Arquivo
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1. O documento discute os conceitos e métodos de organização de arquivos, incluindo os tipos de arquivos públicos e privados e a importância da organização, classificação e armazenamento adequados de documentos. 2. São descritos vários métodos de organização de arquivos como cronológico, alfabético e modernos. Também são explicados conceitos como referências cruzadas, transferência, microfilmagem e tempos de retenção de documentos. 3. A conservação adequada de documentos é importante para garantir sua segurança e
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Arquivo
- 1. ARQUIVO Tecnologia em Secretariado IV Prof. Me. Cathia L. Petroni
- 2. Equipe • Carolina Felix Moura 1110863-9 • Gislaine de Souza Alves 1110855-9 • Juliana Rodrigues de Camargo 1110854-1 • Pricila Yessayan 1010825-1
- 3. Introdução • Industrialização; • Burocracia X Documentos; • Avaliar a importância de cada arquivo.
- 4. Conceito • Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento.
- 5. Arquivos Públicos 1. Correntes 2. Temporários 3. Permanentes
- 6. Arquivos Privados Instituições não - públicas ou pessoas físicas • O arquivo de uma empresa reflete sua atividade • Definir o que vai no arquivo principal
- 7. Importância • II Guerra Mundial e a mudança do conceito • Arquivo Nacional foi criado em 1836
- 8. Organização • Segurança • Precisão • Simplicidade • Flexibilidade • Acesso
- 9. Arquivo de Prosseguimento • Follow-up 1. Método Cronológico 2. Método Alfabético 3. Métodos Modernos
- 10. Referências Cruzadas Arquivistas: Referência Cruzada Bibliotecários: Remissão A Principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta. Exemplo: Cia. Brasileira de Distribuição • Veja Pão de açúcar (Veja Também)
- 11. Transferência A Transferência pretende: Manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos; Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos; Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual; Manter o arquivo em bom estado de conservação aumentando sua vida útil; e Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamentos.
- 12. Tipos de Arquivo • Arquivo ativo: Mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão. • Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência. • Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas.
- 13. Atualização de Arquivo •Transferência periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso. •Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. •Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos.
- 14. Conservação e Proteção de Documentos •Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possui importância vital para a empresa. Ex.: Contratos, Escrituras e etc. •Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não têm importância vital. Ex.: Relatórios anuais, registros de empregados e etc. •Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: contas a receber e pagar, extratos bancários e etc.
- 15. Os Documentos considerados vitais para a empresa, além de serem conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais como: Utilização de cofres à prova de fogo. Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guardar. Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos microfilmes em local seguro.
- 16. Centralização e Descentralização Ter ou não um especialista em arquivística para administrar os arquivos da empresa? Grandes empresas questionam-se sobre as vantagens e desvantagens. Ambas existem.
- 17. POR QUE SIM? POR QUE NÃO? • Eficiência • Consulta dificultada • Responsabilidade • Acúmulo de pessoas • Economia • Perda de tempo • Uniformidade • Espaço • Concentração • Dificuldade no sigilo • Utilização • Dispersão Como resolver?
- 18. Microfilmagem • Como reduzir e racionalizar a produção de documentos? • Microfilme: • Processo de reprodução fotográfica reduzida. Vantagens: Durabilidade Economia Reprodução Redução do volume Custo Segurança Consulta
- 19. O que leva a empresa a utilizar essa técnica? • Necessidade de devolver às pessoas os originais dos documentos; • Necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos; • Necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente; • Necessidade de proteger os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto.
- 20. Tipos de Equipamentos: • Horizontal • Os arquivos ficam uns sobre os outros. É muito usado em mapotecas, sendo chamado de “Securit”. • Vertical • No interior do móvel arquivador: • Frontal • Lateral • Rotativo • É muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas
- 21. Fichários • Requisitos • Adequação às necessidades do serviço; • Obtenção de maior economia do espaço; • Facilidade de acesso; • Possibilidade de expansão • Resistência e durabilidade; • Garantia de segurança e conservação de documentos; • Aparência e funcionalidade.
