 5S Définir les pilotes des chantiers
- 42. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 42 Les 5S – La mise en œuvre PHASE III – Déployer les chantiers 5S Le pilotage d’un chantier 5S suit la logique du
- 43. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 43 Les 5S – La mise en œuvre PHASE III – Déployer les chantiers 5S Le pilotage d’un chantier 5S suit la logique du PLAN (Préparer) Etablir un objectif d'amélioration, Définir le plan d'actions, Choisir les indicateurs de mesure du succès. Cette phase primordiale conditionne la réussite de l’ensemble d’un projet. Une mauvaise préparation entraînera des difficultés et des gaspillages de temps et d’argent.
- 44. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 44 Les 5S – La mise en œuvre PHASE III – Déployer les chantiers 5S Le pilotage d’un chantier 5S suit la logique du DO (Faire, Appliquer) Mettre en place le plan d'actions défini en phase P.
- 45. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 45 Les 5S – La mise en œuvre PHASE III – Déployer les chantiers 5S Le pilotage d’un chantier 5S suit la logique du CHECK (Contrôler) Vérifier que les actions ont été réalisées et qu'elles ont permis d'obtenir le résultat escompté, Evaluer les écarts (comparer P et D)
- 46. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 46 Les 5S – La mise en œuvre PHASE III – Déployer les chantiers 5S Le pilotage d’un chantier 5S suit la logique du ACT (Agir, Réagir) Trouver les causes racines des écarts mesurés et appliquer les actions correctives Standardiser la meilleure pratique obtenue pour en assurer la pérennité. Définir les objectifs pour de nouvelles améliorations.
- 47. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 47 Les 5S – La mise en œuvre PHASE III – Déployer les chantiers 5S Le pilotage d’un chantier 5S suit la logique du Appliquer avec rigueur le cycle PDCA est une des conditions nécessaires au succès. Il évite de s’arrêter après la phase D en clarifiant les phases C et A qui sont l’essence même de l’amélioration continue (vérifier que l’on a obtenu les résultats escomptés, corriger d’éventuels écarts, capitaliser ce que l’on a appris pour continuer à améliorer)
- 48. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 48 Les 5S – La mise en œuvre PHASE III – Déployer les chantiers 5S Animer les chantiers 5S Prioriser les chantiers (comité 5S et animateur 5S) Planifier les chantiers Identifier les indicateurs Définir les pilotes 5S Former les pilotes 5S Communiquer Suivre la mise en œuvre des chantiers Valider les chantiers (comité 5S)
- 49. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 49 Les 5S – La mise en œuvre PHASE III – Déployer les chantiers 5S La revue des chantiers La revue des chantiers a lieu environ tous les15 jours ou tous les mois (fréquence à définir) Elle est animé par l’animateur 5S Elle comprend les pilotes 5S Elle sert à faire un bilan d’avancement des chantiers et à identifier les actions qui nécessitent une validation du comité 5S
- 50. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 50 Les 5S – La mise en œuvre PHASE III – Déployer les chantiers 5S Le comité 5S Le comités 5S est réuni tous les mois Il est animé par l’animateur 5S Il comprend les membres du comité de direction Il sert à prioriser les chantiers et à valider les actions
- 51. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 51 Les 5S – La mise en œuvre PHASE III – Déployer les chantiers 5S Piloter un chantier 5S Définir les actions (suivant les phases des 5S) Planifier les actions (suivant les phases des 5S) Définir les responsables des actions Suivre la mise en œuvre des actions (Réunion de chantier – 1 fois par semaine)
- 52. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 52 Les 5S – Le panneau de communication
- 53. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 53 Les 5S – La mise en œuvre La méthodologie de mise en oeuvre A vous de jouer Auditer votre service Définir les chantiers 5S et les pilotes 5S Prioriser et planifier vos chantiers
- 54. Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 54 Les 5S – Vos questions Etes-vous prêts à mettre les 5S en œuvre ?