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Présentation Quotero Soirée Du 5 Mars 2009
La soirée de lancement du 5 mars 2009 présentait le système de gestion électronique de documents (GED) et la solution 'quotero', incluant des discussions sur l'état de l'art, les business models, et des études de cas. Le document met en avant les principes clés de la GED, son écosystème, et les fonctionnalités techniques de 'quotero', tout en soulignant les enjeux et bénéfices d'une telle solution au sein des organisations. Des cas concrets, tels que l'agence régionale d'hospitalisation de Picardie, démontrent la nécessité d'une GED adaptée aux besoins spécifiques et à l'accompagnement à la conduite du changement.
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- 5. Les principes dela GED 1/2 Mettre en place une organisation structurée du travail : Créer, stocker les documents Contrôler les accès et la restitution Mettre en place des circuits de travail collaboratif Un traitement de l’information non-structurée Fichiers électroniques Documents scannés
- 6. Les principes dela GED 2/2 La GED s’inscrit dans différents usages : Portail d’entreprise Outil métier La GED au centre du SI : référentiel d’entreprise Les principes clés : Le profil documentaire :Méta-données & organisation du référentiel Rôles et droits Recherche et Gestion des formats Cycle de vie documentaire La collaboration Quel retour sur un investissement ?
- 7. Présentation de l’Etatde l’Art Présentation de l’Etat de l’Art de la GED Les principes de la GED L’écosystème de la GED Open Source et Propriétaire Le futur de la GED Présentation fonctionnelle et technique de Quotero Business Model et Road Map Case Story : l’Agence Régionale de Picardie
- 8. L’écosystème de laGED 1/3 Chiffres clés : Un marché mondial de plus de 12 milliards de dollars en 2008 (service et intégration compris) Service et Intégration représentent environ 60% du marché Répartition du marché des licences (Source Gartner): 28% IBM 22% OpenText 13% EMC 37% Autres dont Open Source
- 9. L’écosystème de laGED 2/3 Les éditeurs propriétaires Les acteurs Open Source Alfresco, Nuxeo Knowledge Tree Maarch, Freedom Les modes de commercialisation Open Source évoluent : Offre mixte : Souscription + Service Une gamme de licences enrichie : des versions « enterprise » aux versions « community »
- 10. L’écosystème de laGED 3/3 Les modèles de développement Un éditeur est à l’origine de la solution La communauté développe le produit Les plus de l’Open Source Flexibilité de l’investissement Personnalisation Maîtrise du budget Pérennité du choix Migrations libres Les écueils de l’Open Source La difficulté du choix La maturité des solutions
- 11. Présentation de l’Etatde l’Art Présentation de l’Etat de l’Art de la GED Les principes de la GED L’écosystème de la GED Open Source et Propriétaire Le futur de la GED Présentation fonctionnelle de Quotero Business Model et Road Map Case Story : l’Agence Régionale de Picardie
- 12. Le futur dela GED Convergence document structuré / non structuré ? L’équivalence fonctionnelle des offres Open Source aux offres propriétaires
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- 14. Présentation technique etfonctionnelle de Quotero Présentation de l’Etat de l’Art de la GED Présentation technique et fonctionnelle de Quotero Architecture Fonctionnalités Interopérabilité et extensibilité Business Model et Road Map Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie
- 15. Architecture 1/3 Architecturegénérale Quotero adopte une architecture SOA
- 16. Architecture 2/3 ArchitectureServeur Serveur d’application de type Tomcat, JBoss, GlassFish Hibernate pour l’abstraction de la couche d’accès au données Lucene pour le moteur d’indexation et de recherche Axis2 pour la couche de web services
- 17. Architecture 3/3 Environnementclient L’environnement client consomme le bus de web services Une famille de composants Windows (framework dotNet) permettant une intégration accrue avec Windows Un Web Client java utilisant la technologie ExtJS
