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Circuito da documentação modulo 14 sonia, catarina
- 1. Trabalho realizado por: Catarina Marques nº3 Sónia Martins nº 13 Curso profissional Técnico de Secretariado Disciplina: Técnicas de Secretariado Módulo nº 14 Circuito da Correspondência
- 2. Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
- 4. Particular Como é lógico, também não deve ser aberta, mas sim dirigida aos respetivos destinatários Confidencial ou Secreta Nunca deve ser aberta, mas sim conduzida directamente á direção. É conveniente, contudo, registar a sua entrada, de preferência em livro próprio. Patente A correspondência dita patente, é que vai entrar no circuito de tratamento.
- 5. Correspondência Recebida Correspondência Interna Correspondência Expedida
- 6. É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada é entregue ao departamento ao qual é destinada. Entrada (verificação) Necessária Não necessária EmpresaDirigida Confidencial Arquivo Eliminação
- 7. A verificação certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa, neste mesmo passo é feita a separação desta subdividindo em informação necessária da não necessária.
- 8. A correspondência deste grupo pode dividir-se em três grupos Dirigida a Alguém (em particular) Confidencial Dirigida à Empresa A informação dirigida para alguém em particular deve ser entregue ao destinatário referido no envelope. A Confidencial só deve ser aberta por que tem autorização. A Correspondência dirigida à Empresa relata a atividade desta e deve ser sempre efetuado um registo.
- 9. A informação Não Necessária não tem interesse para a empresa, mas mesmo assim é filtrada, se for para o Arquivo é guardada por um curto período de tempo. Pode ainda ser destruída de imediato caso não apresente o mínimo interesse para a atividade da empresa.
- 10. É o registo em livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o exterior . Toda a correspondência expedida deve ser devidamente registada em livro próprio, deve conter os seguintes elementos: referência, tipo de documento, data, nome e morada e ainda o assunto resumido.
- 11. É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados, ordem de serviços, entre outros. Circuito Documental , informa os colaboradores da empresa de normas ou decisões em vigor a partir de uma determinada data. Geralmente é colocada num local acessível para que todas as pessoas da empresa tomem conhecimento .
- 12. Abertura Assinatura Expedição e arquivo Resposta ou arquivo Registo de saída Distribuição Registo das entradas
- 13. • No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo. Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior. A abertura pode ser: Manual Máquinas
- 14. Nas grandes empresas, esta fase da correspondência concentra-se num só departamento. Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respetivo destino. Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respetivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada. Nos serviços públicos e nas empresas mais tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida.
- 15. Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada. Significa que toda a correspondência urgente deverá ter uma resposta imediata. Não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes. Uma carta deverá ser escrita por uma pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas de tempo e conseguir uma boa qualidade de comunicação.
- 16. Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada. A organização das grandes empresas implica que o correio e expedir esteja pronto até determinada hora, de forma a ser levado a despacho.
- 17. O registo das saídas também é normalmente feito em livro próprio. Devem ser tiradas cópias aos originais e encaminhadas devidamente.
- 18. Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve - se verificar: A carta esta datada e assinada; contém o material referido em anexo; o endereço corresponde ao do sobrescrito. Esta arquivada e devidamente fotocopiada e com o talão de aceitação. No caso de o registo ser com aviso de receção, este, após ser devolvido pelo destinatário com a respetiva assinatura, deve também ser arquivado com a cópia da correspondência.
- 19. Correio Eletrónico (Email)É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais (programas), permitem o envio de informação, sempre em formato digital.
- 20. Vantagens Barato e rápido As mensagens são enviadas em segundos. É ecológico, e facilita a impressão dos documentos recebidos. Podemos enviar toda a correspondência para varias pessoas. Desvantagens Falta de Privacidade. Possíveis casos de fraude. Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio. Possibilidade contagiar o computador com vírus.