- 23. Acessórios • Pastas • Guias • Projeções • Tiras de Inserção • Notações
- 24. Dinâmica
- 25. Dinâmica - Soluções Contrato Relatórios do departamento Permanente Solicitação de férias em abono pecuniário Taxas e impostos Correspondência Memorando 1 ano Relatório estatísticos Livros de atas 3 anos Contas a pagar e receber 5 anos A critério da Publicações empresa
- 26. Tempo de Retenção dos Doc. • Compras Contratos Permanente Correspondências 1 ano Faturas Permanente Lista de Preços 1 ano Orçamentos Recebidos Permanente Relatório de Estoque Permanente Relatórios Gerais Permanente
- 27. Tempo de Retenção dos Doc. • Contabilidade e Auditoria Autorizações de Pagamentos de Despesas 1 ano Avaliações Laudos Permanente Balanços, Balancetes e Demonstrações Permanente Financeiras. Contas a Pagar e Contas a Receber 5 Anos Contratos de Razão da Empresa Permanente Documentos de Pequeno Caixa 3 Anos Escrituras Permanente Estatuto Permanente Faturas, Notas Fiscais 1 ano
- 28. Tempo de Retenção dos Doc. • Contabilidade e Auditoria Livro de Controle de Cheques Permanente Livro de Atas 3 Anos Ordens de Pagamento 3 Anos Relatórios Anuais Permanente Relatórios Diversos 5 Anos Relatórios do Departamento Permanente Relatórios Estatísticos 1 ano Taxas e Impostos Permanente
- 29. Tempo de Retenção dos Doc. • Engenharia Desenhos Permanente Mapas Permanente Memorandos 1 ano Ordens de Serviço Permanente Relatórios Permanente Testes Experimentais Permanente
- 30. Tempo de Retenção dos Doc. • Geral Correspondência 1 ano • Jurídico Contratos 5 Anos Correspondência 3 Anos Documentos Relativos a Ações Permanente Licitações Permanente
- 31. Tempo de Retenção dos Doc. • Pessoal Contrato de Trabalho A Critério da Empresa Contribuição Sindical Permanente Declaração de Dependentes 5 Anos 5 Anos do Término do Ficha de Salário Família Pagamento Folha de Pagamento Permanente Guia de Recolhimento do FGTSPermanente Guia de Recolhimento do INSS Permanente
- 32. Tempo de Retenção dos Doc. • Pessoal Rescisão do Contrato de Trabalho Permanente Relação de Admitidos e Desligados Permanente Solicitação de Férias em Abono Pecuniário Permanente Solicitação de PIS Permanente • Propaganda Contratos com Agências e Gráficas 3 Anos Correspondência Executiva Ou Oficial Permanente Filmes Ou Fotolito Permanente Manuscritos A Critério da Empresa Publicações A Critério da Empresa
- 33. Tempo de Retenção dos Doc. • Vendas Cadastros de Clientes Permanente Mapas de Vendas Permanente Notas Fiscais Permanente Pedidos 2 Anos
- 34. 8 Mandamentos Do Arquivo Atualizado
- 35. 1. Não empilharás papéis e tentarás manter sua mesa sempre limpa. 2. Estabelecerás dia e hora para a organização do arquivo. 3. Trabalharás com dois arquivos: a) O ativo para documentos frequentemente utilizados; b) O inativo para os raramente consultados. 4. Trabalharás para mais de um executivo, manterás separados os arquivos de um e de outro.
- 36. 5. Aceitarás informações para a melhoria de seu arquivo, bem como a alteração de procedimentos e de aparelhos eletrônicos que permitem agilizar o trabalho com mais agilidade e segurança. 6. Juntarás documentos, se for necessário, em saquinhos plásticos (não usarás clipes ou grampos). 7. Remendarás documentos rasgados antes de arquivá-los. 8. Escreverás a lápis no documento retirado do arquivo sua localização de arquivamento.
- 37. Bibliografia • MEDEIROS, João Bosco; Hernandes Sonia. Manual da Secretária: Técnicas de Trabalho. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2009 • DANIEL, Neli Aparecida. Apostila de Técnicas de Arquivo. São Paulo: ETE Prof. Camargo Aranha, 2007