- 18. Présentation fonctionnelle deQuotero Présentation de l’Etat de l’Art de la GED Présentation technique et fonctionnelle de Quotero Architecture Fonctionnalités Interopérabilité et extensibilité Business Model et Road Map Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie
- 19. Fonctionnalités 1/4 Troisprofils fonctionnels Administrateur système Administrateur métier Utilisateur
- 20. Fonctionnalités 2/4 Administrateursystème Définit les sources d’identification Administre les utilisateurs et groupes Attribut les rôles Définit les règles Adresse les événements du référentiel
- 21. Fonctionnalités 3/4 Administrateurmétier Définit les types de document Gère les nourrisseurs de méta données Administre les chaînes de validation
- 22. Fonctionnalités 4/4 UtilisateurConsulte et enrichit le référentiel Utilise les outils de recherche Utilise les outils collaboratifs Suivi de version Meta données Discussion Chaînes de validation
- 23. Présentation fonctionnelle deQuotero Présentation de l’Etat de l’Art de la GED Présentation technique et fonctionnelle de Quotero Architecture Fonctionnalités Interopérabilité et extensibilité Business Model et Road Map Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie
- 24. Interopérabilité et extensibilité1/3 Quotero Development Suite – Programmation côté client 3 API entièrement documentées pour consommer le bus de web services Java DotNet PHP Développement d’extensions pour des applications tierces parties Utilisation de Quotero comme référentiel documentaire unique Utilisation de Quotero comme service d’identification / authentification
- 25. Interopérabilité et extensibilité2/3 Quotero Framework – Programmation côté serveur Agrégation des sources d’identifications par l’utilisation d’interfaces standards (LDAP, Active Directory, Custom SQL, CAS) Connexion à des sources de données externes hétérogènes (Meta Feed)
- 26. Interopérabilité et extensibilité3/3 Quotero Event Model – Programmation évènementielle Gestionnaire d’événements avancé : plus de 20 événements adressables Définition de règles : Auto-pilotage du référentiel Extension des outils collaboratifs Extension des règles de sécurité
- 27. Business Model etRoad Map Présentation de l’Etat de l’Art de la GED Présentation fonctionnelle de Quotero Business Model et Road Map Business Model RoadMap 2009 Case Story : l’Agence Régionale de Picardie
- 28. Business Model Processde développement ouvert Documentation, API disponibles Licence Open Source GNU / GPL Offres payantes pour : les plugin MSOffice Le client Quotero Explorer Offres de support et de formation Programmes de partenariats technologiques et intégrateurs
- 29. Business Model etRoad Map Présentation de l’Etat de l’Art de la GED Présentation technique et fonctionnelle de Quotero Business Model et Road Map Business Model Road Map Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie
- 30. Road Map 2009API JSR 283 Bus de web services CMIS (Content Management Interoperability Standard) compliant RM : Record Management Outils de supervision Implémentation des protocoles FTP, CIFS, WebDAV Moteur d’indexation avancée des emails Gestion de vues
- 31. Road Map 2010Clustering de référentiels Serveur de cache Clients riches Quotero pour Linux Moteur de prévisualisation
- 32. Case Story :l’ARH de Picardie Présentation de l’Etat de l’Art de la GED Présentation technique et fonctionnelle de Quotero Business Model et Road Map Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie Existant Problématique rencontrée Démarche mise en place Accompagnement à la conduite du changement
- 33. Case Story :l’ARH de Picardie L’existant L’ARH est une agence régionale du Ministère de la Santé. Ses missions: Définir et mettre en œuvre la politique régionale de l’offre de soins hospitaliers Analyser et coordonnées l’activité des établissements de santé publics et privés Assurer la campagne budgétaire et le suivi de son exécution Une organisation au centre de la politique de santé avec une importante activité de suivi et de production documentaire (~50 000 documents par an) Un système de fichiers traditionnel pour stocker et gérer l’ensemble des documents de l’Agence
