Dinâmica de Reuniões - Grupos de Trabalho
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O documento aborda a dinâmica de reuniões no contexto organizacional, destacando tipos, finalidades e papéis dos participantes. Além disso, discute a importância da etiqueta em reuniões, planejamento e execução eficaz, incluindo armadilhas e dificuldades que podem surgir. A ênfase está em otimizar processos de reunião para melhorar a comunicação e a tomada de decisões.
Dinâmica de Reuniões - Grupos de Trabalho
- 1. Engenharia Tecnologia, Inteligência Consultoria & Sistemas EThICS 903.012.01 ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL DINÂMICA DE REUNIÕES Antonio Sallum Librelato [email protected] - (12) 3941 8277 Junho - 2004 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 1
- 2. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato SUMÁRIO Tipos de Reuniões Finalidades de Reuniões de Grupos de Trabalho Papéis dos Participantes Etiqueta de Reuniões de Trabalho Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho Armadilhas e Dificuldades 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 2
- 3. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Tipos de Reuniões Familiares Amigos Condomínio Grupos de Interesses Pessoais Comuns Associações Políticas Associações Comunitárias Associações Profissionais Grupos de Trabalho 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 3
- 4. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Tipos de Reuniões Cada tipo de reuniões tem suas próprias características e finalidades As reuniões de trabalho, pela sua freqüência, finalidade e duração, podem significar custos altos e demandam cuidados especiais, abrangendo três períodos: Antes da reunião: preparativos Durante a reunião: execução Após a reunião: acompanhamento e controle 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 4
- 5. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Finalidades de Reuniões de Grupos de Trabalho Comunicação de informações e decisões Revisão de projetos, atividades e resultados Coleta de informações e de pontos de vista para suporte à tomada de decisões Compreensão de problemas “Brainstorm” de idéias e de soluções Planejamento e programação de atividades Palestras, treinamentos e orientações Seminários “Workshops” 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 5
- 6. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Papéis dos Participantes Coordenador, Moderador, Organizador, Líder Secretário Apresentador, Palestrante, Instrutor Colaboradores Ouvintes, Alunos, Treinandos 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 6
- 7. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Etiqueta de Reuniões de Trabalho Atender horários e planos de trabalho Evitar interrupções externas Ouvir antes de falar Todos devem ter a sua vez e seu tempo de falar, em função do tipo de reunião e da contribuição a ser dada Cada um deve falar à sua vez, evitando interromper a fala alheia Estar preparado, pois a objetividade é ouro, a síntese é prata e a clareza é diamante 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 7
- 8. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Etiqueta de Reuniões de Trabalho Criar e manter o ambiente de confiança, solicitude e de respeito à individualidade e à diversidade Evitar as tendências pessoais Atender os interesses comuns Quem tem dúvida deve perguntar, quem sabe deve ensinar Ao votar, ter por base o conhecimento e a ética Se for voto vencido, respeitar o consenso e assumir o compromisso com a decisão 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 8
- 9. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho Preparativos Definições: Tema, propósito e objetivos Periodicidade, data, hora, local, duração, intervalos Participantes e seus papéis Agenda: temas, palestrante, sequência, horário, duração Recursos necessários: Móveis, utensílios, recursos áudio-visuais, meios de comunicação, material impresso, transporte, hospedagem Suporte ao conforto dos participantes (alimentos e bebidas, climatização, iluminação...) 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 9
- 10. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho Preparativos Suporte: Preparação de apresentações Publicação de impressos Preparação da convocação aos participantes Coordenação: Confirmação de agendamento (datas e horários) e de presenças dos participantes Confirmação de disponibilidade dos recursos e das reservas Certificação de que tudo está de acordo Elaboração da lista de presenças Distribuição da convocação e do material de suporte 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 10
- 11. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho Execução Início: Ativação dos recursos áudio-visuais e de comunicação Verificação do quorum e de presenças Acomodação dos participantes Abertura da reunião: Cumprimentos e apresentações Apresentação de tema, propósitos e objetivos Circulação da lista de presenças Leitura da ata da reunião anterior Instruções específicas 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 11
- 12. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho Execução Desenvolvimento: Fala do Líder/Coordenador Fala de Palestrantes Fala dos demais participantes Perguntas, respostas e esclarecimentos Apresentação de idéias e resultados Réplicas e tréplicas Votações Síntese de resultados, conclusões Explicitação de consenso e dissenso Ações a serem executadas 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 12
- 13. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho Execução Término: Tema e data da próxima reunião Finalização dos trabalhos e leitura da ata atual Agradecimentos e despedidas Recolhimento de lista de presença e de materiais, desligamento de equipamentos e sistemas, check-out e eliminação de indícios 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 13
- 14. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Planejamento e Execução de Reuniões de Trabalho Acompanhamento e Controle Elaboração da Ata: Uso de Modelo de Ata Vantagens e desvantagens do uso de ata Linguagem adequada Revisões e aprovação Distribuição Controle: Comunicação com responsáveis pelas ações Confirmação e comunicação de execução e de resultados 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 14
- 15. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Armadilhas e Dificuldades Falta de objetividade: Tema mal definido, ausência de objetivos, desvio de finalidade. Pessoal despreparado. Excesso de formalismo ou excesso de informalismo. Indisciplina: Desobediência aos horários, faltas, interrupções indevidas. Brigas, agressões e imposições de opiniões pessoais. Autoritarismo, dominação. 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 15
- 16. EThICS ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL ENGINEERING DINÂMICA DE REUNIÕES EThICS 903.012.01 Autoria de Antonio Sallum Librelato Armadilhas e Dificuldades Desmotivação: Falta de equanimidade e de oportunidades iguais. Inconseqüência. Apatia e antipatia. Desorganização: Falta de coordenação, liderança e comunicação. Falta de recursos adequados. Falta de planejamento. Duração excessiva. Presenças indevidas ou desnecessárias. 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 16
- 17. Engenharia Tecnologia, Inteligência Consultoria & Sistemas Autoria de Antonio Sallum Librelato EThICS 903.012.01 SERVIÇOS Consultoria Assessoria Estudo, Análise e Diagnóstico Planejamento Pesquisa & Desenvolvimento Implementação Treinamento Mentoração ENGENHARIA ESTRATÉGIA & TECNOLOGIA ÁREAS DE ATUAÇÃO ORGANIZACIONAL Antonio Sallum Librelato – Diretor (12) 3941 8277 - [email protected] 18/1/2013 Propriedade Intelectual de EThICS Engineering 17