- 34. Case Story :l’ARH de Picardie Présentation de l’Etat de l’Art de la GED Présentation technique et fonctionnelle de Quotero Business Model et Road Map Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie Existant Problématique rencontrée Démarche mise en place Accompagnement à la conduite du changement
- 35. Case Story :l’ARH de Picardie Problématique rencontrée Les carences d’un simple système de fichiers handicape l’activité : Nombreux doublons Les outils collaboratifs se limitent à l’utilisation de la messagerie Temps de recherche trop importants Diffusion externe impossible Le nouveau système de GED devra reprendre l’ensemble des documents présents dans le système de fichiers 2 types d’utilisateurs pour la future GED : Utilisateurs distants, client web Utilisateurs interne, client riche, intégration bureautique
- 36. Case Story :l’ARH de Picardie Présentation de l’Etat de l’Art de la GED Présentation technique et fonctionnelle de Quotero Business Model et Road Map Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie Existant Problématique rencontrée Démarche mise en place Accompagnement à la conduite du changement
- 37. Démarche mise enplace Expression du besoin Rencontrer les utilisateurs afin d’intégrer la culture de l’Agence Identifier les différents profils d’utilisateur Identifier les chaînes de publication Analyser les besoins d’outils collaboratifs Auditer, analyser l’existant Identifier des doublons avant la reprise Extraire les politiques de sécurité existantes Développer un pilote spécifique de reprise des données depuis le système de fichiers Définir la structure du nouveau référentiel L’expression de besoin et les différents audits permettent d’identifier l’ensemble des types de document et les méta données qui s’y rattachent La reprise de l’existant doit permettre de définir une première version du plan de classement Case Story : l’ARH de Picardie
- 38. Case Story :l’ARH de Picardie Présentation de l’Etat de l’Art de la GED Présentation technique et fonctionnelle de Quotero Business Model et Road Map Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie Existant Problématique rencontrée Démarche mise en place Accompagnement à la conduite du changement
- 39. Case Story :L’ARH de Picardie Accompagnement à la conduite du changement Convaincre l’utilisateur Associer les utilisateurs aux concepts de la GED Apporter des éléments d’adhésion (ROI, diminution des temps de recherche, etc) Orienter la formation par pôle fonctionnel : administrateur système, métier, utilisateur Sensibilisation aux enjeux de sécurité La GED introduit une gestion de droit plus fine et plus contraignante Accompagner l’administrateur métier dans la définition des règles de sécurité Développer les réflexes collaboratifs Utilisation des chaînes de validation plutôt que de l’envoi d’email pour approbation Gestion des versions pour suivre le cycle de vie de chaque document Forums autour des documents …
Notes de l'éditeur
- #6 Créer, stocker, recenser, capturer, // Analyser, classer, idnexer // Mettre à disposition, gérer, diffuser // Utiliser, conserver // Qualité : répondre aux contraintes légales en matière d’archivage / réopndre plus rapidement aux exigences de norme de qualité L’information non structurée représente en général 80% de l’information d’une entreprise Et 90% de cette information non structurée n’est pas gérée (source Gartner Research) Les travailleurs du savoir passent de 15 à 35% de leur temps à la recherche d’information. 40% des personnes n’arrivent pas à trouver sur leur intranet l’information dont ils ont besoin
- #7 Cycle de vie documentaire => création, process, archivage Quel retour sur un investissement ? Gain de temps des collaborateurs Gain de qualité dans le traitement des demandes et des projets Amélioration des pratiques collaboratives
- #9 3,9 Mds en licences Gd mvmt de concentration EMC (documentum) Interwooven en train de se faire racheter OpenText a racheté Hummingbird
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- #13 C’est-à-dire l’ECM : documents, enregistrements, emails, archives, web…
- #29 Les éditeurs propriétaires précurseurs (IBM, Documentum, OpenText, etc)
- #40 test